PROSEDUR Nomor : PS-PC-01

Revisi :1
PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN Tanggal : 01-04-2016
SUPPLIER & SUBCONTRACTOR
Halaman : 1 dari 5

PROSEDUR

PEMBELIAN DAN

PENGENDALIAN

SUPPLIER & SUBCONTRACTOR

Revisi Tanggal Catatan Perubahan

0 01 April 2016 Dibuat

PENGESAHAN

PENANGGUNG
NAMA POSISI TANDA TANGAN
JAWAB

Dibuat oleh Logistik

Disetujui oleh Direktur

 PROSEDUR Nomor : PS-PC-01
Revisi :1
PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN Tanggal : 01-04-2016
SUPPLIER & SUBCONTRACTOR
Halaman : 2 dari 5

1.0 Tujuan
Prosedur ini menjelaskan mekanisme pengendalian Supplier serta proses pembelian dan
penerimaan dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu, Lingkungan serta Kesehatan
dan Keselamatan Kerja.

2.0 Ruang Lingkup

2.1 Seleksi dan Evaluasi Supplier baik barang ataupun jasa
2.2 Pembelian dan penerimaan barang ataupun jasa

3.0 Definisi dan Daftar Singkatan

3.1 Supplier : Pihak eksternal yang memasok barang seperti bahan baku, spare part dll
ataupun memasok jasa seperti perbaikan valves, subcont dll
3.2 Pembelian Langsung : Pembelian yang dilakukan tanpa menggunakan PO dan
langsung dilakukan di tempat Supplier, hanya dalam kondisi mendesak atau barang
sulit diperoleh / variasinya tinggi serta dapat dilakukan di luar Supplier terpilih dengan
ketentuan mutu (spesifikasi) dan pengiriman harus sesuai dengan persyaratan dan
disetujui oleh Purchasing Staff dan Direktur
3.3 K3LL : kesehatan dan keselamatan kerja serta lindung lingkungan

4.0 Uraian Umum

4.1 Kategori Supplier yang tidak harus diseleksi dan dievaluasi :
4.1.1 Supplier untuk barang dan jasa yang tidak berpengaruh ke mutu produk
ataupun kinerja K3LL
4.1.2 Supplier untuk pembelian langsung
4.2 Kategori Supplier yang tidak melalui seleksi namun secara otomatis masuk Daftar
Supplier Terpilih (FM-PC-03) :
4.2.1 Supplier yang sudah bekerja sama sebelum proses penerapan sistem
4.2.2 Supplier tunggal / monopoli / produk & jasa yang spesifik atau sulit ditemukan
4.2.3 Supplier yang ditunjuk oleh Pelanggan
4.3 Supplier yang telah dikeluarkan dari Daftar Supplier Terpilih (FM-PC-03) dapat
memasok kembali setelah melalui seleksi ulang
4.4 Evaluasi Suppplier (FM-PC-07) dilakukan setiap 6 bulan untuk semua Supplier terdaftar
yang aktif dengan cara :
4.4.1 Memantau realisasi semua PO selama 6 bulan terakhir (FM-PC-06) dan
menghitung presentase PO (per-Supplier) yang :
 Realisasi pengirimannya tepat waktu sesuai dengan due date di PO
 Realisasi kualitas pengiriman sesuai dengan spesifikasi yang disepakati
 PROSEDUR Nomor : PS-PC-01
Revisi :1
PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN Tanggal : 01-04-2016
SUPPLIER & SUBCONTRACTOR
Halaman : 3 dari 5

 Realisasi jumlah pengiriman sesuai dengan PO

 Kepatuhan supplier pada aspek K3LL.
4.4.2 Menentukan nilai rata-rata dengan bobot perkriteria :
 Pengiriman tepat waktu : 35%
 Kesesuaian kualitas & K3L: 35%
 Kesesuaian jumlah : 30%
4.4.3 Berdasarkan hasil rata-rata, membuat rekomendasi :
 Green : tetap dilanjutkan sebagai Supplier jika nilai > 70%
 Yellow : minta Supplier melakukan perbaikan jika 50% < nilai ≤ 70%
 Red : dihentikan sebagai Supplier jika nilai ≤ 50%
4.5 Semua Pembelian material, barang dan jasa dibuatkan Purchase Order. Material yang
dimaksud disini adalah setiap material, barang yang dibeli oleh Sales.
4.6 Permintaan pembelian yang diajukan ke Purchasing Staff harus lengkap dan jelas
mencakup nama material, spesifikasi, jumlah, waktu gambar (bila memungkinkan)
untuk menghindari kesalahan order.

