No.

Dokumen : SOP/PB/01
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 PEMBELIAN ALAT TULIS KANTOR PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan kebutuhan alat tulis kantor cukup.

2. CAKUPAN
Kebutuhan ATK perusahaan.

3. DEFINISI
ATK = Alat Tulis Kantor
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
PO = Purchase Order
PR = Purchase Requisition
DirKeu = Direktur Keuangan
FPS = Form Permintaan Stationary

4. DOKUMEN
FPS
PO
PR

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Mengajukan permintaan ATK untuk stok sebulan dengan mengisi Manager DYM
FPS.

5.2 Evaluasi dan menyetujui permohonan permintaan ATK di FPS. Manager DYM

5.3 Kirim FPS ke Pembelian dengan batas waktu paling lambat tgl 20 Staf DYM
setiap bulannya.

5.4 Merangkum, evaluasi dan persetujuan FPS dari semua DYM. Staf PB / Manager PB

5.5 Menyalin harga ATK ke PR dari rangkuman FPS yang disetujui. Staf PB

5.6 Mengirim PR ke DirKeu Staf PB

5.7 Evaluasi dan mempertimbangkan persetujuan permintaan ATK DirKeu

yang ada di PR

5.8 Mengembalikan PR yang telah disetujui dan tidak disetujui oleh Sekretaris DirKeu
DirKeu ke PB.

5.9 PB memberitahukan DYM apabila ada permintaan ATK yang tidak Staf PB
disetujui oleh DirKeu.

1
5.10 PB menghubungi supplier yang terseleksi untuk konfirmasi Staf PB
perihal kondisi dan kesanggupan penyediaan permintaan ATK

5.11 Setelah konfirmasi supplier, PO segera dikeluarkan. Staf PB

5.12 Menyetujui dan tanda tangan PO. Manager PB, DirKeu

5.13 Memberikan PO ke supplier yang terseleksi. Staf PB

2
 No.Dokumen : SOP/PB/02
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 ORDER PEMBELIAN PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan kebutuhan barang dan jasa di perusahaan terpenuhi oleh supplier yang tepat.

2. CAKUPAN
Kebutuhan barang dan jasa perusahaan.

3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
PO = Purchase Order
PR = Purchase Requisition
DirKeu = Direktur Keuangan

4. DOKUMEN
Daftar Supplier Terseleksi
PO
PR

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Mengajukan permintaan barang atau pekerjaan dengan mengisi Staf DYM
PR.

5.2 Evaluasi dan menyetujui kebutuhan permintaan barang atau Manager DYM
pekerjaan.

5.3 Staf DYM

Menyerahkan PR ke PB.
5.4 Staf PB, Manager PB
Mencari dan membandingkan harga dari minimal dua supplier
yang disetujui.
5.5 Manager PB
Tanda tangan PR.
5.6 Staf PB
Mengirim PR ke DirKeu.
DirKeu
Evaluasi dan memberi keputusan tentang permintaan yang ada
5.7
di PR.
Sekretaris DirKeu
Mengembalikan PR yang telah disetujui atau tidak disetujui
5.8
kembali ke PB.
5.9 Staf PB
PR yang tidak disetujui oleh DirKeu akan dikembalikan ke DYM.
Staf PB
Untuk PR yang disetujui oleh DirKeu, PB terlebih dahulu
5.10
menghubungi supplier yang terseleksi guna mengkonfirmasi

3
 lebih lanjut perihal kondisi barang ataupun pekerjaan sesuai
permintaan perusahaan.

5.11 Setelah supplier mengkonfirmasi permintaan perusahaan, PB Staf PB

mengeluarkan PO.

5.12 Tanda tangan PO Manager PB, DirKeu

5.13 Menyerahkan PO ke supplier yang terseleksi Staf PB

4
 No.Dokumen : SOP/PB/03
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 MASALAH RETUR BARANG PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan masalah retur barang ditangani secara cepat dan tepat.

2. CAKUPAN
Kebutuhan barang dan jasa perusahaan.

3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
GRF = Goods Return Form

4. DOKUMEN
GRF

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Mengajukan GRF atas kesalahan order entry. Staf DYM

5.2 Evaluasi dan menyetujui permohonan GRF Manager DYM

5.3 Menyerahkan GRF ke PB. Staf DYM

5.4 Evaluasi, menimbang dan menyetujui GRF. Manager PB

5.5 Menyesuaikan dan memperbaiki kesalahan order entry dengan Staf PB, Manager PB
masuk ke Program Inventory pilih menu issue return.

5.6 Mengedit, mencetak dan menandatangani formulir issue return. Staf PB, Manager PB

Menyimpan satu pertinggal formulir Issue Return sebagai arsip.

5.7 Staf PB

5
 No.Dokumen : SOP/PB/04
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 RETURN REJECT STOCK PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan barang yang return dan reject ditangani secara cepat dan tepat.

2. CAKUPAN
Masalah salah kirim/pesan, rusak, cacat, lewat tanggal kadaluarsa barang.

3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
GRF = Goods Return Form

4. DOKUMEN
GRF

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Identifikasi dan pisahkan barang yang rusak, salah kirim, tanggal Staf PB
kadaluarsanya terlalu singkat/ dekat.

