No.

Dokumen : PT-KITSBS-24
No. Revisi : 00
PROSEDUR PENGADAAN BARANG & Tanggal : April
JASA Halaman : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

DIBUAT OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan

5. Suparyanto Manajer SDM & Umum

DISETUJUI OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Ruly Firmansyah General Manager

 No. Dokumen : PT-KITSBS-24
No. Revisi : 00
PROSEDUR PENGADAAN BARANG & Tanggal : April
JASA Halaman : ii dari iv

DAFTAR ISI

Uraian Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................... ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv
1. TUJUAN ...................................................................................................... 1
2. LINGKUP ..................................................................................................... 1
3. REFERENSI .................................................................................................. 1
4. DEFINISI ..................................................................................................... 1
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 2
6. LAMPIRAN ................................................................................................... 3
 No. Dokumen : PT-KITSBS-24
No. Revisi : 00
PROSEDUR PENGADAAN BARANG & Tanggal : April
JASA Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen

1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER
2. Seluruh Karyawan Softcopy
 No. Dokumen : PT-KITSBS-24
No. Revisi : 00
PROSEDUR PENGADAAN BARANG & Tanggal : April
JASA Halaman : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

Uraian yang Disahkan

No Tgl Hlm Uraian Perubahan
diubah oleh
 No. dokumen : PT-KITSBS-24
PROSEDUR PENGADAAN No. revisi : 01
BARANG DAN JASA Tanggal : April
Halaman : 1 dari 9

1. TUJUAN
Tujuan dari pada prosedur ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan proses pengadaan barang
dan jasa diatur dan dilaksanakan dengan baik.

2. LINGKUP
Prosedur ini mencakup kegiatan yang dimulai identifikasi kebutuhan barang, pengadaan barang
/ jasa, penerimaan dan proses pembayaran barang/jasa yang diberikan rekanan dalam
melaksanakan pekerjaannya di PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Palembang

3. REFERENSI
3.1. ISO 9001 : 2008 Klausul 7.4.1, Purchasing Process
3.2. ISO 14001:2004, Klausul 4.4.6, Operational Control
3.3. PP No. 50 Tahun 2012, Sub Elemen 5 Pembelian dan pengendalian produk

4. DEFINISI
4.1. Barang
Material umum yang dibutuhkan guna menunjang kegiatan operasional
4.2. Rincian Anggaran Biaya (RAB)
Rencana Anggaran biaya yang diajukan oleh perusahaan untuk menunjang kelancaran
operasional PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Palembang.
4.3. Tim/Pejabat Pengadaan Barang/Jasa
Tim Pengadaan Barang yang ditetapkan sesuai SK Manajer PT. PLN (Persero) Pembangkitan
Sumbagsel Palembang.
4.4. Panitia Pemeriksa Mutu Barang/Jasa
Panitia Pemeriksa Mutu Barang yang ditetapkan sesuai SK Manajer PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel Palembang.
4.5. Supply
Jenis kegiatan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh Rekanan.
4.6. Surat Perjanjian /PJ
Merupakan ikatan kerja sama dalam selang waktu tertentu antara PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel Palembang dengan pihak rekanan/mitra kerja.
4.7. User
Pihak atau bagian yang membutuhkan barang dan/atau jasa.
4.6 Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa mencakup sejak tahap proses memilih penyedia Barang/Jasa
dan sampai dengan tahap penyelesaian pelaksanaan Pekerjaan.
 No. dokumen : PT-KITSBS-24
PROSEDUR PENGADAAN No. revisi : 01
BARANG DAN JASA Tanggal : April
Halaman : 2 dari 9

4.7. Eproc PLN

Sarana pengadaan barang/jasa yang diproses secara elektronik; yang diakses melalui internet
pada alamat http://eproc.pln.co.id
4.8 Proses Pelelangan
Pengadaan Barang/Jasa konstruksi/Jasa lainnya dilakukan melalui metode pelelangan, yang
dilakukan secara terbuka dan diumumkan secara luas melalui papan pengumuman dan media
elektronik (e-Procurement PLN) serta dapat melalui surat kabar.
4.9 Proses Pemilihan Langsung
Pengadaan Barang/Jasa konstruksi/Jasa lainnya dibutuhkan mendesak untuk operasional PLN
sehingga apabila tidak segera dilakukan akan berakibat terganggunya operasional PLN.
4.10 Proses Penunjukan Langsung
Pengadaan Barang/Jasa konstruksi/Jasa lainnya yang akan diadakan bersifat spesifik hanya
dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus/pemegang Hak atas Kekayaan
Intelektual (HAKI) dan/atau hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa (agen tunggal) yang mampu
melaksanakan dan/atau mengaplikasikannya.
4.11 Proses Pembelian Langsung
Pembelian terhadap barang yang terdapat dipasar yang diyakini bahwa harga tersebut
merupakan hasil persaingan dipasar dan dengan nilai maksimum Rp. 50.000 (Lima puluh juta).
4.12 Proses Seleksi Langsung Jasa Konsultansi
Pengadaan Jasa Konsultansi yang dibutuhkan mendesak untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan, sehingga apabila tidak segera dilakukan akan berakibat terganggunya operasional
PLN.
4.13 SMM
Sistem Manajemen Mutu
4.14 SML
Sistem Manajemen Lingkungan
4.15 SMRP
Sistem Manajemen Rantai Pasokan
4.16 SMR
Sistem Manajemen Risiko
4.17 SMK3
Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
 No. dokumen : PT-KITSBS-24
PROSEDUR PENGADAAN No. revisi : 01
BARANG DAN JASA Tanggal : April
Halaman : 3 dari 9

