Page 1 of 7

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

No. ALB/SOP-008/R03/HRD-NSG/X/2023

Kepada  Division Head

 Department Head
 AM / RM
 BM
 NSO Head / MSO Head
 PIC Cabang
 All SDM
Dari Divisi HRD ER
Perihal Ketentuan Surat Keterangan Sakit

Lampiran -
Tanggal 20 Oktober 2023

A. LATAR BELAKANG
1. Adanya SOP No. ALB/SOP-015/R02/HRD-NSG/XI/2020 Perihal “Ketentuan Surat
Keterangan Sakit” tertanggal 13 November 2021.
2. Adanya SOP No. ALB/SOP-012/R05/HRD-NSG/IV/2022 Perihal “Klaim Pengobatan
dan Kacamata SDM Level Manager Up “ tertanggal 02 April 2022.
3. Adanya SOP No. ALB/SOP-008/R05/HRD-NSG/II/2022 Perihal “Klaim Pengobatan
dan Kacamata SDM Non Managerial“ tertanggal 24 Februari 2022.
4. Adanya Memo Internal No. ALB/MI-001/R00/HRD-NSG/VIII/2023 Perihal “Surat
Keterangan Sakit di Masa Endemi COVID-19“ tertanggal 24 Agustus 2023.
5. Perlu adanya pembaharuan jabatan pelaksana approval sesuai dengan
restrukturisasi jabatan yang berlaku.

B. TUJUAN
Menetapkan standarisasi pengaturan pengajuan pencatatan absensi SDM tidak masuk
kerja karena sakit dengan bukti Surat Keterangan Sakit bagi seluruh SDM Nusantara
Sakti Group.

C. KETENTUAN
1. Aturan ini berlaku untuk seluruh bisnis yang ada di Nusantara Sakti Group.

2. Jika SDM sakit sehingga tidak memungkinkan untuk berangkat kerja, maka wajib
memberikan bukti pendukung berupa Surat Keterangan Sakit dan melakukan
inputan koreksi absen secara sistem mengacu pada SOP “Ketentuan Standarisasi
Absensi SDM” yang berlaku saat ini. Sehingga secara absensi tidak tercatat
sebagai ALPA dan juga tidak terpotong upah nya.
* Khusus untuk SDM status Magang dan Pelatihan, hanya berfungsi untuk penilaian
absensi saja agar tidak tercatat sebagai ALPA. Secara uang saku tetap terpotong,
karena uang saku SDM Magang dan Pelatihan pada prinsipnya adalah
berdasarkan kehadiran, sehingga apabila hadir diberikan, apabila tidak hadir tidak
diberikan.
 Page 2 of 7

3. Surat Keterangan Sakit yang sah sesuai ketentuan Nusantara Sakti Group :
a. Surat Keterangan Sakit yang dikeluarkan oleh Dokter / Rumah Sakit / Puskesmas
/ Klinik / Bidan (untuk wanita hamil) yang berwenang di tempat SDM tersebut
diperiksa.
b. Surat keterangan tersebut ditandatangani dan distempel resmi oleh Dokter /
Rumah Sakit / Puskesmas / Klinik / Bidan (untuk wanita hamil) yang memeriksa
SDM tersebut.
c. Berikut ini adalah hal-hal yang harus dipenuhi pada:
- Surat Keterangan Dokter
 Nama SDM harus jelas
 Tercantum waktu istirahat yang diisi oleh Dokter / Rumah Sakit / Puskesmas
/ Klinik / Bidan (untuk wanita hamil) yang berwenang di tempat SDM
tersebut diperiksa.
 Terdapat tandatangan dan stempel basah pada Surat Keterangan Sakit
* Surat Keterangan Dokter berlaku sesuai jumlah waktu istirahat yang
diberikan.
- Surat Keterangan Berobat
 Nama SDM harus jelas
 Tercantum tanggal SDM pergi berobat ke Dokter / Rumah Sakit /
Puskesmas / Klinik / Bidan (untuk wanita hamil)
 Terdapat tandatangan dan stempel basah pada Surat Keterangan Berobat
* Surat Keterangan Berobat berlaku sesuai tanggal SDM pergi berobat.

