8

BAB II
LANDASAN TEORI

A. Konsep Manajemen Logistik

1. Pengertian Manajemen Logistik

Kata manajemen berasal dari bahasa Italia yaitu manneggiare yang

berarti mengendalikan, atau dalam bahasa Inggris yang berarti seni

mengendalikan kuda, dalam bahasa Prancis yang mengadopsi kata dari

bahasa Inggris menjadi management yang memiliki arti seni melaksanakan

dan mengatur. Banyak para ahli yang mendefinisikan istilah manajemen

secara umum diantaranya yaitu:

1. Definisi Klasik dari Mery Parker Follet menyebutkan manajemen

adalah suatu seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

2. George Terry menyatakan bahwa pada dasarnya manajemen terdiri

dari planning, organizing, actuating, dan controlling (POAC).

3. Stoner mendefiniskan manajemen adalah proses perencanaan,

pengorganisasian, memimpin dan mengawasi usaha-usaha dari

anggota organisasi dan dari sumber organisasi lainnya untuk mencapai

tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

4. Longest menyatakan bahwa manajemen adalah suatu proses yang

melibatkan hubungan interpersonal dan teknologi, yang akan

digunakan untuk mencapai seluruh atau setidaknya sebagian tujuan

organisasi dengan menggunakan tenaga manusia yang ada serta

sumber daya lain.

 9

5. Menurut Ordway Tead, mendefinisikan manajemen sebagai sebuah

proses dan perangkat yang mengarahkan dan membimbing kegiatan

organisasi untuk mencapai tujuan.

6. Menurut John D. Millet manajemen adalah proses memimpin dan

melancarkan pekerjaan dari orang yang terorganisir secara formal

untuk mencapai tujuan. (Febriawati, 2013: 21)

Sedangkan yang dimaksud dengan Logistik berdasarkan Kamus

Umum Bahasa Indonesia (WJS Poerwaodarminto, Balai Pustaka,1976),

adalah pengadaaan, distribusi, pemeliharaan dan penggantian

( penyediaan untuk mengganti) materil dan personil. Dari pengertian

diatas, maka ada beberapa aspek yang terkandung dalam pengertian

logistik, yakni aspek pengadaan, aspek distribusi dan aspek pemeliharaan

dan penggantian. Jadi yang dimaksud dengan logistik ternyata tidak hanya

mempunyai pengertian sekedar perlengkapan semata dan yang bersifat

benda padat, atau barang-barang inventaris kantor seperti meja, kursi dan

lain sejenisnya. Kalau disimak pada definisi logistik versi kamus Umum

Bahasa Indonesia diatas, maka pengertiannya secara umum adalah

perbekalan, yakni dari mulai mengadakan, mendistribusikan, memelihara

dan mengganti jika ada yang rusak. Dalam konteks logistik rumah sakit,

maka mengandung pengertian suatu perbekalan dari sebuah rumah sakit

untuk dapat beroperasi. Jadi tidak hanya barang inventaris saja, tetapi lebih

kepada seluruh sumber daya digunakan guna kepentingan beroperasinya

sebuah rumah sakit tersebut. (Imron, 2010:15)

 10

Logistik merupakan bagian dari instansi yang tugasya adalah

menyediakan barang/bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan

operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu

yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin.

(Febriawati, 2013:15)

2. Kegiatan dan Tujuan logistik Rumah Sakit

Kegiatan logistik adalah pengembangan operasi yang terpadu dari

kegiatan pengadaan atau pengumpulan bahan, pengangkutan atau

transportasi dari pengumpulan bahan tersebut, kemudian penyimpanan

bahan yang baru datang maupun untuk kebutuhan. (Febriawati, 2013:16)

Adapun kegiatan logistik menurut Henni Febriawati (2013:16) adalah:

