Standard Operating Procedure (SOP)
Standard Operating Procedure (SOP) diperlukan untuk menghasilkan sistem yang
berkualitas, teknis yang konsisten, dan mempertahankan kualitas kontrol serta menjaga
proses bisnis tetap berjalan. Biasanya tiap departemen atau bagian di
perusahaan memiliki SOP masing-masing.
Standard Operating Prosedur (SOP) mengatur dan menata seluruh detail pekerjaan karyawan
(level jabatan) yang terlibat dalam aktifitas bisnis. Sedang Job description menjelaskan tugas,
tanggung jawab dan wewenang setiap level jabatan. SOP terkodifikasi dalam satu proses
bisnis yang melibatkan berbagai level jabatan.
Jadi, SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen petunjuk pelaksanaan suatu
kegiatan atau pekerjaan agar mencapai hasil yang optimal. Pada umumnya, SOP berisi
informasi tentang jenis kegiatan, tujuan, manfaat, waktu pelaksanaan, hingga langkah-
langkah kerja yang harus dilakukan.
Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap
mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu
organisasi.
Kapan SOP dibuat? Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada. Digunakan
untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak .
Setidaknya ada enam alasan utama mengapa membuat SOP merupakan hal penting untuk
dilakukan di perusahaan, yaitu:
1. Mengetahui peran dan posisi masing-masing di dalam perusahaan.
2. Memberikan kejelasan mengenai proses kerja dan tanggung jawab.
3. Menyediakan keterangan mengenai keterkaitan antara satu proses kerja dengan proses
kerja lainnya.
4. Menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja.
5. Meminimalisir terjadinya kesalahan dalam melakukan proses kerja.
6. Membantu melakukan evaluasi terhadap setiap proses kerja di perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki SOP yang berbeda, tergantung dari kebutuhan masing-masing
perusahaannya. Namun, untuk membuat SOP yang efektif dan tepat sasaran, ada delapan
langkah yang bisa dicoba.
1. Membentuk Tim Pembuatan SOP
Untuk membuat SOP perusahaan, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah
membentuk tim khusus. Umumnya, pembuatan SOP melibatkan SDM yang kompeten dari
setiap bagian atau divisi perusahaan, misalnya Manajer Pemasaran, Manajer Support, dan
lain sebagainya. Nah, setiap SDM yang terlibat harus memiliki tugas dan tanggung jawab
masing-masing untuk memetakan deskripsi kerja mereka.
2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan
Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk memastikan bahwa setiap proses kerja
berjalan seragam dan efisien. Karenanya, untuk membuat SOP, Anda perlu terlebih dulu
mempelajari proses bisnis yang berlaku di perusahaan. Amati proses bisnis tersebut sejak
awal hingga akhir, dokumen apa saja yang dibutuhkan, siapa saja pihak yang terlibat, hingga
produk yang dihasilkan dari proses bisnis tersebut. Dalam proses pengamatan ini, catatlah
data-data yang Anda temukan, misalnya seperti pihak yang bertanggung jawab dalam proses
tersebut, durasi yang dibutuhkan dalam setiap proses, sumber daya yang diperlukan, dan lain
sebagainya.
3. Menyusun Alur Kerja atau Flow Chart
Sudah selesai mencatat seluruh data yang Anda temukan selama proses bisnis berlangsung?
Kini saatnya Anda menggambarkannya dalam bentuk flow chart dan alur proses berupa
narasi. Ingat, pembuatan flow chart dan narasi ini harus benar-benar sesuai dengan urutan
langkah yang memang terjadi pada proses bisnis. Dalam pembuatan flow chart, Anda juga
perlu menuliskan nama person in charge (PIC) dari setiap aktivitas, dokumen apa saja yang
dibutuhkan, dan durasi dari masing-masing aktivitas.
4. Review Hasil Penyusunan Flow Chart
Jika flow chart dan narasi sudah selesai dibuat, kini Anda harus me-review-nya. Amati kembali
seluruh bagannya, jangan sampai ada yang terlewat. Idealnya, review dilakukan secara
sendiri-sendiri oleh orang yang terlibat. Biasanya, dari proses review ini, Anda bisa
menemukan hal-hal yang dianggap belum sesuai. Setelah itu, hasil review masing-masing
orang dikumpulkan dan dibahas bersama-sama dalam format focus group discussion (FGD).
Jadi, setelah FGD selesai, akan terbentuk SOP dalam bentuk flow chart maupun narasi yang
sudah tepat.
5. Simulasikan SOP
Sebelum diterapkan di perusahaan, SOP harus mendapat otorisasi dari pihak pimpinan untuk
dijadikan dokumen legal. Namun, sebelumnya, SOP harus terlebih dulu disimulasikan sesuai
dengan kondisi sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, Anda bisa segera mengetahui jika
terjadi ketidaksesuaian dan melakukan review ulang secepat mungkin.
6. Evaluasi dan Perbaikan
Apabila setelah dilakukan simulasi ternyata ditemukan masalah atau ketidaksesuaian, tim
pembuatan SOP harus melakukan evaluasi dan review ulang. Jika perlu, lakukan uji coba
kembali hinga dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan dan SOP memang efektif
untuk diterapkan.
7. Approval SOP
Setelah itu, Anda bisa meminta persetujuan dan ototisasi dari pihak yang berwenang. Dalam
hal ini, pihak tersebut mengacu pada pimpinan tertinggi dalam organisasi, perusahaan,
lembaga, bagian, dan unit yang berkepentingan terkait SOP tersebut. Idealnya, SOP juga
disahkan oleh tiga tanda tangan, yaitu dari pihak yang membuat, pihak yang mengoreksi, dan
pimpinan tertinggi.
8. Sosialiasi SOP
Jika SOP sudah mendapat persetujuan dan otorisasi, kini Anda bisa segera
mensosialisasikannya kepada semua divisi yang terlibat. Adakan rapat khusus untuk
melakukan hal ini. Beri tahu bahwa implementasi sudah siap dilakukan dan setiap SDM
diharapkan untuk mematuhi SOP.
Setelah SOP resmi diimplementasikan, bukan berarti tugas Anda selesai. Dalam beberapa
bulan ke depan, pemantauan berkala harus terus dilakukan untuk menilai apakah ada
kendala, efektivitas yang kurang, dan lain sebagainya. Pastikan setiap karyawan mematuhi
SOP yang telah dibuat.