5.2 Tempatkan barang tersebut ke rak khusus barang yang ditolak. Staf PB

5.3 Informasikan ke Manager PB perihal pengembalian barang Staf PB

tersebut.

5.4 Hubungi supplier secara lisan lewat telepon perihal barang yang Staf PB
akan dikembalikan.

5.5 Hubungi supplier untuk negosiasi penukaran barang yang rusak, Staf PB
salah kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu dekat.

5.6 Mengisi GRF untuk barang yang akan dikembalikan. Staf PB

5.7 Mengevaluasi dan menyetujui GRF. Manager PB

5.8 Berikan GRF ke bagian penerimaan barang. Staf PB

5.9 Cek dan verifikasi barang yang akan diretur sesuai dengan Staf PB
formulir receive return terlampir.

5.10 Berikan satu kopi GRF ke supplier dan simpan satu kopi untuk Staf PB
pertinggal perusahaan.

5.11 Memastikan informasi kartu stok dan data komputer sesuai Staf PB
dengan jumlah yang dikembalikan.

6
5.12 Kirim GRF ke Akunting untuk penyesuaian nilai pembelian. Staf PB
5.13 Mencatat keterangan dan alasan penolakan barang tersebut ke Staf PB
Daftar Evaluasi Supplier.

5.14 Informasikan ke DYM apabila barang yang dikembalikan telah Staf PB

datang

7
 No.Dokumen : SOP/PB/05
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 SELEKSI SUPPLIER PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan supplier baru yang menawarkan barang dan jasa telah diseleksi sesuai syarat.

2. CAKUPAN
Seluruh supplier baru di lingkungan perusahaan.

3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian

4. DOKUMEN
Daftar Supplier Terseleksi
Form Pemilihan Barang Baru
Form Kualifikasi Supplier Baru

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Mengidentifikasi Supplier Baru : Staf PB

5.1.1 Menerima penawaran dari supplier yang baru pertama kali Staf PB
menawarkan produk.
Berdasarkan adanya permintaan barang dari internal, jika ada
5.1.2 Staf PB
barang yang belum pernah dipesan, maka cari supplier yang bisa
memenuhi kebutuhan barang tersebut.
5.2. Staf PB
Menyeleksi supplier :
5.2.1 Staf PB
Kirimkan Form kualifikasi supplier. Minta supplier mengisi dan
mengembalikan. Jika supplier tidak bisa, minta penjelasan dari
supplier untuk memperoleh data yang diperlukan dan isikan data
ke dalam form tersebut.
5.2.2 Staf PB
Minta sampel atau demo produk dari supplier.
5.2.3 Staf PB
Menerima sample produk dari supplier.
5.2.4 Staf PB
Menyerahkan sample kepada user disertai formulir pemilihan
barang baru.
5.2.5 User
Melakukan uji coba sample.
5.2.6 User
Memberikan feedback kepada PB.
5.2.7 Manager PB
Mengevaluasi berdasarkan feedback dari user dan form
kualifikasi supplier.
5.2.8 Manager PB
Memberikan rekomendasi.
8
5.2.9 Update daftar supplier yang terseleksi. Manager PB

9
 No.Dokumen : SOP/PB/06
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 AUDIT STOK PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan stok barang rutin diperiksa dan disimpan di tempat yang aman.

2. CAKUPAN
Seluruh stok di gudang Pembelian.

3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian

4. DOKUMEN
Kartu Stok

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1. Memeriksa fisik stok dengan membandingkan dengan kartu stok Staf PB
setiap bulan.

5.2. Pisahkan barang yang telah jatuh tempo dan rusak saat Staf PB
memeriksa stok.

5.3. Catat selisih stok dan evaluasi barang yang jatuh tempo. Staf PB

5.4. Rekonsiliasi selisih stok dengan memeriksa kartu stok, form Staf PB
permintaan barang, dan surat jalan untuk memastikan data stok
telah di revisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan.
Staf PB
5.5. Revisi dan menyesuaikan data stok di kartu stok dan di program
inventory.

Kebersihan Gudang Pembelian.

Staf PB
5.6. Buang kardus yang kosong.

5.7. Staf PB
Pastikan jalan antar rak selalu bersih dan tidak terhalang.
5.8.
Bersihkan rak setiap minggu. Cek kebersihan lokasi stok barang
Staf PB
secara rutin.
5.9.
Pisahkan barang kimia dengan non kimia, barang basah dengan
Staf PB
bahan kering, barang mudah terbakar sebaiknya diisolir.
5.10.
Pisahkan barang yang sering dipakai di rak yang dekat dan bagian
Staf PB
bawah dan barang yang jarang dipakai di rak yang atas dan jauh.

No.Dokumen : SOP/PB/07
10
 Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 UJI COBA BARANG BARU PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan produk baru diuji coba dan bisa digunakan sesuai syarat dari user.

2. CAKUPAN
Seluruh produk baru.

3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian

4. DOKUMEN
Form Pengujian Barang Baru

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1. Menerima dan memastikan contoh barang baru sesuai Staf PB
spesifikasi dan bersedia diuji coba oleh DYM.

5.2. Mengirim ke DYM dan memastikan ada tanda tangan di Form Staf PB
Pengujian Barang Baru untuk menjadi bukti penerimaan barang.

5.3. Memastikan mengisi di kolom Penjelasan Pengujian dan tertulis Staf PB

jelas nama orang yang mencoba barang baru seminggu setelah
barang baru tersebut diterima oleh DYM.