1. Pemilihan lokasi, penempatan bahan baku, suku cadang, barang jadi

2. Penggunaan fasilitas yang tersedia dari organisasi yang bersangkutan
3. Penyiapan transportasi serta alat pengangkutan barang
4. Masalah pembukuan dan pencatatan
5. Pelaksanaan komunikasi yang persuasive sebagai penyampaiaan ide

konsep, gagasan, informasi dari individu satu atau bagian-bagianlain

dalam organisasi perusahaan

6. Kegiatan pengurusan sebagai kegiatan untuk mengelola bahan baku,

suku cadang, barang jadi yang yang disesuaikan dengan jenis

spesifikasi
7. Kegiatan penyimpanan sebagai kegiatan untuk menahan bahan baku

suku cadang, serta barang sampai pada batas waktu tertentu tanpa

mengurangi kualitas barang yang bersangkutan.

Sedangakan tujuan logistik menurut Henni Febriawati (2013:16) adalah:

 11

1. Tujuan operasional
Agar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu

yang memadai.
2. Tujuan keuangan
Upaya operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah

rendahnya. Nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di

dalam sistem akuntansi.

3. Tujuan pengamanan
Agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan,

penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar.

Tujuan khusus manajemen logistik yang dijelaskan oleh Hifni Afiyandri

(2014: Makalah) dimaksudkan untuk :

1. Mampu menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan berkaitan

dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu dan yang

membutuhkanya dalam keadaan dapat digunakan, dari sumber yang

dapat dipertanggung jawabkan dengan harga yang sesuai.

2. Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan logistik

dan dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan

pengendalian logistik serta dapat digunakan sebagai instrumen

pengambilan keputusan berkaitan dengan pengadaan, distribusi dan

penghapusan logistik.
3. Mampu menyediakan logistik yang siap pakai ( ready for use) ke unit

kerja sehingga menjamin kelangsungan aktifitas maupun tugas setiap

unit kerja
 12

4. Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi tehnis daya guna dan

daya hasil logistik baik secara preventif maupun represif secara optimal
5. Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit organisasi , dan

mampu membangun budaya penggguanaan logistik secara

bertanggungjawab.
6. Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap

berbagai penyimpangan dalam pengelolaan maupun penggunaan

logistik serta mampu melakukan fungsi logistik dengan pertimbangan

dan argumentasi yang dapat dipertanggung jawabkan.

Logistik terpadu menurut Tjandra Yoga Aditama (2003) yang dikutip

oleh Henni Febriawati (2013:17) merupakan suatu konsep yang terdiri drai

2 usaha yang berkaitan satu sama lain, yaitu operasional logistik dan

koordinasi logistik.

Aspek operasional logistik ini adalah mengenai manajemen

pemindahan dan penyimpanan material dan produk jadi perusahaan. Jadi,

operasi logistik dapat dipandang sebagi suatu hal yang berawal dari

pengangkutan pertama material atau komponen-komponen dari sumber

perolehnya ddan berakhir pada penyerahan produk yang dibuat atau diolah

itu kepada pelanggan atau konsumen.

Koordinasi logistik adalah mengenai identifikasi kebutuhan

pergerakan dan penetapan rencana memadukan seluruh operasi logistik.

Fungsi koordinasi logistik adalah untuk memastikan bahwa seluruh

 13

pergerakan dan penyimpanan itu diselesaikan seefektif dan seefisien

mungkin.

3. Peran Logistik di Rumah Sakit

Rumah sakit merupakan suatu satuan usaha dalam melakukan

kegiatan produksi. Kegiatan produksi rumah sakit adalah produksi jasa,

sehingga yang dimaksud dengan kegiatan logistik disini hanya

menyangkut manajemen persediaan bahan dan barang serta peralatan yang

dibutuhkan dalam rangka produksi jasa tersebut. (Febriawati, 2013:18)

Pada definisi lain yang dikemukakan oleh Henni Febriawati

(2013:18) dinyatakan bahwa bagian logistik adalah bagian yang

menyediakan barang dan jasa dalam jumlah, mutu dan waktu yang tepat

dengan harga yang sesuai. Dari segi manajemen modren maka tanggung

jawab bagian logsitik lebih diperluas lagi yaitu:

1. Menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa secara tidak

terputus(uninterrupted).
2. Mengadakan pembelian investasi secara bersaing (kompetitif).
3. Menjadwal investasi barang pada tingkat serendah mungkin.
4. Menegembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif

pasokan lain.
5. Mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan bagian-bagian

lain.
6. Memantapkan integrasi yang maksimal dengan bagian-bagian lain.
7. Melatih dan membina pegawai-pegawai yang kompeten dan termotivasi

dengan baik.
4. Fungsi-Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit

Fungsi logistik merupakan suatu proses yang berkesinambungan dan

saling berkaitan satu sama lainnya serta saling mendukung. Proses logistik
 14

menurut subagya (1996:10) terdiri dari yang dikutip oleh Adman Fuad

(2012: makalah)

1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan

Fungsi perencnaan mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-

sasaran, pedoman-pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang

logistik. Sementara penentuan kebutuhan merupakan perincian dari

fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang mempenagruhi

penentuan kebutuhan harus diperhitungkan.

Setiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan logistik tersebut harus

mendapat perhatian secara proposional guna mendukung kinerja setiap

unit kerja maupun mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi

secara keseluruhan.

2. Fungsi penganggaran

Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha

untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala

standar, yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan

memperlihatkan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.

3. Fungsi pengadaan
 15

Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk

memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi

perencanaan, penentuan kebutuhan dan penganggaran.

4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran

Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan

penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi

terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi

pelaksana.

5. Fungsi pemeliharaan

Menurut Keith Lockyer (1999:186) Pemeliharaan adalah suatu usaha

untuk memaksimalkan umur kegunaan dari alat sehingga peralatan

dapat bekerja secara memuaskan dan meminimalkan biaya kerusakan.

Fungsi pemeliharaan sendiri adalah usaha atau proses kegiatan untuk

mempertahankan kondisi teknis, daya guna barang inventaris..

Batasan pengertian tersebut, menegaskan bahwa yang hendak dicapai

dalam kegiatan pemeliharaan adalah menjaga dan menjamin setiap

logistik yang ada tetap berfungsi sebagaimana mestinya. Disamping itu,

pemeliharaan logistik diarahkan agar umur pemakaian logistik dapat

mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang

 16

ditetapkan). Dengan demikian pemeliharaan logistik juga ditujukan

untuk mendukung efisiensi organisasi.

6. Fungsi penghapusan

Penghapusan suatu barang logistik dilakukan apabila barang telah

mencapai titik akhir manfaatnya. Penghapusan logistik dapat dilakukan

tergantung dari kebijakan yang diterapkan oleh instansi ataupun

perusahaan.

7. Fungsi pengendalian

Fungsi pengendalian merupakan pengelolaan logistik yang meliputi

usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan

logistik. Dalam fungsi pengendalian ini terdapat kegiatan-kegiatan

yakni pengendalian inventarisasi dan Expediting yang merupakan

unsur-unsur utamanya.

5. Bentuk-Bentuk Logistik di Rumah Sakit

Secara umum logistik barang non medis (Sabarguna, 2005) seperti

yang dikutip oleh Kalasuat (2013:Skripsi) terdiri dari:

1. Alat tulis kantor
Contoh: bolpoint, kertas, penggaris, dan lain-lain
2. Alat kebersihan
Contoh: kain pel, sabun, lisol, tempat sampah, dan lain-lain
Sedangkan yang lainnya seperti bahan dapur biasanya dikelola oleh

bagian gizi dan bahan tenun oleh bagian laundry (binatu).

