Anda di halaman 1dari 96

PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN

DALAM KETATAUSAHAAN DI SMP DUA MEI


CIPUTAT

Disusun Oleh:
SITI MUSYAROFAH
NIM: 105018200736

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN


JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1431 H/ 2010 M

ABSTRAK
Siti Musyarofah
Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di SMP Dua Mei
Ciputat.
Program Studi Manajemen Pendidikan, Jurusan Kependidikan Islam,
Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta, Februari 2010.
Penelitian ini didasarkan pada fenomena yang sering terjadi di lapangan
bahwa manajemen kearsipan di sekolah pada umumnya belum dilaksanakan
dengan baik. Padahal pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik dapat
menjadikan ketatausahaan di sekolah berjalan dengan lebih tertib dan rapi.
Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik juga berfungsi untuk memudahkan
pegawai tata usaha dalam mengelola ketatausahaan di sekolah.
Pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan disekolah dapat
dilihat melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan yang akan
berdampak pada baik-tidaknya penyelenggaraan ketatausahaan di sekolah.
Fungsi-fungsi manajemen kearsipan yang harus dilaksanakan meliputi fungsi
perencanaan kearsipan, fungsi pengorganisasian kearsipan, fungsi penyusunan staf
kearsipan, fungsi pengarahan kearsipan, dan fungsi pengawasan kearsipan. Semua
fungsi-fungsi manajemen kearsipan tersebut harus dilaksanakan secara optimal
oleh pihak sekolah agar dapat menciptakan manajemen kearsipan yang baik di
sekolah.
Dalam penelitian ini, metode yang digunakan adalah metode deskriptif
kualitatif yang menggambarkan objek penelitian secara verbal melalui data yang
telah terkumpul melalui wawancara dengan kepala sekolah dan penyebaran angket
kepada seluruh guru dan pegawai tata usaha di SMP Dua Mei dengan
menggunakan Skala Likert.
Hasil yang diperoleh dari penelitian di SMP Dua Mei menunjukkan bahwa
secara umum sekolah ini telah melaksanakan fungsi-fungsi manajemen kearsipan
meskipun belum optimal. Berdasarkan hal itu maka hendaknya pihak sekolah
mengundang ahli kearsipan untuk memberi saran dan masukan tentang bagaimana
melaksanakan kearsipan yang baik. Selain itu, akan lebih baik lagi jika sekolah
mengadakan pelatihan dan pengembangan untuk pegawai tata usaha sebagai orang
yang langsung menangani masalah arsip di sekolah, agar mampu menciptakan
ketatausahaan yang lebih baik.

KATA PENGANTAR
2loG+o  2{
Assalamualaikum, Wr.Wb.
Alhamdulillahhirabbilalamin, segala puji dan puja serta rasa syukur yang
teramat dalam penulis haturkan kehadirat Allah SWT, yang selalu memberikan
nikmat dan karunia kepada hambaNya. Salawat beserta salam semoga tercurah
kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta sahabat dan para pengikutnya.
Skripsi

yang

berjudul Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dalam

Ketatausahaan di SMP Dua Mei Ciputat, yang disusun sebagai salah satu tugas
akhir akademis sebagai persyaratan untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan
(S.Pd) dari Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan di Universitas Islam Negeri
Jakarta.
Sebelumnya penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang teramat dalam
kepada orang tua penulis, H. Alawi, Abah tercinta, terima kasih banyak atas kasih
sayang, doa, motivasi, dan jerih payah yang telah diberikan tanpa pamrih kepada
penulis selama ini dan Ibu terkasih Almh. Hj. Yayah Hamdiyah semoga ini bisa
membuat ibu tersenyum disana.
Skripsi ini dibuat dengan kesungguhan pikiran dan tenaga, serta kerja keras
yang penulis miliki, walau demikian penulis sepenuhnya menyadari bahwa skripsi ini
masih jauh dari kata sempurna, akan tetapi mudah-mudahan skripsi ini bisa
memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan pembaca pada umumnya. Untuk itu
sebagai rasa hormat dan penghargan penulis menyampaikan banyak terima kasih
kepada:
1. Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah mengizinkan
penulis untuk menuntut ilmu di Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Rusdy Zakaria, M.Ed, M.Phil, Ketua Jurusan Kependidikan Islam, yang telah
mengizinkan penulis untuk menuntut ilmu di KI- Manajemen Pendidikan.

ii

3. Drs.H. Muarif Syam, Ketua Program Studi Manajemen Pendidikan yang telah
membantu penulis khususnya dalam hal administrasi di Manajemen Pendidikan,
sehingga memudahkan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Drs. Syauki, M.Pd, Dosen Pembimbing Akademik, yang telah memberikan
motivasi kepada penulis.
5. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, Dosen Pembimbing Skripsi, yang telah
meluangkan banyak waktunya untuk meberikan bimbingan serta motivasi kepada
penulis sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi ini. Semoga ilmu yang
telah ibu berikan dapat bermanfaat bagi penulis.
6. Drs. Enjang Supyan, S.Pd, Kepala Sekolah beserta seluruh dewan guru dan staff
Tata Usaha SMP Dua Mei Ciputat yang telah meluangkan waktunya dan
membantu penulis dalam mengumpulkan data.
7. Teruntuk keluarga tersayang (para teteh dan aa, serta iie dan uwie) terimakasih
atas dorongan moril dan materil yang telah diberikan selama ini. Dan ponakanponakanku yang lucu-lucu (Echa, Iwank, Nayla, Iqi, Alfa, Mia) yang selalu
menjadi penghibur bagi penulis.
8. Teman-teman seperjuangan KI-Manajemen Pendidikan angkatan 2005 dan teman
sekosan khususnya Ummi, Lely, Solhah, Eti, Hikmah, Nana, Uni, Iyen, Qiqi dan
teman-teman lain yang tidak bisa disebutkan satu-persatu, terimakasih banyak
atas bantuan dan motivasi yang telah kalian berikan, semoga persahabatan kita
bisa kekal dan tidak terputus sampai disini.

Jakarta 02 Februari 2010

Penulis

iii

DAFTAR ISI

ABSTRAK

KATA PENGANTAR .

ii

DAFTAR ISI

iv

DAFTAR TABEL

vi

BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1
B. Identififkasi Masalah ............................................................... 4
C. Pembatasan Masalah ............................................................... 5
D. Perumusan Masalah ................................................................ 5

BAB II

KAJIAN TEORI
A. Ketatausahaan ......................................................................... 6
1. Pengertian Ketatausahaan ................................................. 6
2. Ruang Lingkup Ketatausahaan ......................................... 7
B. Kearsipan ................................................................................ 8
1. Pengertian Kearsipan ....................................................... 8
2. Fungsi Kearsipan ............................................................... 12
C. Manajemen Kearsipan ............................................................. 13
1. Pengertian Manajemen Kearsipan ..................................... 13
2. Fungsi Manajemen Kearsipan .......................................... 14
3. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan ............................. 20
4. Efektifitas Manajemen Kearsipan ..................................... 33
5. Kriteria Manajemen Kearsipan yang Efektif dan Efisien . 33
6. Kendala-kendala dalam Manajemen Kearsipan ............... 35
7. Faktor-faktor Manajemen Kearsipan yang Baik ............... 37
D. Kerangka Berfikir ................................................................... 39

iv

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN
A. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................... 41
B. Waktu dan Tempat Penelitian ................................................. 42
C. Metodologi Penelitian ............................................................. 42
D. Sumber Data ............................................................................ 43
E. Teknik Pengolahan Data ......................................................... 43
F. Instrumen Penelitian ............................................................... 44

BAB VI

HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Data ........................................................................ 47
B. Analisis Data .......................................................................... 68

BAB V

PENUTUP
A. Kesimpulan ............................................................................. 70
B. Saran ........................................................................................ 71

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

01 Daur Hidup Arsip .................................................................................... 20


02 Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Pegawai Tata Usaha .................. 44
03 Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Guru .......................................... 45
04 Kisi Kisi Instrumen Pedoman Wawancara ............................................. 46
05 Angket Pegawai Tata Usaha .................................................................... 47
06 Angket Guru ............................................................................................. 58

vi

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah


Dewasa ini setiap kegiatan organisasi baik pemerintah, maupun lembaga
pendidikan memerlukan adanya ketatausahaan yang tertib dan baik agar tujuan
organisasi bisa dicapai.
Setiap kantor, baik yang berukuran besar maupun kecil harus dikelola dan
ditata dengan baik agar mampu menciptakan pelayanan yang baik terhadap
informasi/keterangan yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional suatu
organisasi maupun lembaga pendidikan.
Tata usaha merupakan proses penyelenggaraan seluruh kegiatan
administrasi perkantoran di sekolah. Menurut Liang Gie, di Indonesia salah
satu kegiatan pokok dalam tata usaha adalah pekerjaan menyimpan warkatwarkat pada tempat yang aman, yang dikenal dengan istilah kearsipan. Tugastugas tata usaha selalu mencakup kegiatan kearsipan yang berisi pelayanan
data dan informasi hasil proses pengaturan arsip sehingga dapat memberikan
pelayanan yang cepat dan tepat bagi yang membutuhkannya. Untuk dapat
merealisasikannya sangat membutuhkan sistem kearsipan yang baik. Pegawai
kearsipan yang cakap dan pengadaan fasilitas kearsipan yang memadai
merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk mewujudkan sistem kearsipan
yang baik.

Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena seseorang tidak
mungkin mengingat semua dokumen penting dan catatan yang kompleks. Hal
ini senada dengan pernyataan Liang Gie yang menyebutkan bahwa People
Forget, Records Remember (orang bisa lupa, arsip selalu ingat). 1
Sesuai dengan Undang Undang no 7 tahun 1971 pasal 1 dan 3 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan bahwa tujuan kersipan
adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban sebagai bukti akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah maupun swasta 2 , maka wajar kiranya jika sebuah lembaga
pendidikan sebagai tempat mencetak generasi penerus bangsa yang akan
membangun Indonesia juga ikut menyelenggarakan pengaturan kearsipan
dengan baik sebagai bentuk pertanggung jawaban nasional terhadap Undang
Undang yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik, mutlak diperlukan oleh
sebuah lembaga pendidikan, karena kegiatan kearsipan mencakup proses
penyusunan dan penyimpanan surat-surat atau dokumen mulai dari sekolah itu
didirikan, pencatatan dan penerimaan siswa baru sampai siswa itu keluar atau
lulus, maupun pencatatan seluruh data personel tenaga pendidik dan
kependidikan di sekolah itu. Oleh karena itu manajemen kearsipan menjadi hal
yang sangat penting dan menjadi keharusan untuk terus ditingkatkan dalam
pelayanannya.
Penyelenggaraan kearsipan yang baik dan benar, selain merupakan asset
suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan
organisasi itu, karena dengan arsip atau dokumen yang teratur dan benar
pengambilan

keputusan

dapat

dilakukan

secara

cepat

dan

tepat.

Terselenggaranya kearsipan yang baik dapat meminimalisir kesalahan


manajemen terhadap tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh internal
1

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,

h.116
2

Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta:
Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 192-193

organisasi personel sekolah maupun mitra sekolah yang memerlukan


informasi.
Tetapi dalam kenyataannya, sering kali kita mendapati bahwa bidang
kearsipan belum mendapatkan perhatian yang mendalam, untuk itu sekolah
sebagai salah satu bentuk organisasi perlu untuk dapat meningkatkan dan
menyempurnakan pengelolaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi
dengan baik serta dapat berguna dalam pencapaian tujuan organisasi.
Sebagai sekolah yang bernaung di bawah Yayasan, SMP DUA MEI diberi
kewenangan untuk melaksanakan dan mengelola kegiatan adaministrasinya
secara mandiri. Hal ini tentunya menuntut semua masyarakat sekolah
(khususnya kepala sekolah, guru dan staff administrasi) agar mampu
mengelola kegiatan administrasinya dengan baik.
SMP DUA MEI merupakan salah satu sekolah yang diminati oleh banyak
orang. Banyaknya siswa yang belajar di sekolah ini menyebabkan pekerjaan
ketatausahaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran bertambah
banyak dan kompleks. Hal ini tentu saja menyebabkan sekolah harus memiliki
tenaga administrasi yang profesional serta sarana dan prasarana yang lengkap
untuk mendukung terciptanya sistem manajemen kearsipan yang baik.
Dalam pelaksanaannya SMP DUA MEI mempekerjakan dua orang
pegawai tata usaha yang bertugas sebagai pengelola seluruh kegiatan
administrasi perkantoran di SMP DUA MEI. Latar belakang kedua pegawai
tata usaha yang bukan dari disiplin ilmu administrasi dan ketidakfahaman
mereka mengenai manajeman kearsipan membuat pelaksanaan administrasi
perkantoran di SMP DUA MEI berjalan dengan kurang tertib.
Hal ini terbukti dengan sulitnya mencari file yang berhubungan dengan
data kesiswaan. Padahal data kesiswaan merupakan file yang sangat penting
untuk dirawat karena akan berguna dalam jangka panjang.
Kelengkapan sarana prasarana penunjang administrasi perkantoran juga
mempengaruhi pelaksanaan administrasi perkantoran yang berhubungan
dengan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI. Karena sarana dan prasarana
yang minim, maka sebagian file SMP disimpan di sarana penyimpanan file di

kantor Yayasan sehingga menyebabkan kesulitan pencarian data SMP karena


tidak jarang data dan dokumen SMP tercampur dengan dokumen Yayasan
DUA MEI.
Tidak adanya pemberian pelatihan dan motivasi dari pimpinan juga
menyebabkan pelaksanaan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI berjalan
dengan tidak tertib.
Dari hasil pengamatan di lapangan, penulis juga menemukan bahwa tidak
ada orang yang bertanggung jawab dalam mengurusi dokumen administrasi
perkantoran di SMP DUA MEI.
Masalah ini bukan sepenuhnya kesalahan pegawai kearsipan saja, karena
manajemen kearsipan bertujuan untuk menyediakan data bila dibutuhkan dan
sebagai bahan akuntabilitas dan pertanggungjawaban lembaga terhadap
Negara maka menejemen kearsipan juga harus mendapat perhatian khusus dari
pimpinan lembaga.
Untuk mengetahui peranan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di
SMP DUA MEI, maka penulis akan menyusun laporan penelitian ini dengan
judul Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan Di SMP
DUA MEI Ciputat.

B. Identififkasi Masalah
Identifikasi masalah yang sesuai dengan permasalahan di atas adalah:
1. Apa latar belakang pendidikan pegawai tata usaha di SMP DUA MEI?
2. Bagaimana pemahaman pegawai tata usaha mengenai manajemen
kearsipan?
3. Bagaimana proses perencanaan kearsipan di SMP DUA MEI?
4. Bagaimana proses pengorganisasian kearsipan di SMP DUA MEI?
5. Bagaimana pengawasan kearsipan di SMP DUA MEI?
6. Bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di
SMP DUA MEI?

C. Pembatasan Masalah
Penelitian ini akan dibatasi pada bagaimana pelaksanaan manajemen
kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI yang mencakup
pelaksanaan

fungsi-fungsi

manajemen

kearsipan

antara

lain

proses

perencanaan kearsipan, pengorganisasian kearsipan, penempatan pegawai


kearsipan, dan proses pengawasan kearsipan.

D. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana pelaksanaan
manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI Ciputat?

BAB II
KAJIAN TEORI

A. Ketatausahaan
1. Pengertian Tata usaha
Menurut Liang Gie, tata usaha merupakan segenap aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. 1
Pengertian diatas menjelaskan bahwa kegiatan tata usaha merupakan
kegiatan mengelola administratif perkantoran yang berhubungan dengan
berkas-berkas atau dokumen kantor.
Warsidi memberikan pengertian tata usaha sebagai berikut:
Bila diambil perumusan tata usaha atau office work menurut
George R. Terry, maka yang dimaksud adalah berupa pekerjaan
kantor, meliputi penyimpanan keterangan secara lisan dan
pembuatan warkat-warkat tertulis dan menyediakan laporanlaporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat
dan menyampaikan berbagai fakta yang mendasar yang amat
diperlukan
untuk
tindakan
pengawasan
(terhadap
bawahan/pekerjaan) oleh pimpinan. 2
Tata usaha menurut pengertian di atas merupakan kegiatan kantor yang
kegiatannya mencakup pengelolaan berbagai macam warkat kantor yang
1

The Liang Gie, AdministrasiPerkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,

h.16
2

Adi Warsidi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran, (Jakarta: Universitas


Terbuka, 1999) Cet.2, h. 1.23

nantinya warkat tersebut akan di laporkan kepada pimpinan sebagai bahan


pertanggungjawaban kegiatan operasional kantor.

Jadi dapat disimpulkan bahwa tata usaha adalah pekerjaan perkantoran


yang berkaitan dengan pengelolaan warkat atau dokumen yang bertujuan
untuk memberikan keterangan bagi yang membutuhkan informasi yang
berhubungan dengan administrasi kantor, serta dapat digunakan oleh
pimpinan sebagai bahan pengawasan terhadap kinerja bawahan.

2. Ruang Lingkup Tata Usaha


Liang Gie menyebutkan bahwa ruang lingkup kegiatan tata usaha pada
intinya adalah tugas pelayanan yang berwujud 6 pola perbuatan:
1) Menghimpun.
Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana
sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
2) Mencatat.
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan
yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3) Mengolah.
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikannya, dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Mengganda.
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5) Mengirim.
Yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu
pihak ke pihak lain.

6) Menyimpan.
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman. 3

Adapun menurut Warsidi, bentuk kegiatan tata usaha ialah menerima


tamu, melayani telpon, menerima dikte, mengadakan korespondensi,
menyusun laporan, membimbing bawahan dalam pelaksanaan tugas
administratif/teknis, mengelola arsip, menyederhanakan sistem atau
metode kerja, merawat alat-alat atau perlengkapan kantor, memelihara
gedung dengan isi dan kelengkapannya, dan mengadakan perhitungan
keuangan serta penyampaian informasi kepada atasan. 4

Berdasarkan teori di atas, dapat disimpulkan bahwa salah satu kegiatan


dalam

ketatausahaan

adalah

kegiatan

kearsipan

yang

berbentuk

melaksanakan korespondensi dan mengelola arsip. Oleh karena itu untuk


menciptakan sistem ketatausahaan yang baik maka harus menjalankan
pengelolaan kearsipan yang baik pula, karena

kegiatan ketatausahaan

tidak bisa terlepas dari kegiatan kearsipan.

B. Kearsipan
1. Pengertian Kearsipan
Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata
usaha yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan
swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. 5

Dalam pembahasan kearsipan, sering kita mendengar istilah warkat.


Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan
3

The Liang Gie, AdministrasiPerkantoran Modern, h. 16


Adi Warsidi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran, h. 1.23
5
Dian
Anggraeni,
Arsip
dan
Manajemen
Kearsipan,
http://dian4nggraeni.wordpress.com, 2/1/2010.
4

dalam

mengenai sesuatu hal atau perstiwa yang dibuat orang untuk membantu
ingatannya. 6
Pengertian serupa dikemukakan oleh Suraja, warkat adalah catatan atau
rekaman mengenai suatu hal, barang, kondisi, peristiwa yang terjadi dalam
kehidupan perseorangan maupun kelompok yang dibuat dengan maksud untuk
membantu ingatan manusia. 7

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa warkat adalah


segala bertuk catatan atau rekaman yang berisi kegiatan manusia sehari-hari
yang bertujun untuk membantu ingatan manusia. Warkat bisa berbentuk bon
penjualan, kuitansi, surat izin, ijazah, akta tanah, dan lain sebagainya.

