LIST DOKUMEN DEPARTEMEN PURCHASING

Prosedur
c
c
c
c

Form
Form Evaluasi Vendor c 01
Form Rencana Tindakan Perbaikan (Temuan Audit Vendor) c 02
Form Daftar Supplier Terseleksi c 03
Form Retur Barang c 04
Form Rekapitulasi Laporan Retur Barang c 05
Form Audit Sistem Vendor c 06
Form Pemilihan Barang Baru c 07
Form PO c 08
Form PO c 08 A
Form Purchase Request c 09
Form Kualifikasi Supplier c 10
Form Laporan Aktifitas Penagihan c 11
 CHECK LIST AUDIT

Proses / Kegiatan Kerja : Pembelian

Hari / Tanggal Audit :
Auditee : 1. 2.
Auditor : 1. 2.

No. Pedoman Audit Nomor Klausul

1. Tanyakan bagaimana sistem untuk melakukan
proses pembelian dan periksa bukti-bukti yang
ada apakah sudah sesuai dengan sistem yang
ditetapkan.

2. Tanyakan bagaimana sistem untuk melakukan

seleksi terhadap supplier, periksa bukti-bukti yang
ada apakah sudah sesuai dengan sistem yang
ditetapkan.

3. Tanyakan bagaimana sistem untuk melakukan

evaluasi terhadap supplier, periksa bukti-bukti
yang ada apakah sudah sesuai dengan sistem
yang ditetapkan.

4. Periksa apakah sudah ada bukti bahwa supplier

sudah dianalisa dan sudah ada action plan ter-
hadap hasil Analisa serta telah ditetapkan
Penanggung Jawab & target penyelesaiannya.

5. Sasaran Mutu
Tanyakan apakah Sasaran Mutu yang dimiliki
sudah dievaluasi pencapaiannya dan periksa :
a. Bukti bahwa Sasaran Mutu telah dievaluasi
(untuk tiap jenis Sasaran Mutu)
b. Apakah sudah ada action plan terhadap
hasil evaluasi Sasaran Mutu, termasuk
penetapan Penanggung Jawab dan target
penyelesaiannya, serta verifikasi terhadap
 action plan. Minta bukti terhadap action
plan yang telah dilakukan.

6. Periksa apakah sistem penyimpanan record

untuk kegiatan pembelian sudah sesuai dengan
yang tercantum pada Daftar Induk Rekaman.

Catatan :
1. S = Sesuai TS = Tidak Sesuai

Auditor, Auditee,
 Lokasi Audit : Purchasing

3.
3.

Kesimpulan
Klausul
S TS
Management Representative
 No. Form

FORM EVALUASI SUPPLIER Rev

Tanggal

Kode Supplier : Periode Evaluasi

Nama Supplier :
Alamat :
Contact Person :

Parameter Penilaian Kinerja

A. Frekuensi barang kadaluarsa

B. Frekuensi barang ditolak
C. Frekuensi terlambat pengiriman
Nilai rata-rata

Keterangan :

Parameter Penilaian Kinerja

< 3 kali
4 - 6 kali
A. Frekuensi barang kadaluarsa
7 – 12 kali
> 15 kali
< 3 kali
4 - 6 kali
B. Frekuensi barang ditolak
7 – 12 kali
> 15 kali
< 3 kali
4 - 6 kali
C. Frekuensi terlambat pengiriman
7 – 12 kali
> 15 kali
Kesimpulan :

Jika membutuhkan informasi lebih lanjut dapat menghubungi :

[Nama], [Email], [No Telephone]
 :
:
:

Kinerja Nilai

Kinerja Nilai

< 3 kali 10
4 - 6 kali 8
7 – 12 kali 6
> 15 kali 5
< 3 kali 10
4 - 6 kali 8
7 – 12 kali 6
> 15 kali 5
< 3 kali 10
4 - 6 kali 8
7 – 12 kali 6
> 15 kali 5
 Disetujui Oleh :

njut dapat menghubungi :

elephone]
 Page : 1 / 2
VENDOR PT. ABC
Nama Ttd Nama Ttd
RENCANA TINDAKAN PERBAIKAN
(TEMUAN AUDIT VENDOR)