4. Memasuki masa endemi COVID-19, dimana tingkat resiko untuk mendatangi Rumah
Sakit / Dokter / Klinik / Puskesmas / Bidan / lokasi Fasilitas Kesehatan lainnya sudah
tidak berpotensi terjadinya penularan virus COVID-19 seperti saat masa pandemi
berlangsung, maka dengan ini ditentukan bahwa :
a. Bagi SDM yang mengalami sakit dianjurkan untuk berobat secara kunjungan
langsung ke Rumah Sakit / Dokter / Klinik / Puskesmas / Bidan / lokasi Fasilitas
Kesehatan lainnya, agar penanganan dan diagnosa hasil pemeriksaannya
termasuk obat yang diberikan dapat lebih tepat sehingga dapat mempercepat
proses penyembuhan.
b. Pemeriksaan melalui aplikasi online tetap diperbolehkan dengan tujuan hanya
untuk mendapatkan pengobatan sementara atas penyakit ringan yang umumnya
tidak membutuhkan istirahat total seperti batuk, pilek, maag, diare, muntah dan
demam, sehingga diberlakukan ketentuan berikut :
1) Surat Keterangan Sakit yang dikeluarkan oleh Dokter melalui aplikasi online
apapun dinyatakan TIDAK BERLAKU.
2) Untuk obat yang diberikan tetap dapat diklaimkan ke Perusahaan selama
memenuhi ketentuan SOP “Klaim Pengobatan dan Kacamata SDM Level
Manager Up” yang berlaku

5. Untuk batas pengajuan Surat Keterangan Sakit mengacu pada memo cut-off absensi
yang dikirimkan oleh HRD ER melalui email setiap bulannya.

6. Surat Keterangan Sakit dinilai kadaluwarsa / hangus apabila SDM dengan alasan
apapun tidak melakukan inputan koreksi absen dan upload Surat Keterangan Sakit,
dan juga tidak memberikan Surat Keterangan Sakit tersebut kepada HRD ER
 Page 3 of 7

(khusus SDM Pusat), hingga lewat dari 30 hari sejak diterbitkannya Surat
Keterangan Sakit tersebut.
Jika Surat Keterangan Sakit dinilai kadaluwarsa / hangus maka SDM yang
bersangkutan akan dinilai sebagai ALPA.
Contoh:
SDM HO bernama C sakit selama 3 hari terhitung dari tanggal 4 s.d. 6 September
2023, tetapi karena lupa dan pada tanggal 5 Oktober 2023 baru mengajukan koreksi
absen dan menyerahkan Surat Keterangan Sakit yang diterbitkan pada tanggal 4
September 2023. Maka pengajuan koreksi absen SDM C akan di TACC (tidak
diproses) oleh HRD ER karena pengajuannya pada hari ke-31 sejak tanggal
diterbitkannya Surat Keterangan Sakit, sehingga secara absensi SDM C pada
tanggal 4 s.d. 6 September 2023 tetap tercatat sebagai ALPA.

