Standard Operating Procedure

(SOP)
Procurement Process
Procurement Team
PT Tanjung Power Indonesia
 DIAGRAM ALUR PROSES PEMBUATAN PR-CQS-PO(TPI)

Pembuatan Persetujuan
PR Manual PR manual
- Ketersediaan Budget User Manager
Approval by
USER

- Detail, antara lain: or above level

1. Spesifikasi 4. Delivery Time

2. Nilai Budget 5. Lokasi
3. Deliverables

Pembuatan
Analisa
Cetak PO PO manual
PR manual
PROCUREMENT

TPI-PRC (Pembuatan PO)

PO No Nilai Diperiksa Disetujui
a. ≤ IDR 62.500.000 Penunjukan langsung
Proc. - User
< IDR IDR 62.500.000
Manager/ b. CQS**
a. 62.500.000 Proc. – IDR 1,250,000,000
Budget
(USD 5,000)
Holder ≥ IDR 1,250,000,000
c. CQS** (Tender/BOD)
Sign PO (User ) > IDR
PO 62.500.000 Relevant **TPI (Pembuatan CQS)
b. Proc.
(USD 5,000) Director Note: Jika Produk/Jasa rumit  Kontrak

Negosiasi dan Persetujuan CQS di Procurement

No Nilai CQS Negosiasi Disetujui Disetujui
< IDR
VENDOR

Proc. Mgr. & User

a. 62.500.000 Proc.
Mgr.
Terima PO (USD 5,000)
PO > IDR
Proc. – User Mgr. – Minimum 2
b. 62.500.000 Proc
Dir. – Finance Dir. directors
(USD 5,000)
≥ 1,250,000,000 Proc. – User Mgr. – Minimum 2
c. Proc
(USD 10,000) Dir. – Finance Dir. directors
Keterangan dan Pengecualian dalam Proses
Pembuatan PR, CQS, dan PO

 Keterangan Umum
 Seluruh pengadaan barang/jasa harus melalui Procurement.
 User tidak boleh berhubungan dengan supplier untuk melakukan negosiasi
nilai komersial, kecuali diminta bantuannya oleh Procurement untuk
menjelaskan perihal yang bersifat teknis.
 SOP Procurement tidak termasuk : land compensation.
Keterangan dan Pengecualian dalam Proses
Pembuatan PR, CQS, dan PO

 Pembuatan PR
 Jika saat membuat PR, nilai nya melebihi budget yang tersedia:
 Ikuti Prosedur Penambahan Budget. Jika tidak ada budget maka harus dibuatkan
budget-nya terlebih dahulu.
 Unbudget harus disetujui oleh minimal 2 Direktur
 Nominal pada PR harus sudah di-budget kan, dan sudah mendapat approval dari
User Manager terkait (Budget Holder).
 Jika ada pengadaan yang bersifat urgent/emergency:
 Permintaan harus dengan persetujuan User Director melalui email dan
tembusan ke seluruh direktorat terkait.
 Untuk Proses PR Axapta dapat disusulkan paling lambat 2x24 jam, untuk
selanjutnya dibuatkan PO.
Keterangan dan Pengecualian dalam Proses
Pembuatan PR, CQS, dan PO

 Pembuatan CQS
 Apabila ada pengadaan barang/jasa yang nilai nya > IDR 62,500,000,00
(USD 5,000)- dan bersifat urgent/emergency, dapat melakukan penunjukan
langsung dengan membuat Internal Memo yang mendapat approval
minimal 2 Direktur yang berisi penjelasan sebagai berikut:
 Alasan user memilih vendor tersebut.
 Dijelaskan keadaan/urgensi-nya.
 Alasan user tidak membandingkan vendor.
Keterangan dan Pengecualian dalam Proses
Pembuatan PR, CQS, dan PO

 Pembuatan PO
 Seluruh vendor harus terdaftar di VL (Vendor List).
 Untuk barang/jasa yang sudah memiliki kontrak, PO dapat langsung
dibuat.
 Pengadaan barang/jasa yang bernilai ≤ IDR 62,500,000,00 (USD 5,000)-
dapat dilakukan dengan Penunjukan Langsung, dengan catatan:
 Penunjukan Langsung hanya bisa terhadap vendor yang ada di dalam Vendor List
(VL).
 Penunjukan Langsung hanya bisa dilakukan untuk Single Supplier.
Keterangan dan Pengecualian dalam Proses
Pembuatan PR, CQS, dan PO

