MANAJEMEN PELATIHAN

(Pengelolaan Anggaran Diklat)

Pengelolaan program pelatihan tidak jauh berbeda dengan pengelolaan

sebuah proyek atau program tertentu. Akan tetapi, seringkali pengelolaan
program pelatihan dianggap sebagai suatu yang sederhana hingga
banyak dikesampingkan. Hal ini ditengarai dengan "tingkat keseriusan
dan komitmen" berbagai pihak. Banyak pihak lebih memperhatikan dan
lebih menguntungkan "mengelola proyek fisik" daripada "proyek
pengembangan sumber daya manusia melalui program pelatihan". Di samping itu,
tercermin pula dalam "penyediaan atau alokasi dana" yang relatif kecil untuk komponen
pelatihan, baik pelatihan bagi staf maupun pelatihan bagi kelompok sasaran. Dengan
kata lain “management training” atau “pengelolaan pelatihan”, yakni proses penggunaan
sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yang berupa kegiatan memahirkan.

Prinsip-prinsip Pelatihan
Pengetahuan, pemahaman, sikap, dan keterampilan atas sesuatu oleh seseorang
senantiasa diperoleh melalui proses belajar. Proses belajar dapat dilakukan dengan
sengaja dapat juga tanpa rencana. Proses belajar itu dapat secara terprogram (seperti
dalam pendidikan formal di persekolahan dan pendidikan nonformal seperti di
masyarakat) maupun tanpa program (seperti dalam pendidikan informal di keluarga).

Belajar diperlihatkan melalui perubahan tingkah laku sebagai hasil pengalaman, yang
diperoleh pembelajar melalui interaksi dengan lingkungannya dalam rangka memenuhi
kebutuhan hidupnya. Perubahan tingkah laku dalam belajar memiliki enam karakteristik,
yakni (1) terjadi secara sadar, (2) bersifat kontinu dan fungsional, (3) bersifat positif dan
aktif, (4) besifat permanen, bukan sementara, (5) bertujuan atau terarah, dan (6)
mencakup seluruh aspek tingkah laku. (Surya & Amin, 1984:13-15). Dengan demikian,
belajar merupakan proses psik-fisiologis yang mengubah tingkah laku individu, yang
berupa kemampuan aktual dan potensial, yang berlaku dalam waktu yang relatif lama,
dan diperoleh dengan usaha sadar (Sudjana & Rivai, 2003:36; Brown, 1994:7).

Proses pembelajaran yang dilakukan oleh pengajar dan pembelajar seringkali digunakan
istilah pendidikan, pembinaan, dan pelatihan. Pendidikan mengacu kepada komunikasi
yang terorganisasi dan diarahkan untuk menumbuhkan kegiatan belajar; pembinaan
mengacu kepada usaha, tindakan, dan kegiatan yang dilakukan secara berdaya guna
dan berhasil guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik; sedangkan pelatihan
mengacu kepada usaha, proses, atau kegiatan yang dilakukan untuk mencapai
keterampilan.
Prosedur Pengelolaan Pelatihan
Sebagai suatu proses, istilah manajemen atau pengelolaan pelatihan bergamitan dengan
trisula aktivitas, yakni (a) perencanaan, (b) pelaksanaan, dan (c) evaluasi (Davies, 1976).
Dari ketiga komponen tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa langkah kegiatan
bergantung pada pendekatan yang digunakan. Di antara kita telah berpengalaman
dalam mengelola "sesuatu kegiatan", baik sebagai Pimpinan Proyek (PIMPRO) maupun
sebagai salah satu staf organisasi. Pada dasarnya Mengelola Pelatihan (Managing
Training) tidak ada bedanya dengan Mengelola Proyek yang sudah kita kenal selama ini.
Pada umumnya Daur Manajemen Pelatihan dapat dibagankan sebagai berikut.

Prosedur pengelolaan pelatihan secara hierarkis dapat diuraikan sebagai berikut :

Langkah 1: Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan

Melakukan analisa kebutuhan pelatihan, baik kebutuhan pelatihan kelembagaan,
kesatuan unit, maupun individu. Di sisi lain, langkah ini disertai pula dengan
identifikasi sumber daya yang dimiliki sehingga memungkinkan
permasalahan tersebut dapat dipecahkan.