7. Bagi SDM yang sakit terhitung selama 14 hari kerja secara berturut-turut atau
lebih, namun dengan alasan apapun tidak menginformasikan sakitnya tersebut
kepada HRD ER (termasuk telah menginformasikan sakitnya tersebut kepada
Atasannya namun tidak disampaikan oleh Atasannya kepada HRD ER) sampai
melewati hari kerja ke-14 sejak SDM tersebut tidak masuk bekerja, maka pada
saat SDM tersebut mengajukan koreksi absen dengan menunjukkan Surat
Keterangan Sakit yang sah dari Dokter (dengan kondisi belum melewati 30 hari sejak
diterbitkan Surat Keterangan Sakit-nya dan/atau belum melewati tanggal cut-off
absen), maka status absensi SDM yang bersangkutan akan dinilai sebagai ‘SI’
(Sakit Ijin) serta memotong sisa jatah cuti (jika ada), atau upahnya (jika tidak
memiliki sisa jatah cuti).
Contoh:
SDM D seorang Karyawan Kontrak yang sejak tanggal 4 Oktober 2023 tidak masuk
bekerja, lalu pada tanggal 21 Oktober 2023 baru masuk bekerja kembali dan
melakukan proses koreksi absen, serta baru menginfokan bahwa dia sakit
sambil menunjukkan Surat Keterangan Sakit dari Dokter. Proses cut-off absen telah
dilakukan pada tanggal 18 Oktober 2023. Pada saat melakukan pengajuan koreksi
absen ini SDM D secara absensi sudah terbaca sebagai ALPA, namun Surat
Keterangan Sakit dari Dokter-nya belum kadaluwarsa / hangus.
Pada saat SDM D pengajuan koreksi absen dengan Surat Keterangan Sakit, maka
kondisinya adalah dilakukan pada hari kerja ke-15 sejak diterbitkannya Surat
Keterangan Sakit tersebut, sehingga 12 hari kerja sebelumnya sampai dengan
tanggal 18 Oktober 2023 tetap dibaca sebagai Alpa dan memotong sisa jatah cuti
(jika ada) atau upahnya (jika tidak memiliki sisa jatah cuti), sedangkan 2 hari setelah
tanggal 18 Oktober 2023 hanya merubah status Alpa menjadi ‘SI’ serta tetap
memotong sisa jatah cuti (jika ada) atau upahnya (jika tidak memiliki sisa jatah cuti).

8. Saat SDM masuk bekerja kembali setelah sembuh dari sakitnya, SDM wajib
langsung input pengajuan koreksi absennya pada screen 151 dan mengajukan
segera bukti Surat Keterangan Sakit yang sah jika dirinya benar tidak dapat masuk
bekerja karena sakit kepada Atasannya langsung 1 layer (minimal level SPV /
pejabat PIC).
Untuk SDM yang sakit berkepanjangan maka inputan pengajuan koreksi absen tetap
wajib dilakukan sebelum melewati batas waktu inputan koreksi absen sesuai
ketentuan poin C.5, 6, dan 7 di atas.
 Page 4 of 7

9. Atasan SDM tersebut wajib mengecek keaslian Surat Keterangan Sakit

termasuk informasi yang tercantum Surat Keterangan Sakit tersebut dan
membubuhkan tanda tangannya di Surat Keterangan Sakit tersebut sebagai bukti
telah memastikan Surat Keterangan Sakit tersebut adalah asli dan tidak ada
menipulasi / pengubahan informasi dalam Surat Keterangan Sakit tersebut.
* Jika Atasan SDM dari hasil pengecekannya dan/atau mendapatkan informasi
bahwa ada pemalsuan / manipulasi / pengubahan (edit) atas informasi apapun
yang tercantum dalam Surat Keterangan Sakit tersebut, maka saat itu juga Atasan
SDM wajib menginformasikan kepada HRD ER untuk diperiksa sesuai ketentuan
poin 11 di bawah.

10. Ketentuan approval dan tandatangan Surat Keterangan Sakit oleh Atasan SDM
adalah sebagai berikut:
a. Jika SDM hanya sakit 1 - 2 hari selama bulan berjalan, maka Surat Keterangan
Sakit ditandatangani oleh Atasan 1 layer (Atasan langsung SDM)
b. Jika SDM sakit mencapai 3 hari atau lebih selama bulan berjalan, termasuk sakit
dimana SDM menjalani rawat inap / opname / sakit berkepanjangan, maka Surat
Keterangan Sakit ditandatangani oleh Atasan 1 layer dan Atasan 2 layer SDM.
c. Jika SDM sakit lebih dari 7 hari kerja berturut-turut, maka Surat Keterangan Sakit
(termasuk Surat Keterangan Sakit perpanjangannya) ditandatangani berjenjang
hingga pejabat HO, yaitu BMM / Department Head dan Div.Head nya (sesuai
divisi SDM).
Surat Keterangan Sakit lebih dari 7 hari kerja berturut-turut yang sudah
ditandatangani hingga Div.Head wajib dikirimkan ke email HRD ER yaitu
hrder@nusantara-sakti.com untuk diproses input dan upload secara sistem
oleh HRD ER.