 Pembuatan Kontrak
 Ikuti prosedur pembuatan kontrak
 PO tetap harus dibuat walaupun pengadaan barang menggunakan
agreement.
 Kontrak harus dibuat jika memenuhi hal-hal dibawah ini:
 Memiliki kompleksitas barang/jasa, dimana hak dan kewajiban antara pihak pembeli dan
penjual tidak cukup dituangkan ke dalam PO.
 Memiliki resiko signifikan, baik teknis maupun komersial.
 Memiliki nilai yang cukup tinggi (> IDR 62.500.000,00 atau USD 5,000).
 Memiliki sifat pengadaan jangka panjang (lebih dari 6 bulan) atau berulang.
Keterangan Proses
Seleksi Terbatas/Tender
 Dokumen Pendukung:  Proses:
1. Adanya PR/TOR yang sudah di 1. Pra Kualifikasi Tender.
tanda tangani. 2. Mengirim surat undangan ke vendor.
2. Sudah ada budget. 3. Aanwzing meeting (penjelasan
3. Pembuatan RFP oleh Procurement. proposal pada Vendor).
4. Klarifikasi dan Negosiasi. 4. Penerimaan penawaran dari Vendor.
5. Evaluasi. 5. Pembukaan penawaran dari Vendor.
6. Laporan Evaluasi Tender/Seleksi 6. Klarifikasi teknis.
Terbatas. 7. Klarifikasi harga.
7. Surat Pemenang Tender/Seleksi 8. Penerimaan revisi harga.
Terbatas.
9. Klarifikasi final.
10. Pengumuman.
PIC TPI

1) FA: Nurlaila/Novita Febrianty

2) HRGA-IT: Riska Kusumayanti
: Alexander Santoso/Totok Hardjanto
: Usman Jamianto
3.) Engineer Site Office: Jochen Welm
4) Procurement: Ayu Deviani, Andri Kurniawan
5) Director: Fakhrol Azmi, Bang Min Tae
6) President Director: Mustiko Bawono
Contoh PR (Manual)
PT. TANJUNG POWER INDONESIA
PURCHASE REQUEST
Department : PR No :
Section : Date :
Purpose : Delivery to :
Account Code : Delivery date :

Routine Non Routine

Description Estimated Cost

No Item Code Quantity Unit

Note :

Requested/prepared by Approved by

Date : Date :
1. Purchasing 2. User
Contoh PR (AXAPTA)
Contoh CQS Forms
Contoh PO (Manual)
P.T. TANJUNG POWER INDONESIA
Menara Karya 7E Floor, Jl. H.R. Rasuna Said Blok X-5 Kav. 1-2
Jakarta Selatan, 12950, Indonesia
Telp. : (62-21) 5211265, Fax. (62-21) 5211266

Purchase Order
Vendor
0 PO No.
0 Date:
0 CQS No/Date:
0 PR No/Date:
0 Requested by:

Delivery Address Invoice Address

Finance and Accounting Department

P.T. TANJUNG POWER INDONESIA P.T. TANJUNG POWER INDONESIA

Menara Karya 7E floor Menara Karya 26th floor
Jl.HR Rasuna Said Blok X-5 Kav 1-2 Jl.HR Rasuna Said Blok X-5 Kav 1-2
Jakarta 12950 Jakarta 12950
Goods Ordered

No Qty Unit Description/Explanation Unit Price Total Price

Note:

Currency : IDR IDR 0,00

Discount IDR 0,00
Indonesian Rupiah Total Net IDR 0,00
VAT not included IDR 0,00

Payment terms : Total Amount of Order : IDR 0,00

Authorization
Prepared by/date Checked by/date Authorized by/date :

Instruction to Vendor :
1) Please quote purchase order number in all communications
2) Please attach copy of this order to all invoices
3) Our NPWP number : 03.315.328.9-063.000
TERIMA KASIH