No.

: 1
Effektif : BAB I
Revisi : 0 (nol) PENERIMAAN KARYAWAN

1. Tujuan
Memberikan panduan dalam tertib administrasi proses penerimaan karyawan baru.

2. Pengertian
Penerimaan karyawan adalah proses mendapatkan tenaga-tenaga ahli yang potensial dan
berdaya guna sesuai bidangnya untuk ditempatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Proses ini meliputi analisa kebutuhan, pencarian tenaga kerja, seleksi sampai penerimaan
karyawan baru.

3. Ketentuan
3.1. Penerimaan karyawan setiap tanggal 1 dan 15 setiap bulannya, kecuali jika ada
penerimaan karyawan yang sifatnya mendesak.
3.2. Dasar dilakukannya penerimaan karyawan adalah sesuai dengan Rencana Kebutuhan
Karyawan Tahunan (RKKT) yang telah disetujui oleh Pemimpin Unit Usaha dan
Corporate Human Capital Development (HCD) atau kebutuhan lain yang mendesak
sesuai persetujuan CEO dan Corporate Human Capital Development (HCD).
3.3. Syarat calon karyawan:
3.3.1. Memenuhi persyaratan umum yang sesuai dengan jabatan:
a. Berusia minimum 18 tahun atau maksimum 40 tahun ketika pertama kali
diterima. Khusus untuk karyawan dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
(PKWT) level manajerial profesional (prohired) , usia ditentukan sesuai
dengan kebutuhan organisasi yang ditentukan oleh CEO dan Corporate
Human Capital Development (HCD).
b. Berbadan dan berjiwa sehat.
c. Bersedia mentaati peraturan dan tata tertib Perusahaan.
d. Tidak terlibat kegiatan/keanggotaan dari partai/organisasi yang dilarang oleh
Pemerintah serta berkelakuan baik sesuai dengan surat keterangan yang
dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
e. Tidak terikat dalam hubungan kerja dengan pihak/subyek hukum lain.
f. Jika syarat pendidikan minimal D3/S1 maka nilai IPK minimum adalah 2,75.
3.3.2. Memenuhi persyaratan kompentensi yang sesuai dengan jabatan : ketrampilan,
pengetahuan, dan sikap.
3.3.3. Untuk menghindari conflict of interest dalam pekerjaan maka calon karyawan
tidak boleh mempunyai hubungan keluarga (baik keluarga inti, kandung, maupun
semenda) dalam dimensi vertikal maupun horisontal dengan karyawan yang
telah bekerja di perusahaan.
3.3.4. Mengikuti dan lulus seluruh proses seleksi.
3.4. Perusahaan dapat menerima karyawan dengan status:
3.4.1. untuk posisi tidak permanen, diberlakukan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
(PKWT) dengan ketentuan yang berlaku sesuai dengan perundangan.
3.4.2. untuk posisi permanen diberlakukan Perjanjian Kerja dengan masa percobaan 3
(tiga) bulan dan disahkan dalam Surat Perjanjian Kerja.
3.5. Penggantian karyawati yang cuti melahirkan sebaiknya diambil dari sumber daya yang
telah tersedia (intern) dengan cara merangkap pekerjaannya, apabila terpaksa harus

1
 mengambil dari karyawan baru (extern) maka harus dilakukan dengan sistem kontrak 3
(tiga) bulan dan dengan persetujuan HR & GA Manager dan CEO.

