MAKALAH

SOP PERUSAHAAN

D
I
S
U
S
U
N
oleh:

TRI UTAMI ANGGRENI

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Makassar
 BAB I. PENDAHULUAN

I. 1 Latar Belakang
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan prosedur yang seharusnya ada dalam
sebuah perusahaan dalam membantu menjalankan aktivitas. Standard Operating Procedure ada dan
dibentuk oleh perusahaan sebagai acuan kerja sehingga para manager dan karyawan dapat menjadi
sumber daya perusahaan yang professional dan handal (Setiawati, 2015). SOP merupakan dokumen
tertulis yang memuat prosedur kerja, tahapan yang sistematis serta serangkaian instruksi mengenai
aktivitas rutin dan berulang yang seharusnya dilakukan oleh organisasi (Ramadhan, Syaharudin,
Prajitiasari 2015).
Standard Operating Procedure (SOP) menjelaskan peran dan tugas setiap karyawan, seperti
siapa penanggung jawab dan pelaksananya, kapan melaksanakannya, bagaimana proses
pekerjaannya, dokumen apa yang diperlukan, serta siapa yang memberikan persetujuan (Setiawati,
2015). Saat prosedur itu terbentuk dan diterapkan dengan baik oleh seluruh elemen perusahaan
maka akan sangat membantu aktivitas perusahan dengan baik dan mencapai tujuan yang ditetapkan.
Oleh karena itu, SOP merupakan suatu hal yang sangat penting di dalam sebuah perusahaan. Bagian
penting dalam perusahaan seperti beberapa departemen atau centre, harus diperhatikan SOPnya,
salah satunya adalah revenue centre.
Revenue centre merupakan pusat penjualan, suatu output (yaitu, penjualan) diukur secara
moneter, akan tetapi tidak ada upaya formal yang dilakukan untuk 2 mengaitkan input (yaitu, beban
atau biaya) dengan output (Hillton, 2010). Revenue centre erat kaitannya dengan penjualan.
Penjualan merupakan salah satu hal penting untuk kelangsungan usaha perusahaan karena dari
penjualan akan diperoleh laba yang akan meningkatkan profitabilitas perusahaan. Penjualan yang
sebagai revenue centre perusahaan tentu menjadi penting untuk dikelola, sebab aktivitas yang
melibatkan kinerja karyawan ini membutuhkan pengawasan dan pengendalian yang baik. Oleh
karena itu, bagian penjualan sering kali terjadi kecurangan terkait kepentingan pribadi karyawan.
SOP yang tepat untuk bagian penjualan akan menjadi salah satu solusi memperbaiki penjualan di
perusahaan.
Dalam sebuah perusahaan, SOP digunakan agar setiap karyawan, pimpinan, manajerial,
hingga pimpinan perusahaan memahami arah dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Dengan
begitu, seluruh SDM dalam perusahaan bisa saling membantu dan bekerja sama. Oleh karena itu,
SOP dalam perusahaan sangat dibutuhkan untuk bisa mencapai tujuan bisnis.
 BAB II. ISI

II. 1 Pengertian SOP Perusahaan

Berikut adalah beberapa pengertian SOP menurut beberapa ahli.

a. Sailendra (2015:11)
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan
kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

b. Moekijat (2008)
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-
pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana
melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

c. Tjipto Atmoko (2011)

Standar Operasional Prosedur ( SOP ) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan
tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-
pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

d. Insani (2010:1)
SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu
pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

II. 2 Manfaat dan Fungis Pembuatan SOP

Menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan
No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dan organisasi,
sebagai berikut :
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus,
mengurangi kesalahan, dan kelalaian.
2. Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses
sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam
melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan karyawan cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat
melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien telah dikelola dengan baik.
 7. Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam melaksanakan
pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9. Membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
10.Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situas
Penggunaan SOP dalam suatu perusahaan memiliki beberapa fungsi penting yang akan
memengaruhi keberhasilan aktivitas perusahaan, berikut beberapa fungsi SOP :

- Rujukan pengetahuan bagi kegiatan operasional yang selalu di-update

Tindakan seperti alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang dari gudang atau logistik,
hingga pelayanan pelanggan akan tertata atau terstruktur dengan baik. Dikarenakan alur kerja bisa
berubah sewaktu-waktu, maka Standard Operational Procedure sebaiknya harus selalu diperbarui
berdasarkan keputusan auditor jaminan mutu.

- Arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan

Biasanya SOP memiliki formulir kerja seperti contoh berita acara presentasi produk oleh para staf
marketing, bukti pengiriman, berita acara kunjungan, dan lain sebagainya. Dengan begitu,
Perusahaan memiliki bukti nyata bagi alur pekerjaan yang membutuhkan arsip, audit jaminan mutu
berkala secara eksternal maupun internal harus dilaksanaan sebagai bahan penilaian hingga
perbaikan untuk penyempurnaan yang harus dilakukan.

II. 3 Cara Pembuatan SOP Perusahaan dengan Benar

Berikut adalah beberapa cara pembuatan SOP yang bisa dijadikan acuan perusahaan :

1. Pembentukan & pembagian tim khusus pembuatan SOP

Pembuatan SOP dimulai dengan membuat tim khusus perancangan, dimana tim ini terdiri
dari tenaga kompeten dari setiap divisi atau departemen perusahaan – contoh manager
support,manager marketing, manager sales, dan sebagainya. Setelah membentuk tim dengan baik,
bisa dimulai dengan memberikan beberapa tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing untuk
memetakan deskripsi pekerjaannya.