5.4. Mengabarkan supplier beserta alasannya jika barang baru tidak Staf PB
berfungsi atau tidak sesuai.

5.5. Jika barang baru berfungsi dan sesuai dipakai oleh DYM, PB Staf PB
menegosiasikan harga dan kondisi penawaran dari supplier.

5.6 Mengevaluasi Form Pengujian Barang Baru dan kondisi Manager PB

penawaran supplier tersebut untuk dijadikan referensi prosedur
pembelian.

No.Dokumen : SOP/PB/08

11
 Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 EVALUASI SUPPLIER PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk menilai supplier terseleksi apakah masih layak dipertahankan.

2. CAKUPAN
Seluruh supplier terseleksi.

3. DEFINISI
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian

4. DOKUMEN
Form Evaluasi Supplier
Form Kualifikasi Supplier
Daftar Supplier Terseleksi

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Membuat jadwal evaluasi supplier. Staf PB

5.2 Mengumpulkan data transaksi supplier. Staf PB

5.3 Menganalisa data nilai transaksi, diskon, garansi, ketepatan Staf PB

waktu pengiriman barang, jumlah retur barang, tempo
pembayaran.

5.4 Mengevaluasi dan menyimpulkan dan rencana tindak lanjut. Mgr PB

5.5 Mengupdate daftar supplier yang terseleksi. Staf PB

No.Dokumen : SOP/PB/09

12
 Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 STOCK OPNAME PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk mengetahui dan memeriksa apakah jumlah stok barang di gudang dan di ruangan lain sesuai
dengan informasi yang tercatat di program inventory.

2. CAKUPAN
Seluruh stok barang di lingkungan perusahaan.

3. DEFINISI
Staf GD PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian

4. DOKUMEN
Form Hasil Stock Opname

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Sehari sebelum melakukan stock opname, Staf GD PB Staf GD PB
menghubungi Manager Departmen untuk minta persetujuan
5.2 Jika di setujui oleh Manager Departmen, Staf GD PB mencetak Staf GD PB
data stock ruangan yang dituju dari menu location stock yang di
program inventory. Staf GD PB
5.3 Melakukan stock opname ke semua ruangan dan gudang PB
setiap tiga bulan.

Hitung dan bandingkan jumlah stock secara pisik dengan yang Staf GD PB
5.4
ada di program inventory dan catat barang-barang yang belum di
order entry namun telah dipakai. Kemudian, cocokkan bin card
dengan pisik dan tulis jumlah yang sesuai dengan pisik di bin card.

Jika ada stock yang lewat kadaluarsanya, Staf GD PB akan

menggantinya dengan stock yang baru. Staf GD PB
5.5

Menyesuaikan informasi stock setelah transaksi penukaran yang

telah lewat kadaluarsanya di menu program inventory. Staf GD PB
5.6

Hasil stock opname harus terlebih dahulu di akui & di setujui oleh
staf departmen yang ikut opname. Staf GD PB
5.7

Menjelaskan hasil stock opname dan melaporkan ke Manager

Departmen, Internal Audit dan Accounting Staf GD PB
5.8

Tunggu keputusan Managemen untuk tindak lanjut hasil stock

5.9 opname.
Staf GD PB

No.Dokumen : SOP/PB/10

13
 Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 BARANG MASUK GUDANG PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk mengetahui dan memeriksa apakah barang yang masuk gudang sesuai spesifikasi dan jumlah.

2. CAKUPAN
Seluruh barang masuk gudang di lingkungan perusahaan.

3. DEFINISI
Staf GD PB = Staf Gudang Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian

4. DOKUMEN
Bin Card
Delivery Order
Purchase Order
Form Barang Masuk Gudang

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Membawa barang, dokumen DO dan PO dan menyerahkan ke Supplier/Vendor
Satpam.

5.2 Memeriksa barang dan kelengkapan dokumen. Satpam

5.3 Jika berkas lengkap barang boleh ke gudang. Satpam

5.4 Jika berkas tidak lengkap dilarang ke gudang. Satpam

Staf GD PB
5.5 Memeriksa barang, spesifikasi serta kelengkapan dokumen.
Staf GD PB, Spv GD PB
5.6 Mengisi dan menandatangani Form Barang Masuk Gudang.
Staf GD PB, Spv GD PB
5.7 Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

14
 No.Dokumen : SOP/PB/11
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 STANDARD OPERATING PROCEDURE NAMA
Status Revisi : 00 BARANG KELUAR GUDANG PERUSAHAAN
Halaman : 1/1 Departemen : PEMBELIAN

1. TUJUAN
Untuk mengetahui dan memeriksa apakah barang yang keluar gudang sesuai spesifikasi, jumlah dan
alasan yang tepat.

