CHECKLIST KELENGKAPAN ADMINISTRASI & BUKTI

SKEMA HC STAF/OFFICER
A. KELENGKAPAN ADMINISTRATIF
NO. ITEM √/-)
( KETERANGAN

1 KTP
2 Pasfoto 3x4 (background merah) dalam softfile berbentuk .jpg atau .png dan mempunyai
resolusi yang baik, bila dicetak tidak pecah
3 Ijazah terakhir, jika memungkinkan dilegalisir, jika tidak memungkinkan disertai dengan surat
pernyataan individu/peserta bahwa ijasah tersebut sesuai aslinya di atas materai Rp. 10.000
(surat pernyataan terlampir) - (dimerge dalam 1 PDF)
4 CV (ditandatangan & disertakan hal-hal yang terkait dengan bidang SDM)
5 - SK/Surat tugas/Surat penempatan pada jabatan/bidang SDM (untuk karyawan)
- Transkrip nilai (untuk freshgraduate, tandai/arsir mata kuliah terkait dengan MSDM, jika
ada)
6 Sertifikat-sertifikat pelatihan di bidang SDM
7 Sertifikat Pelatihan Berbasis Kompetensi Skema HC Staff/Officer dari SKI

B. BUKTI UNIT KOMPETENSI

UNIT
NO. KOMPETENSI
ELEMEN KOMPETENSI BUKTI ( √/-) KETERANGAN

1 Melakukan 1. Membuat prosedur administrasi SOP Administrasi

Pengelolaan pekerja
Administrasi 1.1. Kebijakan dan/atau
Pekerja peraturan organisasi tentang
(M.701001.095.01) kepersonaliaan (absensi, cuti,
perjalanan dinas, pelatihan,
penilaian kinerja, hasil
asesmen, data pribadi
karyawan dan lain-lain)
dikumpulkan dan dituangkan
dalam prosedur
kepersonaliaan sesuai dengan
kebijakan dan/atau peraturan
organisasi serta mengacu
Pekerja/SDM, diantaranya:
• SOP Cuti
• SOP Pengajuan
Izin/Sakit
• SOP Pengunduran Diri
• SOP Perjalanan Dinas
• SOP Pelatihan
• SOP Penilaian Kinerja
• Dll. yang terkait dengan
administrasi pekerja
 CHECKLIST KELENGKAPAN ADMINISTRASI & BUKTI
SKEMA HC STAF/OFFICER
UNIT
NO. KOMPETENSI
ELEMEN KOMPETENSI BUKTI ( √/-) KETERANGAN

pada ketentuan perundangan

yang berlaku.
1.2 Prosedur administrasi
kepersonaliaan dirumuskan
secara tertulis atau berbentuk
bagan alur proses sesuai
dengan kebijakan dan/atau
peraturan organisasi serta
mengacu pada ketentuan
perundangan yang berlaku.
2. Melaksanakan adminstrasi
pekerja
2.1 Database kepersonaliaan
dimutahirkan sesuai data
personil serta kebijakan
dan/atau peraturan organisasi
terkini organisasi.
2.2 Aktivitas administrasi
kepersonaliaan dilaksanakan
secara akurat dan tepat waktu
sesuai dengan kebijakan
dan/atau peraturan organisasi.
• Database pegawai
terkini (mutakhir)
• Contoh
Pengajuan/Approval Cuti
• Contoh
Pengajuan/Approval
Izin/Sakit
• Contoh
Pengajuan/Approval
Pengunduran diri
• Contoh
Pengajuan/Approval
Perjalanan Dinas
• Contoh
Pengajuan/Approval
Pelatihan
• Contoh
Pengajuan/Approval
Penilaian Kinerja
• Dll yang terkait dengan
pelaksanaan administrasi
 CHECKLIST KELENGKAPAN ADMINISTRASI & BUKTI
SKEMA HC STAF/OFFICER
UNIT
NO. KOMPETENSI
ELEMEN KOMPETENSI BUKTI ( √/-) KETERANGAN

kepersonaliaan/SDM
2 Menghitung Upah 1. Menyiapkan perhitungan upah • SOP/Peraturan terkait
Lembur lembur dengan upah lembur
(N.784000.032.02) 1.1 Komponen upah di perusahaan • List/daftar Komponen
diidentifikasiuntuk diketahui Upah Lembur
untuk memilah-milah komponon
upah yang menjadi cakupan
perhitungan upah lembur
1.2 Komponen upah dalam
perhitungan upah lembur
ditentukansebagai dasar
perhitungan upah lembur
2. Menghitung upah lembur • Penghitungan Upah
2.1 Pelaksanaan upah lembur pada Lembur
hari biasa, hari istirahat, hari • Slip gaji yang memuat
libur perusahaan (jika ada), hari tentang upah lembur
libur resmi, dan hari yang
diliburkan disusun untuk
mengelompokkan perhitungan
upah yang dilaksanakan pada
hari biasa atau hari libur
2.2 Pelaksanaan upah lembur di
daerah operasi tertentu atau
untuk pekerjaan tertentu
dikelompokkan untuk
membedakan upah lembur yang
dilaksanakan didaerah kantor
atau operasi tertentu
2.3 Perhitungan upah lembur
ditetapkan untuk memperjelas
penggunaan perhitungan upah
lembur
 CHECKLIST KELENGKAPAN ADMINISTRASI & BUKTI
SKEMA HC STAF/OFFICER
UNIT
NO. KOMPETENSI
ELEMEN KOMPETENSI BUKTI ( √/-) KETERANGAN