4. Alur Proses
4.1. Rencana Kebutuhan Karyawan Tahunan (RKKT)
Rencana Kebutuhan Karyawan Tahunan adalah proses perencanaan sumber daya
manusia selama 1 (satu) tahun ke depan yang disetujui oleh CEO dan Corporate Human
Capital Development (HCD) di awal tahun.
4.2. Permintaan Karyawan
4.2.1 Calon atasan (minimal manager) mengisi Formulir Permintaan Karyawan (FPK)
1 (satu) bulan sebelum waktu dibutuhkan dan mengirimkannya ke HRD di Unit
Usaha akan memeriksa kesesuaiannya dengan RKKT.
4.2.1. HR & GA Manager meminta persetujuan ke atasan terkait sampai ke CEO untuk
level di bawah manager, sedangkan untuk level manager ke atas,
persetujuannya sampai dengan VP Corporate HCD.
4.3. Mencari Sumber Tenaga Kerja
Pencarian Tenaga Kerja di Unit Usaha dengan prioritas dari:
a. karyawan dari bagian/ cabang lain yang bisa dimutasikan
b. bank data HRD
c. referensi pihak ketiga
d. memasang iklan di media massa setempat atau di pusat-pusat pendidikan dan
latihan tenaga kerja (termasuk menggunakan situs internet yang disediakan oleh
mereka)
e. kantor penyalur tenaga kerja
4.4. Seleksi Administrasi
4.4.1 Memeriksa kesesuaian persyaratan calon karyawan dengan tuntutannya.
4.4.2 Memeriksa kelengkapan atau kebenaran dokumen, persyaratan dan
membandingkan dokumen lampiran dengan dokumen asli, yang dilakukan pada
saat wawancara awal.
4.4.3 Memeriksa kebenaran informasi baik mengenai latar belakang, pengalaman
kerja, kualitas kerja di perusahaan sebelumnya kepada referensi yang dapat
dihubungi.
4.4.4 Penulisan nama referensi dan alamat yang dapat dihubungi bersifat mutlak.
4.5. Wawancara
4.5.1. HRD atau Manager di Unit Usaha memanggil calon karyawan melalui telepon
atau email.
4.5.2. Pada saat wawancara seluruh dokumen asli sebagaimana yang dilampirkan
dalam surat lamaran harus dibawa.
4.5.3. Calon karyawan mengisi Formulir Lamaran (FL).
4.5.4. Bila ini adalah mass recruitment, maka HRD akan membuat group dari para
kandidat dan kemudian menugaskan group projek bagi para kandidat tersebut.
Hasil group projek dijabarkan pada waktu yang ditentukan. Bagi yang lulus,
dilakukan wawancara secara panel. Bila tidak termasuk dalam mass recruitment,
maka proses langsung berlanjut ke 4.5.5.
4.5.5. Wawancara dilakukan secara panel oleh minimal 3 orang pewawancara yaitu
calon atasan/fungsional, atasan dari calon atasan, dan HR & GA
Manager/Corporate HCD. Wawancara harus dapat menggali segi kompetensi,
technical, value/attitude, dari calon karyawan.