2. CAKUPAN
Seluruh barang keluar gudang dan keluar dari lingkungan perusahaan.

3. DEFINISI
Staf GD PB = Staf Gudang Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian

4. DOKUMEN
Bin Card
Delivery Order
Purchase Order
Form Barang Keluar Gudang = FBKG

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
5.1 Mengisi dan menandatangani FBKG. User, Manager User

5.2 Memeriksa, menyiapkan barang dan Menandatangani FBKG. User, Staf GD PB, Spv GD PB

5.3 Mengecek barang dan FBKG, jika tidak lengkap dilarang keluar Satpam
gudang.

5.4 Jika barang dan FBKG lengkap, mengizinkan barang keluar Satpam
gudang.
User,Driver
5.5 Membawa barang keluar gudang dan keluar lingkungan
perusahaan.
Staf GD PB, Spv GD PB
5.5 Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

PEMBELIAN ALAT TULIS KANTOR

1. Pengertian
Kegiatan memesan alat tulis kantor.

15
2. Subyek
1. Pembelian
2. Direktur Keuangan
3. Manager Pembelian
4. Manager DYM

3. Kebijakan
1. Semua alat tulis kantor harus tersedia cukup dan siap pakai.
2. Manager Pembelian harus mengawasi pembelian alat tulis kantor.

4. Prosedur Pembelian Alat Tulis Kantor

TANGGUNG
PROSES KETERANGAN
JAWAB
Manager - Mengajukan permintaan ATK untuk
Begin DYM stok sebulan dengan mengisi Form
Permintaan Stationary.
Mengajukan permintaan ATK - Evaluasi dan menyetujui
permohonan permintaan ATK di
FPS.
FPS

Evaluasi dan persetujuan FPS

Staf DYM - Kirim FPS ke Pembelian dengan

Kirim FPS ke Pembelian batas waktu paling lambat tgl 20
setiap bulannya.
Staf - Merangkum, evaluasi dan
Merangkum, Evaluasi dan
Persetujuan FPS
Pembelian, persetujuan FPS dari semua DYM.
Manager
Pembelian
Staf - Menyalin harga ATK ke PR dari
Menyalin harga ATK ke PR Pembelian rangkuman FPS yang disetujui.
- Mengirim PR ke DirKeu.

PR

Mengirim PR ke DirKeu

DirKeu - Evaluasi dan mempertimbangkan

Evaluasi, menimbang, persetujuan permintaan ATK yang
menyetujui PR
ada di PR.

16
 Sekretaris - Mengembalikan PR yang telah
1 DirKeu disetujui dan tidak disetujui oleh
DirKeu ke PB.
Mengembalikan PR

Staf - PB memberitahukan DYM apabila

PB memberitahukan DYM apabila
ada permintaan ATK yang tidak
disetujui oleh DirKeu
PB menghubungi supplier yang
terseleksi untuk konfirmasi
perihal kondisi dan kesanggupan
penyediaan permintaan ATK
Pembelian ada permintaan ATK yang tidak
disetujui oleh DirKeu.
- PB menghubungi supplier yang
terseleksi untuk konfirmasi perihal
kondisi dan kesanggupan penyediaan
permintaan ATK.
- Setelah konfirmasi supplier, PO
segera dikeluarkan.

Setelah konfirmasi supplier, PO

segera dikeluarkan

Manager - Menyetujui dan tanda tangan PO.

PO Pembelian,
DirKeu
Menandatangani PO

Staf - Memberikan PO ke supplier yang

Memberikan PO ke supplier Pembelian terseleksi.

End

19. ORDER PEMBELIAN

1. Pengertian
Kegiatan memesan barang dan jasa.

2. Subyek
1. Pembelian
2. Direktur Keuangan

17
 3. Manager Pembelian
4. Manager DYM
5. Staf DYM
6. Sekretaris

3. Kebijakan
1. Semua pengadaan barang dan jasa harus melalui supplier terseleksi.
2. Manager Pembelian harus mengawasi pembelian barang dan jasa.

4. Prosedur Order Pembelian

TANGGUNG
PROSES KETERANGAN
JAWAB
Staf DYM - Mengajukan permintaan barang
Begin atau pekerjaan dengan mengisi PR.

Mengisi PR

PR

Manager - Evaluasi dan menyetujui kebutuhan

Evaluasi, tanda tangan PR DYM permintaan barang atau pekerjaan.

Staf DYM - Menyerahkan PR ke PB.

Menyerahkan PR

Staf - Mencari dan membandingkan

Bandingkan harga
supplier
Pembelian, harga dari minimal dua supplier
Manager yang disetujui.
Pembelian
Manager - Tanda tangan PR.
Tandatangan PR Pembelian
Staf - Menyerahkan PR ke DirKeu.
Pembelian
Menyerahkan PR
DirKeu Evaluasi dan mempertimbangkan
persetujuan PR.
Evaluasi, menimbang,
menyetujui PR

18
 Sekretaris - Mengembalikan PR yang telah
1 disetujui atau tidak disetujui kembali
ke PB.

Mengembalikan PR ke Staf - PR yang tidak disetujui oleh DirKeu

PB Pembelian akan dikembalikan ke DYM.
- Untuk PR yang disetujui oleh DirKeu,
Mengembalikan PR PB terlebih dahulu menghubungi
yang ditolak ke DYM supplier yang terseleksi guna
mengkonfirmasi lebih lanjut perihal
kondisi barang ataupun pekerjaan
Menghubungi Supplier sesuai permintaan perusahaan.

Konfirmasi dan buat PO

PO

Menandatangani PO

Manager - Menyetujui dan tanda tangan PO.