2. Tentukan sasaran penerapan

Tentukan terlebih dulu siapa sasaran pembuatan SOP ini Apakah divisi atau departemen di
perusahaan yang memang perlu menggunakan standar operasional prosedur (SOP).
Biasanya SOP ini digunakan untuk karyawan yang bekerja harus sesuai standar, misalnya di suatu
restoran, SOP penting dibuat untuk memberikan kualitas yang baik.

3. Penentuan waktu dan tempat penerapan SOP

Hal penting selanjutnya yang harus Anda perhatikan dalam pembuatan SOP adalah dengan
memperkirakan waktu pelaksanaannya setelah persetujuan atau verifikasi atas contoh SOP yang
dibuat termasuk tempat yang cocok yakni divisi perusahaan masing-masing.
4. Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional per divis

Setelah tim memetakan alur kerja di tiap departemen yang dipegangnya, catat apa saja jenis
kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk detail dan penjelasan.
Misalnya, setiap karyawan harus memastikan kerapihan dan kebersihan ketika ingin menyapa
pelanggan di depan restoran.

5. Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung

Untuk mempermudah karyawan Anda dalam memahami isi, Anda bisa membuat SOP
dengan menggunakan flowchart beserta penjelasannya. Instruksi kerja ialah penjelasan detail dari
alur kerja, di mana formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti nyata dari
kegiatan operasional.

6. Tukar pendapat sesama tim & libatkan pelaksana SOP

Dalam pembuatan SOP, Anda bisa meminta pendapat kepada beberapa tim. Ini bisa menjadi
masukan yang baik. Selain meminta pendapat tim, Anda juga bisa meminta bantuan kepada
karyawan Anda yang melaksanakan hal tersebut untuk memberikan masukan dan saran ketika
menemukan suatu tindakan yang dirasa kurang.

7. Evaluasi dan perbaikan jika ada rekonstruksi atau uji coba

Setelah SOP berjalan dengan baik, Anda bisa melakukan pengajuan SOP di setiap divisi
untuk mengetahui keberhasilannya. Dengan melakukan evaluasi secara rutin, Anda bisa segera
melakukan pergantian SOP ketika menemukan poin yang dirasa sudah tidak relevan lagi. Apalagi
saat ini zaman menjadi cepat berubah, ini juga memengaruhi hal itu sendiri.
8. Verifikasi dari sosialisasikan kepada karyawan
Setelah proses uji coba dinyatakan tidak ada masalah di dalam pelaksanaannya, maka
manajer Quality Management Representative perusahaan berhak melakukan verifikasi dan
memberikan persetujuan atas SOP itu sendiri. Kemudian, jangan lupa untuk membuat sosialisasi
SOP dengan melakukan rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa implementasi
memang sudah sangat siap.

9. Pemantauan dan analisis

Setelah SOP berhasil diimplementasi di dalam perusahaan. Beberapa bulan setelahnya, Anda bisa
melakukan pemonitoran yang harus dilakukan untuk menilai apakah ada kendala atau tidak, juga
untuk melihat kriteria yang tepat, tidak efektif, dan sebagainya.
II. 4 Contoh SOP di Perusahaan
Berikut ini adalah contoh SOP perusahaan yang bisa diterapkan oleh PT Merah Merdeka :

Tujuan
1. Perusahaan menyediakan layanan jasa pembuatan website.
2. Menyediakan layanan berupa optimasi website secara profesional dan tepercaya.
3. Menyediakan layanan pembuatan aplikasi berbasis website.
4. Memberikan solusi yang bagus dan kreatif untuk startup atau bisnis yang telah berkembang.
 5. Menyediakan layanan pembuatan faktur dan pencatatan biaya.
6. Memberikan solusi yang efisien dan cerdas untuk pengelolaan keuangan usaha.

Prosedur Kerja
1. Karyawan masuk dari Hari Senin Hingga Jumat.
2. Pukul 9:00 semua karyawan sudah harus sampai di kantor.
3. Pukul 12.00-13.00 semua karyawan diperbolehkan untuk istirahat, dan pada Hari Jumat,
karyawan diperbolehkan istirahat hingga pukul 13.30.
4. Pukul 18.00, karyawan diperbolehkan pulang, dan bagi yang pekerjaannya belum selesai
diperbolehkan untuk lembur.
5. Lembur di atas pukul 19.00 akan dibayar sesuai peraturan perusahaan
Selain untuk perusahaan secara umum, kita juga mengenal standar operasi prosedur untuk
akuntansi. SOP akuntansi ini bisa menjadi standar atau rujukan dalam bidang akuntansi yang
meliputi kegiatan pencatatan dan pembukuan seperti pembukuan transaksi keuangan, jurnal
khusus, buku besar akuntansi, neraca, hingga menjadi sebuah laporan akhir perusahaan.
 BAB III. PENUTUP
III. 1 Kesimpulan
SOP atau Standard Operating Procedure adalah kumpulan peraturan, pedoman, atau acuan
yang dibuat suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan
tanggung jawab masing-masing individu dalam perusahaan, serta menjadi salah satu alat penilaian
kinerja bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan
indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem
kerja pada unit kerja yang bersangkutan. SOP juga biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau
direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir.