PT. BERKAH OLAH BITUMEN Document No.

: P–MKT-02
PROCEDURE Date : 17 Des 2019
Revision No. : 0
PENERIMAAN DAN REVIEW PO
Page : 1/3

Approved by : Checked by : Prepared by :

Signature

Date
Name
Position Director Management Representative Sales & Marketing Manager

TUJUAN :
Prosedur ini memberikan pedoman dalam pelaksanaan penyusunan kontrak dan review pesanan
pelanggan agar tercapai kesesuaian antara perusahaan dengan pelanggan.

RUANG LINGKUP :
Prosedur ini mencakup penanganan kontrak dan PO pelanggan.

REFERENSI :

1. OHSAS 18001:2007 Klausul 4.4.6 Pengendalian Operasi

2. ISO 14001:2015 Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasi

3. ISO 9001:2015 Klausul 8.2 Persyaratan untuk Produk dan Jasa

DEFINISI :
1. PO = Purchase Order (termasuk Work Order/WO, Surat Perintah Kerja/SPK dan nama
lainnya)

RINCIAN PROSEDUR :
A. Penyusunan Kontrak
1.1. Bila draft kontrak berasal dari Pelanggan
1.1.1. MKT mereview kontrak dari pelanggan dengan melibatkan PRJ dan ADM serta
pihak lain bila diperlukan (F-MKT-03 sebagai referensi).
1.1.2. MKT mengklarifikasikan dengan pelanggan setiap perbedaan yang ada sampai
tercapai kesepakatan.
1.2. Bila draft kontrak berasal dari Perusahaan

1.2.1. MKT membuat draft kontrak (sesuai F-MKT-03) dan mendiskusikanya dengan PRJ
dan ADM serta pihak lain bila diperlukan.

1.2.2. MKT menyampaikan draft kontrak ke pelanggan untuk direview.

BOB/P-MKT-02/R0
 PT. BERKAH OLAH BITUMEN Document No. : P–MKT-02
PROCEDURE Date : 17 Des 2019
Revision No. : 0
PENERIMAAN DAN REVIEW PO
Page : 2/3

1.2.3. MKT & PRJ mengklarifikasikan dengan pelanggan setiap perbedaan yang ada
sampai tercapai kesepakatan.
1. Bila telah disepakati oleh PRJ dan ADM, MKT memastikan persetujuan dari semua pihak
terkait dengan paraf per halaman dari kontrak tersebut.
2. Pelanggan dan Direktur menandatangi kontrak yang ada.

3. Setelah Kontrak selesai ditanda tangani, MKT melengkapinya dengan dokumen

pendukung seperti RAP, penawaran ke pelanggan, penawaran pemasok, dll.

4. Setelah selesai, MKT mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut ke PRJ, ADM dan

bagian lain yang tekait serta dibarengi dengan Kick Off Metting.

5. Bila ada penambahan dan atau pengurangan pekerjaan dari kontrak di site, PRJ wajib
mengisi Form Penambahan dan atau Pengurangan Pekerjaan (sesuai F-MKT-04) dan
disetujui oleh pelanggan. Bila telah melewati batas yang telah disepakati, harus dibuatkan
amandemen kontrak atau nama lain yang sejenis.

B. Review PO
1. MKT mereview PO dari pelanggan bersama PRJ dan ADM serta pihak lain bila diperlukan.

2. MKT mengklarifikasikan dengan pelanggan setiap perbedaan yang ada sampai tercapai
kesepakatan.

3. Bila ada perbedaan, MKT mendapatkan revisi PO dari pelanggan.

4. Setelah PO disetujui, MKT memberikan persetujuan di lembar PO yang ada.

5. Dalam keadaan dimana PO tidak dapat diterbitkan, maka diharuskan ada persetujuan
pelanggan pada penawaran.

6. MKT melengkapinya dengan dokumen pendukung seperti RAP, penawaran ke pelanggan,

penawaran pemasok, dll.

7. Setelah selesai, MKT mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut ke PRJ, ADM dan

bagian lain yang tekait serta dibarengi dengan Kick Off Metting.

8. Bila ada penambahan dan atau pengurangan pekerjaan dari kontrak di site, PRJ wajib
mengisi Form Penambahan dan atau Pengurangan Pekerjaan (sesuai F-MKT-04) dan
disetujui oleh pelanggan. Bila telah melewati batas yang telah disepakati, harus dibuatkan
amandemen kontrak atau nama lain yang sejenis.

9. Bila perubahan tersebut mendasar, maka MKT meminta PO tersebut direvisi.

BOB/P-MKT-02/R0
 PT. BERKAH OLAH BITUMEN Document No. : P–MKT-02
PROCEDURE Date : 17 Des 2019
Revision No. : 0
PENERIMAAN DAN REVIEW PO
Page : 3/3

Pengecualian untuk on call service, pekerjaan dapat dilaksanakan berdasarkan konfirmasi

permintaan pekerjaan (sesuai F-MKT-05) yang ditanda tangani oleh customer. Selanjutnya MKT
membuat penawaran dan meNdapatkan PO dari pelanggan.

LAMPIRAN :
1. Kontrak (F–MKT–03)
2. Penambahan dan atau Pengurangan Pekerjaan(F–MKT–04)
3. Konfirmasi Permintaan Pekerjaan (F–MKT–05)

BOB/P-MKT-02/R0