6. Siklus Logistik Rumah Sakit
 17

Logistik dijalankankan berdasarkan suatu siklus yang terus menerus

dan berkesinambungan. Siklus ini dinamakan siklus logistik. Dimaksud

dengan siklus logistik adalah suatu perputaran dari seluruh rangkaian

kegiatan yang berkaitan dengan logistik dari sebuah rumah sakit.

Apabila digambarkan siklus logistik dari sebuah rumah sakit yang

dikemukakan oleh Moc. Imron TA (2010:18) adalah seperti tampak pada

gambar dibawah ini.

Gambar 2.1 Siklus Logistik Rumah Sakit

Dari gambar diatas tentang siklus logistik rumah sakit, maka dapat

dijelaskan hal-hal sebagai berikut:

1. Siklus logistik ini disusun berdasarkan adanya suatu tahapan dari mulai

perencanaan yang berdasarkan kebutuhan, sampai dengan tahapan

terakhir yakni penghapusan.

 18

2. Siklus ini ternyata juga tidak hanya berlaku bagi kepentingan logistik di

rumah sakit, namun juga dapat digunakan bagi kepentingan logistik

dibeberapa unit organisasi.

3. Berbagai versi tentang siklus logistik atau disebut pula dengan siklus

perlengkapan sebenarnya adalah sama, yakni suatu putaran ditahapan-

tahapan kegiatan perencanaan, pengadaan, penggunaan sampai kepada

pemusnahan.
B. Perencanaan Logistik Non Medis Rumah Sakit

Menurut Henni Febriawati (2013:32) perencanaan adalah proses

untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus

dilaksanakan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan proses

perencanaan dilaksanakan oleh semua tingkatan dalam organisasi. Sedangkan

fungsi perencanaan dalam manajemen logistik merupakan salah satu dari

subsistem aktiftas perencanaan secara keseluruhan.

Berikut ini merupakan siklus permintaan barang non medis di rumah

sakit swasta yang digambarkan oleh Henni Febriawati (2013:29) adalah:

a. User

User akan mengajukan usulan permintaan kepada kepala bagian

masing-masing unit.

Adapun tugas kepala bagian logitik non medis dalam pengelolaan

logistik barang non medis di rumah sakit yaitu :

1. Bertanggung jawab atas semua logistik barang non medis di rumah

sakit.
 19

2. Membuat order permintaan pengadaan logistik barang non medis

yang di perlukan unit-unit di rumah sakit

3. Menerima dan mengecek barang yang datang dari suplayer sesuai

order permintaan pembelian

4. Mencatat semua barang yang masuk dan keluar dari gudang

penyimpanan logiatik barang non medis

5. Mengeluarkan barang sesuai permintaan unit-unit di rumah sakit
b. Tim perencanaan
Akan melakukan analisa kemudian memutuskan apakan permintaan

tersebut disetujui atau tidak. Kemudian tim perencanaan akan

melakukan tabulasi dan menyusun prioritas rencana kegiatan atau

usulan pengadaan serta menyesuaikan dengan RAB (rencana anggaran

belanja) tersebut dengan dana yang tersedia kemudian diputuskan

apakan usulan tersebut dapat disetujui atau tidak. Hasil analisis akan

disampaikan kepada direktur.

c. Direktur
Disposisi tim perencanaan tentang usulan permintaan tersebut

kemudian disampaikan ke direktur utama untuk dibahas.

d. Tim pemesanan
Setelah memerima hasil dari perencanaan akan melakukan inventarisasi

barang-barang yang akan dibeli dan menghubungi pihak supplier untuk

melakukan negosiasi barang.

e. Tim pembelian
Selaku unit yang akan melakukan pembelian setelah menerima hasil

dari tim pemesanan akan melakukan pembelian. Tim pembelian akan

menginformasikan kembali kepada semua bidang setelah selesai

melakukan pembelian dan kemudian melakukan inventarisasi.