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1 Umum
5.1.1 Inventory membuat klasifikasi material sesuai prosedur Manajemen Material (PT-
KITSBS-52) berdasarkan SK 717/Dir/2010 dan menghasilkan proposal kebutuhan
material. Isi proposal mencantumkan usulan kebutuhan untuk material rutin KHS dan
rutin non KHS
5.1.1.1 Untuk pengadaan yang berhubungan dengan Informasi Teknologi (IT),
membuatan spesifikasi teknis harus melibatkan bagian IT.
5.1.2 Proposal diajukan kepada tim Managemen untuk disetujui
5.1.3 Setelah proposal disetujui, Asman Enjiniring membuat usulan pembuatan kontrak
khusus KHS dan selanjutnya mengikut alur proses pembuatan kontrak KHS
5.1.3.1 Untuk pengadaan material yang tergolong B3,maka penyerahan barang harus
disyaratkan bahwa setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label serta
dilengkapi dengan Material Safety Data Sheet (MSDS) mengacu pada PP No.
74 Tahun 2001 serta Permen LH No. 03 Tahun 2008.
5.1.3.2 Semua kontrak pengadaan barang dan jasa harus mencantumkan persyaratan
teknis bahwa semua kontraktor harus mematuhi semua peraturan maupun
prosedur yang berlaku pada system manajemen terpadu di PT. PLN (Persero)
Sektor Pembangkitan Palembang (SMM ISO 9001, SML ISO 14001, Pas
99:2012, SMK3 PP No 50/2012).
5.1.4 Yang non KHS, usulan langsung dari inventory kontrol untuk diajukan kepada user agar
mengajukan pengadaan material tersebut dengan mengikuti alur proses pembuatan
kontrak non KHS

5.2 KHS
5.2.1 Inventory bersama dengan user, rendal rutin membuat klasifikasi material sesuai
prosedur Manajemen Material (PT-KITSBS-52) berdasarkan SK 717/Dir/2010 dan
menghasilkan proposal kebutuhan material yang disampaikan kepada Asman Enjiniring.
5.2.1.1 Untuk pengadaan yang berhubungan dengan Informasi Teknologi (IT),
membuatan spesifikasi teknis harus melibatkan bagian IT.
5.2.2 Asman Enjiniring melakukan disposisi kepada Asman terkait yang paling dominan
kebutuhan materialnya untuk kemudian dituangkan dalam TUG5 (FR-PT-KITSBS-24-03),
Formulir Pengendalian Dokumen pengadaan barang dan jasa (FR-PT-KITSBS-24-01),
dan Formulir Berita Acara Kebutuhan Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-02) serta
disetujui oleh Asman terkait
 No. dokumen : PT-KITSBS-24
PROSEDUR PENGADAAN No. revisi : 01
BARANG DAN JASA Tanggal : April
Halaman : 4 dari 9

5.2.3 TUG5 dilakukan proses RAB (FR-PT-KITSBS-24-06) oleh rendal rutin dan diajukan
kepada Asman Enjiniring untuk verifikasi dan persetujuan, (output RAB (FR-PT-KITSBS-
24-06), RPBJ (FR-PT-KITSBS-24-07), Nota Dinas manajer, referensi, dan Formulir
Evaluasi Harga Satuan Pengadaan Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-09) ).
5.2.4 Bagian Anggaran & Keuangan melakukan pengecekan alokasi anggaran dan selanjutnya
proses persetujuan Asman Keu, SDM & ADM
5.2.5 Persetujuan Manajer dan penunjukan pelaksana dan metode proses pengadaan.
5.2.6 Nota Dinas asli diberikan kepada pelaksana pengadaan, sedangkan copy disampaikan
kepada bagian Keuangan dan Rendal untuk input data Eproc dan ditembuskan kepada
Asman Enjiniring dan Direksi pekerjaan
5.2.7 Proses pengadaan dan pembuatan kontrak oleh pelaksana pengadaan (Panitia atau
Pejabat).
5.2.7.1 Untuk pengadaan material yang tergolong B3,maka penyerahan barang harus
disyaratkan bahwa setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label serta
dilengkapi dengan Material Safety Data Sheet (MSDS) mengacu pada PP No.
74 Tahun 2001 serta Permen LH No. 03 Tahun 2008.
5.2.7.2 Semua kontrak pengadaan barang dan jasa harus mencantumkan persyaratan
teknis bahwa semua kontraktor harus mematuhi semua peraturan maupun
prosedur yang berlaku pada system manajemen terpadu di PT. PLN (Persero)
Sektor Pembangkitan Palembang (SMM ISO 9001, SML ISO 14001, SMRP ISO
28000, SMR ISO 31000, Pas 99:2012 SMK3 PP No 50/2012.
5.2.8 Setelah proses pengadaan selesai dan kontrak jadi, kontrak disetujui oleh Manajer
sebagai kontrak harga satuan (KHS)
5.2.9 Dokumen kontrak yang telah ditandatangani di distribusikan : 1) Direksi Pekerjaan, 2)
Vendor, 3) Gudang, 4) Panitia, 5) keuangan, 6) Arsip (Sekum)
5.2.10 Informasi yang terdapat dalam Dokumen kontrak tersebut harus diinput ke SAP sebagai
penerapan ERP oleh Purchase Admin berdasarkan nota dinas dengan ketentuan:
a. Untuk kontrak jasa, dilaksanakan oleh Purchase Admin (PPBJ);
b. Untuk kontrak material, dilaksanakan oleh Purchase Admin (Rendal Rutin).