NAMA VENDOR :

TANGGAL AUDIT :

DIKIRIM KE PT. ABC :

TANGGAL
No. TEMUAN TINDAKAN PERBAIKAN PIC KETERANGAN
PERBAIKAN
RENCANA TINDAKAN PERBAIKAN Page : 2 / 2
(TEMUAN AUDIT VENDOR)
TANGGAL
No. TEMUAN TINDAKAN PERBAIKAN PIC KETERANGAN
PERBAIKAN
 DAFTAR SUPPLIER TERSELEKSI

[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan] [Telepon] [Fax]

Nama Supplier Contact Person Alamat Bidang Usaha Quality System Implementatio

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Jika membutuhkan informasi lebih lanjut dapat menghubungi :

[Nama], [Email], [No Telephone]
 No. Form :
Rev :
Tanggal :

System Implementation Catatan

pat menghubungi :
ne]
 No. Form

LOGO FORM RETUR BARANG Rev

Tanggal

Kode Supplier : No. GRF

Nama Supplier : Tanggal
Alamat :
Contact Person :

Kode
No. Nama Barang UOM Jumlah
Barang

Catatan :
 (*) Barang Rusak = R, Kesalahan Pengiriman = S

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Jika membutuhkan informasi lebih lanjut dapat menghubungi :

[Nama], [Email], [No Telephone]
:
:
:

:
:

Alasan Pengembalian
Keterangan
Barang*
sak = R, Kesalahan Pengiriman = S, Lainnya .........

dapat menghubungi :
hone]
 REKAPITULASI LAPORAN RETUR BARANG

[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan] [Telepon] [Fax]

Issued Return
No. Keterangan
Jumlah Tanggal Jumlah Tanggal

Catatan :

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Jika membutuhkan informasi lebih lanjut dapat menghubungi :

[Nama], [Email], [No Telephone]
 No. Form :
Rev :
Tanggal :

From Inv. Initials

Jumlah Tanggal Jumlah Tanggal

ut dapat menghubungi :
lephone]
 AUDIT SISTEM VENDOR / CALON VENDOR
SUBCONTRACTOR

Audit Check List

Doc /
No Check Item Genba
Nilai Keterangan

1 Manufacturing Process Control (a+b+c+d+e)/5 x 0,25

a Adakah manual operasi dari part (QCPC / Flow process / Rencana mutu) ? Apakah D
sudah disetujui isinya oleh customer ?

b Apakah ada manual proses produksi (Flow chart , SOP/Petunjuk kerja) ? Apakah D
terpasang dengan baik dilini produksi ?

c Apakah setiap pekerjaan dilakukan sesuai manual yang ada ? Apakah operator G
mengerti dengan jelas isi dari SOP/Petunjuk kerja ?

d Apakah pada setiap proses dilakukan inspeksi / konfirmasi terhadap point point G
kualitas (jig / Pengukuran) ? Apakah dilakukan sistim pokayoke ?

e Apakah ada pemisahan untuk part "NG" (Not Good) , part "OK" dan part "WIP" di D,G
produksi ? Apakah ada box untuk Part NG di dalam proses ? Apakah digunakan
dengan baik

2 Inspection Control (a+b+c+d)/4 x 0,25

a Adakah Inspection standard untuk setiap part (prosedur, dokumen) ? Apakah juga D
ada SOP inspection ditempat inspeksi ?

b Apakah isi dari Inspection standard dilakukan ? D,G

c Apakah dibuat data pengecekan harian, data reject harian ? Apakah data tersebut D,G
dikomunikasikan ke pihak pembuat ?Apakah dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap
data tersebut ?

d Apakah ada sistim penanganan untuk klaim Customer dan juga internal problem ? D,G
Apakah dilakukan sesuai dengan sistim tersebut ?