Anjuran terhadap pemeliharaan catatan juga tertulis dalam Al-Quran


Surat Al-Baqarah Ayat 282, yaitu:

Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu'amalah tidak secara


tunai untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya. dan
hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar. dan
janganlah

penulis

enggan

menuliskannya

sebagaimana

Allah

mengajarkannya,... 8 .
Terlalu banyak kegiatan dan masalah yang dihadapi dalam kehidupan
sehari-hari, maka manusia mempunyai kecenderungan lupa, oleh sebab itu
manusia membutuhkan catatan dalam setiap transaksi yang mereka lakukan.

The Liang Gie, AdministrasiPerkantoran Modern, h. 115


Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006) h. 32
8
Yayasan Penyelenggara Penterjemah Al-Quran Departemen Agama, (Surabaya: Surya
Cipta Aksara: 1989) h.70
7

10

Selanjutnya, warkat-warkat yang sudah tercipta harus disimpan dengan


rapi agar bila warkat itu dibutuhkan bisa segera ditemukan kembali. Kegiatan
penyimpanan warkat itu biasa dikenal dengan istilah arsip.
Menurut Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. 9
Pengertian ini sejalan dengan pengertian arsip yang dijelaskan oleh
Wiyasa yang menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan berkas baik berupa
tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, serta
disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan
kembali. 10
Widjaja menjelaskan bahwa arsip adalah tulisan yang memberikan
keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat
berwujud surat menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan
dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat. 11

Selain pengertian arsip menurut para tokoh diatas, pengertian arsip di


Indonesia juga diatur dalam Undang Undang.
Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
pokok kearsipan, Bab I Pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksud dengan
arsip adalah:
a. Naskah-nasakah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. 12
9

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,

h.118
10

Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta:
Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 79
11
A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press,
1986) Cet.3, h.92.
12
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1989)
h.2

11

Kearsipan

memegang

peranan

penting

bagi

kelancaran

jalannya

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi 13 . Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban

nasional

tentang

perencanaan,

pelaksanaan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan


pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah 14 , maka arsip harus
disimpan secara sistematis agar apabila dibutuhkan dapat segera ditemukan
kembali.
Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu agar saat dibutuhkan dapat
dengan cepat dan tepat ditemukan kembali, dan bila arsip-arsip tersebut tidak
berguna lagi, maka harus dimusnahkan 15 .
Menurut Suradja, waktu penyimpanan arsip tidak dapat ditentukan secara
pasti (mutlak). Penentuannya didasarkan atas perkiraan yang logis dengan
memperhatikan beberapa penilaian arsip. Dengan demikian dalam melakukan
penilaian dan analisis harus melibatkan tenaga ahli dan menguasai seluruh
kegiatan penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, tata kerja,
kebijaksanaan administratif, organisasi, dan pengetahuan lainnya diluar
kebutuhan-kebutuhan organisasi. Suradja juga mengemukakan mengenai
jangka waktu penyimpanan arsip yang dapat dijadikan pedoman, yaitu jangka
waktu 4-5 minggu untuk warkat biasa, 5-6 tahun untuk warkat penting. Tetapi
jika ada surat perjanjian misalnya sewa rumah untuk untuk sepuluh tahun
maka warkat ini harus disimpan minimum sepuluh tahun. 16

13

Artikel Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan, dalam
http://www.arrowairglobal.com, 2/1/2010
14
A.W. Wijaya, Administrasi Kearsipan..., h.102-103
15
Artikel Pengertian kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan, dalam
http://www.g-excess.com, 2/1/2010
16
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan..., h.145-146

12

Jadi bisa diartikan arsip adalah segala bentuk warkat, berkas maupun
naskah yang disimpan secara sistematis yang bila dibutuhkan dapat segera
ditemukan kembali.
Arsip tercipta seiring dengan perkembangan kegiatan organisasi. Semakin
besar suatu organisasi maupun institusi, maka semakin banyak dan kompleks
juga arsip yang tercipta dalam organisasi itu.
Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip dapat memiliki
kegunaan atau manfaat tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum,
keuangan, dan pembuktian (dokumenter). Jika suatu arsip mempunyai nilai
guna atau manfaat tertentu, maka arsip tersebut harus disimpan sacara
sistematis, agar apabila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali.

2. Fungsi Kearsipan
Menurut Amsyah fungsi arsip terbagi dua, yaitu arsip dinamis dan
arsip stastis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada
umumnya atau penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan, sedangkan arsip
statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perencanaan maupun pelayanan ketatausahaan sehari-hari. 17
Wiyasa mengatakan arsip dinamis dapat dirinci lagi sebagai berikut:
a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus
bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari
suatu organisasi/kantor.
b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun.
c) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang sudah kuang dipergunakan
sehingga penemuannya yang cepat masih dapat ditawar atau
frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan
sebagai referensi saja. 18
Dari paparan di atas, dapat dikatakan bahwa pada dasarnya dokumendokumen yang telah diarsipkan tidak selamanya digunakan untuk
17

Zulkifly Amsyah, Manajemen Kerasipan ,(Jakarta: Gramedia, 1989) h.2


A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Pers,
1986) Cet.4, h.101-102
18

13

keperluan organisasi, karena arsip-arsip yang sudah digolongkan menjadi


arsip statis tersebut dipindahkan atau bahkan dapat dimusnahkan.
Untuk arsip dinamis yang sudah digolongkan kedalam arsip in-aktif,
maka arsip ini hanya berfungsi sebagai referensi karena sudah tidak
digunakan secara terus-menerus, sedangkan untuk arsip yang digolongkan
ke dalam arsip aktif berfungsi sebagai alat untuk melancarkan dan
memudahkan organisasi atau instansi dalam menjalankan kegiatannya
secara terus-menerus.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di kantor,
karena masih sering digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang
sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

C. Manajemen Kearsipan
1. Pengertian Manajemen Kearsipan
Agar kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan
pengelolaan sistem kearsipan agar tujuan organisasi itu dapat berjalan dengan
efektif dan efisien. Pengelolaan sistem kearsipan dikenal dengan istilah
manajemen kearsipan.
Menurut Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain manajemen
kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan,
pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan
tersebut meliputi siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati. 19
Jika arsip adalah himpunan tulisan atau catatan tertulis yang terjadi dalam
organisasi, maka pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan. Jika manajemen kearsipan
kurang baik, maka akan sulit untuk mendapatkan kembali data-data dan suratsurat yang tersimpan bila diperlukan sehingga pekerjaan akan memakan waktu

19

Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia, 1989) h.4

14

yang lama, bahkan akan menghambat dalam menentukan keputusan dan


membuat laporan.

Berdasarkan definisi para ahli di atas, penulis menyimpulkan manajemen


kearsipan adalah proses pengaturan perkantoran yang berhubungan dengan
segala bentuk surat atau dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk
memudahkan penemuan kembali pada saat dokumen itu diperlukan. Oleh
karena itu dalam pelaksanaan manajemen kearsipan seorang manajer atau
pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam
proses pngurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran mudah dicapai dengan
efektif dan efisien.

2. Fungsi Manajemen Kearsipan


Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen

yang

bentuknya

yaitu

aktivitas-aktivitas

perencanaan

kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia


(staf) bagian kearsipan, pengarahan kerja pegawai kearsipan dan
pengawasan terhadap kegiatan pokok (operasional) kearsipan. 20

Menurut teori di atas, fungsi-fungsi manajemen kearsipan antara lain:


1) Fungsi Perencanaan.
Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak untuk dapat
melaksanakan manajemen yang baik, dan apabila kita tidak
mengadakan perencanaan dengan baik, maka hal ini berarti
kemungkinan tindakan-tindakan yang kita lakukan benyak terjadi
kekeliruan sehingga akan menimbulkan pengorbanan yang besar atau
malahan tujuan yang telah kita tetapkan tidak akan tercapai. 21 Oleh
karena itu dalam melakukan perencanaan, kita harus benar-benar
memikirkan hal-hal buruk atau kendala yang mungkin terjadi dalam
20

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan..., h.62-63


Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar dan Pengantar, (Jakarta: Ghalia
Indonesia, 1989) Cet. 3, h. 31-32
21

15

pelaksanaan kegiatan yang di rencanakan, serta memikirkan alternatif


yang bisa di lakukan untuk menghadapi kendala yang terjadi.
Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan dengan
menyusun pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman
pemrosesan surat masuk dan keluar; menyusun jadwal retensi arsip;
dan perencanaan fasilitas atau perbekalan yang dibutuhkan untuk
melaksanakan aktivitas kearsipan. 22
Alex Nitisemito menyimpulkan bahwa hal-hal yang harus
diperhatikan dalam pembuatan perencanaan adalah:

Terlebih

dahulu

harus

ditetapkan

alternatif-alternatif

perencanaannya.

Harus realistis dan ekonomis.

Harus memperhatikan koordinasi yang baik, agar tidak terjadi


kesimpangsiuran informasi antara pegawai.

Perencanaan yang baik perlu dilandasi pengalaman yang


cukup, pengetahuan yang luas dan mendalam serta intuisi yang
tajam.

Agar perencanaan dapat direalisasi oleh para pegawai dengan


baik, maka dalam membuat perencanaan perlu ada partisipasi
dari pegawai.

Perlu memperhitungkan segala kemungkinan yang baik dan


yang buruk.

Perlu memperhatikan fleksibilitas agar dapat menyesuaikan


dengan perubahan-perubahan yang mungkin timbul.

Perencanaan harus dapat menjadi landasan dari fungsi-fungsi


manajemen yang lain, terutama fungsi pengawasan.

Setiap perencanaan harus dapat mendayagunakan secara


maksimal fasilitas-fasilitas yang tersedia.

22

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.65

16

Agar perencanaan yang dibuat dapat lebih baik dari


perencanaan sebelumnya, maka kedinamisan perencanaan
harus diperhatikan.