11. Setelah Surat Keterangan Sakit sudah disetujui oleh Atasan, maka SDM pengaju
wajib melakukan inputan koreksi absen secara sistem sekaligus upload Surat
Keterangan Sakit yang sudah disetujui tersebut pada screen 151.
* SDM pelaksana inputan dan ketentuan detail inputan mengacu pada aturan “Klaim
Pengobatan dan Kacamata” dan “Standarisasi Absensi” yang berlaku.

12. Setelah diinput oleh SDM Pengaju, maka Atasan SDM memberikan persetujuannya
secara sistem setelah memastikan kesesuaian inputan dan upload-an nya.

13. Setelah ada persetujuan dari Atasan SDM, maka HRD ER wajib memeriksa
kesesuaian hasil upload-an Surat Keterangan Sakit / Surat Perpanjangan Istirahat
(bagi yang sakit berkepanjangan) SDM yang bersangkutan sebelum memberikan
persetujuannya.

14. Setelah HRD ER memberikan persetujuan di sistem, maka status pengajuan koreksi
absen menjadi CLSD dan absensi SDM akan tercatat sebagai ‘S’ (Sakit) dan juga
tidak terpotong upah nya (hanya bagi Karyawan Kontrak dan Karyawan Tetap).
* Khusus untuk SDM status Magang dan Pelatihan, setelah disetujui secara sistem
maka status pengajuan langsung otomatis CLSD dan absensi menjadi ‘SI’ (Sakit
Ijin). SDM tidak tercatat sebagai ALPA, tetapi uang saku akan tetap terpotong
karena ketidakhadirannya.
 Page 5 of 7

15. Jika ada indikasi pemalsuan / manipulasi / pengubahan (edit) atas informasi
apapun yang tercantum dalam Surat Keterangan Sakit tersebut, maka HRD ER
wajib langsung menyampaikan temuannya kepada Legal IR (paling lambat H+1 dari
ditemukannya indikasi tersebut).

16. Legal IR akan menganalisa untuk memastikan apakah Surat Keterangan Sakit
tersebut benar sah atau ada fraud pemalsuan / manipulasi / pengubahan (edit)
informasi, maksimal H+7 sejak diterima dari HRD ER.

D. SANKSI ATAS PELANGGARAN DALAM PELAKSANAAN PROSES SURAT

KETERANGAN SAKIT
1. Jika ditemukan adanya fraud pelanggaran / pemalsuan / manipulasi / pengubahan
(edit) atas informasi Surat Keterangan Sakit yang dilakukan oleh SDM atas ketentuan
yang diatur dalam aturan ini, maka :
a. Untuk SDM pelaksana approval (Atasan 1 layer) yang tidak melaksanakan atau
bekerja tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan dengan menyetujui
dan menandatangani Surat Keterangan Sakit yang terbukti palsu / hasil manipulasi
/ edit informasi, oleh Perusahaan akan diberikan sanksi berupa:
- SBin 1 atau sanksi level selanjutnya apabila SDM sudah memiliki SBin 1 aktif
untuk SDM status Magang / Pelatihan, atau
- SP 1 atau sanksi level selanjutnya apabila SDM sudah memiliki SP 1 aktif untuk
SDM status Karyawan Tetap / Kontrak.
Selain itu, juga akan dikenakan sanksi pengenaan denda sesuai dengan ketentuan
yang berlaku serta penggantian nominal senilai kerugian yang timbul (jika ada)
sesuai dengan aturan “Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku.
b. Untuk SDM pelaksana approval (Atasan 2 layer) yang tidak melaksanakan atau
bekerja tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan dengan menyetujui
dan menandatangani Surat Keterangan Sakit yang terbukti palsu / hasil manipulasi
/ edit informasi, atau SDM yang mengetahui terjadinya pelanggaran namun
melakukan pembiaran dan/atau tidak melakukan pelaporan kepada Perusahaan,
akan diberikan sanksi berupa:
- SPem 1 atau sanksi level selanjutnya apabila SDM sudah memiliki SPem 1 aktif
untuk SDM status Magang / Pelatihan, atau
- ST 1 atau sanksi level selanjutnya apabila SDM sudah memiliki ST 1 aktif untuk
SDM status Karyawan Tetap / Kontrak.
Selain itu, juga akan dikenakan penggantian nominal senilai kerugian yang timbul
(jika ada) sesuai dengan aturan “Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku.
c. Jika dalam pelanggaran tersebut terjadi perbuatan fraud pemalsuan / manipulasi /
pengubahan (edit) informasi data dan/atau fraud untuk mendapatkan keuntungan
untuk dirinya sendiri dan/atau orang lain, dan/atau dengan sadar menerima bagian
uang / barang atas tindakan fraud, dan/atau menerima tip / suap / hadiah / komisi
/ imbalan jasa dari siapapun, sehingga Perusahaan secara langsung ataupun tidak
langsung dirugikan, maka sanksi yang diberikan kepada SDM pelaku perbuatan
fraud tersebut adalah :
1) Jika SDM kondisi MEMILIKI sanksi ST / SPem yang masih aktif atau kondisi
TIDAK MEMILIKI sanksi yang masih aktif :
- Surat Pembinaan Pertama & Terakhir (SPPT) dan dinyatakan Tidak Lulus
(TL) apabila SDM status Magang / Pelatihan, atau
 Page 6 of 7