5.3 SPM/J (Surat Pemesanan Material/Jasa)

5.3.1 Inventory Control membuat monitoring stock berdasarkan setting material ROP/ROQ
(FR-PT-KITSBS-52-02) dan membuat usulan SPM dilampiri RO (repeat order), untuk
pengadaan material B3 maka penyerahan barang harus mengikuti persyaratan dari
kontrak induk yang terkait
 No. dokumen : PT-KITSBS-24
PROSEDUR PENGADAAN No. revisi : 01
BARANG DAN JASA Tanggal : April
Halaman : 5 dari 9

5.3.2 Usulan SPJ diajukan oleh supervisor menggunakan RO jasa kepada Inventory Control
untuk dibuatkan SPJ
5.3.3 SPM/J disampaikan kepada Direksi Pekerjaan untuk persetujuan bersama dengan RO
5.3.4 Manajer dan Vendor menyetujui dan menandatangani SPM/J
5.3.5 SPM/SPJ asli diberikan kepada Sekum untuk arsip dan Vendor. Salinanannya diberikan
kepada Direksi Pekerjaan, Inventory Control, Gudang, Akuntansi
5.3.6 Informasi yang terdapat dalam SPM/SPJ tersebut harus diinput ke ERP SAP oleh
Purchase Admin (Rendal Rutin)

5.4 NON KHS

5.4.1 Untuk permintaan material yang tercantum dalam proposal material manajemen,
inventory membuat monitoring stock dan mengusulkan kebutuhan material kepada
Supervisor menggunakan formulir usulan stock minimum/seting rop-roq (FR-PT-KITSBS-
52-02)
5.4.1.1 Untuk pengadaan yang berhubungan dengan Informasi Teknologi (IT),
membuatan spesifikasi teknis harus melibatkan bagian IT.
5.4.2 Supervisor terkait membuat TUG 5 berdasarkan rekomendasi inventory control atau
berdasarkan kondisi lapangan
5.4.3 Jika berdasarkan kondisi kebutuhan lapangan maka TUG 5 harus diverifikasi oleh
Gudang terlebih dahulu
5.4.4 Direksi Pekerjaan menyetujui TUG5 yang diusulkan
5.4.5 TUG5 dilakukan proses RAB oleh rendal rutin dan diajukan kepada Asman Enjiniring
untuk verifikasi dan persetujuan, (output RAB, RPBJ, Nota Dinas manajer, dan
referensi)
5.4.6 Bagian Anggaran & Keuangan melakukan pengecekan alokasi anggaran dan selanjutnya
proses persetujuan Asman Keu, SDM & ADM
5.4.7 Persetujuan Manajer dan penunjukan pelaksana dan metode proses pengadaan
5.4.8 Nota Dinas asli diberikan kepada pelaksana pengadaan, sedangkan copy disampaikan
kepada bagian Keuangan dan Rendal untuk input data Eproc dan ditembuskan kepada
Asman Enjiniring dan Direksi pekerjaan
5.4.9 Proses pengadaan dan pembuatan kontrak oleh pelaksana pengadaan (Panitia atau
Pejabat)
5.4.9.1 Untuk pengadaan material yang tergolong B3,maka penyerahan barang harus
disyaratkan bahwa setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label serta
dilengkapi dengan Material Safety Data Sheet (MSDS) mengacu pada PP No.
74 Tahun 2001 serta Permen LH No. 03 Tahun 2008.
 No. dokumen : PT-KITSBS-24
PROSEDUR PENGADAAN No. revisi : 01
BARANG DAN JASA Tanggal : April
Halaman : 6 dari 9

5.4.9.2 Semua kontrak pengadaan barang dan jasa harus mencantumkan persyaratan
teknis bahwa semua kontraktor harus mematuhi semua peraturan maupun
prosedur yang berlaku pada system manajemen terpadu di PT. PLN (Persero)
Sektor Pembangkitan Palembang (SMM ISO 9001, SML ISO 14001, PAS
99:2012, SMK3 PP No 50/2012).
5.4.10 Setelah proses pengadaan selesai dan kontrak jadi, kontrak disetujui oleh Manajer
sebagai kontrak harga satuan (KHS)
5.4.11 Dokumen kontrak yang telah ditandatangani di distribusikan : 1) Direksi Pekerjaan, 2)
Vendor, 3) Gudang, 4) Panitia, 5) keuangan, 6) Arsip (Sekum

5.5 PENGADAAN MATERIAL/JASA KHUSUS DAN PERIODIK

5.5.1 Usulan pengadaan material/jasa dengan kriteria khusus dan periodik diajukan oleh
Rendal Outage berdasarkan rencana pemeliharaan khusus atau periodik dengan mengisi
TUG 5 dan berita acara kebutuhan material khusus atau periodik, ditandatangani oleh
Rendal Outage & Spv terkait dan Direksi Pekerjaan
5.5.1.1 Untuk pengadaan yang berhubungan dengan Informasi Teknologi (IT),
membuatan spesifikasi teknis harus melibatkan bagian IT.
5.5.2 Untuk kebutuhan material, TUG 5 diserahkan ke Gudang untuk normalisasi/ penamaan
material
5.5.3 TUG 5 dari gudang diserahkan kepada Rendal Outage untuk dilakukan proses RAB
5.5.4 Bila RAB bernilai > 1 M Rupiah maka dilakukan kajian resiko oleh tim manajemen resiko
5.5.5 Usulan SKK/ijin prinsip diajukan oleh asman Enjiniring untuk disetujui oleh Manajer
5.5.6 Usulan SKK/ijin prinsip yang telah disetujui oleh Manager dikirim ke kantor KIT SBS
untuk dievaluasi dan proses SKK serta menentukan kewenangan proses pengadaan
5.5.7 Bila proses dilaksanakan di Sektor maka Manajer menunjuk pelaksana (Panitia / Pejabat
Pengadaan) dan metode proses pengadaan.
5.5.8 Nota Dinas asli diberikan kepada pelaksana pengadaan, sedangkan copy disampaikan
kepada bagian Keuangan dan Rendal untuk input data Eproc dan ditembuskan kepada
Asman Enjiniring dan Direksi pekerjaan
5.5.9 Proses pengadaan dan pembuatan kontrak oleh pelaksana pengadaan (Panitia atau
Pejabat)
Setelah proses pengadaan selesai dan kontrak jadi, kontrak disetujui oleh Manajer
sebagai kontrak harga satuan (KHS)
5.5.9.1 Untuk pengadaan material yang tergolong B3,maka penyerahan barang harus
disyaratkan bahwa setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label serta
 No. dokumen : PT-KITSBS-24
PROSEDUR PENGADAAN No. revisi : 01
BARANG DAN JASA Tanggal : April
Halaman : 7 dari 9

dilengkapi dengan Material Safety Data Sheet (MSDS) mengacu pada PP No.
74 Tahun 2001 serta Permen LH No. 03 Tahun 2008.
5.5.9.2 Semua kontrak pengadaan barang dan jasa harus mencantumkan persyaratan
teknis bahwa semua kontraktor harus mematuhi semua peraturan maupun
prosedur yang berlaku pada system manajemen terpadu di PT. PLN (Persero)
Sektor Pembangkitan Palembang (SMM ISO 9001, SML ISO 14001, Pas
99:2012, SMK3 PP No 50/2012).
5.5.10 Dokumen kontrak yang telah ditandatangani di distribusikan : 1) Direksi Pekerjaan, 2)
Vendor, 3) Gudang, 4) Panitia, 5) keuangan, 6) Arsip (Sekum)