3 Maintenance Dies/Mold/Tools/Mesin (a+b+c+d)/4 x 0,15

a Apakah ada sistim perawatan berkala Dies / Mold, dan bagaimana pelaksanaannya ? D,G
(harian/bulanan/tahunan)

b Apakah ada sistim perawatan berkala Mesin, dan bagaimana pelaksanaannya ? D,G
(harian/bulanan/tahunan)

c Apakah ada sistim perawatan berkala Alat ukur, dan bgmn pelaksanaannya ? List, D,G
standard, schedule, actual

d Apakah ada sistim perawatan berkala Jig, dan bgmn pelaksanaannya ? List, D,G
standard, schedule, actual

4 Supplier Control (a+b+c+d)/4 x 0,10

a Apakah ada sistim untuk Receiving Inspection ? Apakah dilaksanakan sesuai dengan D,G
sistim yang ada ?

b Apakah ada standar inspeksi untuk receiving material ? Apakah spec material D,G
diperiksa ?

c Apakah dilakukan tinjauan / monitoring terhadap supplier ? (Performance, Audit, D,G

improvement)

d Apakah ada sistim untuk penerimaan supplier baru ?

Page 21 of 40
 AUDIT SISTEM VENDOR / CALON VENDOR
SUBCONTRACTOR

Audit Check List

Doc /
No Check Item Genba
Nilai Keterangan

5 Ware House material / Finished goods (a+b+c+d)/4 x 0,10

a Apakah penyimpanan dan pengeluaran material dilakukan secara FIFO ? D,G

b Apakah ada identitas untuk mencegah tercampur atau salah pengambilan ? Apakah D,G
dilakukan pencatatan untuk IN / OUT material ?

c Apakah penyimpanan & pengeluaran Finished Goods dilakukan secara FIFO ? D,G

d Apakah ada identitas untuk mencegah tercampur atau salah pengambilan ? Apakah D,G
dilakukan pencatatan untuk IN / OUT Finished Goods ?

6 Lingkungan dan Safety (a+b+c+d+e)/5 x 0,075

a Apakah perusahaan mempunyai kebijakan untuk lingkungan dan Safety ? D,G

b Apakah perusahaan mempunyai program bulanan / tahunan untuk mendukung D,G

kebijakan tersebut ?

c Apakah peralatan produksi (Mesin dan yang lainnya) dilengkapi dengan alat safety D,G
yg memadai sehingga aman untuk digunakan ?

d Apakah ada perencanaan APD untuk Karyawan ? Apakah digunakan sesuai rencana / D,G
standar ?

e Adakah sarana untuk emergency (rambu-rambu) ? Apakah APAR dipasang pada area D,G
strategis ?

7 Chemical Substance Management (a+b+c+d)/4 x 0,075

a Apakah ada pernyataan tidak menggunakan bahan-bahan kimia berbahaya (Non Use D
Warranty) & telah dikirim ke GSS ?Apakah ada PIC yang ditunjuk untuk CSM, dan
juga diinformasikan ke GSS ?

b Adakah bukti kesesuaian terhadap standar CSM/SoC dicantumkan pada checksheet D

atau label ?

c Apakah setiap pengiriman disertai dengan Checksheet / Millsheet ? D

d Apakah ada bukti data hasil pengujian laboratorium bahwa part / material yang D
digunakan adalah RoHs free ?

Page 22 of 40
 FORM PEMILIHAN BARANG BARU

[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan] [Telepon] [Fax]

No. Merek Model Serial Number

Catatan :

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh : Penguji :

Jika membutuhkan informasi lebih lanjut dapat menghubungi :

[Nama], [Email], [No Telephone]
 No. Form :
NG BARU Rev :
Tanggal :

Product Number Keterangan Hasil Pengujian

Tanggal Pengujian :

masi lebih lanjut dapat menghubungi :

Email], [No Telephone]
 PURCHASE ORDER
alamat perushaan Kepada :
Logo
Perusahaan contact person [vendor]
nomor telp perusahaan/ email Bill to :
Address :
Tanggal : Phone/ Fax :
Nomor PO : 01/XII/2019 Contact :
Nomor SPP : Note :
ETA : [tanggal estimasi kedatangan material]

No Nama Item Harga Satuan Qty UoM

Terbilang : Harga Subtotal

Tax
Total

DIBUAT OLEH DIKETAHUI DISETUJUI

SPV PURCHASING MGR PURCHASING MANAGING DIRECTOR

Note :
1. Semua pengiriman barang harus disertakan nota/faktur/kuitansi
2 Barang akan kami kembalikan bila tidak sesuai pesanan
3. Nomor PO harus dicantumkan pada nota/Faktur/ Kuitansi
4. Bila pengiriman barang dilakukan bertahap, sesuai tanggal ETA
Setiap pengiriman barang harap disertakan Fotocopy PO
 Harga Total

ING DIRECTOR
 No. Form
FORM PURCHASE ORDER Rev
Tanggal

[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan] [Telepon] [Fax]

Supplier Dikirim ke
[Nama Perusahaan] [Nama Penerima]
[Alamat Perusahaan] [Telepon] [Fax] [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan] [Telepon] [Fax]

Kode Item Deskripsi Item Jumlah

Note :

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Jika membutuhkan informasi lebih lanjut dapat menghubungi :

[Nama], [Email], [No Telephone]
 :
:
:

Telepon] [Fax]

Harga per Unit Total

Total

Pajak

Total
Setelah Pajak

ghubungi :
 No. Form

FORM PURCHASE REQUSITION Rev

Tanggal

Departemen / Divisi : Penerima PR

No PR : Tanggal Penerimaan PR
Kode Expense :

Kode Item Deskripsi Item Jumlah

Note :
Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Jika membutuhkan informasi lebih lanjut dapat menghubungi :

[Nama], [Email], [No Telephone]
:
:
:

:
:

Harga per Unit Total

Total
ghubungi :
 FORM KUALIFIKASI SUPPLIER

[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan] [Telepon] [Fax]

Nama Supplier Contact Person Alamat Bidang Usaha

Catatan :

Dibuat Oleh : Disetujui Oleh :

Jika membutuhkan informasi lebih lanjut dapat menghubungi :

[Nama], [Email], [No Telephone]
 No. Form :
UPPLIER Rev :
Tanggal :

Kategori Bisnis Jangka Waktu

PT/CV/Firma/UD/Toko
NPWP Telepon/ Faks
Pembayaran

ormasi lebih lanjut dapat menghubungi :

[Email], [No Telephone]
 NAMA PERUSAHAAN
ALAMAT
NOMOR TELPON/ EMAIL
LAPORAN AKTIVITAS PENAGIHAN
No. Dok.FM.KEU.01 REVISI : 00 TGL TERBIT : 08.09.14
NAMA TGL JUMLAH ACC
TGL NOMER JUMLAH TGL
NO CUSTOM NOTA NOTA JATUH NOTA BAYAR PEMBAY KEUANG
ER TEMPO ARAN AN
 CHECKLIST AUDIT SUPPLIER
Inspection Date :
Time :
Inspector Name :
Nama Perusahaan :
Alamat :
PIC :
Nama Produk :

Result :
80-100 Good Audit 2 tahun Kemudian
60-79 Average Audit 1 Tahun Kemudian
<60 Poor Audit 6 Bulan kemudian
Facilities Y N Notes

Tempat pembuangan limbah teridentifikasi secara

1
spesifik

2 Saluran air terlindungi dan mudah dibersihkan

Area sanitasi dan non sanitasi teridentifikasi dengan

3
jelas
Thermometer tersedia pada ruangan produksi dan
4
juga pada refrigerator atau freezer