Pembelian,
Memberikan PO ke
supplier
DirKeu
Staf - Memberikan PO ke supplier yang
Pembelian terseleksi.
End

20. MASALAH RETUR BARANG

1. Pengertian
Kegiatan menangani masalah barang yang tidak sesuai pesanan.

2. Subyek
1. Pembelian
2. Direktur Keuangan
3. Manager Pembelian

19
 4. Manager DYM

3. Kebijakan
1. Mencermati semua masalah retur barang dan terdokumentasi rapi.
2. Manager Pembelian harus mengawasi masalah retur barang.

4. Prosedur Masalah Retur Barang

TANGGUNG
PROSES KETERANGAN
JAWAB
Staf DYM - Mengajukan GRF atas kesalahan
Begin order entry.

Mengisi GRF

GRF

Manager - Evaluasi dan menyetujui GRF.

Evaluasi, tanda tangan GRF DYM

Staf DYM - Menyerahkan GRF ke PB.

Menyerahkan GRF

Manager - Evaluasi, menimbang dan

Evaluasi, menimbang,
menyetujui GRF
Pembelian menyetujui GRF.

Manager - Menyesuaikan dan memperbaiki

Pembelian, kesalahan order entry dengan
Memperbaiki order entry Staf masuk ke Program Inventory pilih
Pembelian menu issue return.
- Mengedit, mencetak dan
Edit, cetak dan tandatangan menandatangani formulir issue
Formulir Issue Return return.
Staf - Menyimpan satu pertinggal formulir
Pembelian Issue Return sebagai arsip.
Formulir Issue
Return

Menyimpan sebagai arsip

End

21. RETURN REJECT STOCK

1. Pengertian
Kegiatan mengembalikan barang yang ditolak.

2. Subyek
1. Pembelian
2. Direktur Keuangan
3. Manager Pembelian
20
 4. Manager DYM
3. Kebijakan
1. Mencermati semua masalah retur barang dan terdokumentasi rapi.
2. Manager Pembelian harus mengawasi masalah retur barang.
4. Prosedur Return Reject Stock
PROSES
Begin
Identifikasi dan pisahkan barang
Tempatkan ke rak khusus
Informasikan ke Manager PB
Hubungi supplier
Negosiasi barang retur
Mengisi GRF
GRF
Evaluasi dan menyetujui GRF
Menyerahkan GRF
Cek dan verifikasi barang retur
TANGGUNG
KETERANGAN
JAWAB
Staf - Identifikasi dan pisahkan barang
Pembelian yang rusak, salah kirim, tanggal
kadaluarsanya terlalu singkat/
dekat.
- Tempatkan barang tersebut ke rak
khusus barang yang ditolak.
- Informasikan ke Manager PB
perihal pengembalian barang
tersebut.
- Hubungi supplier secara lisan lewat
telepon perihal barang yang akan
dikembalikan.
- Hubungi supplier untuk negosiasi
penukaran barang yang rusak, salah
kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu
dekat.
- Mengisi GRF untuk barang yang
akan dikembalikan.
Manager - Evaluasi dan menyetujui GRF.
Pembelian
Staf - Menyerahkan GRF ke bagian
Pembelian penerimaan barang.
- Cek dan verifikasi barang yang akan
diretur sesuai dengan formulir
receive return terlampir.
21
 Staf - Berikan satu kopi GRF ke supplier
1 Pembelian dan simpan satu kopi untuk
pertinggal perusahaan.
- Memastikan informasi kartu stok
Berikan copian GRF dan data komputer sesuai dengan
jumlah yang dikembalikan.
Menyamakan data stok - Kirim GRF ke Akunting untuk
penyesuaian nilai pembelian.
- Mencatat keterangan dan alasan
Kirim GRF ke Akunting penolakan barang tersebut ke Daftar
Evaluasi Supplier.
- Informasikan ke DYM apabila barang
Mencatat alasan retur ke yang dikembalikan telah datang
Daftar Evaluasi Supplier

Daftar Evaluasi
Supplier

Informasi DYM barang

retur sudah diganti

End

22. SELEKSI SUPPLIER

1. Pengertian
Kegiatan memilih supplier baru sesuai syarat perusahaan.

2. Subyek
1. Pembelian
2. Manager Pembelian
3. User

22
3. Kebijakan
1. Setiap calon supplier harus diseleksi berdasarkan kemampuan, pengalaman dan rekam
jejaknya.
2. Manager Pembelian bertanggung jawab pemilihan supplier baru.
4. Prosedur Seleksi Supplier
PROSES
Begin
Identifikasi Supplier baru
Menerima penawaran baru
Cari supplier yang mampu
Menyeleksi supplier
Kirim Form Kualifikasi Supplier
Minta sample/demo produk
Terima sample/demo produk
Serahkan sample/demo
produk ke user
Uji coba sample
Berikan feedback ke PB
TANGGUNG
KETERANGAN
JAWAB
Staf - Mengidentifikasi Supplier Baru :
Pembelian - Menerima penawaran dari supplier
yang baru pertama kali
menawarkan produk.
- Berdasarkan adanya permintaan
barang dari internal, jika ada barang
yang belum pernah dipesan, maka
cari supplier yang bisa memenuhi
kebutuhan barang tersebut.
- Menyeleksi supplier :
- Kirimkan Form kualifikasi supplier.
Minta supplier mengisi dan
mengembalikan. Jika supplier tidak
bisa, minta penjelasan dari supplier
untuk memperoleh data yang
diperlukan dan isikan data ke dalam
form tersebut.
- Minta sampel atau demo produk
dari supplier.
- Menerima sample produk dari
supplier.
- Menyerahkan sample kepada user
disertai formulir pemilihan barang
baru.
User - Melakukan uji coba sample.
- Memberikan feedback kepada PB.
23
 Manager - Mengevaluasi berdasarkan feedback
1 Pembelian dari user dan form kualifikasi
supplier.
- Memberikan rekomendasi.
Mengevaluasi feedback - Update daftar supplier yang
terseleksi.
Form Kualifikasi
Supplier

