Department QUALITY ASSURANCE

Type PROCEDUR Version : 00

Issues :
WAREHOUSE MANAGEMENT Page 1 of 3
Title
SYSTEM
Doc # PT KKI/QA/ALL/SOP/

I. LATAR BELAKANG

Penyimpanan merupakan proses penahanan barang sewaktu menunggu permintaan

untuk dikeluarkan. Proses penahanan barang tersebut dilakukan di satu tempat yang berupa
gudang. Sebagian besar gudang yang digunakan untuk menyimpan barang (bahan baku,
barang setengah jadi maupun barang jadi) ditempatkan pada lokasi tertentu sampai barang
tersebut siap dikirim ke pelanggan. Penyimpanan di dalam gudang bisa mencapai waktu yang
cukup lama berdasarkan kebutuhan barang itu sendiri, sehingga perlu penanganan yang
optimal.
Warehouse dapat digambarkan sebagai bagian dari suatu sistem logistik sebuah
perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai
status serta kondisi material/persediaan yang disimpan di gudang, sehingga informasi
tersebut selalu up-to-date dan mudah diakses oleh siapa pun yang berkepentingan.

II. TUJUAN

Merupakan prosedur yang mengatur mengontrol seluruh proses yang terjadi dalam
gudang mulai dari proses Shipping, Receiving, Putaway, Movement, dan Picking. Selain itu,
WMS juga dapat memberikan fasilitas pemberitahuan lokasi penyimpanan barang
berdasarkan jumlah barang dan jenis barang sehingga area penyimpanan di gudang gudang
dapat terpakai secara optimal yang akan mempermudah mengetahui jumlah stock dan kondisi
setiap barang.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini diharapkan dapat memaksimalkan kondisi lingkungan diarea

penyimpanan yang dipantau dan dikendalikan agar selalu berada ditempat yang
dipersyaratkan untuk kegiatan pengolahan produksi dan penjualan pada konsumen .

IV. PENERAPAN

A. Temperatur Penyimpanan

 Lampu penerangan yang cukup.

 Periksa ventilasi dengan memeriksa AC / Exhaustfan dan termohygrometer, apakah telah
dihidupkan sesuai peruntukannya.
 Penyimpanan produk sesuai kondisi yang ditetapkan dalam persyaratan penyimpanan
produk:
1. Warehouse Raw material :
RH 65%-80% dengan suhu ruang 250C-320C.
2. Cool Room :
RH 65%-70% dengan suhu ruang 120C-150C.
3. Warehouse produk jadi :
RH 65%-80% dengan suhu ruang 200C-300C.
 Department QUALITY ASSURANCE
Type PROCEDUR Version : 00
Issues :
WAREHOUSE MANAGEMENT Page 2 of 3
Title
SYSTEM
Doc # PT KKI/QA/ALL/SOP/

 Alat pengukur suhu dalam ruangan diletakkan pada daerah yang mudah dilihat.
 Pemeriksaan suhu dilakukan pada pagi dan sore hari, lalu dicatat pada ceklist monitoring
harian.
 Bila alat menunjukkan penyimpangan (rusak) atas temperatur yang sudah ditetapkan,
segera laporkan pada atasan/QA.
 Evaluasi dilakukan untuk penyebab ketidaksesuaian dan bila perlu dibuat order
pemeriksaan alat.
 Apabila terdapat penyimpangan terhadapa suhu atau kelembaban, maka diberikan
keterangan penyebab yang jelas atas hal tersebut.
 Hasil monitoring dicatat secara teratur di dalam form control dan ditandatangani oleh
petugas yang ditunjuk dan atasan langsung.

B. Transfer dan Distribusi

Untuk penyimpanan barang menggunakan Sistem FIFO atau First in First out yaitu
sistem penyimpanan barang yang dilakukan dengan sistem barang yang masuk terlebih
dahulu, yang juga dikeluarkan terlebih dahulu.

C. Tata Letak dan Jarak penyimpanan Antar Produk

Semua bahan baku dan produk jadi harus disimpan secara teratur. Bahan baku dan
produk jadi yang memiliki status rework maupun produk reject harus disimpan di ruangan
tersendiri serta dilakukan tindakan khusus untuk mencegah kontaminasi silang
serta penyebarannya. Selain itu, bahan baku dan produk jadi harus disimpan terpisah
dengan dinding bangunan (Jarak < 60 cm dari dinding).

D. Proses Distribusi produk

Proses pendistribusian produk Penyerahan bahan awal untuk warehouse hendaklah

dilakukan hanya oleh personil yang berwenang dan hanya dilakukan pada saat jam kerja
(08.00-17.00). Resiko pencemaran silang dapat timbul akibat tidak terkendalinya debu dan
gas, uap, percikan atau organisme (insect) dari luar warehouse.

E. Hal Yang Dilarang Bagi Personil Kerja Diarea Warehouse

 Membawa makanan dan minuman serta merokok di area warehouse,

Menggunakan parfum, alat kosmetik, cincin, jam tangan, rambut tergerai tanpa
penutup.
 batuk, bersin tanpa masker/penutup mulut dan hidung atau memiliki luka terbuka
 Bentuk pakaian personel warehouse yang baik dan benar :
a. Personel menggunakan pakaian bersih sesuai dengan tugas mereka
b. Pakain terbuat dari bahan yang dapat mencegah partikel asing menempel
c. Pakaian tanpa bahan fiber dan tanpa kantong diatas pinggang
 Department QUALITY ASSURANCE
Type PROCEDUR Version : 00
Issues :
WAREHOUSE MANAGEMENT Page 3 of 3
Title
SYSTEM
Doc # PT KKI/QA/ALL/SOP/

d. Barang bawaan personel seperti balpoint, termometer disimpan dalam

kantong baju bagian bawah pinggang saat memasuki area warehouse

 Menggunakan penutup kepala yang benar (hair net)

Benar

Wanita
Pria

Salah

 Personil menggunakan pakaian pelindung diri jika bekerja dengan bahan

berbahaya serta menggunakan pakaian bersih untuk menghindari kontak
langsung dengan produk sehingga menjaga kualitas produk tetap terjamin dan
mencegah terjadinya kontaminasi

REFFERENSI
HACCP Plan PT. KKI
GMP Manual
Prinsip-prinsip Warehousing.