2
 4.5.6. Dalam hal minimal 3 orang pewawancara tidak terpenuhi karena salah satu
fungsi tidak tersedia, maka minimal level Head/Kepala/Manager dari
divisi/departemen lainnya dapat menggantikan, atau calon karyawan dapat
diwawancara oleh Corporate HCD (khusus wilayah Jakarta).
4.5.7. Untuk setiap calon karyawan yang langsung report ke CEO/Managing Director
harus disetujui oleh Anugerah Corporation termasuk dalam proses wawancara
dan penentuan remunerasinya.
4.5.8. Pewawancara harus mengisi Formulir Hasil Wawancara dan memutuskan calon
yang masuk ke proses selanjutnya.
4.5.9. Untuk posisi level manajerial ke atas, wawancara terhadap calon karyawan harus
melibatkan Corporate HCD termasuk penentuan remunerasinya.
4.6. Psikotest
Pskotest dapat dilakukan secara internal/external oleh HRD di Unit Usaha setelah dapat
validasi di Corporate HCD. Untuk beberapa posisi tertentu, psikotest dapat dilakukan
oleh biro konsultan (external).
4.7. Cek Referensi
Untuk memastikan bahwa referensi yang diberikan oleh calon karyawan adalah benar
dan mengetahui kondite calon karyawan di perusahaan sebelumnya, HRD di Unit Usaha
dan atau calon atasan melakukan cek referensi.
4.8. Remunerasi Untuk Karyawan Baru
4.8.1 Negosiasi untuk membicarakan gaji, fasilitas, tunjangan dan lainnya yang
merupakan imbal jasa yang akan diterima karyawan dan penetapan tanggal
mulai kerja sebagai karyawan baru, serta penetapan status karyawan. Dilakukan
bersamaan dengan wawancara final.
4.8.2 Pengisian Formulir Remunerasi (FR) dilakukan oleh HRD dengan mengikuti
skala upah dan harus mendapatkan persetujuan CEO, dan VP Corporate Human
Capital Development (HCD) untuk level manager ke atas.
4.9. Tes Kesehatan
4.9.1 Pelaksanaan tes kesehatan berdasarkan Surat Pengantar dari perusahaan yang
dibuat oleh HRD di Unit Usaha kepada lembaga yang ditunjuk perusahaan dan
menginformasikan hasilnya ke calon atasan.
4.9.2 Biaya tes kesehatan untuk calon karyawan menjadi beban karyawan yang
bersangkutan, yang dapat direimburse ke Unit Usaha/cost centre setelah
karyawan lulus masa percobaan.
4.9.3 Bila hasil tes kesehatan tidak layak menurut dokter yang ditunjuk oleh
perusahaan atau karyawan yang bersangkutan tidak lulus masa percobaan
karena sesuatu hal, maka perusahaan tidak menggantikan biaya tes
kesehatannya.
4.9.4 Hasil tes kesehatan dikirimkan ke HRD di Unit Usaha sebelum Surat Perjanjian
Kerja dibuatkan oleh PIC HRD di Unit Usaha atau Corporate HCD.
4.9.5 Hasil tes kesehatan adalah hak milik karyawan yang bersangkutan, setelah
diperiksa dengan seksama oleh pihak HRD.
4.10. Perjanjian Kerja Karyawan
4.10.1 Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) untuk karyawan tetap
sedangkan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) untuk karyawan kontrak.
4.10.2 HRD di Unit Usaha atau Corporate HCD mempersiapkan PKWTT/PKWT
rangkap 2 (dua) bagi calon karyawan yang telah lulus dalam proses seleksi.
4.10.3 Calon karyawan menandatangani 2 (dua) rangkap PKWTT/PKWT, dimana 1
(satu) rangkap untuk karyawan dan 1 (satu) rangkap untuk arsip HRD/Corporate
HCD.