Memberikan rekomendasi

Update Supplier

End

23. AUDIT STOCK

1. Pengertian
Kegiatan mengecek jumlah dan kondisi stok barang.

2. Subyek
1. Pembelian
2. Manager Pembelian

3. Kebijakan
1. Audit harus dilakukan secara rutin jumlah dan kondisi stok barang.
2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap audit stock.
24
4. Prosedur Audit Stock
TANGGUNG
PROSES KETERANGAN
JAWAB
Staf - Memeriksa fisik stok dengan
Begin Pembelian membandingkan dengan kartu stok
setiap bulan.
- Pisahkan barang yang telah jatuh
Memeriksa fisik stok tempo dan rusak saat memeriksa
dan kartu stok stok.
- Catat selisih stok dan evaluasi
Pisahkan barang rusak dan jatuh barang yang jatuh tempo.
tempo - Rekonsiliasi selisih stok dengan
memeriksa kartu stok, form
permintaan barang, dan surat jalan
Catat selisih stok
untuk memastikan data stok telah
di revisi sesuai dengan transaksi
yang dilakukan.
Rekonsiliasi selisik stok
- Revisi dan menyesuaikan data stok
di kartu stok dan di program
Revisi data stok inventory.
- Kebersihan Gudang Pembelian.
- Buang kardus yang kosong.
Buang kardus yang kosong
- Pastikan jalan antar rak selalu bersih
dan tidak terhalang.
Jalan antar rak selalu bersih, - Bersihkan rak setiap minggu. Cek
tidak terhalang kebersihan lokasi stok barang
secara rutin.
- Pisahkan barang kimia dengan non
Bersihkan rak setiap minggu
kimia, barang basah dengan bahan
kering, barang mudah terbakar
Pisahkan barang yang berbeda sebaiknya diisolir.
bahan - Pisahkan barang yang sering dipakai
di rak yang dekat dan bagian bawah
dan barang yang jarang dipakai di
Pisahkan barang yang rak yang atas dan jauh.
sering dipakai

End

24. UJI COBA BARANG BARU

1. Pengertian
Kegiatan menguji coba barang baru oleh user sebelum dipesan.

2. Subyek
1. Pembelian
2. Manager Pembelian
3. Supplier

3. Kebijakan
1. Setiap barang baru harus diuji coba fungsi dan kelayakannya.
25
 2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap uji coba barang baru.

4. Prosedur Uji Coba Barang Baru

TANGGUNG
PROSES KETERANGAN
JAWAB
Staf - Menerima dan memastikan contoh
Begin Pembelian barang baru sesuai spesifikasi dan
bersedia diuji coba oleh DYM.
- Mengirim ke DYM dan memastikan
Menerima barang baru ada tanda tangan di Form Pengujian
Barang Baru untuk menjadi bukti
Mengisi Form Pengujian Barang
penerimaan barang.
Baru - Memastikan mengisi di kolom
Penjelasan Pengujian dan tertulis
jelas nama orang yang mencoba
Form Pengujian barang baru seminggu setelah barang
Barang Baru baru tersebut diterima oleh DYM.
- Mengabarkan supplier beserta
alasannya jika barang baru tidak
Mengisi kolom berfungsi atau tidak sesuai.
Penjelasan Pengujian - Jika barang baru berfungsi dan sesuai
dipakai oleh DYM, PB menegosiasikan
harga dan kondisi penawaran dari
Mengabari supplier
supplier.

Negosiasi harga

Manager - Mengevaluasi Form Pengujian Barang

Evaluasi Form Pengujian
Pembelian Baru dan kondisi penawaran supplier
Barang Baru
tersebut untuk dijadikan referensi
prosedur pembelian.
End

25. EVALUASI SUPPLIER

1. Pengertian
Kegiatan menilai supplier terseleksi apakah masih layak dipertahankan.

2. Subyek
1. Pembelian
2. Manager Pembelian

3. Kebijakan
1. Mendata nilai transaksi supplier terseleksi.
2. Manager Pembelian harus mengevaluasi supplier terseleksi secara berkala.

26
4. Prosedur Evaluasi Supplier
TANGGUNG
PROSES KETERANGAN
JAWAB
Staf - Membuat jadwal evaluasi supplier.
Begin Pembelian - Mengumpulkan data transaksi
supplier.
- Menganalisa data nilai transaksi,
Membuat jadwal diskon, garansi, ketepatan waktu
evaluasi supplier pengiriman barang, jumlah retur
barang, tempo pembayaran.
Mengumpulkan data
transaksi

Menganalisa data
transaksi

Manager - Mengevaluasi dan menyimpulkan

Mengevaluasi dan Pembelian dan rencana tindak lanjut.
menyimpulkan

Mengupdate daftar supplier

Staf - Mengupdate daftar supplier yang
terseleksi Pembelian terseleksi.

