No.

Doc:
QLT 01-06
Rev. Page 1 of 5
01
PROCEDURE/PROSEDUR
Date: Oct 1, 2015
Prepared by : Acknowledged by: Acknowledged by: Approved by :

Kalvari D.H. Renanda Soegiono Budi Suryono Yasin Kusumawijaya

Situmorang CFO Engineering Director CEO
Procurement Manager

QLT-01-06 PENGIRIMAN BARANG & PERALATAN

1 PURPOSE/TUJUAN
 Prosedur ini untuk memastikan pengiriman barang & peralatan oleh Penyedia
Barang/Jasa tiba di lokasi project tepat waktu dan tidak terjadi kerusakan.
 Meminimalisir keterlambatan pengiriman yang akan berdampak pada aktivitas
project.
 Untuk memastikan pengiriman tepat waktu seperti tertulis pada Purchase Order
dan Kontrak. Guna memastikan kewajiban dan penalty yang diberikan kepada
Penyedia Barang/Jasa bilamana terjadi keterlambatan pengiriman.

2 SCOPE/RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk aktifitas di project.

3 RESPONSIBILITIES/TANGGUNG JAWAB
Pengiriman barang & peralatan dikoordinasikan oleh Expediting Coordinator pihak
Penyedia Barang/Jasa dan menyampaikan informasi mengenai jadwal pengiriman
serta laporan harian mengenai status pengiriman kepada Expediting Coordinator.
Procurement Manager bertanggung jawab untuk melakukan up date,
mengimplementasikan dan memonitor prosedur ini untuk memastikan
keefektifannya.

4 ACTIONS/TINDAKAN

4.1 CRITICAL LEVEL

Critical Level barang & peralatan berkaitan dengan sifat barang & peralatan dan
dampaknya terhadap penyelesaian project. Penggolongannya dibagi menjadi
beberapa bagian sebagai berikut:

1
LEVEL 1
Pada tingkatan ini, merupakan barang main equipments dan long lead item untuk
project. Yang bilamana terjadi keterlambatan dan kerusakan selama pengiriman,
akan berdampak besar pada kelanjutan penyelesaian project. Barang-barang
tersebut yaitu sebagai berikut:
1. Main Engine (Gas Turbine, Steam Turbine, Gas Engine, etc) & power
generator
2. Boiler/HRSG
3. Transformer
4. Switchgear
5. Water treatment plant
6. Air cooling system
7. Fuel gas system
8. Gas compressor
9. Main pump
10. Air compressor
11. PLC panel
12. Start up generator

LEVEL 2
Penggolongan pada tingkatan ini merupakan barang supporting material dan non
-long lead item untuk project. Apabila terjadi keterlambatan dan kerusakan selama
pengiriman masih dapat dicarikan solusi barang substitusi segera sehingga tidak
akan berdampak besar pada kelanjutan penyelesaian project. Barang-barang
tersebut yaitu sebagai berikut:
1. Pressure Safety Valve
2. Control Valve
3. Deluge Valve
4. Fire fighting system
5. Pipes & fittings
6. Chemicals
7. Cables
8. Cement
9. Steel structure
10. Besi beton

2
4.2 AKTIVITAS PENGIRIMAN
1. Sebelum dilakukan pengiriman, Expediting Coordinator memastikan
beberapa hal berikut ini:
a. Struktur organisasi Penyedia Barang/Jasa dan contact person terkait
dengan penjualan, produksi serta pengiriman. Bilamana pengiriman
dilakukan oleh sub kontraktor Penyedia Barang/Jasa, maka
diperlukan juga informasi contact person sub kontraktor pengiriman
tersebut.
b. Jadwal produksi
c. Method statement
d. Jadwal pengiriman
2. Saat dilakukan pengiriman, Expediting Coordinator memastikan pihak
Penyedia Barang/Jasa memberikan laporan harian status pengiriman.
3. Memastikan pihak Penyedia Barang/Jasa memahami spesifikasi dan jumlah
barang & peralatan yang dipesan sesuai Purchase Order.
4. Memastikan metode pengiriman (method statement) dan penanganan
barang & peralatan dilakukan secara benar guna menghindari kerusakan
dan keterlambatan pengiriman.
5. Memonitor secara intensif progress pengiriman melalui korespondensi
dengan contact person Penyedia Barang/Jasa maupun pihak sub kontraktor
yang melakukan pengiriman.

4.3 PELAPORAN
1. Alur Pelaporan
Penyedia Barang/Jasa wajib menyampaikan laporan (jadwal produksi,
jadwal pengiriman dan progress pengiriman) secara intensif kepada
Expediting Coordinator.
2. Laporan Status Pengiriman
Laporan berisikan aktual progress pengiriman dibandingkan dengan jadwal
pengiriman yang sudah disepakati. Apabila terjadi keterlambatan, maka
pihak Penyedia Barang/Jasa wajib memberikan alasan keterlambatan dan
solusinya secara rinci. Langkah perbaikan terhadap permasalahan ini wajib
dilakukan untuk mengantisipasi permasalahan yang sama.

3
DEC EXPEDITING ORGANIZATION

Project Management

Project Manager

Procurement Manager

Expediting Coordinator

Penyedia Barang/Jasa

Sub Kontraktor Pengiriman

4
5 QHSE ISSUES/ISU K3L
Dipastikan sebelum dilakukan pengiriman barang & peralatan, Penyedia
barang/jasa memberikan MSDS untuk material yang mengandung bahan B3.

6 MEASURES OF EFFECTIVENESS/UKURAN KEEFEKTIFAN

Seluruh Penyedia Barang/Jasa dapat dievaluasi secara objektif dan disampaikan
hasilnya kepada Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan guna menjadi bahan
masukan untuk perbaikan di masa mendatang.

7 REFERENCES/REFERENSI
None

8 ATTACHMENTS/LAMPIRAN
None

9 FORMS/FORMULIR
Tabel Evaluasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa