Jumlah Halaman : 5 Halaman

Nomor Dokumen : QSP-AC-PRC-01

Revisi : 01
Tanggal Revisi : 21 Juni 2017
Tanggal Terbit : 1 April 2010

STANDAR PROSEDUR

PENGADAAN BARANG DAN JASA

(QSP-AC-PRC-01)

Approval
Prepared by, Checked by, Approved by,
Purchasing Staff Management Representative President Director

Signed

Name V. Nurul R.Ramadhana H.S.U Sugiarto

Date 21 Juni 2017 21 Juni 2017 21 Juni 2017
PT. Alssa Corporindo
Pengadaan Barang dan Jasa

Daftar Isi
1. Pendahuluan..........................................................................................................4
1.1 Tujuan..........................................................................................................................................................4
1.2 Ruang Lingkup............................................................................................................................................4
2. Referensi................................................................................................................4
3. Definisi dan Singkatan..........................................................................................4
4. Tanggung Jawab, Wewenang dan Kompetensi.................................................5
4.1 Purchasing Manager..................................................................................................................................5
4.2 Purchasing Staff.........................................................................................................................................5
4.3 Warehouse Staff.........................................................................................................................................5
5. Uraian Prosedur....................................................................................................5
5.1 Proses Pembelian......................................................................................................................................5

QSP-AC-OPR-01 Hal 2 dari 5 Rev:01

PT. Alssa Corporindo
Pengadaan Barang dan Jasa

Daftar Riwayat Perubahan

Tanggal Revisi Deskripsi Perubahan No.Revisi
21 Juni 2017 Revisi minor 01

Daftar Rekaman
Nomor Nama Rekaman Masa Simpan
- - -

Daftar Tabel dan Gambar

No.Tabel Nama Tabel/Gambar Halaman
- - -

QSP-AC-OPR-01 Hal 3 dari 5 Rev:01

PT. Alssa Corporindo
Pengadaan Barang dan Jasa

1. Pendahuluan

1.1 Tujuan
memberikan pedoman dalam proses-proses pembelian barang dan jasa yang bertujuan untuk
mengendalikan dan memastikan pembelian tersebut sesuai dengan persyaratan serta spesifikasi yang
disyaratkan

1.2 Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku mencakup seluruh pencarian dan pembelian barang dan jasa yang dilakukan oleh
purchasing, dan pemasok yang memenuhi syarat dan terdaftar harus di-evaluasi secara berkala

2. Referensi
Nomor Judul
UU No. 1 Tahun 1970 Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
Occupational Health and Safety Management System
OHSAS 18001 : 2007
Requirements
ISO 14001:2015 Enviromental Safety Management Requirements
Peraturan Pemerintah No. 50 Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan
Tahun 2012 kerja

3. Definisi dan Singkatan

Definisi Penjelasan
Vendor/Pemasok Pihak ketiga yang menyediakan jasa atau produk untuk
beroperasinya perusahaan
Seleksi Supplier Formulir yang digunakan untuk mencatat proses dalam
memilih Pemasok terbaik dari sejumlah pemasok yang
menjawan penawaran Alssacorp
Barang / Jasa Suatu pengadaan yang diberikan oleh para Pemasok untuk
memenuhi kebutuhan operasional Alssacorp
Request for quotation Formulir yang digunakan untuk meminta penawaran harga
dan informasi yang terkait dengan produk tertentu dari
Pemasok
Purchase Order (PO) Formulir yang digunakan untuk meminta Pemasok
menyediakan barang dengan harga yang telah disetujui dan
syah secara hukum setelah diterima oleh Pemasok.
Vendor Approved List Dokumen dalam format database yang digunakan untuk
memudahkan Petugas Pembelian dalam melihat daftar
Pemasok yang terdaftar
MR/SR Formulir yang digunakan oleh pengguna untuk meminta
barang dari gudang logistic atau layanan jasa dari Vendor
Data Base – Register Order Database yang digunakan untuk mencatat dan mengawasi
pelaksanaan PO yang telah diterbitkan

QSP-AC-OPR-01 Hal 4 dari 5 Rev:01

PT. Alssa Corporindo
Pengadaan Barang dan Jasa

4. Tanggung Jawab, Wewenang dan Kompetensi

4.1 Purchasing Manager

 Menandatangani PO yang telah di buat oleh purchasing staff

4.2 Purchasing Staff

 Melakukan pencarian barang/jasa yang telah diminta oleh Pemakai
 Membuat RFQ (Ref. FM-AC-PRC-0102) yang dikirimkan kepada Pemasok untuk meminta
penawaran harga
 Melakukan seleksi pemasok dengan menggunakan formulir Selection of Vendor berdasarkan
minimal 3 (tiga) penawaran dari Pemasok
 Secara rutin memperbaharui Database – List Approved Vendor
 Memantau pengiriman barang oleh pemasok sesuai dengan waktu yang telah disetujui
 Melakukan evaluasi terhadap kinerja Pemasok menggunakan Receiving Register (Ref. FM-AC-
LOG-0104)

4.3 Warehouse Staff

 Koordinasi dalam melaksanakan kegiatan penerimaan barang yang telah dikirim oleh Pemasok

5. Uraian Prosedur

5.1 Proses Pembelian

 User Membuat M/SR lengkap dengan spesifikasi untuk barang yang di request dan
menyerahkannya kepada Purchasing Staff
 Purchasing staff melakukan pencarian dengan telpon, email atau fax ke Vendor sesuai dengan
M/SR
 Purchasing staff mengisi RFQ lalu kirim ke para Vendor
 Purchasing staff menerima jawaban RFQ dengan menerima penawaran dari para vendor dan
melaksanakan seleksi vendor (FM-AC-PRC-0201)
 Purchsing staff meng-update daftar Permasok yang disetujui
 Purchasing staff membuat PO dan meminta persetujuan dari Purchasing Manager
 Purchasing staff mengirim PO ke Pemasok melalui Email, Fax atau Surat & menindaklanjuti PO
untuk ditandatangani dan dikirim kembali
 Purchasing staff memantau status pengiriman lalu meng-update di dalam Database
 Warehouse staff menerima barang dan mengevaluasi kinerja vendor

QSP-AC-OPR-01 Hal 5 dari 5 Rev:01