Agar perencanaan yang dibuat dapat dipertanggung jawabkan,


maka perlu waktu yang cukup untuk memikirkan dan
mempertimbangkannya.

Agar perencanaan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya,


maka perlu didasarkan atas hasil penelitian. 23

Dengan perencanaan segala sesuatu dapat dikoordinasi, diarahkan,


dan dikontrol dengan mudah. 24 Dengan dasar teori itu, maka proses
perencanaan adalah hal yang harus dilakukan dengan sebaik-baiknya.

2) Fungsi Pengorganisasian.
Secara umum pengorganisasian (organizing) diartikan sebagai
penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahan dan bagianbagiannya, pengelompokan aktivitas-aktivitas, penugasan kelompok
aktivitas-aktivitas kepada manajer-manajer, pendelegasian wewenang
untuk

melaksanakannya,

pengkoordinasian

hubungan-hubungan

wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam


struktur organisasi. 25
Adapun fungsi pengorganisasian kearsipan dilakukan dengan
melaksanakan pembagian kerja, menentukan hubungan kerja intern
unit kearsipan, dan antara unit kearsipan dengan unit pengolah di
dalam organisasi. 26

3) Fungsi Penyusunan Staf.


23
24

Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar, h. 55-56


Nur Kholis, Kiat Sukses Jadi Praktisi Pendidikan, (Jogjakarta: Palem, 2004) Cet.1,

h.33
25

A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa,


(Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993) Cet.3, h.63
26
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.65

17

Fungsi manajemen dalam pengisian jabatan (staffing) didefinisikan


sebagai pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara
mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang
ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi
imbalan, dan melatih orang yang diperlukan. 27
Proses staffing dapat dipandang sebagai sebuah prosedur langkah
demi langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar
organisasi selalu memperoleh orang-orang yang tepat dalam posisi
yang tepat pada waktu yang tepat. Langkah-langkah tersebut
adalah:
1. Perencanaan sumber daya manusia
2. Rekruitmen
3. Seleksi dan penempatan
4. Induksi dan orientasi
5. Pemindahan dan pemisahan
6. Latihan dan pengembangan
7. Penilaian prestasi. 28
Jadi bisa disimpulkan bahwa penyusunan staf berfungsi untuk
menjamin bahwa perusahaan atau organisasi mendapatkan pegawai
yang tepat dan memiliki keahlian dibidang tertentu, untuk mengisi
jabatan atau pekerjaan tertentu.
Fungsi penyusunan staf dalam bidang kearsipan mencakup
pelaksanaan penentuan kebutuhan tenaga kerja dibidang kearsipan,
rekruitmen, seleksi, orientasi, penempatan, penggajian, penjaminan
kesejahteraan, pengembangan pegawai dan pemberhentian pegawai. 29

4) Fungsi Pengarahan.
Fungsi pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer
kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau
hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan mempengaruhi petugas

27

A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen, h.87


A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen, h.88
29
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.66
28

18

arsip agar mau bekerja menyumbangkan kemampuan yang dimiliki


untuk mencapai tujuan kearsipan. 30
Berdasarkan teori di atas, dapat dikatakan fungsi pengarahan dalam
kearsipan diberikan oleh pimpinan kepada pegawai kerasipan dengan
cara memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik,
serta menggerakkan pegawai kearsipan agar mau dan mampu bekerja
dengan baik demi terciptanya sistem kearsipan yang baik dalam sebuah
organisasi atau lembaga.

5) Fungsi Pengawasan.
Pengawasan (controlling) adalah suatu upaya yang sistematis
untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan,
merancang sistem umpan balik informasi,membandingkan prestasi
yang terjadi dengan standar yang telah ditetapkan, kemudian
menentukan apakah terjadi penyimpangan dan mengukur signifikansi
tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan. Sedangkan fungsi
pengawasan adalah mengukur dan mengkoreksi prestasi kerja bawahan
guna memastikan, bahwa tujuan organisasi sedang dilaksanakan. 31

Menurut Kadarman. langkah-langkah pengawasan adalah:


1. Menetapkan standar
2. Mengukur prestasi kerja
3. Membetulkan penyimpangan. 32

Yohannes

Suradja

menjelaskan

fungsi

pengawasan

dalam

kearsipan dilakukan dengan cara melaksanakan pengawasan sebelum


pelaksanaan

pekerjaan

(precontrol),

pengawasan

pada

waktu

pelaksanaan pekerjaan (concurrent control), dan pengawasan setelah


pelaksanaan pekerjaan (feedback control) kearsipan. Semua fungsi
30

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.66


A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen, h.132
32
A.M. Kadarman, dkk., Pengantar Ilmu Manajemen, h.134
31

19

manajemen kearsipan tersebut merupakan tanggung jawab manajer


kearsipan dan kepala kantor suatu organisasi. 33
Hal ini sejalan dengan penjelasan Chuck Wiliams yang
menyatakan bahwa dasar-dasar proses pengontrolan atau pengawasan
adalah:
1. Menentukan standar pelaksanaan yang jelas.
2. Membandingkan prestasi nyata dan prestasi yang diinginkan.
3. Mengambil tindakan perbaikan, jika diperlukan.
4. Merupakan proses yang dinamis dan berkesinambungan.
5. Terdiri dari tiga metode dasar, yaitu pengontrolan berdasarkan
umpan

balik,

pengontrolan

yang

terjadi

bersamaan,

dan

pengontrolan sebelum terjadi. 34

Apabila pengawasan dilakukan dengan cara yang kurang baik,


maka kemungkinan terjadi penyimpangan dan kerugian akan semakin
besar, hal ini tentu

akan mengakibatkan tidak tercapainya tujuan

organisasi. Oleh karena itu, pengawasan yang baik mutlak diperlukan


bagi setiap perusahaan/instansi yang menginginkan tercapainya tujuan
secara efektif dan efisien. 35

Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan berguna untuk


menunjang terciptanya sistem kearsipan yang baik. Oleh karena itu orang
yang mengelola sebuah sistem kearsipan haruslah orang yang memiliki
kemampuan dalam bidang kearsipan sehingga ia mampu melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen kearsipan dengan optimal demi tercapainya
tujuan organisasi.

33

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.66


M. Sabarudin Napitupulu, Buku Manajemen Edisi Pertama, Terj. Dari Management
First Edition oleh Chuck Williams, (Jakarta: Salemba Empat, 2001) h. 274
35
Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar, h. 107
34

20

3. Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan.


Manajemen kearsipan merupakan sebuah sistem yang mencakup
keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records) 36 . Oleh
karena itu ruang lingkup kearsipan merupakan segala

kegiatan yang

terjadi dalam pengelolaan kearsipan.


Menurut Ricks & Gow, Daur Hidup Arsip terdiri dari: 37
Tabel 1
Daur Hidup Arsip

Penyusutan
Pemindahan
Penghancuran
Pembuangan

Penyimpanan
Aktif
Inaktif
Permanen
Temporal

Penciptaan
Korespondensi
Memo
Petunjuk
Formulir
Laporan
Gambar
Kopian
Output
k

Pemeliharaan
Penyimpanan
Pengambilan/
Penyediaan kembali
Menjaga kebersihan
Memberi Pesitida
Perbaikan
Tabel 1

Distribusi
Antar perusahaan
Internal perusahaan
Eksternal perusahaan

Penggunaan
Pengambilan
keputasan
Dokumentasi
Respons/tanggapan
Keperluan hukum

Tabel 1

36

Artikel
dan
bahan
Kuliah:
Record
http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.htm, 2/1/2010
37
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.22

Management,

dalam

21

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (record


creation), yaitu penulisan surat, memo, laporan, gambar, film, rekaman
dan sebagainya yang kemudian didistribusikan atau disampaikan kepada
seseorang ataupun organisasi yang membutuhkan. Oleh penerima, warkat
(yang akan menjadi arsip) digunakan untuk keperluan tertentu diantaranya
untuk keperluan operasional

maupun dasar tindakan tertentu seperti

sebagai bahan pertimbangan untuk memecahkan permasalahan yang


terjadi dalam organisasi. Setelah digunakan, warkat dipelihara, disimpan
dan disediakan kembali bila diperlukan. Kemudian warkat disimpan
menurut klasifikasinya. Lamanya penyimpanan arsip didasarkan pada
jadwal retensi arsip. Akhirnya, ketika masa penyimpanan arsip telah
lewat, maka dilakukan penyusutan arsip yang berupa penyimpanan dan
pemusnahan arsip.
Dari siklus daur hidup arsip seperti yang disampaikan di atas, maka
ruang lingkup manajemen kearsipan adalah sebagai berikut:
a. Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip adalah segala aktivitas membuat catatan yang
berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang
terjadi dalam kehidupan seseorang atau organisasi. 38
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses
penciptaan arsip, antara lain:
1) Penggunaan bahasa yang baik dan benar. Maksudnya
menggunakan pilihan kata dan bahasa yang tepat dan sesuai,
sehingga mampu mendeskripsikan peristiwa yang terkandung
dalam arsip itu.
2) Jika data dan informasinya menggunakan simbol-simbol atau
gambar tertentu, maka maksud dari simbol-simbol atau gambar
itu harus dideskripsikan dengan penjelasan yang jelas.