3
 4.10.4 HRD di Unit Usaha atau Corporate HCD akan memasukkan data karyawan ke
dalam program database.
4.11. Orientasi Karyawan Baru
Pengarahan Perusahaan kepada karyawan baru yang meliputi :
4.11.1 Orientasi Umum adalah pengarahan mengenai Misi, Visi, Struktur Organisasi,
Hak dan Kewajiban, Peraturan Perusahaan, Lingkungan kantor serta gambaran
umum pekerjaan, tugas dan tanggung jawab pekerjaan karyawan. Dilakukan oleh
HRD atau atasan karyawan.
4.11.2 Orientasi Jabatan adalah aktifitas pengenalan tugas dan pekerjaan dalam
dimensi vertikal antara atasan dan bawahan serta horisontal dengan rekan kerja
selevelnya. Dalam orientasi jabatan ini pula diperkenalkan hal-hal dan informasi
yang bersifat teknis dari tuntutan pekerjaan. Dilakukan oleh atasan karyawan.
4.11.3 Masa Pelatihan yang terdiri dari 2 minggu pertama class room training dan 2
minggu berikutnya dikirimkan ke klub yang ada untuk on the job training. HRD
akan menunjuk pembimbing dari pihak operasional untuk on the job training ini.
4.12. Masa Evaluasi
4.12.1. Setelah melewati 3 (tiga) bulan masa percobaan, status karyawan pada
database karyawan akan dirubah dari percobaan menjadi tetap. Namun demikian
informasi lulus atau tidaknya karyawan dalam masa percobaan tetap wajib
dilaporkan kepada HRD di Unit Usaha atau Corporate HCD.
4.12.2. Informasi yang dimaksud pada butir 4.12.1 adalah berupa pengiriman Formulir
Penilaian Prestasi Karyawan (FPPK) kepada HRD di Unit Usaha atau Corporate
HCD. FPPK tersebut telah diberikan kepada karyawan minimal 14 hari kerja
menjelang berakhirnya masa percobaan.
4.12.3. HRD di Unit Usaha juga mengingatkan atasan karyawan untuk dilakukan
Penilaian Prestasi paling lambat 14 hari kerja sebelum berakhirnya masa
percobaan.
4.12.4. Dalam evaluasi karyawan masa percobaan, area penilaian atau objektifitas
ditentukan pada saat penempatan karyawan atau sebelum masa percobaan/
kontrak dimulai.
4.12.5. Khusus untuk level managerial area penilaian difokuskan kepada kemampuan
penyesuaian diri terhadap lingkungan kerja yang baru. Sedangkan untuk level
non managerial area penilaian difokuskan kepada hasil kerja secara teknis/
kuantitatif.
4.12.6. Dalam masa percobaan/ masa kerja waktu tertentu, karyawan ada di bawah
monitoring departemen yang bersangkutan dan HRD di Unit Usaha atau
Corporate HCD.
4.12.7. Setelah evaluasi selesai dilakukan, atasan mengirimkan hasil Penilai Prestasi
kepada HRD di Unit Usaha atau Corporate HCD paling lambat 7 (tujuh) hari kerja
menjelang berakhirnya masa percobaan. Jika karyawan yang bersangkutan tidak
lulus, maka karyawan tersebut di PHK (kepada karyawan diinformasikan 1 (satu)
hari sebelumnya), atasan karyawan yang bersangkutan mengisi Formulir
Pemutusan Hubungan Kerja (FPHK).
4.12.8. Namun apabila pada tanggal berakhirnya masa percobaan karyawan, HRD di
Unit Usaha atau Corporate HCD tidak menerima FPPK, maka secara otomatis
status karyawan diubah menjadi karyawan tetap tanpa menginformasikan lebih
lanjut perubahan status tersebut kepada karyawan (tidak ada surat
pengangkatan seperti yang tertulis pada Surat Kesepakatan Kerja).
4.13. Perpanjangan Masa Kerja Karyawan

4
 4.13.1 Karyawan masa kerja waktu tertentu yang pada pekerjaannya tidak dapat
diselesaikan atau belum selesai hingga masa kerja berakhir, maka masa kerja
karyawan dapat diperpanjang dengan tetap mengikuti ketentuan perundangan
yang berlaku.
4.13.2 Atasan karyawan mengisi Formulir Perpanjangan Kontrak (FPJK) dan meminta
persetujuan kepada CEO dan Corporate HCD.
4.13.3 Setelah disetujui, HR & GA Manager di Unit Usaha atau Corporate HCD akan
membuatkan PKWT Perpanjangan serta perubahan data base karyawan.

5. Dokumen Pendukung
5.1. Rencana Kebutuhan Karyawan Tahunan (RKKT)
5.2. Formulir Permintaan Karyawan (FPK)
5.3. Formulir Lamaran (FL)
5.4. Formulir Hasil Wawancara (FHW)
5.5. Formulir Remunerasi (FR)
5.6. Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT)
5.7. Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)
5.8. Formulir Penilaian Prestasi Karyawani (FPPK)
5.9. Formulir Perpanjangan Kontrak
5.10. Formulir Pemutusan Hubungan Kerja (FPHK)

Diketahui & disetujui

SOP Penerimaan Karyawan

x-----------------------------
x-----------------------------
CEO VP of HCD