5.6 Pengadaan Material/Jasa Untuk Korektif Atau Emergency

5.6.1 Kartu Kerusakan (KK) yang telah diisi oleh Operator operasi diberikan kepada Rendal
Rutin untuk mengecek kebutuhan material/jasa. Dari KK tersebut dibuatkan WO. Jika
WO tidak membutuhkan material, maka pekerjaan dapat langsung dilakukan. Jika
material yang diperlukan tersedia di Gudang maka gunakan form reservasi
5.6.2 Jika memerlukan material dan stock tidak tersedia di Gudang, atau memerlukan jasa
maka Spv Har membuat TUG 5 dengan persetujuan Asman terkait kemudian diserahkan
kepada Rendal Rutin
5.6.2.1 Untuk pengadaan yang berhubungan dengan Informasi Teknologi (IT),
membuatan spesifikasi teknis harus melibatkan bagian IT.
5.6.3 Jika statusnya 'Emergency' dan nilainya > 300 juta (wewenang General Manager KIT
SBS) maka harus diterbitkan form 'emergency' (FR-PT-KITSBS-24-08) oleh Asman Har,
Asman Operasi dan Asman Enjiniring, diusulkan oleh Manajer Sektor, dan disetujui oleh
General Manager
5.6.4 Jika statusnya 'Emergency' dan nilainya < 300 juta (wewenang Manager Sektor) maka
harus diterbitkan form 'emergency' (FR-PT-KITSBS-24-05) oleh Spv Har dan diketahui
oleh Asman Har, Asman operasi dan Asman enjiniring, disetujui oleh manajer
5.6.5 Dari usulan TUG 5 dilakukan proses RAB oleh rendal rutin, dengan melampirkan RKAP
jika ada, jika tidak tercantum dalam RKAP maka melampirkan formulir Permintaan
Anggaran Kebutuhan Barang/Jasa di Luar RKAP (FR-PT-KITSBS-24-04) dan diajukan
kepada Asman Enjiniring untuk evaluasi dan disetujui, (output RAB, RPBJ, Nota Dinas
manajer, dan referensi)
5.6.6 Bagian Anggaran & Keuangan melakukan pengecekan alokasi anggaran dan selanjutnya
proses persetujuan Asman Keu, SDM & ADM
5.6.7 Persetujuan Manajer dan penunjukan pelaksana (Panitia / Pejabat Pengadaan) dan
metode proses pengadaan
 No. dokumen : PT-KITSBS-24
PROSEDUR PENGADAAN No. revisi : 01
BARANG DAN JASA Tanggal : April
Halaman : 8 dari 9

5.6.8 Nota Dinas asli diberikan kepada pelaksana pengadaan, sedangkan copy disampaikan
kepada bagian Keuangan dan Rendal untuk input data Eproc dan ditembuskan kepada
Asman Enjiniring dan Direksi pekerjaan
5.6.9 Proses pengadaan dan pembuatan kontrak oleh pelaksana pengadaan (Panitia atau
Pejabat)
5.6.9.1 Untuk pengadaan material yang tergolong B3,maka penyerahan barang harus
disyaratkan bahwa setiap kemasan B3 wajib diberikan simbol dan label serta
dilengkapi dengan Material Safety Data Sheet (MSDS) mengacu pada PP No.
74 Tahun 2001 serta Permen LH No. 03 Tahun 2008.
5.6.9.2 Semua kontrak pengadaan barang dan jasa harus mencantumkan persyaratan
teknis bahwa semua kontraktor harus mematuhi semua peraturan maupun
prosedur yang berlaku pada system manajemen terpadu di PT. PLN (Persero)
Pembangkitan SBS Palembang (SMM ISO 9001, SML ISO 14001, Pas 99:2012,
SMK3 PP No 50/2012).
5.6.10 Setelah proses pengadaan selesai dan kontrak jadi, kontrak disetujui oleh Manajer
5.6.11 Dokumen kontrak yang telah ditandatangani di distribusikan : 1) Direksi Pekerjaan, 2)
Vendor, 3) Gudang, 4) Panitia, 5) keuangan, 6) Arsip (Sekum)

5.7 Amandemen
5.7.1 Direksi Pekerjaan membuat draft surat kepada pihak III (Vendor) disetujui Manajer
untuk rapat membahas amandemen kontrak. Pihak yang berkepentingan dalam proses
amandemen dilibat didalam rapat (Panitia/Pejabat PBJ, Direksi Pekerjaan, Vendor) dan
dibuatkan notulennya. (amandemen juga dapat diusulkan oleh vendor)
5.7.2 Hasil rapat amandemen dengan Vendor dilaporkan dalam bentuk nota dinas kepada
manajer untuk persetujuan
5.7.3 Amandemen untuk kontrak yang jenisnya SPK dibuat oleh pejabat pengadaan.
Amandemen untuk kontrak jenis PJ dibuat oleh panitia pengadaan
5.7.4 Informasi yang harus diinput kedalam ERP SAP oleh Purchase Admin terkait amandemen
adalah :
a. Perubahan nilai kontrak;
b. Perubahan jangka waktu kontrak
 No. dokumen : PT-KITSBS-24
PROSEDUR PENGADAAN No. revisi : 01
BARANG DAN JASA Tanggal : April
Halaman : 9 dari 9

6. LAMPIRAN
6.1. Flowchart Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa (PT-KITSBS-12-Lamp i)
6.2. Formulir Pengendalian Dokumen Pengadaan
Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-01)
6.3. Formulir Berita Acara Kebutuhan Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-02)
6.4. Formulir Daftar Permintaan Barang-Barang (FR-PT-KITSBS-24-03)
6.5. Formulir Permintaan Anggaran Kebutuhan
Barang/Jasa di Luar RKAP (FR-PT-KITSBS-24-04)
6.6. Formulir Pekerjaan Emergensi Sektor Palembang (FR-PT-KITSBS-24-05)
6.7. Formulir Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Pengadaan Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-06)
6.8. Formulir Rencana Pengadaan Barang da Jasa (RPBJ) (FR-PT-KITSBS-24-07)
6.9. Formulir Pekerjaan Emergensi Kit (FR-PT-KITSBS-24-08)
6.10. Formulir Evaluasi Harga Satuan Pengadaan Barang dan Jasa (FR-PT-KITSBS-24-09)
6.11. Formulir Usulan Stock Minimum / Seting Rop-Roq (FR-PT-KITSBS-52-02)
 PT PLN (PERSERO) FORMULIR PENGENDALIAN DOKUMEN No Formulir
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL PENGADAAN BARANG / JASA Revisi
PALEMBANG Tanggal
Halaman