- Surat Peringatan Pertama & Terakhir (SPPT) dan dinyatakan Tidak Lulus
(TL) apabila SDM status Karyawan Kontrak, atau
- Surat Peringatan Pertama & Terakhir (SPPT) dan di mutasi / demosi /
dikualifikasikan mengundurkan diri apabila SDM status Karyawan Tetap.
2) Jika SDM kondisi MEMILIKI sanksi SBin / SP 1 atau 2 yang masih aktif :
- SBin 3 dan dinyatakan Tidak Lulus (TL) untuk SDM status Magang /
Pelatihan, atau
- SP 3 dan dinyatakan Tidak Lulus (TL) untuk SDM status Karyawan Kontrak.
- SP 3 dan di mutasi / demosi / dikualifikasikan mengundurkan diri apabila
SDM status Karyawan Tetap.
Selain itu, juga akan dikenakan sanksi pengenaan denda sesuai dengan ketentuan
yang berlaku serta penggantian nominal senilai kerugian yang timbul (jika ada)
sesuai dengan aturan “Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku dan
pelaporan ke pihak Kepolisian.
2. Detail mengenai perbuatan pelanggaran beserta tingkatan sanksi yang diberikan
kepada SDM terkait mengacu pada aturan sebagai berikut :
a. Aturan “Sanksi Atas Pelanggaran Administratif atau Fraud oleh SDM” yang berlaku.
b. Aturan “Penerapan Disiplin, Penyusunan dan Penjatuhan Sanksi Bagi Karyawan”
yang berlaku, dan/atau aturan “Surat Pemberitahuan dan Surat Pembinaan Untuk
SDM Magang dan SDM Status Pelatihan” yang berlaku, jika pelanggaran yang
dilakukan belum diatur dalam aturan “Sanksi Atas Pelanggaran Administratif atau
Fraud oleh SDM” yang berlaku.

Dengan terbitnya ketentuan ini, maka :

1. SOP No. ALB/SOP-015/R02/HRD-NSG/XI/2020 Perihal “Ketentuan Surat Keterangan
Sakit” tertanggal 13 November 2021.
2. Memo Internal No. ALB/MI-001/R00/HRD-NSG/VIII/2023 Perihal “Surat Keterangan
Sakit di Masa Endemi COVID-19 “ tertanggal 24 Agustus 2023.
dinyatakan DICABUT dan TIDAK BERLAKU LAGI.
 Page 7 of 7

Pengesahan SOP “Ketentuan Surat Keterangan Sakit”.

Disusun Oleh:

Nabiyatun Nur Fatimah Budi Setiawan W.

Disetujui Oleh :

Ferix Sidharta Aries Wijaya Hengky Kurniawan

Leony Muchlis Djie Thian Loeng

Tjoa Andy Sutrisno