Dok No: RI - JK - OS - 940 - PU - P - 8.4.

2 - 01
Rev : 06
PT RENTOKIL INDONESIA Tanggal Terbit : 1 Desember 2020
Page 1 of 5

JUDUL : PROSEDUR ORDER PEMBELIAN

PERUBAHAN

MASALAH ALASAN PERUBAHAN

Tahapan proses/prosedur saat ini ada Menyesuaikan dengan situasi dan kondisi saat ini
yang belum sesuai dengan kondisi
maupun perkembangan saat ini

Rev Hal Rev Hal Tanggal dan Stempel

06 1-5

PERSETUJUAN
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Dept OSD OSD
Posisi Head of Procurement &
Head of Procurement MR
SC
Nama Yanti Susanti Saptono P.M. Yugono Ade HKomarasakti

Tanda Tangan

Tanggal 1 Desember 2020 1 Desember 2020 1 Desember 2020

Dokumen ini menjadi tidak terkendali jika dicetak atau dalam bentuk hardcopy
 Dok No: RI - JK - OS - 940 - PU - P - 8.4.2 - 01
Rev : 06
PT RENTOKIL INDONESIA Tanggal Terbit : 1 Desember 2020
Page 2 of 5

JUDUL : PROSEDUR ORDER PEMBELIAN

1.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini menerangkan proses permintaan pembelian di PT Rentokil Indonesia

2.0 TUJUAN
Menetapkan prosedur untuk seluruh proses pembelian yang harus sesuai dengan standar
yang telah ditentukan oleh PT Rentokil Indonesia

3.0 DEFINISI
3.1 Purchase Request Google Online adalah media aplikasi yang digunakan untuk
membuat pengajuan Request secara online
3.2 Category adalah klasifikasi biaya yang digunakan oleh perusahaan
3.3 Item Description adalah deskripsi permintaan
3.4 Specification adalah detail kebutuhan permintaan
3.5 Quantity adalah jumlah barang/jasa yang diajukan
3.6 UoM/unit of Measurement adalah pengukuran unit
3.7 Remarks adalah keterangan tambahan
3.8 File Attachment adalah lampiran yang mendukung permintaan
3.9 GRN adalah proses penerimaan barang/jasa di dalam system Navision
3.10 Capex Requitision adalah Permintaan Asset
3.11 Risk Base Thinking adalah aspek resiko dan peluang terkait sesuai dengan ketentuan
dalam ISO 9001

4.0 ACUAN
Mengacu kepada ISO 9001

5.0 INFORMASI UMUM

5.1 Spesifikasi barang/jasa di review satu tahun sekali kecuali ada ketentuan lain
5.2 Tenggang waktu PO maksimal selama 3 bulan kecuali ada ketentuan lain atau ada
hal lain sejak PO diterbitkan
5.3 PO dikirim kepada supplier lengkap dengan lampiran file General Terms and
Conditions of Trade
5.4 Pembelian dilakukan sesuai dengan permintaan yang diajukan user melalui
Purchase Request Google Online
5.5 Order pembelian harus di setujui oleh Manager terkait dan ROM/RSOM/Senior
Manager/Direktur
5.6 Setiap pembelian barang/jasa baru dengan total pembelian minimal Rp 500.000.000
(lima ratus juta rupiah) harus melampirkan minimal 3 penawaran dari 3 supplier
yang berbeda kecuali barang yang dibeli langsung dari pabrik, sole agent atau
distributor. Untuk pembelian di bawah 500.000.000 (lima ratus juta rupiah) tidak
harus 3 penawaran dari 3 supplier atau mengacu pada ketentuan Global minimal
GBP 50,000. Kekecualian harus ada persetujuan khusus

Dokumen ini menjadi tidak terkendali jika dicetak atau dalam bentuk hardcopy
 Dok No: RI - JK - OS - 940 - PU - P - 8.4.2 - 01
Rev : 06
PT RENTOKIL INDONESIA Tanggal Terbit : 1 Desember 2020
Page 3 of 5

