Langkah Tepat Menyusun SOP untuk

Perusahaan
Standard Operating Procedures (SOP) merupakan sebuah prosedur standar yang menjadi acuan
proses kerja suatu perusahaan. Dengan begitu, setiap tindakan operasional bisa berjalan secara
seragam. Umumnya, sebelum diterapkan, SOP harus terlebih dulu disahkan oleh pejabat yang
berwenang dalam perusahaan.

Setidaknya ada enam alasan utama mengapa membuat SOP merupakan hal penting untuk
dilakukan di perusahaan, yaitu:

1. Mengetahui peran dan posisi masing-masing SDM di dalam perusahaan

2. Memberikan kejelasan mengenai proses kerja dan tanggung jawab

3. Menyediakan keterangan mengenai keterkaitan antara satu proses kerja dengan proses kerja
lainnya

4. Menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja

5. Meminimalisir terjadinya kesalahan dalam melakukan proses kerja

6. Membantu melakukan evaluasi terhadap setiap proses kerja di perusahaan

Setiap perusahaan memiliki SOP yang berbeda, tergantung dari kebutuhan masing-masing
perusahaannya. Namun, untuk membuat SOP yang efektif dan tepat sasaran, berikut adalah
delapan langkah yang bisa Anda coba.

SOP sangat diperlukan di perusahaan agar setiap tindakan operasional berjalan seragam dan
sesuai standar. (Source: Michael Havens – Flickr)

1. 1. Membentuk Tim Pembuatan SOP

Untuk membuat SOP perusahaan, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah
membentuk tim khusus. Umumnya, pembuatan SOP melibatkan SDM yang kompeten
dari setiap bagian atau divisi perusahaan, misalnya Manajer Pemasaran, Manajer Support,
dan lain sebagainya. Bahkan, apabila diperlukan, Anda juga sebaiknya merekrut jasa
konsultan HR untuk mendapatkan masukan yang tepat. Nah, setiap SDM yang terlibat
harus memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk memetakan deskripsi
kerja mereka.

2. 2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

 Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk memastikan bahwa setiap proses
kerja berjalan seragam dan efisien. Karenanya, untuk membuat SOP, Anda perlu terlebih
dulu mempelajari proses bisnis yang berlaku di perusahaan. Amati proses bisnis tersebut
sejak awal hingga akhir, dokumen apa saja yang dibutuhkan, siapa saja pihak yang
terlibat, hingga produk yang dihasilkan dari proses bisnis tersebut. Dalam proses
pengamatan ini, catatlah data-data yang Anda temukan, misalnya seperti pihak yang
bertanggung jawab dalam proses tersebut, durasi yang dibutuhkan dalam setiap proses,
sumber daya yang diperlukan, dan lain sebagainya.

3. 3. Menyusun Alur Kerja atau Flow Chart

Sudah selesai mencatat seluruh data yang Anda temukan selama proses bisnis
berlangsung? Kini saatnya Anda menggambarkannya dalam bentuk flow chart dan alur
proses berupa narasi. Ingat, pembuatan flow chart dan narasi ini harus benar-benar sesuai
dengan urutan langkah yang memang terjadi pada proses bisnis. Dalam pembuatan flow
chart, Anda juga perlu menuliskan nama person in charge (PIC) dari setiap aktivitas,
dokumen apa saja yang dibutuhkan, dan durasi dari masing-masing aktivitas.

4. 4. Review Hasil Penyusunan Flow Chart

Jika flow chart dan narasi sudah selesai dibuat, kini Anda harus me-review-nya. Amati
kembali seluruh bagannya, jangan sampai ada yang terlewat. Idealnya, review dilakukan
secara sendiri-sendiri oleh orang yang terlibat. Biasanya, dari proses review ini, Anda
bisa menemukan hal-hal yang dianggap belum sesuai. Setelah itu, hasil review masing-
masing orang dikumpulkan dan dibahas bersama-sama dalam format focus group
discussion (FGD). Jadi, setelah FGD selesai, akan terbentuk SOP dalam bentuk flow
chart maupun narasi yang sudah tepat.

5. 5. Simulasikan SOP

Sebelum diterapkan di perusahaan, SOP harus mendapat otorisasi dari pihak pimpinan
untuk dijadikan dokumen legal. Namun, sebelumnya, SOP harus terlebih dulu
disimulasikan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, Anda bisa
segera mengetahui jika terjadi ketidaksesuaian dan melakukan review ulang secepat
mungkin.

6. 6. Evaluasi dan Perbaikan

Apabila setelah dilakukan simulasi ternyata ditemukan masalah atau ketidaksesuaian, tim
pembuatan SOP harus melakukan evaluasi dan review ulang. Jika perlu, lakukan uji coba
kembali hinga dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan dan SOP memang efektif
untuk diterapkan.

7. 7. Approval SOP
 Setelah itu, Anda bisa meminta persetujuan dan ototisasi dari pihak yang berwenang.
Dalam hal ini, pihak tersebut mengacu pada pimpinan tertinggi dalam organisasi,
perusahaan, lembaga, bagian, dan unit yang berkepentingan terkait SOP tersebut.
Idealnya, SOP juga disahkan oleh tiga tanda tangan, yaitu dari pihak yang membuat,
pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.

8. 8. Sosialiasi SOP

Jika SOP sudah mendapat persetujuan dan otorisasi, kini Anda bisa segera
mensosialisasikannya kepada semua divisi yang terlibat. Adakan rapat khusus untuk
melakukan hal ini. Beri tahu bahwa implementasi sudah siap dilakukan dan setiap SDM
diharapkan untuk mematuhi SOP.

Setelah SOP resmi diimplementasikan, bukan berarti tugas Anda selesai. Dalam beberapa bulan
ke depan, pemantauan berkala harus terus dilakukan untuk menilai apakah ada kendala,
efektivitas yang kurang, dan lain sebagainya. Pastikan setiap karyawan mematuhi SOP yang
telah dibuat.