38

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.101

22

3) Jika data dan informasi yang disampaikan dalam bentuk


rekaman, maka pengambilan data dan informasinya harus
menggunakan media rekaman yang baik. 39

b. Distribusi Arsip
Pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah
penciptaan arsip dalam daur hidup arsip.
Pendistribusian arsip adalah rangkaian kegiatan penyampaian
atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan
penyimpanan terhadap warkat (surat, naskah, gambar, rekaman,
dan lain-lain). 40
Seiring dengan beroperasinya suatu organisasi atau lembaga,
maka akan semakin banyak jenis surat yang didistribusikan dalam
organisasi atau lembaga itu.
Agar pendistribusian surat masuk dan keluar berjalan dengan
rapi, Suraja menjelaskan prosedur surat masuk dan keluar menurut
pola sederhana, pola lama dan pola baru. 41
1) Prosedur Pengurusan Surat Masuk
a) Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Lama/Pola
Sederhana
a. Penerimaan oleh petugas dari pengirim atau pengantar
surat.
b. Pemeriksaan kebenaran alamat dan sifat surat yang
mungkin tercantum pada amplop. Apabila alamatnya
keliru harus diserahkan kembali kepada pengirim. Surat
yang bersifat rahasia tidak dibuka. Surat pribadi
langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat
dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau
39

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.101


Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.114
41
Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.117-143
40

23

stempel agenda, ditentukan pokok soalnya dan diberi


kode.
c. Pencatatan pada buku arsip atau pada buku agenda surat
masuk.
d. Pembubuhan nomor urut simpan pada surat.
e. Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata
Usaha.
f. Penyerahan surat kepada pengolah untuk diproses
paling lama dua hari.
g. Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan
oleh Petugas Tata Arsip.
b) Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru
Pengurusan surat masuk terjadi di unit Kearsipan dan
atau Tata Usaha Pengolah.
Pengurusan surat masuk di unit Kearsipan terdiri dari:
a. Penerimaan surat, bertugas:

Menerima surat yang disampaikan baik oleh


pengantar, petugas pos, telekom maupun oleh
perorangan.

Meneliti kebenaran alamat surat.

Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.

Meyortir surat.

Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari


amplop, meneliti kelengkapan lampiran surat.

Menyampaikan surat kepada pengarah.

Menyampaikan surat rahasia (tertutup) pencatat.

b. Pengarahan surat, adalah kegiatan menentukan unit


pengolah yang akan menindaklanjuti atau memproses
surat sesuai isinya. Kegiatannya adalah:

Membaca naskah surat dan menentukan surat itu


tergolong penting atau biasa.

24

Menuliskan isi disposisi atau pengarahan pada


lembar disposisi.

Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada


naskah surat penting.

Menyampaikan naskah surat penting dan biasa


kepada pencatat.

c. Pencatatan surat, adalah penulisan keterangan unsurunsur yang tercantum didalam naskah surat dan naskah
lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau
Lembar Pengantar. Tugasnya adalah:

Mencantumkan nomor urut pada naskah surat.

Mencatat naskah surat didalam kartu kendali


rangkap tiga atau lembar pengantar rangkap dua.

Menyampaikan naskah surat

kepada pengendali

beserta kartu kendali atau lembar pengantar.


d. Pengendalian surat, tugasnya adalah:

Menerima

surat

beserta

kartu

kendali/lembar

pengantar dari pencatat.

Meneliti

kebenaran

nomor

kode

surat

dan

kelengkapan lampiran.

Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali II


dan III kepada tata usaha dan unit pengolah.

Menyampaikan naskah surat rahasia (tertutup) dan


surat biasa beserta lembar pengantar rangkap dua
kepada tata usaha pengolah.

Menyusun (menyimpan) kartu kendali I

dalam

almari katalog berdasarkan urutan nomor kode.


e. Penyimpanan,

bertugas menyimpan kartu kendali II

dan lembar pengantar yang diterima kembali dari tata


usaha pengolah kedalam laci sebagai pengganti arsip

25

selama surat dan naskahya beserta kartu kendali III


masih disimpan di unit pengolah.

2) Prosedur Pengurusan Surat Keluar


a) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Lama/Pola
Sederhana
a. Pembuatan konsep surat oleh ketua, sekretaris, kepala
seksi atau petugas tata usaha.
b. Pemeriksaan konsep surat oleh sekretaris baik

segi

kebenaran isi maupun bentuknya.


c. Persetujuan konsep surat dan pengetikan oleh petugas
tata usaha.
d. Pembacaan hasil pengetikan, pemeriksaan kelengkapan
surat, pengesahan dan penandatanganan oleh ketua atau
sekretaris, pembubuhan cap tanggal kirim, pelipatan
surat dan pemasukan kedalam amplop, pembubuhan
perangko, pemberian perekat pada amplop oleh petugas
tata usaha.
e. Pencatatan pada kartu arsip atau buku agenda surat
keluar.
f. Pencatatan pada karu ekspedisi dan diberikan kepada
petugas pengantar (ekspeditur) untuk dikirimkan.
g. Penyimpanan arsip.
b) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Baru.
Pengurusan surat beserta

naskah keluar meliputi

kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah dan


Unit Kearsipan.
Tata Usaha tugasnya yaitu:

26

a. Mencatat naskah keluar pada kartu kendali rangkap


tiga.
b. Menyampaikan konsep surat atau naskah beserta kartu
kendali rangkap tiga kepada pengendali unit kearsipan.
c. Menyimpan kartu kendali lembar III menurut urutan
nomor kode.
d. Mengendalikan

surat

yang

belum

selesai

pengolahannya dan menyampaikan surat yang sudah


selesai pengolahannya kepada penyimpan.

Unit kearsipan tugasnya adalah:


1. Pengendali:
a. Memberikan nomor urut surat pada kartu kendali.
b. Menyimpan kartu kendali lembar I menurut urutan
nomor kode.
c. Menyampaikan kartu kendali lembar II

kepada

penyimpan.
d. Pengembalian kartu kendali lembar III

kepada

Tata Usaha Pengolah.


e. Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim
kepada Tata Usaha Pengolah.
2. Penyimpan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali
lembar II menurut urutan nomor kode

sebagai

pengganti arsip selama naskah atau surat masih berada


di Unit Pengolah.
3. Pengirim:
a. Mengirim surat kepada sasaran sesuai alamat.
b. Menyampaikan konsep kepada Pegendali.

c. Penggunaan Arsip

27

Penggunaan arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau


naskah yang telah diarsipkan, yang digunakan untuk mendapatkan
informasi yang dibutuhkan.
Agar

efektifitas

pengelolaan

kearsipan

dapat

tecapai,

penggunaan surat (arsip) harus diperhatikan waktunya. Untuk surat


harus ditindaklanjuti paling lama tiga hari setelah penerimaan,
sedangkan untuk arsip yang dipinjam untuk pelaksanaan
operasional lembaga harus segera dikembalikan setelah selesai
digunakan. 42

d. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang penting dalam
rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin
keselamatan arsip, agar bilamana dibutuhkan sewaktu-waktu arsip
dapat segera disediakan untuk membantu memberikan data yang
dibutuhkan.
Pemeliharan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan
untuk

mengusahakan

keselamatan

arsip

dengan

cara

menyimpan,merawat, dan melindungi arsip dari berbagai faktor


yang dapat merusak dan memusnahkan arsip.
Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya

menyangkut tiga

aspek, yaitu:
1. Pemeliharaan terhadap wujud fisik arsip. Agar arsip tidak rusak
maka bentuk pemeliharaan yang harus diusahakan yaitu dengan
menyimpan arsip dengan baik: tidak berdesak-desakan, tidak
disimpan ditempat yang lebih kecil serta menjaga kebersihan
arsip.
2. Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan
hama dengan memberi kapur barus/kamper, melakukan

42

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.70-71

28

penyemprotan zat anti serangga dan fumigasi untuk membasmi


kuman yang dapat merusak arsip.
3. pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan cara
membersihkan

ruangan

dengan

peyedot

debu

(vacuum

cleaner), menjaga ruangan dan sekitarnya agar tidak ada


kesempatan bagi serangga untuk berkembang biak,

serta

mencegah dan mengawasi kemungkinan terjadinya kebocoran


saluran air. 43
Berdasarkan penjelasan diatas, pemeliharaan arip mutlak harus
dilaksanakan

untuk

menjamin

kelestarian

infomasi

yang

terkandung dalam arsip tersebut. Oleh karena itu dapat di


simpulkan bahwa pemeliharaan arsip adalah hal yang penting
dilakukan, karena jika arsip tidak dipelihara dengan baik akan
berakibat pada tidak terjaminnya kelestarian suatu arsip sehingga
akan menyulitkan pekerjaan selanjutnya.
Dan supaya pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat
terlaksana dengan efektif, maka setiap petugas kearsipan sebaiknya
diberikan pengetahuan mengenai bagaimana cara memelihara dan
menjaga arsip, agar mereka bisa menjaga dan memelihara arsip
dari kehancuran.
Untuk melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan arsip dari
segi ruangan yang harus dilakukan adalah:
1. Lokasi gudang atau ruangan arsip harus bebas dari kesibukan
industri, sebab kotoran udara (sulphur dioxide) sebagai hasil
pembakaran minyak dan arang batu, sangat berbahaya untuk
kertas, maka dari itu, ruangan penyimpanan arsip perlu diberi
filter untuk menyaring udara.
2. Ruangan penyimpanan arsip perlu terpisah dari ruangan kantor
Unit Kerja lainnya, dengan tujuan dalam rangka petimbangan
security karena arsip bersifat rahasia dan pertimbangan efisiensi
43

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.178

29

karena ruangan penyimpanan arsip harus tahan api, air, dan


serangan serangga, jadi membutuhkan penanganan yang lebih
ekstra.

e. Penyimpanan Arsip
Untuk menjaga agar kearsipan di dalam organisasi dapat
mencapai tujuannya, yaitu menjamin keselamatan arsip dan
penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan, maka
petugas kearsipan harus melakukan penyimpanan arsip secara
tertib dan sistematis.
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun
warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan pelbagai
cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan
kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan. 44
Metode penyimpanan arsip dasar yang dikenal adalah:
1) Metode penyimpanan arsip menurut pokok masalah.
2) Metode penyimpanan arsip menurut urutan nama (orang,
wilayah, organisasi, barang)
3) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan abjad.
4) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal.
5) Metode penyimpanan arsip berdasarkan urutan nomor. 45
Lebih lanjut Suraja juga menjelaskan prosedur penyimpanan
arsip, yaitu:
1) Mengindeks
2) Memberi kode
3) Mensortir
4) Mengurutkan arsip yang telah disortir dan dikelompokkan
44
45