JUDUL : PROSEDUR ORDER PEMBELIAN

5.7 Dalam melakukan review terhadap permintaan yang berkaitan dengan chemical dan
equipment atau peralatan service baru, atau hal baru lainnya Procurement harus
melibatkan bagian terkait seperti Technical, IT, Marketing, SHE, Operation, HR atau
bagian lainnya
5.8 Khusus untuk Permintaan Pembelian stock dari Supply Chain Management,
menggunakan worksheet yang diupload ke dalam system Navision

6.0 PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

6.1 User
6.1.1 Mengacu pada kebutuhan akan barang/jasa, mengisi Purchase Request
Form dalam Purchase Request Google online
6.1.2 Melakukan monitoring pada status Purchase Request
6.1.3 Melakukan update Purchase Request pada Purchase Request Google online
6.1.4 Melakukan komunikasi kepada Procurement Buyer/staff apabila ada
ketidaksesuaian barang/jasa yang diterima

6.2 Supply Chain

6.2.1 Mengajukan permintaan pembelian dengan menggunakan worksheet via
Navision
6.2.2 Mencetak dan meminta persetujuan terhadap worksheet permintaan
pembelian tersebut
6.2.3 Memberikan worksheet yang sudah disetujui kepada Procurement
Buyer/Staff
6.2.4 Membuat GRN di dalam system setelah menerima barang stock

6.2 Procurement Buyer dan Staff

6.2.1 Menerima Purchase Request Online/Worksheet setelah disetujui oleh atasan
terkait melalui email
6.2.2 Mereview barang/jasa baru yang diminta termasuk approval spesifikasi
barang/jasa dari bagian terkait seperti Technical, IT, Marketing, SHE,
Operation, HR atau bagian lainnya
6.2.3 Melakukan tender untuk barang/jasa yang belum pernah diorder sesuai
dengan ketentuan tender pada point 5.6 dan melakukan tender secara
reguler sesuai kebutuhan
6.2.4 Melakukan registrasi supplier baru (apabila ada)
6.2.5 Memastikan supplier memiliki dan menerapkan Sistem Manajemen K3L
6.2.6 Meminta nomor Asset kepada Finance untuk barang asset
6.2.7 Membuat PO untuk barang/jasa/stock yang sudah disetujui
6.2.8 Mengirimkan PO kepada supplier melalui email setelah PO disetujui sesuai
dengan otorisasi limit pada Authority Matrix
6.2.9 Membuat GRN di dalam system setelah menerima konfirmasi penerimaan
barang/jasa selain barang stock

Dokumen ini menjadi tidak terkendali jika dicetak atau dalam bentuk hardcopy
 Dok No: RI - JK - OS - 940 - PU - P - 8.4.2 - 01
Rev : 06
PT RENTOKIL INDONESIA Tanggal Terbit : 1 Desember 2020
Page 4 of 5

JUDUL : PROSEDUR ORDER PEMBELIAN

6.3 Procurement Head dan Head of Procurement & SC

6.3.1 Mereview PO sebelum diterbitkan
6.3.2 Menyetujui PO sesuai dengan otorisasi limit pada Authority Matrix
6.3.3 Menyetujui tender untuk barang/jasa

