TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP (Standard Operating Procedure)

SOP (Standar Operating Prosedur) merupakan tools yang wajib dimiliki oleh semua
organisasi, apakah organisasi tersebut organisasi bisnis, organisasi pemerintahan atau
organisasi nirlaba.

Berikut tahapan yang bisa kita lakukan untuk menyusun rangkaian prosedur-prosedur yang
harus sesuai dengan karakteristik organisasi kita :

A.Tahap Persiapan
Tahap ini ditujukan untuk memahami kebutuhan penyusunan atau pengembangan SOP dan
menentukan tindakan yang diperlukan oleh Unit Kerja. Tahap ini terdiri dari (4) empat langkah:

1. Mengidentifikasi kebutuhan
2. Mengevaluasi dan menilai kebutuhan
3. Menetapkan kebutuhan
4. Menentukan tindakan
Output dari tahap ini adalah keputusan akan tindakan yang dilakukan.

B.Tahap Pembentukan Organisasi Tim

Tahap ini ditujukan untuk menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggung jawab
dalam melaksanakan tindakan yang telah ditentukan dalam Tahap Persiapan. Tahap ini terdiri
dari (5) lima langkah yaitu:

1. Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggung jawab sebagai pelaksana
2. Menyusun pembagian tugas pelaksanaan
3. Memilih orang yang menjadi penanggung jawab atas pelaksanaan pada umumnya
4. Menetapkan mekanisme pengendalian pelaksanaan
5. Membuat pedoman pembagian tugas pekerjaan dan kontrol pekerjaan
Output dari tahap ini adalah pembagian tugas pekerjaan dan kontrol pekerjaan.

C.Tahap Perencanaan
Tahap ini ditujukan untuk menyusun dan menetapkan strategi, rencana, metodologi dan
program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana. Tahap ini terdiri dari (3) tiga langkah
yaitu:

1. Menyusun strategi dan metodologi kerja

2. Menyusun perencanan kerja
3. Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci
Output dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja secara terperinci.

D. Tahap Penyusunan
Tahap ini ditujukan untuk menyusun SOP sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan.
Tahap ini terdiri dari (5) lima langkah yaitu:

1. Mengumpulkan informasi terkait yaitu metode pendekatan sistem atau risiko kegiatan
2. Mengumpulkan informasi terkait lainnya yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang
terlibat, formulir, keterkaitan dengan prosedur lain.
3. Menetapkan metode dan teknik penulisan SOP
4. Menulis SOP
5. Membuat draft pedoman SOP
Output dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP.

E. Tahap Uji Coba

Tahap ini ditujukan untuk menguji coba draft pedoman SOP. Tahap ini terdiri dari (4) empat
langkah yaitu:

1. Merancang metodologi uji coba

2. Mempersiapkan tim pelaksana uji coba
3. Melaksanakan uji coba
4. Menyusun laporan hasil uji coba
Output dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang digunakan untuk menyempurnakan
draft pedoman SOP.

F. Tahap Penyempurnaaan
Tahap ini ditujukan untuk menyempurnakan pedoman SOP berdasarkan laporan hasil uji
coba. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah yaitu:

1. Membahas laporan hasil uji coba

2. Merancang langkah penyempurnaan pedoman SOP
3. Menyusun pembagian tugas penyempurnaan
4. Melaksanakan penyempurnaan
5. Menyusun final pedoman SOP
Output dari tahap ini adalah final pedoman SOP yang dapat digunakan sebagai pedoman
standar dalam unit kerja.

G.Tahap Implementasi
Tahap ini merupakan tahap implementasi pedoman SOP secara standar dalam organisasi.
Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah yaitu:
 1. Menetapkan metodologi dan materi implementasi
2. Menetapkan tim pelaksana implementasi
3. Melaksanakan implementasi
4. Menyusun laporan implementasi
Output dari tahapan ini adalah laporan implementasi yang digunakan sebagai dasar dalam
tahap pemeliharaan dan audit.

H. Tahap Pemeliharaan dan Audit

Tahap ini adalah tahap akhir dari seluruh tahap teknis penyusunan SOP dan ditujukan untuk
pemeliharaan dan audit setelah implementasi SOP selama periode tertentu. Tahap ini terdiri
dari 7 (tujuh) langkah yaitu:

1. Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP yang diterapkan
2. Membentuk tim pemeliharaan dan audit
3. Melaksanakan pemeliharaan dan audit
4. Membuat laporan pemeliharaan dan audit
5. Menyimpulkan temuan-temuan dan menyusun perencanaan perbaikan
6. Melakukan perbaikan sesegera mungkin jika perbaikan dilakukan kecil dan sifatnya
rutin
7. Melaksanakan tahap-tahap penyusunan SOP dari awal jika perbaikan yang diperlukan
besar dan bersifat tidak rutin.

Pengertian SOP
Standard Operating Procedure atau Standar Operasional Prosedur adalah sekumpulan
peraturan, pedoman, atau acuan yang dibuat oleh suatu perusahaan. Tujuannya untuk
menjadi acuan melaksanakan proses kerja sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing
sumber daya manusia yang ada di perusahaan.

SOP juga menjadi indikator penilaian kinerja baik itu bagi instansi pemerintah maupun
perusahaan swasta. Hal ini karena SOP telah dibuat sesuai dengan indikator-indikator teknis,
administratif, dan prosedural yang telah disesuaikan dengan proses kerja dan unit kerja yang
terlibat.