Gambar 2.2 Siklus permintaan Barang Non Medis di Rumah Saki

 20

User

Tim Perencanaan

Direktur

Tim Pemesanan

Tim Pembeliaan

Dalam tahapan perencanaan logistik non medis, perencanaan logistik

dikatan baik apabila dalam perencanaan tersebut mampu menjawab hal-hal

sebagai berikut:

a. Apa yang dibuthkan(what)? (untuk menentukan jenis barang yang tepat

b. Berapa yang dibutuhkan (how much, how many)? (untuk menentukan

jumlah yang tepat)

c. Bilamana dibutuhkan (when)? Untuk menentukan waktu yang tepat
d. Dimana dibutuhkan (where)? Untuk menentukan tempat yang tepat
e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who)? Untuk

menentukan orang atau unit yang tepat

f. Bagaimana diselenggarakan (how)? Untuk menentukan proses yang tepat
g. Mengapa dibutuhkan (why)?( Untuk memeriksa apakah keputusan yang

diambil sudah tepat). (Febriawati, 2013:35)

 21

Manfaat dari sebuah perencanaan menurut Herlambang dan Anita

Murwani (2012) dalam buku yang berjudul Manajemen Kesehatan dan

Rumah Sakit yang dikutip oleh Henni Febriawati (2013:36) adalah untuk

mengetahui hal-hal sebagai berikut:

1. Tujuan yang ingin dicapai

2. Jenis dan struktur organisasi yang diinginkan
3. Jenis dan jumlah staf yang diinginkan beserta tugasnya masing-masing
4. Sejauh mana efektifitas dan kepemimpinan dan pengarahan yang

diperlukan
5. Bentuk dan standar pengawasan yang dilakukan

Berdasarkan suatu analisa yang matang, sebuah perencanaan harus

dapat didasarkan pada (Imron,2010:32):

1. Kenyataan akan adanya data dan informasi konkrit

2. Tidak berpegang pada bagaiman maunya kita, keinginan kita dsb
3. Pereancanaan adalah suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran,

imajinasi dan kemampuan untuk melihat kedepan

4. Perencanaan yang baik harus dapat membuat antisipasi kedepan, apabila

yang dilakukan terbentur suatu rintangan yang muncul tiba-tiba atau

kesulitan lain yang mengganggu pelaksanaan

Perencanaan sangat erat sekali hubungannya dengan aspek-aspek lain

yang ada dalam lingkungan sebuah organisasi. Aspek-aspek yang sangat

berperan dalam membuat suatu perencanaan adalah (Imron, 2010:33)

1. Kebijakan (policy)
Kebijakan biasanya datang dari pimpinan oragnisasi atau direktur rumah

sakit. Kebijakan ini akan menjadi dasar dan pedoman dalam setiap

pemikiran dan tindakan para stafnya.

 22

2. Prosedur
Dalam membuat perencanaan pada akhirnya akan sampai pada pemilihan

suatu tindakan yang harus diambil kelak. Tahapan kegiatan ini dinamakan

prosedur, sehingga perencanaan yang akan dibuat juga harus selalu

memeperhitungkan prosedur kerjanya.

3. Anggaran
Salah satu ikhtisar yang selalu diharapkan adalah adanya pengeluaran yang

dialokasikan untuk mencapai hasil yang diharapkan, dan dicatat dalam

bentuk angka dan jumlah.

4. Program
Program ini lahir dari adanya campuran antara sbuah kebijakan dan

prosedur yang akan didukung oleh anggaran, serta dilaksanakan dalam

kurun waktu tertentu

Perencanaan didalam manajemen logistik non medis adalah

merencanakan pemenuhan kebutuhan logistik, yang pelaksanaannya

dilakukan oleh semua calon pemakain (user), kemudian diajukan sesuai

dengan alur yang berlaku di masing-masing organisasi.

