GAP

ANALYSIS
MENGANALISIS STANDAR OPERASIONAL
UMUM DENGAN REALITANYA
PENGERTIAN UMUM

GAP ANALYSIS
• Gap analysis merupakan suatu metode yang diciptakan untuk mengidentifikasi apakah suatu
sistem yang berlangsung di suatu perusahaan pada saat ini sudah memenuhi target atau belum

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

• Standar Operasional Prosedur atau biasa disebut dengan nama SOP merupakan suatu sistem yang
dirancang guna menertibkan, merapikan, dan memudahkan suatu pekerjaan. 
GAP ANALYSIS

Mengapa analisis Gap ini perlu dilakukan ?

• SOP umum yang telah dibuat mempunyai potensi besar terjadinya hal hal yang tidak diinginkan.
Hal tersebut bisa terjadi karena SOP yang telah dibuat bukan berarti seratus persen bisa berlaku
sesuai apa yang kita harapkan. Banyak sekali kemungkinan SOP umum tersebut akan mendapatkan
banyak revisi untuk menutupi kekurangan. Oleh karena itu analisis GAP ini akan memperhatikan
potensi besar terjadinya hal yang tidak diingkan dengan adanya SOP umum yang berlaku dengan
realitas kerja yang berada dikantor.
INTI DARI GAP ANALYSIS
1. Analisis ini juga akan menjabarkan mengenai tindakan apa saja yang perlu
diperhatikan untuk mengurangi potensi tersebut dengan tujuan mencapai hal
diharapkan.
• Sebelum menentukan tindakan yang perlu diperhatikan kita harus mengetahui hal hal yang perlu
diperhatikan untuk mengurangi potensi terjadinya hal yang tidak diinginkan.
• Ada beberapa SOP umum yang mempunyai kemungkinan kecil terjadi hal yang tidak diinginkan
yaitu SOP yang sudah sesuai dengan realita

1. SOP peraturan masuk kerja

2. SOP Kebersihan

3. SOP Penyambutan Tamu

4. SOP Persiapan kerja

Mengapa SOP potensi terjadinya hal yang tidak diinginkan kecil ?

• SOP tersebut mempunyai kemungkinan kecil bahkan tidak ada potensi karyawan menolak SOP tersebut
karena sebelum dibentuk buku saku karyawan, Peraturan tersebut sudah dilaksanakan dengan baik dan
jarang ada karyawan yang melanggar peraturan tersebut. hal tersebut berarti karyawan sudah nyaman
dan mudah menaati peraturan tersebut sehingga dengan munculnya 4 SOP tersebut tidak menjadikan
hambatan karyawan dalam bekerja dan karyawan sudah terbiasa dengan perarutan tersebut.
• SOP umum yang harus disesuaikan dan diperhatikan karena mempunyai potensi besar terjadinya
kesalahpahaman

1. SOP lembur diluar jam kerja

2. SOP peminjaman aset kendaraan

3. SOP pengunduran diri karyawan

4. SOP perjalanan dinas

5. SOP permohonan cuti

• Mengapa SOP tersebut mempunyai potensi yang besar ?

• Kelima SOP tersebut sangat perlu diperhatikan dalam membuatnya karena ketika ada
kesalahpahaman dapat berakibat fatal seperti contohnya perjalanan dinas. Perjalanan dinas jika kita
membuat SOP yang kurang lengkap, mungkin ada beberapa hal yang tidak diingkan terjadi seperti
karyawan yang sedang perjalanan dinas mengisi bensin kendaraan tanpa meminta nota. Ditambah
dengan di SOP tidak dijelaskan mengenai aturan yang mengharuskan memakai nota. Hal tersebut
bisa terjadi karena kita tidak lengkap dalam membuat SOP.
2. Langkah kedepannya ketika hal yang tidak diinginkan tersebut terjadi

• harus ada tindakan seperti mengevaluasi SOP yang salah dan memiliki kekurangan. Serta
menyelesaikan dengan baik agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan lagi. Karena SOP
yang baru dibuat kemungkinan besar ada beberapa kesalahan yang mungkin terjadi akibat
ketidaktelitian dalam memeriksa SOP.
3. Memperkirakan hal apa saja yang mungkin terjadi kedepannya.

• Hal apa saja yang mungkin terjadi dapat diperkirakan dengan efisiensi seperti efisiensi
waktu dan tenaga karena dengan hal tersebut kemungkinan karyawan dapat menerima
jika SOP menjelaskan langkah langkah yang cukup simpel, padat, dan jelas sehingga jika
kita membuat SOP yang padat dan jelas kemungkinan besar karyawan akan menerima
dan melakukannya sesuai yang kita harapkan begitupun sebaliknya.
4. Apa yang terjadi ketika SOP umum tersebut berjalan dengan baik dan sebaliknya ?

• Jika SOP umum berjalan baik, karyawan dapat dengan mudah mengetahui peraturan yang ada
dikantor serta minim terjadnya pelanggaran. Begitupun sebaliknya, banyak karyawan akan sering
melanggar karena peraturan yang dibuku saku memberatkan karyawan dan hal tersebut harus
dievaluasi apakah benar benar SOP umum memberatkan karyawan atau karyawan yang tidak
disiplin.
HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

1. Respon karyawan ? dapat diterima atau tidak ?

2. Sesuai dengan yang diharapkan ? ya atau tidak ? alasannya ?

3. Apakah mempermudah pekerjaan ?

4. Memperkecil terjadinya pelanggaran dan kesalahpahaman

5. Menyingkat waktu yang sebelumnya harus bertanya terlebih dahulu ?

6. Dapat memahami cara kerja aturan dengan baik

MANFAAT
1, dapat membantu menemukan masalah yang perlu diperbaiki

2. dapat mengetahui penyebab masalah tersebut terjadi

3. dapat mengetahui perkembangan SOP setelah diberlakukan seperti apakah berjalan dengan baik
atau tidak

4. dapat memprioritaskan SOP yang perlu diperbaiki

5. merancang agar meminimalisir terjadinya masalah

KESIMPULAN
• Analisa gap ini bertujuan untuk mengetahui segala bentuk kekurangan dari SOP yang telah
dibuat. Ketika kita sudah mengetahui bentuk kekurangan dan beberapa SOP yang mungkin
mempunyai potensi besar terjadinya kekurangan, kita bisa mengambil langkah untuk kedepannya
serta berusaha membuat SOP yang sesuai atau cocok dengan lingkungan kantor. karena pada
dasarnya SOP dibuat agar karyawan dapat mematuhi aturan yang ada dan menciptakan
lingkungan yang tertib dan nyaman. Jadi dengan Analisa ini kita bisa memperkirakan sikap
karyawan ketika SOP tersebut mulai berlaku dan mengantisipasi terjadinya kesalahpahaman yang
terjadi.