Tanggal :
Nomor RPB/ RPJ :
Pekerjaan :

NO. AKTIVITAS TANGGAL PELAKSANA DISPOSISI

1 Usulan/ TUG 5 SPV/Fungsional…….

2 Check Stock Gudang TU. Gudang

3 Verifikasi TUG-5 Rendal

4 Usulan / TUG-5 Asman ……….

Inventory Control/
Proses Evaluasi &
5
RAB
Asman Enjiniring

SPV Anggaran & Keuangan

6 Konfirmasi Anggaran

Asman SDM & ADM

7 Persetujuan Manajer Manajer Sektor

8 Proses Pengadaan Tim Pejabat Pengadaan/…..

: FR-PT-KITSBS-21-01

PARAF
 PT. PLN (PERSERO) No Formulir : FR-PT-KITSBS-24-02
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL Revisi : 00
BERITA ACARA KEBUTUHAN BARANG / JASA
PALEMBANG Tanggal :
Halaman :
Nomor : ……………….BA/ASMAN…………... /STAR/20…

RKAP (Lampirkan Lembaran Kerja RKAP)

LUAR RKAP (Lampirkan Form LUAR RKAP)
KOREKTIF (Lampirkan Form WO)
EMERGENSI (Lampirkan Form EMERGENSI)
(Berilah tanda contreng √)

Pada hari ini ……...............….. Tanggal …….. Bulan ……......………... Tahun 20.........

A. Telah bersama - sama melakukan pemeriksaan terhadap kebutuhan barang /jasa sebagai berikut :
(Tuliskan system, nama peralatan/komponen peralatan dan tag numbernya)
1. …………………………………..

2. …………………………………..

B. Hasil pemeriksaan terhadap kebutuhan barang /jasa sebagai berikut :

(Jelaskan hasil pemeriksaan yang telah dilakukan, dan jika barang telah rusak maka tuliskan nomor KK/WO-nya)
1. …………………………………

2. …………………………………..

C. Analisa penyebab kebutuhan / kerusakan :

(Jelaskan apa yang menjadi akar maslah terjadinya kebutuhan / kerusakan)
1. …………………………………

2. …………………………………..

D. Dampak kerusakan yang timbul :

(Jelaskan dampak kerusakan terhadap operasional, finansial, dan K2L)
1. …………………………………

2. …………………………………..

E. Usaha - usaha yang telah dilakukan :

(Jelaskan usaha-usaha yg telah dilakukan untuk menagatasi kerusakan / indikasi kerusakan tersebut)
1. …………………………………

2. …………………………………..

F. History atau sejarah peralatan

(Lampirkan history/sejarah peralatan, dan jika peralatan telah rusak lampirkan KK/WO nya)

G. Photo peralatan , gambar teknik, gambar desain dan gambar kerja

(lamprkan foto peralatan, gambar design dan gambar kerja untuk memperjelas permintaan dan justifikasi)

H. Solusi dan saran :

(Tuliskan solusi/saran/rekomendasi)
1. …………………………………
2. …………………………………..

Adapun kebutuhan barang / jasa tersebut dibutuhkan pada saat............................................

Tanggal…………….bulan …….................... Tahun 20….
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya dan penuh tanggung jawab.

Tarahan, tgl.......Bulan ................…tahun 20......

Mengetahui, Pemeriksa,
ASMAN ……….

1. Nama 1 …………………………………………………
:
 2. Nama 2 ………………………………………………..
:
(Nama ASMAN)
 PT PLN (PERSERO) No Formulir
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL Revisi
DAFTAR PERMINTAAN BARANG-BARANG
PALEMBANG Tanggal
Halaman
Nomor : ………..TUG 5 / ASMAN………………../KITSBS /20..

No. Nama Barang (Ditulis No. Pemakaian rata- Sisa Diberikan

Permintaan Satuan
Urut selengkap-lengkapnya) Normalisasi rata per-bln Persediaan Banyaknya D.O. No. Tgl.

Telah Diperiksa Sesuai Stock Gudang

Tanggal : Tarahan, ……………………………

Disetujui oleh : Diverifikasi oleh : Stock diperiksa oleh : Dibuat oleh

Asman ………………… Rendal …………… Petugas Gudang Spv ………………………….

( ) ( ) ( ) ( )
 : FR-PT-KITSBS-24-03
:
:
:

Keterangan

Tarahan, ……………………………

Dibuat oleh
Spv ………………………….

