SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA

Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100)

Malang - Jawa Timur Indonesia

No. Dokumen : No. Revisi : No. Salinan :

QP / 7.4 / 02-02 00

PROSEDUR
SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER

Distribusi Kepada :

SALINAN TERKENDALI

Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
 SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA No. Dokumen : No. Revisi :
Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100)
Malang - Jawa Timur Indonesia QP / 7.4 / 02-02 00

PROSEDUR No. Salinan : Halaman :

SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER QP / 4.2 / 01 01 dari 03

1.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan cara pemilihan supplier (baik supplier
barang maupun jasa) yang lebih selektif dan kompetitif, serta untuk
mempermudah perolehan barang/jasa di pasaran dengan harga yang lebih
kompetitif, serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk menetapkan supplier mulai dari pemilihan supplier
(seleksi supplier) dan evaluasi supplier yang dilakukan setiap 6 (enam) bulan
sekali.

3.0 DEFINISI
3.3 Supplier Tetap
Supplier yang telah masuk dalam Daftar Supplier Terseleksi dan telah
dilakukan transaksi pembelian secara kontinu (minimal terjadi 1 kali
transaksi pembelian dalam 6 bulan) atau supplier yang bersangkutan
merupakan supplier tunggal bagi lembaga.
3.4 Supplier Tidak Tetap
Supplier yang hanya dilakukan transaksi pembelian secara insidentiil.
3.5 Pedoman Penilaian Supplier
Dokumen yang digunakan sebagai pedoman untuk melakukan penilaian hasil
evaluasi terhadap supplier.

4.0 DOKUMEN PENDUKUNG

4.3 Pedoman Mutu Bagian 7.4 (Pembelian)
4.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.4

RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia

Dibuat oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Pembantu Ketua II Bidang Administrasi Management Representative Ketua

Gumulya Djuharto, M.Th. Marthen Nainupu, M.Th Dr. Agung Gunawan, Th.M.
Tanggal : 21 / 11 / 2014 Tanggal : 21 / 11 / 2014 Tanggal : 21 / 11 / 2014
 SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA No. Dokumen : No. Revisi :
Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100)
Malang - Jawa Timur Indonesia QP / 7.4 / 02-02 00

PROSEDUR No. Salinan : Halaman :

SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER QP / 4.2 / 01 02 dari 03

5.0 RINCIAN PROSEDUR

A. PROSEDUR SELEKSI SUPPLIER
5.1 Staf Pembelian
5.1.1 Mencari supplier sesuai dengan barang/jasa yang dibutuhkan,
kemudian meminta penawaran harga (termasuk data-data lainnya
terkait dengan pembelian) dari calon supplier.
5.1.2 Meminta supplier untuk mengisi Daftar Isian Supplier (FM/7.4/02-01).
Pada kondisi khusus, pengisian dapat dilakukan oleh pihak Staf
Pembelian berdasarkan informasi dari calon supplier.
5.1.3 Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait mengenai
kesesuaian supplier dan mendokumentasikannya kedalam formulir
Evaluasi Pemilihan Supplier (FM/7.4/02-02) serta menyerahkannya
kepada Puket II Bidang Administrasi.

5.2 Puket II Bidang Administrasi

5.2.1 Menerima Evaluasi Pemilihan Supplier dan memberikan rekomendasi
untuk memutuskan supplier yang dipilih.
5.2.2 Menyerahkan Evaluasi Pemilihan Supplier kepada Staf Pembelian.

5.3 Staf Pembelian

5.3.1 Memasukkan data-data supplier kedalam Daftar Supplier Terseleksi
(FM/7.4/02-03) dan menyerahkannya kepada Puket II Bidang
Administrasi untuk disetujui.

B. PROSEDUR EVALUASI SUPPLIER

5.1 Staf Pembelian

5.1.1 Melakukan evaluasi terhadap supplier dan mendokumentasikan hasil
penilaian kedalam formulir Evaluasi Supplier (FM/7.4/02-04), dengan
aturan sebagai berikut :
a. Penilaian terhadap supplier dilakukan secara serempak dalam
periode waktu 6 (enam) bulan. Untuk supplier tidak tetap,
penilaian dilakukan apabila terjadi transaksi pembelian.
b. Untuk supplier dengan hasil penilaian baik dan cukup maka tetap
dimasukkan dalam Daftar Supplier Terseleksi dan dapat dilakukan
transaksi pembelian.
c. Untuk supplier dengan hasil penilaian kurang baik tetap
dimasukkan dalam Daftar Supplier Terseleksi tetapi diberi
keterangan “Pembinaan” pada kolom keterangan.
 SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA No. Dokumen : No. Revisi :
Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100)
Malang - Jawa Timur Indonesia QP / 7.4 / 02-02 00

PROSEDUR No. Salinan : Halaman :

SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER QP / 4.2 / 01 03 dari 03

Catatan : pembinaan dapat dilakukan dengan cara kunjungan,

telepon, surat/fax maupun melalui e-mail dan hasil
pembinaan didokumentasikan ke dalam formulir Hasil
Pembinaan Supplier (FM/7.4/02-05).
d. Jika dari hasil pembinaan terdapat peningkatan kualitas supplier,
maka transaksi pembelian dapat dilakukan.
5.1.2 Memperbarui Daftar Supplier Terseleksi berdasarkan hasil evaluasi
dan menyerahkannya kepada Puket II Bidang Administrasi.

5.2 Puket II Bidang Administrasi

5.2.1 Menerima Daftar Supplier Terseleksi dan menandatanganinya,
kemudian mengembalikannya kepada Staf Pembelian untuk dijadikan
acuan dalam melakukan transaksi pembelian.

6.0 LAMPIRAN
6.3 FM / 7.4 / 02-01 : Daftar Isian Supplier
6.4 FM / 7.4 / 02-02 : Evaluasi Pemilihan Supplier
6.5 FM / 7.4 / 02-03 : Daftar Supplier Terseleksi
6.6 FM / 7.4 / 02-04 : Evaluasi Supplier
6.7 FM / 7.4 / 02-05 : Hasil Pembinaan Supplier