Langkah 2: Menguji dan Analisis Jabatan dan Tugas

Menetapkan skala prioritas, dengan menguji "bagian atau unit manakah atau siapa saja
dan posisi apa saja" yang perlu diprioritaskan dengan jalan melakukan
analisis jabatan atau analisis posisi melalui analisis tugas, uraian tugas, dan
analisis spesifikasi tugas, kemudian dilanjutkan dengan analisis terhadap
pengetahuan, keterampilan yang dibutuhkan untuk memenuhi "standar"
yang diharapkan dalam uraian tugas yang ada.

Langkah 3: Klasifikasi dan Menentukan dan Peserta Pelatihan

Berdasarkan hasil analisis jabatan dan tugas, maka dapat menetapkan "siapa" atau
"calon peserta" yang potensial untuk mengikuti program pelatihan.

Langkah 4: Rumuskan Tujuan Pelatihan

Dari langkah-langkah tersebut, maka dapat dilakukan identifikasi “isi” atau
“materi” pelatihan yang diharapkan untuk dapat memenuhi persyaratan
berdasarkan uraian tugas dan tujuan organisasi.

Langkah 5: Pendesainan Kurikulum dan Silabus Pelatihan

Dalam mendasain kurikulum dan merencanakan program pelatihan, hendaknya
dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan berbagai pihak terkait,
terutama pihak manajemen untuk memperoleh komitmen lebih jauh guna
"menciptakan situasi yang mendukung dalam implementasi dan pasca
pelatihan. Hal ini adalah kunci keberhasilan program pelatihan.
Langkah 6: Perencanaan Program Pelatihan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam merencanakan program pelatihan,
antara lain: (1) latar belakang kegiatan, (2) tujuan pelatihan; (3) peserta
pelatihan; (4) biaya/sumber dana; (5) waktu dan tempat pelatihan, (6) jadwal
pelatihan (waktu, materi, dan pemateri); (7) susunan panitia pelaksana; (8)
tata tertib; dan (9) nara sumber.

Langkah 7: Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan (TOR)

Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan mendeskripsikan tujuan dan struktur
mengenai suatu kegiatan, panitia, pertemuan, negosiasi, atau kesepakatan untuk
bekerja sama mencapai tujuan bersama.

Langkah 8: Pelaksanaan Program Pelatihan

Dalam pelaksanaannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh
penyelenggara pelatihan yang menyangkut komunikasi, logistik, fasilitator,
peserta dan prasarana pendukung lainnya.

Langkah 9: Evaluasi Program Pelatihan

Evaluasi pelatihan dan tindak lanjut sangat penting untuk mengetahui
berbagai kekurangan, kelemahan, dan kelebihan, baik penyelenggaraan
pelatihan maupun proses yang terjadi (Stufflebeam & Shinkfield, 1985).
Dalam melakukan penilaian terdapat kegiatan menentukan nilai suatu
program (judgement).

Langkah 10: Tindak Lanjut Pelatihan

Melalui evaluasi dan tindak lanjut, pelatihan dapat diketahui manfaat dan dampaknya.

ANGGARAN (FUNDING) DAN LOGISTIK (SARANA/PRASARANA, LAYANAN)

Anggaran merupakan rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program
yang telah disahkan dan merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu
organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan
moneter untuk jangka waktu tertentu.

Anggaran pelatihan disusun berdasarkan kebutuhan pelatihan yang telah tersusun

dalam program pelatihan yang biasanya telah disusun pada masa penyusunan anggaran
tahunan perusahaan. Anggaran disusun baik untuk pelatihan yang sifatnya public
training maupun inhouse training.

Penyusunan anggaran untuk public training dapat dilakukan dengan mengacu pada
kalender atau jadwal public training yang ditawarkan oleh pihak ketiga. Sedangkan
penyusunan anggaran inhouse training mengacu pada usulan pelatihan-pelatihan yang
diajukan dari berbagai unit (departemen) maupun program yang telah disusun oleh
bagian pelatihan.
Tujuan penyusunan anggaran pelatihan :

1. Memberikan batasan atas jumlah dana yang digunakan

2. Merinci jenis sumber dana sehingga dapat memudahkan pengawasan
3. Merasionalkan sumber dana dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang
maksimal.
4. Menyempurnakan rencana yang telah disusun karena dengan anggaran, lebih jelas
dan nyata terlihat
5. Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan
dengan biaya.

Manfaat Anggaran :

1. Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama.