( )
 PT PLN (PERSERO) No Formulir : FR-PT-KITSBS-24-04
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL FORMULIR PERMINTAAN ANGGARAN Revisi :
PEMBANGKITAN Palembang KEBUTUHAN BARANG/JASA DI LUAR RKAP Tanggal :
Halaman :
Nomor : .............. .L.RKAP/ASMAN ….........……/KITSBS/ 20......

A Nama Pekerjaan/Program yang akan dilaksanakan (di luar RKAP):

(Tuliskan nama pekerjaan/program yang akan dilaksanakan)
1 ..............................................................................

B Berdasarkan :
1 Berita Acara Kebutuhan Barang/Jasa No......................................................
2 Formulir Pekerjaan Emergensi SBS Palembang No..................................
3 Formulir WO No.........................
4 Lembaran Kerja RKAP 2011

C Mengingat pentingnya pekerjaan/program tersebut, maka mohon diproses dengan menyerap anggaran dari
Pekerjaan/Program :
(Tuliskan nama pekerjaan/program yang anggarannya akan di serap dan lampirkan lembar RKAP nya)
1 ..........................................................................................................
Triwulan............................pada RKAP 20….

2 ..........................................................................................................
Triwulan............................pada RKAP 20……

D Justifikasi Lainnya ……………..

Palembang, tgl....... Bulan................................. Tahun 20.....

Mengetahui, Diajukan oleh,

(Tuliskan nama Asman) (Tuliskan nama pegawai rendal)

 No Formulir
PT PLN (PERSERO) FORMULIR PEKERJAAN EMERGENSI Revisi
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL Tanggal
PALEMBANG Halaman
No : ……….EMG/ASMAN……./KITSBS/20……
UNIT #3
#4
Common ……..
(Tuliskan nama Common)
DATA GANGGUAN :

Jam Gangguan : -
Uraian Gangguan :
:
:

Akibat Gangguan : Kategori 1

Unit Trip
Unit Derating
Unit tidak dapat dioperasikan
Kategori 2
Pencemaran Lingkungan
Membahayakan keselamatan personil
Menimbulkan kerugian financial yang besar
Berdampak buruk terhadap kondisi sosial politik dan keamanan nasional maupun daerah
Berdampak buruk terhadap citra atau image perusahaan

Perlatan yang rusak :

Penyebab gangguan :
:
Dampak Operasional :

Asman Operasi Asman……………….. SPV/Fungsional ..............................

…………………………… …………………………. .................................................

USULAN PENANGGULANGAN :

Pengadaan / Perbaikan :
Kajian Operasional / Finansial :
:

Proses Penunjukan Langsung :

Alasan Penunjukan Langsung :
Perkiraan Biaya :
Sumber Anggaran :
Perkiraan Waktu Penyelesaian :

Asman .............................

.........................................

EVALUASI ENJINIRING KEPUTUSAN MANAGER

Proses Lanjut : Perlu / Tidak Perlu Setuju Tidak setuju

:
Catatan
:

Tanggal : Tanggal

ASMAN ENJINIRING MANAGER

(…………………) (…………………..)
 Lampiran: Formulir Pekerjaan Emergensi

KRETERIA PEKERJAAN EMERGRNCY

Pekerjaan emergency adalah pekerjaan yang harus segera dilakukan dengan waktu pelaksanaan tidak lrebih lama
 : FR-PT-KITSBS-21-05
:
:
:

SPV/Fungsional ..............................................

..........................................................

Asman ..............................

..........................................

MANAGER

(…………………..)
Lampiran: Formulir Pekerjaan Emergensi
 PT PLN (PERSERO) RENCANA ANGGARAN BIAYA ( RAB ) No .Formulir : FR-PT-KITSBS-21-06
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL PENGADAAN BARANG DAN JASA No .Revisi
PALEMBANG Tanggal
Halaman :
No. : .RAB / ENJ / KITSBS / 20…

1 NAMA  PEKERJAAN :
2 BIDANG :
3 NOMOR  TUG  5 :

Harga    Satuan Jumlah

No. Uraian  Pekerjaan Vol. Stn. Material Jasa Harga Keterangan
  (Rp) (Rp) (Rp)

     Jumlah                                                                -­‐  
Terbilang  :        PPN  10%                                                            -­‐
     Total                                                            -­‐
     Dibulatkan                                                            -­‐
 
Keterangan          :
1 #####
Diusulkan  Oleh,
2
3 ASMAN  ENJINIRING

(………………………..)