C. Penganggaran Logistik Non MedisRumah Sakit

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana fungsi perencanaan dan

penentuan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk kemudian disesuaikan dengan

besarnya dana yang tersedia. Dengan kata lain fungsi penganggaran

mempunyai hubungan timbal balik yang erat sekali dengan fungsi

perencanaan, oleh karena itu perencanaan harus disusun secara realistis sesuai

dengan pikiran, dana yang ada dan bila perencanaan sudah disepakati ada

kepastian bahwa anggaran untuk mendukungnya terjamin. Dengan

 23

terbatasnya anggaran tidak jarang diperlukan feedback kepada pihak

perencanaan dan user untuk dilakukan penyesuaian.

Sebelum melakukan pemesanan logistik non medis, petugas logistik

membuat perencanaan pengadaan dan menentukan kebutuhan logistik,

perencanaan ini dimaksud untuk menentukan jenis logistik yang dibutuhkan

dan akan dipesan, berapa jumlah pemesanan, kemana akan dipesan, harga dan

potongan harga yang diberikan. Dalam hal ini keahlian dan ketelitian sangat

dibutuhkan untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam perencanaan baik

berkaitan dengan jenis, jumlah dan harga.

Untuk merencanakan dan menentukan kebutuhan logistik dapat dilihat

dari tingkat kebutuhan masing-masing bagian yang ditentukan dengan

banyaknya kunjungan pengguna jasa layanan di rumah sakit. Semakin besar

jumlah pengguna jasa layanan kesehatan maka semakin besar kebutuhan

logistik yang diperlukan. Disamping itu dalam menentukan perencanaan dan

tingkat kebutuhan logistik, petugas logistik juga melihat jumlah stock akhir

dari masing-masing jenis barang logistik di gudang. Jika stock logistik barang

sudah mencapai batas minimal, maka petugas sudah mulai merencanakan

untuk melakukan pengadaan dengan jumlah order untuk tiap jenis logistik

barang yang telah ditetapkan sebelumnya. Penetapan perencanaan pengadaan

dan order dimaksud agar stock yang tersedia juga tidak terlalu banyak

sehingga dapat meningkatkan efisiensi.

Dalam membuat perencaan pengadaan, petugas mencatat nama-

nama barang logistik yang sudah mencapai batas minimal yang dibutuhkan
 24

oleh masing- masing unit kelembar permohonan pengadaan barang barang

logistik sesuai jumlah batasan order yang telah ditetapkan, kemudian diajukan

kepada direktur melalui bagian rumah tangga. Setelah disetujui barulah

dibuatkan SOP (Surat Order Pembelian) untuk melakukan pembelian barang

logistik non medis.. (Kalasuat, 2013:Skripsi)

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan anggaran logistik non

medis menurut Henni febriawati (2013:37) adalah:

1. Peraturan-peraturan yang terkait

2. Perkembangan politik dan situasi ekonomi
3. Situsi sosial
4. Kemajuan teknologi
5. Anggaran atau dana yang tersedia

Sumber anggaran rumah sakit swasta menurut Henni Febriawati (2013:39)

a. Dana subsidi
1) Yayasan
2) Donator
b. Penerimaan rumah sakit
c. Dan pihak ketiga

Dari anggaran rumah sakit secara keseluruhan dialokasikan/dihitung berapa

anggaran untuk:

a. SDM
b. Bahan langsung (logistik)
c. Pemeliharaan
d. Investasi

Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk

obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga,

bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang. Untuk penganggaran

 25

logistik non medis di rumah sakit, penganggaran disediakan oleh bagian

keuangan /unit rumah tangga dan diketahui oleh direktur untuk dilakukan

pembelian.(Kalasuat, 2013:Skripsi)

D. PengadaanLogistik Non Medis Rumah Sakit

Setelah membuat perencanaan logistik non medis yang dibutuhkan,

maka petugas logistik melakukan pemesanan logistik non medis dengan

menggunakan formulir PP (PermintaanPembelian) melalui bagian rumah

tangga, bagian keuangan, kasie administrasi dan direktur untuk dilakukan

order pembelian logistik non medis yang diperlukan.