2. Dapat memotivasi pengelola pelatihan karena ada tujuan/sasaran yang akan dicapai
3. Menimbulkan rasa tanggung jawab pengelola pelatihan
4. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu
5. Sumber daya yang dapat dimanfaatkan seefisien mungkin

USULAN INHOUSE TRAINING

PEGAWAI
Menginput usulan program
training hasil diskusi dengan
atasan/unit head
BAGIAN DIKLAT
UNIT HEAD Bagian Diklat mengevaluasi
usulan training & memberikan
Unit head mereview, persetujuan . Seluruh usulan
memastikan usulan sesuuai yang telah disetujui akan
hasil diskusi & memberikan menjadi dasar dalam
persetujuan penyusunan anggaran
Pendidikan dan Pelatihan

Dalam pelaksanaan training perlu diperhatikan :

a. Unsur kediklatan
 Komitmen Pimpinan
 Program Pelatihan
(kurikulum, silabus, modul/bahan ajar)
 Peserta
 Pengajar
 Metode
 Logistik (Sarana/prasarana)
 Layanan
 Network
  Anggaran
 Evaluasi
 Sertifikat (STTPL)

b. Perencanaan Anggaran
Perencanaan anggaran dilakukan dengan mengusulkan kebutuhan anggaran melalui
proposal. Proposal akan dibahas dan dievaluasi oleh pengelola pelatihan untuk
diajukan kepada pemegang keputusan dengan tujuan mendapatkan persetujuan
anggaran dan pelaksanaannya.

c. Struktur Anggaran Diklat

- Peserta (transport, honor)
- Pengajar (jam pelajaran, honor, transport)
- Panitia (honor)
- Akomodasi
- Konsumsi
- Bahan : materi (bahan ajar), alat tulis
- Sertifikat

d. Muatan Rencana Kegiatan

- Perencanaan diklat
- Persiapan kurikulum/modul/bahan ajar/bahan tayang
- Penetapan tenaga pengajar
- Seleksi peserta
- Pemangilan peserta
- Pelaksanaan diklat
- Praktek kerja lapangan
- Evaluasi diklat

e. Usulan Anggaran Diklat

Berikut contoh form pembuatan anggaran diklat :
Usulan diklat komitmen
alasan anggaran
(jenis-jenjang) (angkatan)

f. Logistik
- Sarana/prasarana : LCD, laptop, papan tulis/whie board, alat tulis, penghapus,
daftar hadir, ruangan dan penginapan.
- Layanan administrasi
- Layanan kesehatan
- Layanan makan
- Layanan rekreasi
- Layanan konsultasi/bimbingan/coaching
- Perijinan selama belajar

Penanggung
sarana prasarana layanan
jawab

Form Monitoring Logistik Pelatihan

BIAYA PELATIHAN
Biaya yang dapat ditimbulkan dalam suatu penyelenggaraan pelatihan antara lain :
 Needs assessment: biaya ini tidak selalu diperhitungkan karena hanya timbul
apabila memang program training didahului dengan kegiatan needs assessment
yang membutuhkan biaya yang signifikan.
 Design and development: biaya ini dikeluarkan dalam rangka mendesain dan
membangun program training yang biasanya diperhitungkan secara prorata
selama satu atau dua tahun, kecuali apabila program training tersebut
diperkirakan tidak akan berubah dalam jangka waktu lama.
 Acquisition: biaya ini dikeluarkan apabila program training dibeli dari pihak ketiga,
meliputi antara lain pembelian materi, lisensi, biaya sertifikasi, serta biaya‐biaya
lain yang terkait dengan hak untuk menyelenggarakan training tersebut.
 Delivery: komponen biaya ini merupakan yang terbesar dibandingkan biaya‐biaya
lainnya, meliputi salaries of trainers, program materials, travel and meals, serta
facilities yang digunakan.
 Evaluation: biaya ini dikeluarkan pada saat dilakukan evaluasi training khususnya
Level 3 dan Level 4 yang dilakukan setelah eks‐peserta kembali ke tempat
kerjanya masing‐masing, meliputi biaya yang terkait dengan penyusunan dan
pengiriman kuesioner serta survey yang dilakukan.
 Overhead: biaya ini sebenarnya tidak terkait langsung dengan penyelenggaraan
program training tertentu dan relatif sulit untuk diperkirakan secara tepat, di
samping nilainya yang tidak terlalu signifikan dalam perhitungan biaya
penyelenggaraan suatu training.