DISPOSISI          : Menyetujui
MANAJER

 
 PT PLN (PERSERO) RENCANA PENGADAAN No Formulir : FR-PT-KITSBS-24-07
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL BARANG DAN JASA ( RPBJ ) Revisi :
PALEMBANG Tanggal :
Halaman :
Nomor : RPBJ/ENJ /KITSBS/20…
Tanggal :

1. Dengan  ini  kami  mengusulkan  pengadaan  barang  seperti  tercantum    dibawah  ini  :
No. Deskripsi  permintaan Jumlah Satuan Keterangan

Untuk  memenuhi  :  (Nama  pekerjaan)

Bidang                                      :  (bagian  yang  meminta)

Dengan  menggunakan  anggaran  :  Rutin    Pembangkit,    Pos  :                    Triwulan  1      th.    sebesar  :

2. Kebutuhan  barang  barang  tersebut  diatas  adalah  untuk  :

[ ] Investasi [ √ ]      Operasi
3. Diusulkan  pengadaan  barang  tersebut  diatas  dilakukan  melalui  :
[ ] Pelelangan [ ]      Pemilihan  Langsung
[ ] Penunjukan  langsung [ ]      Pengadaan  Langsung
4. Anggaran  tersedia  dari  :
[ ] Rencana  Kerja  (  RK  ) :  No
[ ] Surat  Kuasa  Kerja  (  SKK  ) :  No
[ ] Surat  Kuasa  Investasi  (  SKI  ) :  No
[ ] Khusus :  No
[ ] Rutin

Keterangan  : Yang  mengusulkan

ASMAN  ENJINERING

Posisi  Anggaran  Rutin  : Anggaran

Tersedia/Tidak  Tersedia
ASMAN  SDM  &  ADM

Evaluasi  /  Usulan  : Keputusan

SETUJU/TIDAK  SETUJU
MANAJER
 PT PLN (PERSERO) RENCANA PENGADAAN No Formulir : FR-PT-KITSBS-24-07
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL BARANG DAN JASA ( RPBJ ) Revisi :
PALEMBANG Tanggal :
Halaman :
Nomor : RPBJ/ENJ /KITSBS/20…
Tanggal :

1. Dengan  ini  kami  mengusulkan  pengadaan  barang  seperti  tercantum    dibawah  ini  :
No. Deskripsi  permintaan Jumlah Satuan Keterangan
 No Formulir : FR-PT-KITSBS-24-08
FORMULIR PEKERJAAN EMERGENSI KIT Revisi :
Tanggal :
Halaman :

SEKTOR : JENIS MESIN : PLTU

NOMOR : ............... EMG/KITSBS/20... NO. MESIN : UNIT 3
TANGGAL : 4

DATA GANGGUAN :
Jam Gangguan :
Uraian Gangguan :
:
:

Akibat Gangguan : Unit Trip Unit Derating Unit tidak dapat dioperasikan

Perlatan yang rusak :

Penyebab gangguan :
:
Dampak Operasional :

Asman Operasi Asman ........................................... Asman Enjiniring

(……………………….) .......................................................

USULAN PENANGGULANGAN :

Pengadaan / Perbaikan :
Kajian Operasional / Finansial :
:

Proses Penunjukan Langsung :

Alasan Penunjukan Langsung :
Perkiraan Biaya :
Sumber Anggaran :
Perkiraan Waktu Penyelesaian :

Manajer Sektor

EVALUASI BIDANG PRODUKSI KEPUTUSAN GENERAL MANAGER

Proses Lanjut : Perlu / Tidak Perlu Setuju Tidak setuju

Catatan :
:

Tanggal : Tanggal :

MANAGER BIDANG PRODUKSI GENERAL MANAGER

Lampiran: Formulir Pekerjaan Emergensi

KRETERIA PEKERJAAN EMERGRNCY

Pekerjaan emergency adalah pekerjaan yang harus segera dilakukan dengan waktu pelaksanaan tidak lrebih lama
dari 1 (satu) bulan, dengan ketentuan bila tidak segera dilaksanakan akan mengakibatkan sebagai berikut:
1 Mengancam keselamatan jiwa manusia dan / aset peralatan pembangkitan bila tetap dioperasikan.
2 Berdampak terhadap kerugian biaya yang lebih besar .
3 Bedampak pembangkit tidak dapat dioperasikan dan terjadi pemadaman pada sistem.
4 Berdampak lebih buruk terhadap kondisi sosial politik dan keamanan nasional ataupun daerah.
5 Berdampak lebih buruk terhadap citra atau image perusahan PLN.
 PT. PLN (PERSERO) EVALUASI HARGA SATUAN No .Formulir : FR-PT-STAR-21-09
PEMBANGKITAN SUMBAGSEL PENGADAAN BARANG DAN JASA No .Revisi : 03
PALEMBANG Tanggal : 19 Maret 2013
Halaman :

NAMA  PEKERJAAN              :  

Item  Name  /  Description VOLUME Harga  Satuan  FOB  Tarahan  (Rp)   Evaluasi  Inventory  Control
Part  No.  /  
No. Norm.  Sistem
Kartu  Gdg.
Local  Transport   Harga  Satuan  Sesudah  
Nama  /  Deskripsi  Barang Jml Stn Harga  Satuan  (Rp) ROK  max  10%
(Rp) Evaluasi

Keterangan:   Palembang,
Diperiksa oleh, Dibuat oleh,
1 Harga satuan belum termasuk PPn 10% Rp9,340 Asman
2 Referensi harga dari