Point point dari analisis gap antara SOP yang telah dibuat dengan realitanya

Pengertian umum Analisa Gap dan SOP umum

Gap analysis merupakan suatu metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi apakah suatu
sistem yang berlangsung di suatu perusahaan pada saat ini sudah memenuhi target atau
belum.

Dapat diartikan bahwa analisis gap ini adalah analisis yang memperhatikan bagaimana
system yang telah dibuat tersebut apakah sesuai dengan apa yang diharapkan atau tidak ,
system yang telah dibuat pasti memiliki banyak celah kekurangan yang perlu diperhatikan
apalagi system yang baru dibuat. Pastinya banyak hal hal yang tidak sesuai dengan ekspetasi
yang diharapkan

Oleh karena itu analisis gap ini akan menjabarkan hal hal yang kemungkinan besar atau
berpotensi dengan hal yang tidak diharapkan.

Standar Operasional Prosedur atau biasa disebut dengan nama SOP merupakan suatu sistem
yang dirancang guna menertibkan, merapikan, dan memudahkan suatu pekerjaan. 

Standar Operasional Prosedur atau SOP merupakan proses dokumentasi yang dimiliki suatu
perusahaan untuk memastikan bahwa layanan disampaikan atau diberikannya secara
konsisten setiap waktu.

Pengertian SOP Umum

Pengertian SOP, Secara sederhananya yaitu suatu petunjuk secara tertulis yang memaparkan
mengenai langkah-langkah kerja atau bagaimana cara melaksanakan kegiatan dengan rutin.

Dengan SOP Umum ini juga membantu kita dalam memahami dan menaati peraturan serta
membantu kita dalam mendapatkan informasi mengenai peraturan apa saja yang berlaku
diperusahaan ini.

Sop umum ini dibuat agar karyawan patuh, disiplin, tanggung jawab serta tertib saat berada
dikantor atau tempat kerja. Dengan begitu SOP umum ini juga memperhatikan kepuasan dan
kenyamana karyawan yang bekerja sehingga pembuatan SOP perlu disetujui oleh atasan serta
perlu direvisi berulang kali untuk mencapai sebuah keselarasan antar karyawan dengan pihak
pembuatan SOP.
Jadi SOP akan berlaku ketika semua karyawan tersebut merasa tidakkeberatan dengan SOP
yang akan diberlakukan.

Analisis GAP

Mengapa analisis Gap ini perlu dilakukan ?

SOP umum yang telah dibuat mempunyai potensi besar terjadinya hal hal yang tidak
diinginkan. Hal tersebut bisa terjadi karena SOP yang telah dibuat bukan berarti seratus
persen bisa berlaku sesuai apa yang kita harapkan. Banyak sekali kemungkinan SOP umum
tersebut akan mendapatkan banyak revisi untuk menutupi kekurangan. Oleh karena itu
analisis GAP ini akan memperhatikan potensi besar terjadinya hal yang tidak diingkan
dengan adanya SOP umum yang berlaku dengan realitas kerja yang berada dikantor.

Inti dari analisis Gap

 Analisis ini juga akan menjabarkan mengenai tindakan apa saja yang perlu diperhatikan
untuk mengurangi potensi tersebut dengan tujuan mencapai hal diharapkan.
Sebelum menentukan tindakan yang perlu diperhatikan kita harus mengetahui hal hal
yang perlu diperhatikan untuk mengurangi potensi terjadinya hal yang tidak diinginkan.
Ada beberapa SOP umum yang mempunyai kemungkinan kecil terjadi hal yang tidak
diinginkan yaitu SOP yang sudah sesuai dengan realita
1. SOP peraturan masuk kerja
2. SOP Kebersihan
3. SOP Penyambutan Tamu
4. SOP Persiapan kerja

SOP tersebut mempunyai kemungkinan kecil bahkan tidak ada potensi karyawan menolak
SOP tersebut karena sebelum dibentuk buku saku karyawan, Peraturan tersebut sudah
dilaksanakan dengan baik dan jarang ada karyawan yang melanggar peraturan tersebut. hal
tersebut berarti karyawan sudah nyaman dan mudah menaati peraturan tersebut sehingga
dengan munculnya 4 SOP tersebut tidak menjadikan hambatan karyawan dalam bekerja dan
karyawan sudah terbiasa dengan perarutan tersebut.

SOP umum yang harus disesuaikan dan diperhatikan karena mempunyai potensi besar
terjadinya kesalahpahaman

1. SOP lembur diluar jam kerja

 2. SOP peminjaman aset kendaraan
3. SOP pengunduran diri karyawan
4. SOP perjalanan dinas
5. SOP permohonan cuti

Kelima SOP tersebut sangat perlu diperhatikan dalam membuatnya karena ketika ada
kesalahpahaman dapat berakibat fatal seperti contohnya perjalanan dinas. Perjalanan dinas
jika kita membuat SOP yang kurang lengkap, mungkin ada beberapa hal yang tidak diingkan
terjadi seperti karyawan yang sedang perjalanan dinas mengisi bensin kendaraan tanpa
meminta nota. Ditambah dengan di SOP tidak dijelaskan mengenai aturan yang
mengharuskan memakai nota. Hal tersebut bisa terjadi karena kita tidak lengkap dalam
membuat SOP.

Jadi SOP yang potensi besar munculnya celah kekurangan harus terus direvisi dan diperbaiki
sampai minim terjadinya kesalahpahaman dan mudah dipahami oleh semua karyawan.