3 Melaksanakan 1. Mempersiapkan program ▪ SOP Rekrutmen

Pencarian Sumber rekrutmen yang sudah di tetapkan ▪ Alternatif Program
Calon Pekerja 1.1 Berbagai program rekrutmen Rekrutmen
(Rekrutmen) dijelaskan untuk menentukan ▪ Isian Form Permintaan
(M.701001.009.01) tahapan rekrutmen selanjutnya. Tenaga kerja (FPTK)
1.2 Informasi kebutuhan pekerja ▪ Konten/Draft
beserta daya tarik organisasi Lowongan Pekerjaan
didisain berdasarkan target pasar • Dll yang terkait
pekerja.
1.3 Program rekrutmen yang sesuai
dengan kebutuhan organisasi
ditetapkan berdasarkan prosedur
operasi standar yang berlaku.
2. Melaksanakan program ▪ Informasi Lowongan
rekrutmen calon pekerja Pekerjaan (poster, flyer
2.1 Disain informasi kebutuhan atau lainnya)
pekerja, dipublikasi berdasarkan ▪ Contoh Surat Lamaran
target pasar pekerja. & Curriculum Vitae
2.2 Respon lamaran kerja yang Pelamar
masuk didokumentasikan ▪ Rekapitulasi
berdasarkan prosedur operasi Pelamar/Daftar Pelamar
standar yang berlaku. yang masuk
• Dll yang terkait
3. Melakukan evaluasi penerapan ▪ Format Standar
program rekrutmen Evaluasi Pelaksanaan
3.1. Format standar evaluasi Rekrutmen
pelaksanaan rekrutmen dibuat ▪ Laporan Evaluasi
berdasarkan aspek yang telah Pelaksanaan Rekrutmen
ditetapkan. ▪ Rekomendasi
3.2. Keseluruhan pelaksanaan perbaikan
rekrutmen dievaluasi sesuai penyelenggaraan
 CHECKLIST KELENGKAPAN ADMINISTRASI & BUKTI
SKEMA HC STAF/OFFICER
UNIT
NO. KOMPETENSI
ELEMEN KOMPETENSI BUKTI ( √/-) KETERANGAN

dengan prosedur organisasi. rekrutmen

3.3. Rekomendasi perbaikan • Dll yang terkait
penyelenggaraan program
rekrutmen calon pekerja
diberikan kepada pihak yang
terkait sesuai dengan peraturan
yang berlaku di organisasi.
4 Melakukan 1. Membuat prosedur administrasi ▪ SOP
Administrasi pengupahan Pengupahan/Payroll yang
Pengupahan 1.1 Ketentuan tentang pengupahan mencakup prosedur kerja,
(M.701001.094.01) dan kesejahteraan dikumpulkan perhitungan dan cara
sesuai dengan peraturan pembayaran
perundangan dan kebijakan ▪ Dll yang terkait
dan/atau peraturan organisasi.
1.2 Prosedur administrasi
pengupahan dan kesejahteraan
dirumuskan sesuai dengan
kebijakan dan/atau peraturan
organisasi, yang mencakup
prosedur kerja, perhitungan
dan cara pembayaran.
2. Melaksanakan adminstrasi ▪ Daftar/Upah gaji
pengupahan dan kesejahteraan karyawan
2.1 Upah dan kesejahteraan bruto ▪ Contoh Slip Gaji yang
dihitung sesuai nilai upah dan terdapat perhitungan
pemberian kesejahteraan kesejahteraan dan
kepada pekerja sesuai dengan pemotongan pajak
ketentuan perundangan.
▪ Perhitungan BPJS
2.2 Pajak pekerja dipotong dari
penghasilan bruto sesuai dan/atau program
dengan ketentuan kesejahteraan lainnya jika
perundangan ada
2.3 Adminstrasi pembayaran ▪ List/Daftar
dilakukan secara akurat dan ▪ Daftar/Laporan
 CHECKLIST KELENGKAPAN ADMINISTRASI & BUKTI
SKEMA HC STAF/OFFICER
UNIT
NO. KOMPETENSI
ELEMEN KOMPETENSI BUKTI ( √/-) KETERANGAN

tepat waktu sesuai dengan pembayaran gaji karyawan

kebijakan dan/atau peraturan ▪ Dll yang terkait
organisasi yang berlaku

KETERANGAN:
1) List bukti di atas merupakan contoh, bisa berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Patokan utama dalam
mengumpulkan/menyusun bukti adalah KUK (Kriteria Unjuk Kerja), EK (Elemen Kompetensi) dari Unit Kompetensi terkait.
2) Checklist ini hanya sebagai referensi dan pegangan peserta untuk memudahkan dalam proses coaching dan
pengumpulan bukti. Perhatian! Tidak untuk diberikan/di e-mail/dishare kepada asesor maupun pihak lain.