End

26. STOCK OPNAME

1. Pengertian
Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah jumlah stok barang di gudang dan di ruangan
lain sesuai dengan informasi yang tercatat di program inventory.

2. Subyek
1. Pembelian
2. Manager Pembelian

3. Kebijakan
1. Semua data stok barang harus sama antara data fisik, kartu stok dan program inventory.
27
 2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Stock Opname.

4. Prosedur Stock Opname

TANGGUNG
PROSES KETERANGAN
JAWAB
Staf - Sehari sebelum melakukan stock
Begin Pembelian opname, Staf GD PB menghubungi
Manager Departmen untuk minta
persetujuan
Minta persetujuan - Jika di setujui oleh Manager
Manager Departemen Departmen, Staf GD PB mencetak
data stok ruangan yang dituju dari
menu location stock yang di
Mencetak data stok program inventory.
- Melakukan stock opname ke semua
ruangan dan gudang PB setiap tiga
Melakukan stock
opname bulan.
- Hitung dan bandingkan jumlah stock
secara pisik dengan yang ada di
Menghitung dan program inventory dan catat
membandingkan data stok barang-barang yang belum di order
entry namun telah dipakai.
Kemudian, cocokkan bin card
Mengganti stok kadaluarsa dengan pisik dan tulis jumlah yang
sesuai dengan pisik di bin card.
- Jika ada stok yang lewat
Menyesuaikan informasi stok kadaluarsanya, Staf GD PB akan
menggantinya dengan stok yang
baru.
Pengakuan dan persetujuan - Menyesuaikan informasi stok
stock opname oleh staf setelah transaksi penukaran yang
telah lewat kadaluarsanya di menu
Melaporkan hasil stock program inventory.
opname - Hasil stock opname harus terlebih
dahulu di akui & di setujui oleh staf
departmen yang ikut opname.
Menunggu keputusan - Menjelaskan hasil stock opname dan
management
melaporkan ke Manager
Departmen, Internal Audit dan
Accounting
End
- Tunggu keputusan Management
untuk tindak lanjut hasil

27. BARANG MASUK GUDANG

1. Pengertian
Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah barang yang masuk gudang sesuai spesifikasi
dan jumlah.
2. Subyek
1. Staf Gudang Pembelian
2. Supervisor Gudang Pembelian

3. Kebijakan
1. Semua barang masuk harus sesuai spesifikasi, jumlah dan dokumen lengkap.
2. Supervisor Gudang Pembelian bertanggung jawab terhadap barang masuk gudang.
28
 TANGGUNG
PROSES KETERANGAN
JAWAB
Supplier/Vendor - Membawa barang, dokumen DO dan
Begin PO dan menyerahkan ke Satpam.

Membawa barang, dokumen

DO dan PO dan menyerahkan
ke Satpam

Satpam - Memeriksa barang dan kelengkapan

dokumen.
- Jika berkas lengkap barang boleh ke
Periksa gudang.
Barang, - Jika berkas tidak lengkap dilarang ke
dokumen gudang.
lengkap?
Tidak

Dilarang
ke Ya
gudang

Boleh ke gudang

Staf GD PB - Memeriksa barang, spesifikasi serta

Memeriksa barang, spesifikasi kelengkapan dokumen.
serta kelengkapan dokumen

Staf GD PB, SPV - Mengisi dan menandatangani Form

Form Barang Masuk GD PB Barang Masuk Gudang.
Gudang - Mengisi, verifikasi Bin Card dan
program inventory.

Bin Card dan

program inventory

End

28. BARANG KELUAR GUDANG

1. Pengertian
Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah barang yang keluar gudang sesuai spesifikasi
dan jumlah.
2. Subyek
1. Staf Gudang Pembelian
2. Supervisor Gudang Pembelian
3. Satpam
3. Kebijakan
1. Semua barang keluar harus sesuai spesifikasi, jumlah dan dokumen lengkap.
2. Supervisor Gudang Pembelian bertanggung jawab terhadap barang keluar gudang.

29
 TANGGUNG
PROSES KETERANGAN
JAWAB
User, Manager - Mengisi dan menandatangani FBKG.
Begin User

Mengisi dan menandatangani

FBKG

FBKG (Form Barang

Keluar Gudang)

User, Staf GD - Memeriksa, menyiapkan barang dan

PB, Spv GD PB Menandatangani FBKG
Memeriksa, menyiapkan barang
dan Menandatangani FBKG

Satpam - Mengecek barang dan FBKG, jika tidak

lengkap dilarang keluar gudang.
- Jika barang dan FBKG lengkap,
Barang dan mengizinkan barang keluar gudang.
FBKG lengkap?

Tidak

Dilarang
keluar

Boleh keluar

User,Driver - Membawa barang keluar gudang dan

Membawa barang keluar keluar lingkungan perusahaan

Staf GD PB, SPV - Mengisi dan menandatangani Form

Bin Card dan GD PB Barang Masuk Gudang.
program inventory - Mengisi, verifikasi Bin Card dan
program inventory.