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.154


Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.157

30

5) Menyimpan arsip pada map/folder yang ada dalam laci filing


cabinet. 46

Selain itu yang perlu diperhatikan juga ialah ruangan tempat


penyimpanan arsip. Nilai guna yang terkandung dalam arsip tidak
boleh berkurang, maka menyimpan arsip tidak boleh disembarang
tempat. Tempat penyimpanan arsip harus dalam kondisi yang baik,
sehingga dapat menjamin keselamatan arsip, di mana arsip-arsip
akan terhindar dari bahaya kerusakan dan gangguna keamanan, dan
dengan demikian arsip-arsip organisasi akan cenderung awet dan
tidak rusak. Oleh karena itu, ruangan penyimpanan arsip haruslah
terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan tikus atau
serangga, jamur, kebakaran, kebanjiran, kelembaban ataupun
kekeringan udara yang dapat merusak arsip.

f. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang
dilakukan

dengan

memusnahkan arsip.

cara

memindahkan,

menyerahkan

atau

47

Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi bertumpuknya


arsip yang sudah tidak terpakai agar menyediakan tempat bagi
arsip baru. Penyusutan arsip menghindarkan pencampuradukkan
antara arsip-arsip aktif dan arsip-arsip inaktif, serta arsip-arsip
penting dan arsip-arsip biasa dan tidak penting.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus daur
hidup arsip. Ada dua bentuk kegiatan penyusutan arsip, yaitu
pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan
arsip penting dilakukan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi
program kearsipan. Untuk menentukan kelayakan sebuah arsip
46
47

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.155-156


Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.193

31

harus dipindahkan atau dimusnahkan harus melalui penilaian


terhadap nilai guna suatu arsip atau sesuai jadwal retensi arsip.
Menurut Basuki nilai guna arsip adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.48
Lebih lanjut Basuki menjelaskan bahwa ditinjau dari kepentingan
pengguna arsip, nilai guna arsip dibagi menjadi dua jenis, yaitu
nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer adalah nilai
guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan
lembaga pencipta arsip. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar
lembaga pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban nasional.
Nilai guna Primer terdiri dari:
1) Nilai guna adminstratif, adalah nilai guna arsip tersebut bagi
badan korporasi pencipta dalam melakukan tugasnya. Arsip
semacam ini meliputi bagan organisasi sebuah badan korporasi,
pernyataan garis haluan, dan pedoman pelaksanaan. Dari sini
akan diketahui perkembangan organisatoris sebuah badan
korporasi yang berguna pada pemakai dimasa mendatang.
2) Nilai guna fiskal, adalah nilai guna menyangkut penggunaan
uang untuk keperluan audit, atau operasional, data yang
diperlukan

untuk

menyusun

laporan

tahunan

atau

menyelesaikan pajak, laporan keuangan dan ringkasan transaksi


finansial.
3) Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip bagi badan korporasi
menyangkut kepentingan hukum.
4) Nilai guna historis, adalah nilai guna berdasarkan kualitas isi
arsip yang merekam sebuah peristiwa yang berkaitan dengan
sebuah kegiatan yang terjadi dalam organisasi.
48

Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,


2003) h. 314-316

32

Sedangkan nilai guna Sekunder terdiri dari:


1) Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau
perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur serta pelaksanaan
fungsi dan kegiatannya.
2) Nilai guna informasional, menyangkut informasi untuk
kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan
badan korporasi penciptanya. Informasi yang digunakan
merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena,
masalah dan sejenisnya. Contohnya arsip toko buku berisi
penjualan buku untuk seorang tokoh dalam pengasingan, di sini
informasinya yang diutamakan menyangkut tokoh tersebut
bukannya tentang toko buku.

Selain dilihat dari nilai guna arsip, proses pemusnahan arsip


juga harus dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip yang berlaku
dalam organisasi itu.
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka
waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip
ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. 49
Sedangkan menurut Sedarmayanti jadwal retensi arsip adalah
suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip
beserta penetapan musnah atau disimpan permanen arsip
tersebut. 50
Dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip perlu mendapatkan
persetujuan dari Kepala Arsip Nasional terlebih dahulu sebelum
Jadwal Retensi Arsip itu diberlakukan dalam kegiatan pemusnahan
organisasi.
49

Basir Barthos, Manajemen Kerasipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi, (Jakarta: PT Bumi Aksara: 2003) Cet. 4, h.103
50
Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar Edisi Revisi, (Bandung:
Mandar Maju, 2001) Cet.2, h.203

33

Arsip-arsip yang sudah tidak bernilai guna menurut yang


tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip kemudian dipindahkan atau
dimusnahkan.
Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip dari
suatu tempat penyimpanan arsip aktif (Unit Pengolah) ke tempat
penyimpanan arsip inaktif atau ke tempat penyimpanan arsip statis
(Pusat Penyimpanan Arsip). 51
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau
melenyapkan warkat atau arsip yang dipandang telah habis nilai
gunanya atau telah habis masa penyimpanannya sesuai dengan
jadwal retensi arsip. 52
Hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan pemindahan dan
pemusnahan arsip adalah kegiatan ini harus selalu melalui
persetujuan dari pimpinan untuk menghindari kesalahan dalam
penyusutan arsip. Selain itu dalam kegiatan pemusnahan arsip
harus disaksikan oleh notaris dan pejabat yang terkait agar bisa di
pertanggungjawabkan.

4. Efektifitas Manajemen Kearsipan


Efektif dalam manajemen kearsipan berarti bahwa tujuan kerasipan
yaitu agar terjaminnya keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip
bila dibutuhkan, dapat tercapai, sedangkan efisien dalam hal ini berarti
bahwa arsip sebagai output dari sistem kearsipan dapat dipenuhi,yaitu
menjadi arsip yang memiliki nilai guna dan bila dibutuhkan dapat segera
ditemukan dengan cepat dan mudah, dan semua ini dapat dicapai dengan
biaya dan tenaga yang sesedikit mungkin. 53
Jadi efektif dalam manajemen kearsipan adalah upaya untuk
meyelenggarakan sistem kearsipan agar berjalan dengan baik, ciri-cirinya

51

Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.193-194


Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.196
53
Yohannes Suraja, Manajemen Karsipan, h.62
52

34

adalah jika arsip itu dibutuhkan dapat segera disediakan dengan cepat dan
menggunakan tenaga dan biaya yang tidak banyak.

5. Kriteria Manajemen Kearsipan yang Baik.


Banyak kita temui situasi pelayanan administratif yang masih lamban
di tengah era modern seperti sekarang ini. Oleh karena itu, kantor-kantor
yang kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan masyarakat
diharapkan mempunyai sistem kearsipan yang dapat berjalan efisien dan
efektif, jika tidak, pelayanan masyarakat yang diberikan niscaya akan
lamban dan tidak memuaskan.
Sistem kearsipan yang baik mempunyai kriteria tertentu, yaitu:
1) Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip
yang disimpan cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang
hilang, sehingga arsip yang benar dapat disediakan pada orang
yang membutuhkannya pada waktu yang cepat dan dengan
biaya yang serendah-rendahnya.
2) Dari aspek unsur-unsur input, sistem kearsipan dalam keadaan
baik apabila:
a. Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar,
lengkap, tepat dan relevan.
b. Pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi dan
harus cerdas, teliti, cekatan, dan rapih dalam melaksanakan
kerja dibidang kearsipan.
c. Peralatan yang ada harus lengkap macamnya, jumlahnya
mencukupi, keadaannya baik, dan mengikuti perkembangan
teknologi kearsipan.
d. Uang atau anggaran yang ada cukup untuk membiayai
semua unsur input, proses kerja kearsipan, pemeliharaan,
penyimpanan dan penyisunan arsip.
3) Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem
kearsipan yang baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan,

35

distribusi,

penggunaan,

pemeliharaan,

penyimpanan

dan

penyusutan naskah dapat berjalan dengan sesuai prosedur dan


metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin
dihasilkannya output yang benar.
4) Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi ciri-ciri
arsip sebagai arsip yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang
mempunyai

nilai-guna

dan

disimpan

secara

sistematis,

sehingga bila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali. 54

Sedangkan menurut Wiyasa, ciri-ciri penyelenggaraan manajemen


kearsipan yang efektif dan efisien adalah:

Berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu.


Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah
melalui selektif yang cermat.

Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.55


Dari beberapa penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen
kearsipan yang efektif memiliki beberapa ciri diantaranya: arsipnya
merupakan arsip yang memiliki nilai guna yang bermanfaat untuk
operasional organisasi; mudah ditemukan kembali apabila arsip tersebut
dibutuhkan; dalam pemeliharaannya tidak membutuhkan biaya yang besar.

6. Kendala-kendala dalam Manajemen Kearsipan


Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan-kegitan yang telah berlangsung
dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi
tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu organisasi, maka
arsip harus diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya. Karena jika tidak,
akan menimbulkan banyak kendala dan masalah dalam kegiatan kearsipan
organisasi itu.