5 Pencahayaan mencukupi

Fasilitas pencucian tangan tersedia pada setiap

ruangan kerja dan pada pintu masuk area produksi
6

Jendela dan pintu masuk tidak dalam keadaan

7
terbuka

Tidak terdapat kerusakan pada pintu, dinding, langit-

8
langit, jendela

9 Lampu tercover dan tidak retak

Equipments
Fasilitas pencucian tangan dilengkapi dengan
sabun, desinfectant,
10
tissue dan selalu tersedia

Toilet menyediakan sepatu yang terpisah dengan

11 yang digunakan di produksi dan dilengkapi fasilitas
oencucian tangan

Peralatan kebersihan disimpan terpisah dengan

12
bahan baku

13 Sirkulasi udara memadai dan terkontrol

Air yang digunakan untuk produksi dikontrol

14
kualitasnya

Rak, lemari, meja dsb tersedia untuk memastikan

15
hygienitas
Tidak menggunakan peralatan kerja yang terbuart
16
dari kayu
Roller perekat tersedia untuk membersihkan seragam
sebelum
17
masuk kerja atau memastikan proses cleaning
berjalan dengan baik
Protection from
insects or rats
18 Integrated Pest Management System

Cleaning and cleansing of facilities and

equipments
Prosedure, metode dan frekuensi program kebersihan
19
terencana dan diimplementasikan

Setiap area kerja dalam kondisi bersih, rapi dan

20
terawat
Worker's
sanitary
control
 Standard pencucian tangan dan seragam tersedia
21
dan dapat dilihat

Karyawan melakukan pencucian tangan dengan

22
benar

23 Karyawan menggunakan masker dan penutup rambut

Seragam bersih dan tidak ada bagian kancing yang

24
copot

25 Boot/sepatu dalam keadaan bersih

Menggunakan sarung tangan saat memproses

26
makanan

Karyawan tidang menggunakan cinci, anting,

27
perhiasan, cat kuku

Pemeriksaan kondisi fisik pekerja dilakukan sebelum

28 bekerja untuk memastikan karyawan yang bekerja
memenuhi personal hygiene

Receiving

Dilakukan pemeriksaan kualitas pada saat bahan

29
baku diterima

Pencatatan penerimaan bahan lengkap dan dapat

30
ditelusur balik

Bahan baku disimpan dalam ruangan khusus yang

dijaga kebersihannya
31

32 Food Materials dan Non-Food disimpan terpisah

Storage

33 Bahan baku dan product jadi disimpan terpisah

Refrigerator (10 degrees Celsius or below) dan

freezer (-15 degrees
34
Celsius or below)

35 Setiap alat ukur yang digunakan terkalibrasi

Dilakukan pencatatan hasil pengukuran temperatur

36
refrigerator dan freezer secara periodic

Machinery and
Instruments
Peralatan kerja yang digunakan (chopping board,
37 knives, slicer, etc.) dibersihkan dan didesinfeksi setiap
hari

Dilakukan pemeriksaan secara rutin dan tercatat

38 terhadap perbaikan atau perawatan terhadap
peralatan

container/tempat penyimpanan peralatan dibersihkan

39
secara
Manufactu
ring
process
40 Standard prosedure dan instruksi kerja tersedia jelas

41 Dilakukan pemeriksaan kualitas product

42 Metal detectors beroperasi dengan benar

Dilakukan monitoring metal detector menggunakan

43
test card dan terdokumtasi

Dilakukan sampling secara periodik untuk memeriksa

44 kualitas mikrobiologi dan parameter mutu lainnya,
dilengkapi dengan record

Measuring

Standard berat produk yang dihasilkan sesuai

dengan peraturan yang berlaku
45
Packing
and
shipping
Proses pengiriman memperhatikan standard kualitas
46 penyimpanan product (temperature, bebas dari hama
dsb)

FIFO atau FEFO dijalankan dengan benar dan dapat

47
ditelusur
 Quality
control/Guaran
tee
48 Teradapat divisi Quality

49 Tersedia QA manager

50 Fasilitas untuk laboratorium tersedia

Rekomendasi Lainnya

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

General
Jabatan QA Department DCR
Manager

Tanda Tangan

Nama

Tanggal