Pengadaan tidak selalu harus dilakukan dengan pembelian tetapi

didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien

untuk kepentingan organisasi. Cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan

fungsi pengadaan barang logisti non medis seperti yang dikemukakan oleh

Hifni Afiyandri (2014: Makalah) adalah:

a. Pembelian
merupakan cara pengadaan logistik yang selalu dilakukan oleh suatu

organisasi. Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik

dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual

atau supplier untuk mendapat sejumlah logistik sesuai dengan

kesepakatan.
b. Penyewaan
merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak

lain dengan memberikan imbalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah

 26

pihak. pemenuhan kebutuhan dengan cara menyewa ini biasanya bersifat

sementara dan kontemporer.

c. Peminjaman
adalah cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain

tanpa memberikan imbalan dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan

dengan cara ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang sifatnya

sementara.
d. Pemberian (hibah)
Hibah, merupakan cara pemenuhan logistik dari pemberian atau hadiah dari pihak

lain
e. Penukaran
merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalanmenukarkan

logistik yang dimiliki dengan logistik milik organisasi lain. Pertimbangan

cara ini kedua belah fihak harus saling menguntungkan, logistik yang

ditukarkan harus logistik yang berlebih atau logistik yang dinilai sudah

tidak berdaya gunaa dlam suatu organisasi.

f. Pembuatan
merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalanmembuat

sendiri yang dilakukan oleh pegawai suatu unit kerja tertentu, pemilihan

cara ini harus mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efesiensinya

dibandingkan dengan cara pengadan lainya.

g. Perbaikan.
yaitu pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara memperbaiki logistik

yang mengalami kerusakan.

Menurut Yenis Sutan (1999) yang dikutip oleh Henni Febriawati (2013:42)

langkah-langkah dalam pengadaan logistik non medis adalah sebagai berikut:

1. Memilih metode pengadaan

2. Memilih pemasok dan menyiapkan dokumen kontrak
 27

3. Pemantauan status pesanan, bertujuan untuk mempercepat pengiriman

sehingga efisiensi persediaan dapat ditingkatkan.

4. Penerimaan dan pemeriksaan, bertujuan agar barang yang diterima baik jenis

dan jumlahnya sesuai dengan dokumen yang menyertainya.

Proses pengadan gudang pada umumnya yang dijelaskan oleh Henni

Febriawati (2013:41) dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

1. Perencanaan dan penentuan kebutuhan

2. Penyususnan dokumen tender
3. Pengiklanan/penyampaian undangan lelang
4. Pemasukan dan pembukuan penawaran
5. Evaluasi penawaran
6. Pengusulan dan penentuan pemenang
7. Penunjukan pemenang
8. Pengaturan kontrak
9. Pelaksanaan kontrak
a. Kode Etik Pengadaan

Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara

sebagaimana dikutip oleh Mega Sivia (2010:KTI) lain:

1. Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seoran

pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan

2. Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
3. Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika.
b. Pelelangan Pengadaan Barang

Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk

panitia pengadaan dan pelangan milik Negara sebagaiman dikutip oleh

Mega Sivia (2010:KTI) yang ditentukan sebagai berikut:

1. Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur:

Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab

keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab teknis.

 28

2. Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan

pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-

unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.

3. Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan

pekerja/pemimpin proyek.
4. Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang

pelelangan ditunjuk.
E. Penyimpanan dan Pendistribusian Logistik Non Medis Rumah Sakit
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang logistik non

medis (Feriawati, 2013:115) adalah:

1. Lokasi gudang
Umumnya rumah sakit menyediakan sarana/bangunan yang memang

digunakan untuk gudang, biasanya hanya menggunakan ruang kosong

yang direnovasi menjadi gudang, sehingga kapasitas gudang yang tersedia

tidak dapat memuat barang kebutuhan, selain itu alat pengangkut tidak

dapat keluar masuk dan sirkulasi udara juga tidak diperhatikan dan

diperhitungkan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih lokasi gudang logistik

non medis:
a. Aksesibilitas
b. Utilitas
c. Komunikasi
d. Bebas banjir
e. Mampu menampung semua barang yang akan disimpan
f. Keamanan
g. Infrastruktur
2. Desain gudang
3. Jenis barang
4. Prosedur penyimpanan
5. Pemakaian alat bantu
 29