54

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.25-26


Thomas Wiyasa, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, (Jakarta:
Pradnya Paramita, 2003) Cet.1, h. 44.
55

36

Kendala dan masalah yang dimaksud adalah:


1) Hambatan dari unsur-unsur input kearsipan seperti data dan informasi
yang tidak berkualitas, bahan intrinsik warkat seperti kertas, film,
disket, tinta yang tidak standar, peralatan yang tidak lengkap,
jumlahnya kurang, keadaannya tidak baik (rusak); keuangan organisasi
yang minim untuk belanja bidang kearsipan; dan sumber daya manusia
yang tidak kompeten.
2) Hambatan proses kearsipan yaitu penciptaan naskah, pendistribusian,
penggunaan, pemeliharaan penyimpanan dan penyusutan arsip tidak
dapat dilaksanakan dengan baik dan tertib; serta tdak sesuai prosedur
kearsipan yang benar.
3) Output sistem kearsipan yaitu arsipnya tidak memenuhi ciri-ciri arsip
yang baik, dimana arsipnya tidak tersimpan secara sistematis, sehingga
menyulitkan upaya penyimpanan dan penemuan kembali arsip ketika
dibutuhkan.
4) Kelemahan fungsi-fungsi manajemen kearsipan dan pelaksanaannya
seperti perencanaan kearsipan yang salah; pembagian kerja yang tidak
adil; serta tidak ada hubungan kerja yang efektif secara horizontal dan
vertikal antar pegawai dan pejabat yang bertanggung jawab terhadap
sistem kearsipan; rencana dan pelaksanaan manajemen sumber daya
manusia di bidang kearsipan yang buruk; lemahnya pemberian
motivasi dan pembinaan terhadap pegawai arsip; dan pengawasan
kearsipan yang tidak efektif. 56

Kendala-kendala seperti yang tersebut diatas merupakan permasalahan


yang akan menghambat tercapainya efektifitas manajemen kearsipan. Oleh
karena itu sebisa mungkin seorang manajer kearsipan atau pegawai
kearsipan harus tanggap dan cepat mengidentifikasi masalah yang terjadi
dalam bidang kearsipan di organisasinya agar lebih cepat ditangani dan
diselesaikan.
56

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.27-28

37

Liang Gie memberikan beberapa cara yang bisa dipelajari dan


kemudian dipraktekkan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dalam
bidang kearsipan, yaitu:
a) Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing
instansi.
b) Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat.
c) Penyusutan arsip secara teratur.
d) Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan
dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru
yang efisien. 57
7. Faktor-Faktor Manajemen Kearsipan yang Baik
Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama
untuk mempermudah penemuan kembali suatu arsip, maka perlu
diperhatikan berbagai faktor kearsipan yang baik. Widjaja menyebutkan
beberapa faktor kearsipan yang baik yaitu:
a. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat
Sistem pemberkasan (Filying system) adalah suatu rangkaia tata cara
yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau
menyimpan

warkat-warkat

sehingga

apabila

diperlukan

dapat

ditemukan kembali secara tepat. Cepat atau lambatnya penemuan


kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau
tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip.
b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat
Dalam kamus administrasi, fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang
diperlukan untuk menyelesaikan pkerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha
kerjasama manusia.
c. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat.
Syarat-syarat petugas tata usaha umumnya adalah :
Memiliki pegetahuan di bidang pengetahuan umum, terutama yang
menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip.

57

h.120

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000) Cet.7,

38

Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni, organisasi


beserta tugas-tugasnya dan pejabatnya.
Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
Berkpribadian, yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,
kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat
menyimpan rahasia organisasi. 58

Teori di atas, menjelaskan bahwa faktor keberhasilan manajemen


kearsipan yang baik diantaranya ditentukan oleh sistem penyimpanan
arsip yang tepat, hal ini menjadi penting karena akan membantu dalam
penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannya secara mudah
dan cepat.
Selain itu, fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung
keberhasilan pengelolaan suatu arsip atau manajemen kearsipan.
Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin tik, komputer,
mesin stensil, stempel, map, folder, lemari, filing cabinet, dan
pencahayaan yang baik.
Ruang/tempat penyimpanan arsip juga mengambil peranan penting
dalam kegiatan kearsipan. Ruang penyimpanan arsip hendaknya selalu
dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman berbagai jenis
akibat kerusakan. 59
Di samping itu, yang tak kalah pentingnya adalah petugas arsip itu
sendiri. Seseorang yang diberi tugas mengelola kearsipan harus
memiliki syarat-syarat tertentu agar dapat melaksanakan tugasnya
dengan baik.
Suparjati menyebutkan secara umum, syarat-syarat personel kantor
adalah sebagai berikut:
a. Syarat Pengetahuan.

58

A.W. Widjaja, Adminisrasi Kearsipan Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Pers, 1986),
Cet.4, h.103-104.
59
Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 1989) h. 196

39

Personel

kantor

harus

dapat

melakukan

penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. Ia perlu


mengetahui matematika sederhana, tata bahasa indonesia, dan
sebaiknya bahasa inggris secukupnya, serta memiliki latar
belakang pendidikan formal.
b. Syarat Keterampilan.
Selain harus dapat membaca dan menulis dengan baik, dengan
berkembangnya teknologi dewasa ini, kemampuan menggunakan
aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya
aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel
kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara
cermat dan teliti.
c. Syarat Kepribadian.
Kepribadian yang harus dimiliki personel kantor, yakni (1)
loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; (2)
dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak
berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia; (3)
ketekunan dan kerajinan; (4) kerapian 60

Berdasarkan teori diatas, dapat disimpulkan bahwa dalam


pelaksanaan manajemen kearsipan harus ditopang dengan adanya
sistem kearsipan yang tepat, fasilitas kearsipan yang memadai, serta
ruang penyimpanan arsip yang baik. Selain itu faktor penunjang
manajemen kearsipan yang paling penting adalah pegawai kearsipan
yang cakap. Agar dapat memberikan pelayanan kearsipan yang baik,
maka pegawai kearsipan perlu mendapatkan pelatihan dan penataran
tentang manajemen kearsipan.

60

Suparjati, dkk., Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 2004) Cet.1, h. 7-8

40

D. Kerangka Berfikir
Dalam suatu organisasi baik yang ruang lingkupnya besar maupun kecil
pasti memiliki data. Data tersebut digandakan dan diarsipkan agar tidak hilang
dan memudahkan dalam pencarian bila dibutuhkan. Arsip merupakan sumber
informasi dan pusat ingatan bagi seseorang maupun bagi suatu organisasi.
Arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan dokumen asli
sebagai bahan bukti resmi yang otentik yang bisa dipergunakan dipengadilan
atau keperluan-keperluan pembuktian lainnya menurut undang-undang.
Peranan arsip yang sangat urgen itu, maka arsip perlu dikelola agar tidak
rusak atau bahkan hilang. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan arsip dinamakan manajemen kearsipan, yaitu pekerjaan yang
meliputi

pencatatan,

pengendalian,

pendistribusian,

penyimpanan,

pemeliharaan, pengawasan, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip.


Kegiatan kearsipan tersebut merupakan siklus kehidupan (daur hidup) suatu
arsip.
Kearsipan sangat penting peranannya karena apapun alasannya arsip
adalah hasil dari suatu proses komunikasi internal dan eksternal serta adanya
transaksi kegiatan administrasi. Namun, untuk menerapkan manajemen
kearsipan yang baik tidaklah mudah, dibutuhkan beberapa faktor pendukung
yang harus diperhatikan, diantaranya: sistem penyimpanan yang tepat, ruang
penyimpanan arsip yang baik, fasilitas kerasipan yang memadai, serta pegawai
kearsipan yang cakap.
Begitupun dalam organisasi yang berbentuk sekolah. Agar pencapaian
tujuan

sekolah

dapat

berjalan

dengan

baik,

maka

sekolah

perlu

menyelenggarakan manajemen sekolah dengan baik. Karena kegiatan


operasional sekolah sehari-hari pasti berkaitan dengan dokumen dan data yang
nantinya akan menjadi arsip, maka sekolah juga perlu melaksanakan
manajemen kearsipan beserta fungsi-fungsinya. Fungsi-fungsi itu diantaranya
adalah fungsi perencanaan kearsipan, fungsi pengorganisasian kearsipan, serta
fungsi pengarahan dan fungsi pengawasan kearsipan. Jika manajemen
kearsipan dapat terlaksana dengan baik, hal ini akan sangat membantu dalam

41

keagiatan ketatausahaan. Dengan begitu maka kegiatan ketatausahaan dalam


suatu sekolah akan berjalan lancar.

BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

A. Tujuan dan Manfaat Penelitian


Penelitian ini bertujuan untuk:
1. Mengetahui pelaksanaan manajemen kearsipan di SMP DUA MEI
Ciputat.
2. Mengetahui SDM yang bekerja sebagai arsiparis di SMP DUA MEI
Ciputat.
3. Mendapatkan data dan kesimpulan tentang pelaksanaan manajemen
kearsipan dalam ketatausahaan di SMP DUA MEI Ciputat

Adapun manfaat penelitian ini adalah:


1. Secara teoritis, hasil penelitian ini diharapkan bisa mengembangkan kajian
ilmu pendidikan mengenai pelaksanaan manajemen kearsipan di sekolah.
2. Secara praktis, hasil penelitian ini bisa dijadikan sebagai bahan
masukan/kontribusi yang berarti bagi lembaga pendidikan khususnya
peagawai tata usaha dalam melaksanakan manajeman kearsipan di
sekolah.

41

42

B. Waktu dan Tempat Penelitian


Sekolah yang dijadikan tempat penelitian adalah SMP DUA MEI yang
terletak di Jl. H. Abdul Gani No.135 Ciputat, Jakarta Selatan.
Penelitian ini dilaksanakan mulai bulan Oktober 2009 sampai selesai.

C. Metodologi Penelitian
Penelitian

ini

menggunakan

metode

deskriptif

kualitatif

yang

menggambarkan objek penelitian secara verbal melalui data yang telah


terkumpul dengan penyebaran angket kepada responden. Pengumpulan data
dilakukan dengan cara penelitian lapangan, yaitu peneliti terjun langsung ke
lokasi penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan.
Teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam penelitian ini
adalah:
1. Teknik Angket.
Teknik ini diberlakukan bertujuan untuk memperoleh data dari dua
orang pegawai tata usaha dan empat belas orang guru SMP tentang
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan di SMP DUA MEI.
Angket yang digunakan dalam penelitian ini berbentuk angket tertutup
menggunakan Skala Likert, dengan alternatif jawaban: Selalu (SL) = 4,
Sering (SR) = 3, Kadang-Kadang (KD) = 2 dan Tidak Pernah (TP) = 1.
2. Teknik Wawancara.
Teknik

ini

digunakan

untuk

mewawancarai

kepala

sekolah.