6.4 Direktur
6.4.1 Mereview dan Menyetujui PO sesuai dengan otorisasi limit pada Authority
Matrix

7.0 HAL KHUSUS

7.1 Form Capex harus disetujui oleh Manager dan ROM/RSOM/Senior
Manager/Direktur
7.2 Permintaan emergency untuk perusahaan hanya diperbolehkan setelah ada
persetujuan dari ROM/RSOM/Senior Manager/Direktur terkait
7.3 Semua pengecualian harus mendapat persetujuan secara tertulis oleh
ROM/RSOM/Senior Manager/Direktur terkait terlebih dahulu
7.4 Untuk PO terkait dengan sewa kendaraan, renovasi atau ada ketentuan lain,
tenggang waktunya dapat melebihi 3 bulan
7.5 Untuk Permintaan Asset dengan value di atas Rp 3.500.000 (Tiga Juta Lima Ratus
Rupiah), User harus melampirkan Capex Requisition yang sudah disetujui sesuai
dengan Matrix). Kecuali untuk barang stock yang memiliki nilai depresiasi, maka
tidak mengikuti ketentuan value tersebut di atas untuk pengajuan capexnya dan
kecuali Bisnis Unit lain yang ditentukan oleh Finance.
7.6 Prosedur ini dapat juga diterapkan untuk proses pembelian di Divisi Hygiene
7.7 Mengacu pada persyaratan ISO 9001.2.2015 terkait konsep Risk Base Thinking
maka tahapan proses pada prosedur perlu mempertimbangkan aspek resiko dan
peluang terkait. Penjabaran mengenai aspek resiko dan peluang serta tindak
lanjutnya tertuang pada file atau form penilaian resiko pada proses di bagian terkait

8.0 CATATAN MUTU

8.1 Permintaan Pembelian disimpan selama 1 tahun
8.2 Form Order Planning Consumable item & Import disimpan selama 1 tahun
8.3 Form Order Planning HY disimpan selama 1 tahun
8.4 Form Order Planning PC disimpan selama 1 tahun
8.5 Purchase Order disimpan selama 5 tahun
8.6 Form Request Worksheet disimpan selama 5 tahun

8.0 LAMPIRAN
9.1 Form Purchase Request RI - JK - OS - 940 - PU - F - 8.4.2 - 010
9.2 Form Order Planning Consumable item & Import RI - JK - OS - 940 - PU - F - 8.4.2 - 07
9.3 Form Order Planning HY RI - JK - OS - 940 - PU - F - 8.4.2 - 011
9.4 Form Order Planning PC RI - JK - OS - 940 - PU - F - 8.4.2 - 08
9.5 Form PO RI - JK - OS - 940 - PU - F - 8.4.2 - 03

Dokumen ini menjadi tidak terkendali jika dicetak atau dalam bentuk hardcopy
 Dok No: RI - JK - OS - 940 - PU - P - 8.4.2 - 01
Rev : 06
PT RENTOKIL INDONESIA Tanggal Terbit : 1 Desember 2020
Page 5 of 5

JUDUL : PROSEDUR ORDER PEMBELIAN

9.6 Form Request Worksheet RI - JK - OS - 940 - PU - F - 8.4.2 - 09

TANGGUNG SUPPORTING
FLOW CHART ORDER PEMBELIAN
JAWAB DOKUMEN

START Mengisi Purchase

User Form Purchase Request
Request Form via
Google Online Online

Review Permintaan E-mail eskalasi

Manajer terkait & pembelian dan Purchase Request
Direktur persetujuan Online

Manajer terkait & OK

Direktur

Procurement Buyer Review Purchase E-mail eskalasi

/staff Request Online Purchase Request
Online

Procurement Apakah barang

Belum Penawaran/
Pernah Dokumen tender
Buyer/Staff sudah pernah Mencari best
diorder Supplier registration
price/tender
sebelumnya Capex Requisition
PO

Sudah
Pernah Create PO

Review & approve

Procurement Head & Review PO & approve PO & menyetujui PO
Head of Procurement PO (Navision) tender
& SC

PO
Procurement Pengiriman PO ke
Buyer/Staff Supplier

E-mail konfirmasi
User Cabang Konfirmasi Penerimaan penerimaan Barang
Barang

Procurement GRN atas Persetujuan

Buyer/staff dan Penerimaan Barang
END Receive Nav

Dokumen ini menjadi tidak terkendali jika dicetak atau dalam bentuk hardcopy
 Dok No: RI - JK - OS - 940 - PU - P - 8.4.2 - 01
Rev : 06
PT RENTOKIL INDONESIA Tanggal Terbit : 1 Desember 2020
Page 6 of 5

JUDUL : PROSEDUR ORDER PEMBELIAN

Dokumen ini menjadi tidak terkendali jika dicetak atau dalam bentuk hardcopy