Barang yang yang akan disimpan di gudang logistik non medis harus

dikelompokkan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut( Feriawati,

2013:115):
1. Kelompok/jenis barang
2. Kondisi yang diperlukan untuk menjaga kualitas
3. Ukuran berat
Barang yang berat harus diletakkan dekat pintu keluar, sehingga

memudahkan pada saat pengambilan.

4. Ukuran volume
Barang yang volumenya besar diletakkan didepan agar pada saat

pengambilan tidakmengalami kesulitan.

5. Fast and moving
Barang yang sering digunakan atau diminta diletakkan didepan/didekat

pintu keluar.
6. Abjad
Setelah dikelompokkan menurut jenis, ukuran dan kebutuhan maka

selanjutnya baru dilakukan penyusunan barang berdasarkan

alphabet/abjad.

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk

mengelola pemindahan barang dari satu tempat ketempat lainya

(Subagya:1994). Faktor- faktor yang mempengaruhi penyaluran barang

logistik non medis antara lain (Febriawati, 2013: 48):

a. Proses administrasi
b. Proses penyampaian berita (data informasi)
c. Proses penegeluaran fisik barang
d. Proses angkutan
e. Proses pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan.

Ada beberapa tahap dalam pencatatan logistik non medis di rumah

sakit yang dimaksudkan untuk mengendalikan tiap jenis logistik non medis
 30

agar tidak terjadi kesalahan baik jumlah, jenis logistik non medis saat masuk

maupun keluar dari gudang menurut Kalasuat (2013:Skripsi) yaitu:

1. Buku dan Formulir Bukti Pencatatan Penerimaan Barang

Merupakan buku dan formulir yang digunakan untuk mencatat logistik non

medis yang masuk dengan melihat faktur penjualan dari masing-masing

perubahan dengan mencatat tanggal transaksi, nomor regristrasi, nomor

faktur, nama barang, dan jumlah nominal dari logistik non medis.

2. Buku dan Kartu Stock Barang

Merupakan Buku dan kartu yang digunakan untuk mencatat jumlah

logistik non medis yang masuk dan keluar serta stock akhir dari masing-

masing logistik non medis yang digunakan sebagai pedoman untuk

melakukan perencanaan kebutuhan logistik non medis. Pada buku dan

kartu stock dicatat nama bagian/unit yang meminta, tanggal keluar, tanggal

masuk dan jumlah.

3. Formulir Permintaan Barang

Merupakan formulir yang digunakan setiap bagian/unit kerja di rumah

sakit untuk melakukan pemesanan permintaan kebutuhan logistik non

medis kepada petugas logistik non medis yang ditandatangani oleh kepala

dan penerima dari unit/bagian yang membutuhkan logistik non medis serta

petugas logistik non medis untuk dilakukan penyediaan/penyaluran

logistik non medis yang dibutukan.

4. Formulir Permintaan Pembelian

 31

Merupakan lembar yang digunakan oleh petugas logistik non medis untuk

mengajukan perencanaan pengadaan logistik non mediskepada direktur

melalui bagian rumah tangga.

5. Surat Order Pembelian/Pemesanan Barang

Merupakan surat yang digunakan untuk melakukan pemesanan pembelian

logistik non medis kepada perusahaan penyuplai. Semua pencatatan

logistiktermasuk jumlah, harga, potongan dan pengeluaran

dimasukan/dicatat ke dalam komputer yang di gunakan sebagai bahan

laporan kepada direktur dan bagian keuangan sebagai bahan pertanggung

jawaban.