5.0 Prosedur

PIC KEGIATAN REFERENSI

5.1 SELEKSI SUPPLIER

Purchasing Staff 5.1.1 Menghubungi beberapa Supplier untuk FM-PC-01 : Seleksi

mengumpulkan data Calon Supplier

5.1.2 Menganalisa hasil Seleksi Calon Supplier dan

meminta persetujuan Direktur

5.1.3 Memasukkan Supplier yang diterima dalam FM-PC-03 : Daftar

daftar supplier terpilih Supplier Terpilih

5.1.4 Meminta semua Supplier terpilih untuk FM-PC-02 : Pernyataan

memberikan persetujuan kepatuhan pada Kepatuhan K3LL
peraturan K3LL PT ANUGRAH ASMAT

5.2 PROSES PEMBELIAN

FM-PC-04 :
5.2.1 Mengajukan permintaan pembelian dengan Permintaan Pembelian
Staff Terkait menggunakan penawaran dari Supplier dan
atau Pelanggan

5.2.2 Memeriksa kelengkapan data permintaan

 PROSEDUR Nomor : PS-PC-01
Revisi :1
PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN Tanggal : 01-04-2016
SUPPLIER & SUBCONTRACTOR
Halaman : 4 dari 5

PIC KEGIATAN REFERENSI

Purchasing Staff pembelian dan mengkonfirmasikan ke Staff
terkait bila ada hal-hal yang tidak jelas, tidak
lengkap atau tidak sesuai
FM-PC-05 : Purchase
5.2.3 Menerbitkan Purchase Order Order

5.2.4 Mengirim PO kepada Supplier

FM-PC-09 : Peraturan
5.2.5 Khusus untuk pengerjaan proyek, meminta Keselamatan Kerja
persetujuan Supplier terhadap peraturan Proyek
K3LL PT. EKA IRIAN JAYA
FM-PC-06 : Monitoring
5.2.6 Memantau dan memastikan kedatangan Order Pembelian
barang dari Supplier

5.2.7 Melakukan koordinasi dengan Supplier bila

dalam PO, berdasarkan permintaan
Pelanggan, disepakati untuk melakukan
pemeriksaan kualitas produk di tempat
Supplier
FM-PC-10 :
5.2.8 Memeriksa kepatuhan Supplier terhadap Pemeriksaan Kinerja
HSE Officer peraturan K3LL di perusahaan saat K3LL Supplier
melakukan pengiriman barang dan
menginformasikan ketidaksesuaian yang
ditemukan ke Purchasing Staff
FM-WH-01 : Check List
5.2.9 Memeriksa barang dari Supplier yang masuk Penerimaan Barang
Staff Gudang ke gudang perusahaan dan
menginformasikan ketidaksesuaian yang ada
ke Purchasing Staff
Surat / Email
5.2.10 Menindaklanjuti ketidaksesuaian yang terjadi FM-PC-08 : Bon Retur
Purchasing Staff dengan menyampaikan keluhan, melakukan Pembelian
klaim atau mengembalikan barang yang
ditolak

5.3 EVALUASI SUPPLIER

FM-PC-07 : Evaluasi
5.3.1 Memantau kinerja Supplier dan Supplier
Purchasing Staff mengevaluasi kinerja Supplier setiap 6 bulan
(lihat poin 4.4 di atas)

5.3.2 Meminta persetujuan hasil evaluasi ke

Direktur
FM-PC-03 : Daftar
5.3.3 Setelah disetujui, jika dari hasil evaluasi Supplier Terpilih
 PROSEDUR Nomor : PS-PC-01
Revisi :1
PEMBELIAN DAN PENGENDALIAN Tanggal : 01-04-2016
SUPPLIER & SUBCONTRACTOR
Halaman : 5 dari 5

PIC KEGIATAN REFERENSI

Supplier masuk kategori Red, mengeluarkan
nama Supplier dari daftar Supplier terpilih

5.3.4 Setelah disetujui, jika dari hasil evaluasi

Supplier masuk kategori Yellow,
menginformasikan hasil evaluasi ke Supplier
dan meminta tindakan perbaikan
FM-PC-03 : Daftar
5.3.5 Jika setelah 6 bulan, hasil evaluasi dari Supplier Terpilih
Supplier (yang masuk kategori Yellow) tidak
naik ke kategori Green, Suplier dikeluarkan
dari daftar
PS-MR-03 : Rapat
5.3.6 Melaporkan hasil evaluasi pada Rapat Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen

6.0 Dokumen Pendukung

No Nomor Dokumen Judul Dokumen

1. PD-01 Pedoman SMK3LL
2. PS-MR-03 Prosedur Rapat Tinjauan Manajemn

7.0 Formulir Pendukung

No Nomor Dokumen Judul Dokumen

1. FM-PC-01 Seleksi Calon Supplier
2. FM-PC-02 Pernyataan Kepatuhan K3LL
3. FM-PC-03 Daftar Supplier Terpilih
4. FM-PC-04 Permintaan Pembelian
5. FM-PC-05 Purchase Order
6. FM-PC-06 Monitoring Order Pembelian
7. FM-PC-07 Evaluasi Supplier
8. FM-PC-08 Bon Retur Pembelian
9. FM-PC-09 Peraturan Keselamatan Kerja Proyek
10. FM-PC-10 Pemeriksaan Kinerja K3LL Supplier
11. FM-WH-01 Check List Penerimaan Barang