 Serta langkah kedepannya ketika hal yang tidak diinginkan tersebut terjadi
harus ada tindakan seperti menevaluasi SOP yang salah dan memiliki kekurangan. Serta
menyelesaikan dengan baik agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan lagi. Karena SOP
yang baru dibuat kemungkinan besar ada beberapa kesalahan yang mungkin terjadi akibat
ketidaktelitian dalam memeriksa SOP.
 memperkirakan hal apa saja yang mungkin terjadi kedepannya.
Hal apa saja yang mungkin terjadi dapat diperkirakan dengan efisiensi seperti efisiensi
waktu dan tenaga karena dengan hal tersebut kemungkinan karyawan dapat menerima
jika SOP menjelaskan langkah langkah yang cukup simpel, padat, dan jelas sehingga jika
kita membuat SOP yang padat dan jelas kemungkinan besar karyawan akan menerima
dan melakukannya sesuai yang kita harapkan begitupun sebaliknya.
 Apa yang terjadi ketika SOP umum tersebut berjalan dengan baik dan sebaliknya ?
Jika SOP umum berjalan baik, karyawan dapat dengan mudah mengetahui peraturan yang
ada dikantor serta minim terjadnya pelanggaran. Begitupun sebaliknya, banyak karyawan
akan sering melanggar karena peraturan yang dibuku saku memberatkan karyawan dan
hal tersebut harus dievaluasi apakah benar benar SOP umum memberatkan karyawan atau
karyawan yang tidak disiplin.

Hal hal yang harus diperhatikan

 Respon karyawan ? dapat diterima atau tidak ?

Karyawan belum tentu setuju begitu saja dengan SOP yang kita buat, karena mungkin
ada beberapa hal yang tidak sesuai dengan keinginannya seperti yang biasannya
mengajukan cuti lebih simple sekarang dengan adanya SOP yang berlaku jadi
menambah ribet

 Sesuai dengan yang diharapkan ? ya atau tidak ? alasannya ?

Sesuai atau tidaknya dapat terlihat ketika SOP tersebut dijalankan apakah ada
terkendala atau kesulitan, apakah ada pelanggaran yang berlebihan atau tidak. Karena
itu sesuai atau tidaknya harus diliat dulu setelah SOP tersebut berlaku

 Apakah mempermudah pekerjaan ?

SOP yang berlaku sesuai harapan, jelas akan mempermudah kita dalam melakukan
pekerjaan seperti halnya ketika kita ingin meminjam kendaraan. Kita jadi tahu ke
siapa kita akan meminjam dan bagaimana langkah langkahnya serta konsekuensinya
ketika meminjam. Jadi meringkas waktu agar kita tidak bertanya tanya ketika ingin
meminjam.

 Memperkecil terjadinya pelanggaran dan kesalahpahaman ?

SOP yang berlaku dengan baik akan mengurangi terjadinya pelanggaran dan
kesalahpahaman karena karyawan dapat memahami aturan dengan buku saku yang
telah diterima setiap karyawan. jika banyak karyawan yang sering melakukan
pelanggaran kita tidak boleh langsung menyalahkan karyawan karena
ketidakdisplinan mungkin bisa saja SOP yang kita buat tidak membuat karyawan
nyaman dan sangat memberatkan karyawan.

 Menyingkat waktu yang sebelumnya harus bertanya terlebih dahulu ?

Dengan SOP yang berlaku kita menjadi lebih tahu langkah langkah ketika ingin
melakukan sesuatu contohnya mengajukan cuti. ketika mengajukan cuti tanpa adanya
buku saku, karyawan jelas akan bertanya terlebih dahulu kepada karyawan lama untuk
mengetahui bagaimana langkah langkahnya. Mungkin hal tersebut tidak akan terjadi
ketika setiap karyawan memiliki buku saku. Namun ketika karyawan sudah mengikuti
langkah langkah yang ada dibuku saku tapi ada terkendala yang tidak sesuai dengan
 buku saku, maka buku saku tersebut perlu direvisi agar sesuai dengan realita yang
sebenarnya

 Dapat memahami cara kerja aturan dengan baik

Karyawan yang sudah membaca buku saku akan memahami aturan umum yang baik
seperti jam kerja , cara persiapan kerja, bagaimana cara absen dan lain lain.

Manfaat dari Analisa gap bagi perkembangan SOP

1, dapat membantu menemukan masalah yang perlu diperbaiki

2. dapat mengetahui penyebab masalah tersebut terjadi

3. dapat mengetahui perkembangan SOP setelah diberlakukan seperti apakah berjalan dengan
baik atau tidak

4. dapat memprioritaskan SOP yang perlu diperbaiki

5. merancang agar meminimalisir terjadinya masalah

Kesimpulan

Analisa gap ini bertujuan untuk mengetahui segala bentuk kekurangan dari SOP yang telah
dibuat. Ketika kita sudah mengetahui bentuk kekurangan dan beberapa SOP yang mungkin
mempunyai potensi besar terjadinya kekurangan, kita bisa mengambil langkah untuk
kedepannya serta berusaha membuat SOP yang sesuai atau cocok dengan lingkungan kantor.
karena pada dasarnya SOP dibuat agar karyawan dapat mematuhi aturan yang ada dan
menciptakan lingkungan yang tertib dan nyaman. Jadi dengan Analisa ini kita bisa
memperkirakan sikap karyawan ketika SOP tersebut mulai berlaku dan mengantisipasi
terjadinya kesalahpahaman yang terjadi.