Ditambah lagi, SOP sudah dibuat dengan urutan kronologis sehingga sudah menjadi suatu
prosedur acuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cara yang paling efektif.
Fungsi penting SOP di perusahaan
Dalam sebuah perusahaan, SOP punya dua manfaat utama. Pertama, dengan menggunakan
SOP perusahaan memiliki rujukan pengetahuan bagi kegiatan operasional yang selalu
diperbaharui.

Hal ini sangat penting mengingat seperti misalnya untuk penjualan, selalu ada hal baru dari
pasar baik itu tren atau cara baru yang lebih efektif. Dengan ada dokumen contoh SOP bisa
membuat proses evaluasi lebih mudah untuk memastikan SOP berjalan adalah yang terbaru.

Kedua, contoh SOP memiliki fungsi sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian
dan perbaikan. SOP menjadi bukti tertulis karena biasanya di dalamnya termasuk formulir
kerja seperti berita acara, bukti pengiriman, berita acara kunjungan dan lain sebagainya.

Dengan adanya bukti tertulis seperti ini, jika suatu hari ditemukan kesalahan atau kekurangan
akan mudah melacaknya. Tinggal dicocokkan antara prosedur yang seharusnya dengan
dokumen fisik yang ada. Proses evaluasi bisa berjalan dengan lebih mudah.

Selain kedua alasan utama tersebut, ada juga alasan lain mengapa SOP sangat penting
dalam perusahaan:

 Memetakan peran dan posisi masing orang dalam perusahaan

 Memberikan kejelasan arah mengenai proses kerja dan tanggung jawab masing-
masing individu
 Menjadi penjelasan terkait hubungan antar masing-masing proses kerja
 Menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja dan setiap kegiatan operasional
 Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam melakukan proses kerja
 Memudahkan evaluasi dari setiap proses kerja yang terjadi

Langkah membuat SOP

Membuat tim penyusun SOP
Langkah pertama untuk membuat SOP adalah membuat tim khusus yang akan menyusun
SOP ini. Umumnya, untuk menyusun SOP diperlukan tim ahli yang kompeten di bidangnya
masing-masing. Hal ini tentu disesuaikan dengan SOP apa yang mau dibuat.

Pelajari proses bisnis perusahaan

Untuk mewujudkan tujuan dari SOP yaitu menciptakan proses kerja dalam bisnis yang
seragam konsisten dan efisien, tim penyusun SOP harus mempelajari proses bisnis
perusahaan dengan seksama.
Hal ini bisa dilakukan dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga ke tangan pengguna
akhir. Dari pengamatan ini akan diperoleh data yang yang bisa digunakan untuk menyusun
SOP, misalnya durasi proses kerja, siapa saja sumber daya manusia yang terlibat dan lain-
lain.

Menyusun dan evaluasi alur kerja (flow chart)

Setelah terkumpul semua data yang dibutuhkan untuk menyusun SOP, kini saatnya untuk
mulai membuat alur kerja. Dalam proses ini, mungkin tidak sekali jadi, perlu beberapa kali
evaluasi untuk mendapatkan alur kerja yang paling efisien.

Yang penting ada dalam alur kerja adalah gambaran detail urutan proses kerja yang
diharapkan. Tak lupa, penting untuk menuliskan posisi dan dan nama person in charge di tiap
proses kerja.

Simulasi SOP
Sebelum ditetapkan sebagai SOP yang berlaku di perusahaan, maka perlu disimulasikan
terlebih dulu dalam kondisi sebenarnya. Dengan adanya simulasi ini, bisa dilakukan evaluasi
tahap akhir terhadap flowchart yang sudah dibuat sebelum SOP ditetapkan menjadi dokumen
legal.

Evaluasi dan perbaikan

Setelah melalui proses simulasi, jika ada ditemukan kekurangan, tim penyusun SOP harus
langsung melakukan evaluasi dan review ulang. Bahkan, jika diperlukan bisa dilakukan uji
coba kembali hingga dokumen yang ada tidak ada masalah ketika diterapkan di lapangan.

SOP disetujui
Jika dokumen SOP yang disusun oleh tim khusus, sudah efisien dan tidak ada lagi masalah
maka bisa minta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Terkait SOP, pihak ini
bisa jadi pimpinan tertinggi di perusahaan, lembaga atau unit yang berhubungan langsung
dengan SOP.

Sosialisasi SOP
Untuk memastikan SOP yang dibuat tidak mengalami kendala di tahap penerapan maka
penting sekali untuk melakukan sosialisasi SOP. Yang penting dipastikan adalah semua PIC
yang tertulis dan semua divisi terkait harus tahu SOP ini secara detail.
Contoh SOP
Di bawah ini ada contoh SOP perusahaan jasa dalam menjawab keluhan dari pelanggan
dari tambahpintar.com

Setelah mengetahui cara pembuatan SOP bahkan contoh SOP, kini saatnya menyiapkan tim
terbaik untuk menjalankan SOP yang sudah dibuat.

Sumber:
http://www.integrasi-edukasi.org/tahap%E2%80%91tahap-penyusunan-sop-standard-
operating-procedure/

https://employers.glints.com/id-id/blog/7-langkah-membuat-sop-perhatikan-contoh-sop-
berikut-ini/

TUGAS KELOMPOK:

Bentuk kelompok (maksimal 3 orang)

Seandainya kelompok anda adalah pemilik saham dan hendak membuat PT yang bergerak
dalam bidang jasa, buatlah :

1. Standar Operasional Prosedur (SOP) salah satu lembaga/unit kerja perusahaan anda.
2. Standar Operasional Prosedur (SOP) penggunaan salah satu alat kerja di perusahaan
anda.

Kumpulkan ke class room per siswa dengan perincian nilai seperti biasa.