End

Supplier Code :
Supplier Name : Form Permintaan Stationary
Address : FPS No :
Telephone : FPS Date :
Contact Person :
No Item Code Item Name UOM Qty Unit Price Amount
1 BKX001 Buku Ekspedisi AA
2 BKT001 Buku Tulis AA

30
3 KRF001 Kertas HVS Folio AA

Total Amount

Requested by : Date : Ship to :

_______________________

Approved by : Date :

_______________________

Supplier Code :
Supplier Name : Purchase Order
Address : PO No :
Telephone : PO Date :
Contact Person :
No Item Code Item Name UOM Qty Unit Price Amount

31
 Total Amount
Tax
Total Amount
after Tax

Requested by : Date : Ship to :

_______________________

Approved by : Date :

_______________________

Supplier Code :
Supplier Name : Form Barang Masuk Gudang
Address : PO No : DO No :
Telephone : PO Date : DO Date :
Contact Person :
No Item Code Item Name UOM Qty Unit Price Amount

32
 Checked by : Date : Approved by : Date :

Staf Gudang Pembelian Spv Gudang Pembelian

_______________________ _______________________

Request Dept :
Mgr Dept Name : Form Barang Keluar Gudang
Reason : No :
Signature/Date :

No Item Code Item Name UOM Qty

33
Checked by : Date : Approved by : Date :

Staf Gudang Pembelian Spv Gudang Pembelian

_______________________ _______________________

Checked by : Date :

Security
_______________________

SERVICE REQUEST FORM

SRF No :

Date/Time Request : Date/Time Start :

Department : Date/Time Finish :
Requested by/Sign : Technician/Sign :

No Description Repair Replace Upgrade New

34
 Service Quality Score : (√): 1. Worst ___ 2. Bad ___ 3. Fair ___ 4. Good ___ 5. Excelent ___

SERVICE REQUEST FORM

SRF No :

Date/Time Request : Date/Time Start :

Department : Date/Time Finish :
Requested by/Sign : Technician/Sign :

No Description Repair Replace Upgrade New

Service Quality Score : (√): 1. Worst ___ 2. Bad ___ 3. Fair ___ 4. Good ___ 5. Excelent ___

DAFTAR SUPPLIER TERSELEKSI

Contact Bidang Quality System
No Nama Supplier Alamat Catatan
Person Usaha Implementation

35
Supplier Code :
Supplier Name : Goods Return Form
Address : GRF No :
Telephone : GRF Date :
Contact Person :
Reason for
No Item Code Item Name UOM Qty Returning Remarks
Goods(*)

36
 (*) Damaged Goods = DG, Duplicate Order = DO, Incorrect Goods = IG, Other .............

Requested by : Approved by :

User Manager Pembelian

FORM PEMILIHAN BARANG BARU

Diserahkan oleh/Paraf : Penguji/Paraf :
Diterima oleh/Paraf : Tanggal Pengujian :
Serial Number
Hasil Pengujian
No Merek Model & Produk Penjelasan Pengujian
(Setuju/Tolak)
Number

37
 FORM PEMILIHAN BARANG BARU
Diserahkan oleh/Paraf : Penguji/Paraf :
Diterima oleh/Paraf : Tanggal Pengujian :
Serial Number
Hasil Pengujian
No Merek Model & Produk Penjelasan Pengujian
(Setuju/Tolak)
Number

Form Kualifikasi Supplier Baru

Nama Supplier Contact Person Alamat Bidang Usaha

38
 Kategori Bisnis Jangka Waktu
NPWP Telepon/Fax/Email
PT/CV/FIRMA/UD/TOKO Pembayaran

Dibuat oleh, Dievaluasi oleh,

Tanggal : Tanggal :

Staf Pembelian Manager Pembelian

Form Evaluasi Supplier

Periode Evaluasi :

Kode Supplier : Nama Supplier :

Parameter Penilaian Kinerja Nilai

A. Frekuensi barang kadaluarsa
B. Frekuensi barang ditolak
C. Frekuensi terlambat pengiriman

39
 Nilai rata-rata = (A+B+C)
3

Penjelasan :
Parameter Penilaian Kinerja Nilai
Frekuensi barang kadaluarsa < 3 kali 10
4 - 6 kali 8
7 – 12 kali 6
> 15 kali 5
Frekuensi barang ditolak < 3 kali 10
4 - 6 kali 8
7 – 12 kali 6
> 15 kali 5
Frekuensi terlambat pengiriman < 3 kali 10
4 - 6 kali 8
7 – 12 kali 6
> 15 kali 5

Perhitungan Penilaian :
Nilai rata-rata Penilaian
9 – 10 Sangat bagus
8–9 Bagus
7–8 Perlu negosiasi ulang
5–6 Pertimbangkan untuk dihapus dari daftar
supplier

Kesimpulan : Disetujui oleh,

Manager Pembelian

KARTU STOK
Nama Supplier : Periode :
Kode Supplier : Verified by : Verified date :
No Tgl Kode Nama UOM Lokasi Harga Harga Masuk Keluar Saldo Catatan
Barang Barang Stok Beli Jual Akhir

40
Kontrol Stok
Jumlah Maksimal
Jumlah Minimal
Batas diorder kembali

41
 Form Hasil Stock Opname
Periode :
Departemen : Divisi :
Jumlah menurut Unit Kondisi Barang
No Kode Barang Nama Barang UOM Keterangan
Kartu Program Selisih Price Baik Rusak Hilang

Nama Tim Stock Opname Jabatan Tanda Tangan dan Tanggal

42
43