BAB II

KONSEP DASAR PENYUSUNAN SOP

DOSEN
SATRIA ARY SANJAYA,SE,MM
Konsep Pembuatan SOP

Kesalahan pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil

yang ingin dicapai oleh perusahaan menjadi tidak
maksimal. Dalam pembuatan SOP harus
memperhatikan beberapa konsep sebagai berikut :
1.SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat
langkah demi langkah, fleksibel dan dapat disesuaikan
dengan kondisi yang berubah.
2.Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti
dengan cepat dan berusaha mendapatkan arus yang
sebaik-baiknya.
3. Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan
kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan melakukan
sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu.
Contoh: "Kirim spesifikasi ke vendor" bukan "
Spesifikasi dikirim ke vendor".
4. Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan
negatif. Contoh: " Lengkapi lembar kerja buku dan
kembalikan ke pengadaan" bukan " Jangan
dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi".
5. Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas
dalam satu kalimat. Contoh: "Kirim buku ke bagian
pengolahan".
6. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya,
mencegah duplikasi pekerjaan dan harus ada
pengecualian yang seminimum mungkin terhadap
peraturan.
7. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak
perlu dan mencegah adanya pemeriksaan yang tidak
perlu.
8. Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan
yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan.
9. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan
pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.
PRINSIP PENYUSUNAN SOP
Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat
beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu :
•Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi
beban pengawasan;
•Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya;
•Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak
perlu;
•Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-
baiknya;
•Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan;
•Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya
terhadap peraturan;
7 Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu;
8 Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan 
kondisi yang berubah;
9 Pembagian tugas tepat;
10 Memberikan pengawasan yang terus menerus atas
pekerjaan yang dilakukan;
11 Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang
sebaik-baiknya;
12 Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan
pekerjaan dengan memperhatikan tujuan;
13 Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai
yang minimum;
14 Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-
baiknya
Hasil Dari Penyusunan Prosedur Kerja
Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis
dalam “buku pedoman organisasi” atau “daftar tugas”yang
memuat lima hal penting, yaitu :
1.Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan);
2.Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan
dengan pekerjaan;
3.Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana
menggunakannya;
4.Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa
buku pedoman tersebut diterbitkan;
5.Informasi tentang bagaimana menggunakan buku
pedoman tersebut
Langkah Pembuatan SOP

1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP

Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak
manajemen dapat menyusun langkah-langkah yang
harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, serta
dapat mengetahui dan mengevaluasi keberhasilan dari
penerapan SOP tersebut.
2. Perancangan awal
Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple
steps, hierarchical steps atau graphic format, maka
langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat
tahapan dari proses yang ada dan yang harus dijalankan.
Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah flowchart,
maka langkah awal yang haruss dilakukan adalah
menentukan permasalahan yang akan diselesaikan.
3 Evaluasi Internal
Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut
dievaluasi oleh seluruh anggota perusahaan yang terlibat
sehingga dapat diketahui kekurangan serta kesalahan yang
terdapat pada rancangan awal tersebut dan kemudian
meminta saran, kritik dan usulan yang membangun. Dengan
melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam
SOP tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan
berjalan dengan lebih mudah.
4 Evaluasi Eksternal
Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang
berasal dari luar perusahaan untuk menilai rancangan yang
telah dibuat dan memberikan saran, kritik dan usulan yang
dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal
dari perusahaan tentu dapat menilai rancangan dengan lebih
objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam
proses penerapan SOP.
5 Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui SOP yang
dibuat telah seusai dengan standard yang ditetapkan oleh
pihak manajemen dan kemudian hasil pengujian dapat
digunakan sebagai bahan evaluasi dalam melakukan
perbaikan dan pengembangan.
6 Perbaikan
Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui
kekurangan dan kesalahan dalam SOP yang telah dibuat dan
kemudian dapat segera dilakukan perbaikan sehingga SOP
dapat berjalan dengan lebih maksimal. Pada tahap ini juga
dapat dilakukan pelatihan bagi para pekerja agar dapat
memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk mempermudah
mereka dalam menjalankan pekerjaan.
7 Implementasi
Setelah SOP selesai dibuat dan sesuai dengan standar yang
telah ditentukan, kemudian dilakukan implementasi di
seluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal yang
telah ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal.
TUGAS
• Buatlah SOP pelayanan di divisi tempat anda
bekerja !
• Apakah SOP tersebut sesuai dengan apa yang
tercantum dalam teori tersebut diatas?
PENUTUP
TERIMA KASIH