No.

Dokumen : PPMP-PR-03
PT. PUTRA PRIMA MEGA POWER Mulai Berlaku : 03 Juni 2019
Revisi : 01
Tanggal Revisi : 03 Juni 2019
PROSEDUR PENGADAAN BARANG dan JASA
Halaman : 1 dari 4

TUJUAN :

1. Memastikan proses pembelian barang yang dapat diterima tepat waktu dan kualitas baik sesuai dengan
permintaan dan tidak terjadi kecelakaan kerja serta penyakit akibat kerja

REFERENSI :
1. ISO 9001:2015, Sistem Manjemen Mutu, Pasal 8.4.1, 8.4.2, 8.4.3
2. ISO 45001:2018, Sistem Manjemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Pasal 8.1, 8.2
3. PP No 50 Tahun 2012 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
4. ISO 14001:2015, Sistem Manajemen Lingkungan. Pasal 8.1, 8.2
RUANG LINGKUP :

Prosedur ini meliputi mempelajari permintaan pembelian, melakukan seleksi supplier, pembuatan PO,
melakukan pemeriksaaan terhadap barang yg dibeli sampai dengan evaluasi supplier

DEFINISI :
MPR : Material Purchase Request, formulir permintaan pembelian material

INDIKATOR KINERJA :
1. Tidak ada kesalahan pembelian
2. Barang siap sesuai waktu yang dibutuhkan

DISPOSISI NAMA JABATAN PARAF

DISIAPKAN Bella Pratiana Administrasi

DIPERIKSA Fahri Ramadhan Sekertaris

DISAHKAN Syamsul Kurniawan Direktur

 No. Dokumen : PPMP-PR-03
PT. PUTRA PRIMA MEGA POWER Mulai Berlaku : 03 Juni 2019
Revisi : 01
Tanggal Revisi : 03 Juni 2019
PROSEDUR PENGADAAN BARANG dan JASA
Halaman : 2 dari 4

Mulai PIC Deskripsi Doc Terkait

User 1. Pemohon mengajukan permintaan - Form Material

barang/jasa ke bagian purchasing Request
1
Mengajukan permintaan barang/ jasa
2. Mempelajari permintaan barang/jasa,
terkait jumlah, waktu dibutuhkan,
2 Purchasing spesifiskasi,
lainnya
kualitas, persyaratan - Form Material
Request
Mempelajari permintaan barang/jasa
Jika informasi tidak lengkap kembalikan
ke pemohon untuk melengkapi

Informasi
?Lengkap
Purchasing 3. Jika merupakan permintaan urgent - MPR
Tidak
Ya segera buka PO - PO

3
? Urgent
Ya 4.Cari supplier yang menjual barang
Tidak atau jasa yang diminta dalam daftar
Purchasing supplier yang telah ada. Bila supplier - Daftar suplier
Suplier ada di
4 sudah masuk dalam daftar, minta
? daftar penawaran harga dari supplier tersebut.
Ya
Tidak

5
Seleksi suplier
5. Bila supplier tidak ada dalam daftar
supplier, lakukan seleksi supplier untuk
mencari supplier yang terpilih. Kriteria
- IK seleksi suplier
Purchasing pemilihan suplier ditentukan dalam - JSA
6 instruksi kerja, termasuk pemenuhan Suplier/Vendor
Update daftar suplier aspek K3L. dan memastikan bahwa
pihak supplier sudah menyusun JSA
sebelum melakukan pekerjaan (jasanya).
Minta penawaran
harga
6. Update data suplier yang lolos seleksi
7 Purchasing ke daftar suplier - Daftar suplier
Buka PO
Purchasing 7. Buat PO terhadap penawaran yang
telah supplier ajukan. - PO

Approval PO 8
8. Meminta aproval PO,
Purchasing Jika urgent dan terkait dengan operation - PO
9 dapat diwakilkan oleh manager site

Kirim PO ke supplier
Purchasing 9. Kirim PO Ke Supplier, melalui, email
atau fax
10 10. Catat PO yang telah keluar dalam log
Registrasi PO ke log book
PO
Purchasing book PO untuk mempermudah dalam - Log book PO
melakukan monitoring

11 11. Monitoring jadwal kedatangan

Purchasing barang/penyelesaain pekerjaan yang - Log book PO
Monitor kedatangan User tertera didalam log book PO
barang/penyelesaain pekerjaan

Purchasing 12. Bila terdapat masalah pada jadwal,

12 User konfirmasi ke suplier
Konfirmasi
supplier

? Sesuai jadwal

Tidak
Ya

A B
 No. Dokumen : PPMP-PR-03
PT. PUTRA PRIMA MEGA POWER Mulai Berlaku : 03 Juni 2019
Revisi : 01
Tanggal Revisi : 03 Juni 2019
PROSEDUR PENGADAAN BARANG dan JASA
Halaman : 2 dari 4

Mulai
 No. Dokumen : PPMP-PR-03
PT. PUTRA PRIMA MEGA POWER Mulai Berlaku : 03 Juni 2019
Revisi : 01
Tanggal Revisi : 03 Juni 2019
PROSEDUR PENGADAAN BARANG dan JASA
Halaman : 3 dari 4

PIC Deskripsi Doc Terkait

A
Purchasing 13. Periksa kedatangan barang sesuai - MPR
B
User dengan spesifikasi yang diminta atau - Katalog
13
periksa hasil pekerjaan
Pemeriksaan barang/hasil
pekerjaan 14 Purchasing 14. Lakukan claim ke suplier jika - Laporan
Claim ke ditemukan ketidak sesuaian ketidaksesuaian
suplier
15. Lakukan penyimpanan barang - Prosedur
sesuai dengan prosedur
Sesuai Purchasing penyimpanan penyimpanan
?permintaan User Jika hasil jasa maka lakukan serah - Surat Jalan
Tidak - PO
terima
Ya
15 16. Update logbook PO sesuai dengan
Simpan barang/ serah
Purchasing kedatangan barang/penyelesaian - Logbook PO
terima pekerjaan pekerjaan

17. Lakukan evaluasi terhadap

Purchasing kinerja suplier secara berkala tiap 1 - IK evaluasi suplier
16 tahun sekali
Update logbook PO

17
Evaluasi suplier

Selesai
 No. Dokumen : PPMP-PR-03
PT. PUTRA PRIMA MEGA POWER Mulai Berlaku : 03 Juni 2019
Revisi : 01
Tanggal Revisi : 03 Juni 2019
PROSEDUR PENGADAAN BARANG dan JASA
Halaman : 4 dari 4

RIWAYAT REVISI PROSEDUR

NO. TANGGAL SUBJEK REVISI ITEM REVISI PENGUSUL

1 3-Jun-19 Refrensi Penambahan Refrensi Terkait SMK3 PP No 50 Th Tim ISO/

2012 & ISO 45001:2018 Manajemen