Wawancara ini bertujuan untuk menanyakan perihal pengelolaan


manajemen kearsipan di SMP DUA MEI.
3. Teknik Dokumentasi
Teknik ini bertujuan untuk mendapatkan beberapa data yang
dibutuhkan untuk penyusunan skripsi ini.

43

D. Sumber Data
Sumber data dalam penelitian ini adalah seluruh personel sekolah, terdiri
dari empat belas orang guru mata pelajaran dan dua orang pegawai tata usaha,
serta kepala sekolah SMP DUA MEI Ciputat.

E. Teknik Pengolahan Data


Setelah data terkumpul, selanjutnya penulis melakukan analisis data untuk
mengambil sebuah kesimpulan akhir yang bersifat kualitatif. Proses analisis
data dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari hasil angket
pegawai tata usaha dan angket guru, serta hasil wawancara dengan kepala
sekolah. Kemudian penulis mendeskripsikan hasil angket dan wawancara
dengan menghubungkan dengan teori-teori kearsipan.
Dalam penelitian ini teknik pengolahan data dilakukan dengan cara
sebagai

berikut:

memeriksa

angket-angket

tentang

kebenaran

dan

kelengkapannya kemudian membuat tabel-tabel untuk memasukkan jawabanjawaban responden, selanjutnya menganalisa data yang telah diolah secara
verbal sehingga hasil penelitian mudah difahami dan mengambil sebuah
kesimpulan akhir yang bersifat deskriptif.
Teknik yang digunakan adalah teknik analisis statistik persentase, artinya
setiap data dipersentasekan setelah ditabulasikan dalam jumlah frekuensi
jawaban responden untuk setiap aletrnatif jawaban.

Pedoman yang digunakan penulis dalam mencari persentase data adalah:


P=

f
x100
n
Keterangan:

= Angka persentase yang hendak dicari.

= Frekuensi yang dicari persentasenya.

= Number of cases (jumlah populasi yang ada).

100% = Bilangan tetap.

44

Dengan kategori persentase sebagai berikut:


76% - 100%

= Sangat baik

51% - 75%

= Baik

26% - 50%

= Cukup Baik

0% - 25%

= Kurang 1

F. Instrumen Penelitian
Tabel 2
Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Pegawai Tata Usaha
Variabel Manajemen Kearsipan
Dimensi

No. Item

Perencanaan

1. Penyusunan pola klasifikasi arsip.

penyelenggaraan

2. Penyusunan

kearsipan

Indikator

Pengorganisasian
kearsipan

pedoman

pemrosesan

surat.
3. Penyusunan jadwal retensi arsip.

4. Perencanaan pengadaan fasilitas.

4, 13, 19, 20, 21

1. Penciptaan arsip dengan baik dan

benar.
2. Pendistribusian arsip dengan cepat

dan teliti.
3. Penyimpanan arsip secara sistematis.
4. Penyusutan

arsip

sesuai

jadwal

7, 8, 9, 10, 22
11, 12

retensi arsip.

Penyusunan

1. Proses seleksi.

personalia

2. Pelatihan

kearsipan

pegawai.

Pengarahan

15

dan

pengembangan

14, 16, 23

1. Menjaga komunikasi yang baik.

18

1. Pengarahan

17

kearsipan

Pengawasan
1

terhadap

tugas-tugas

Anas Sudijono, Pengantar Statistik Pendidikan, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada,


2005) Cet. 15, h.43

45

kearsipan

kearsipan.
24

2. Program evaluasi kearsipan


3. Program

pengawasan

setelah

25

pelaksanaan kegiatan kearsipan.

Tabel 3
Kisi Kisi Instrumen Penelitian Angket Guru
Variabel Manajemen Kearsipan
Dimensi

Indikator

No. Item

Perencanaan

1. Kelengkapan peralatan arsip

penyelenggaraan

2. Ruang penyimpanan arsip

11

kearsipan

3. Rak penyimpanan arsip

14

Pengorganisasian

1. Penciptaan arsip dengan baik dan

kearsipan

1, 2, 6, 9, 10

benar.
2. Pendistribusian arsip dengan cepat

dan teliti.
3. Penyimpanan

arsip

secara

4, 7

sistematis.

13

Pengarahan

1. Pemberian motivasi.

kearsipan

2. Menjaga komunikasi yang baik.

Pengawasan

1. Evaluasi program kearsipan

12

kearsipan

2. Program pengawasan pelaksanaan

17

kegiatan kearsipan.

5, 15, 16

46

Tabel 4
Kisi Kisi Instrumen Penelitian Pedoman Wawancara
Variabel Manajemen Kearsipan
Dimensi

Indikator

No. Item

Perencanaan

1. Penyusunan pola klasifikasi arsip.

penyelenggaraan

2. Penyusunan jadwal retensi arsip.

kearsipan

3. Perencanaan pengadaan fasilitas.

Pengorganisasian

1. Penyimpanan arsip secara sistematis.

Penyusunan

1. Pelaksanaan rekruitmen.

personalia

2. Pelatihan

kearsipan

pegawai.

kearsipan

dan

pengembangan

Pengarahan

1. Menggerakkan pegawai

kearsipan

2. Pemberian motivasi.

Pengawasan

1. Pengarahan

kearsipan

terhadap

tugas-tugas

kearsipan.
9

2. Program evaluasi kearsipan


3. Program

pengawasan

setelah

pelaksanaan kegiatan kearsipan.

10

BAB IV
HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Data
Dalam pengumpulan data dan penelitian, penulis menggunakan metode
angket, wawancara dan observasi. Angket yang penulis sebarkan sebanyak 14
angket, yang di bagikan kepada seluruh guru SMP DUA MEI dan 2 angket
yang disebarkan kepada dua orang pegawai tata usaha SMP DUA MEI.
Angket-angket

tersebut

mencakup

pernyataan

perihal

fungsi-fungsi

manajemen kearsipan. Seluruh pernyataan itu dijawab oleh responden dengan


memberikan cheklist ( ) pada salah satu pilihan jawaban yang tersedia.
Agar hasil penelitian ini dapat dimengerti oleh penulis khususnya dan oleh
pembaca pada umumnya seluruh angket yang sudah ditabulasi menjadi nilai
angka, kemudian dianalisis sebagai berikut:

Tabel 5
Istrumen Penelitian
Angket Pegawai Tata Usaha
1. Saya dilibatkan dalam perencanaan penyusunan pola klasifikasi surat.
No. Item
1

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

0%

47

48

Kadang-Kadang

50%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu, dan 50%
menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata
usaha yang selalu dilibatkan dalam perencanaan penyusunan pola klasifikasi
surat.
2. Saya dilibatkan dalam penyusunan pemrosesan surat masuk dan keluar.
No. Item
2

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

0%

Kadang-Kadang

50%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden yng menjawab selalu dan 50%
responden yang menjawabkadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang
pegawai tata usaha yang dilibatkan dalam penyusunan pemrosesan surat
masuk dan surat keluar.
3. Saya dilibatkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip.
No. Item
3

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

0%

Kadang-Kadang

50%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

49

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu dan 50%
menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata
usaha yang selalu dilibatkan dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip.
4. Saya memberikan saran dalam perencanaan pengadaan fasilitas kearsipan.
No. Item
4

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

50%

Kadang-Kadang

50%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab sering dan 50% menjawab
kadang-kadang. Dengan demikian seorang pegawai tata usaha sering
memberikan saran dalam pengadaan fasilitas kearsipan, sedangkan pegawai
tata usaha yang lain mengaku hanya kadang-kadang saja memberikan saran
tentang pengadaan fasilitas kearsipan.
5. Saya merasakan kemudahan dalam proses penciptaan warkat/surat.
No. Item
5

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

50%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

50%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden menjawab sering merasakan


kemudahan dalam penciptaan warkat/surat, sedangkan 50% menjawab tidak
pernah merasakan kemudahan dalam penciptaan warkat/surat.
6. Saya merasakan kemudahan dalam pendistribusian arsip.

50

No. Item
6

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

50%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu dan 50%
responden menjawab sering. Dengan demikian semua pegawai tata usaha
selalu merasakan kemudahan dalam pendistribusian arsip.
7. Saya merasakan kemudahan dalam proses penyimpanan arsip.
No. Item
7

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

100%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab sering. Dengan


demikian semua pegawai tata usaha sering merasakan kemudahan dalam
proses penyimpanan arsip.
8. Sebelum menyimpan surat, saya mensortirnya terlebih dahulu.
No. Item
8

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

100%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

51

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab sering. Dengan


demikian semua pegawai tata usaha sering mensortir surat terlebih dahulu
sebelum surat itu disimpan.
9. Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat, saya
melakukan pemberian kode pada arsip.
No. Item
9

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

100%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab sering. Dengan


demikian, semua pegawai tata usaha sering memberikan kode pada arsip,
untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
10. Surat yang masuk dan keluar dipisahkan menurut kepentingannya,
kemudian diberikan kode dan nomor surat untuk memudahkan penemuan
kembali.
No. Item
10

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

50%

Kadang-Kadang

50%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab sering dan 50%
menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata
usaha yang memisahkan surat menurut kepantingannya, sedangkan pegawai

52

tata

usaha

yang

lain

kadang-kadang

memisahkan

surat

menurut

kepentingannya.
11. Saya melakukan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
No. Item
11

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

50%

Kadang-Kadang

50%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab sering dan 50%
menjawab kadang-kadang. Dengan demikian hanya satu orang pegawai tata
usaha yang melakukan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip,
sedangkan pegawai tata usaha yang lain kadang-kadang melakukan
penyusutan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
12. Arsip yang sudah tidak berguna dimusnahkan dengan cara di bakar.
No. Item
12

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

0%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

50%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu dan 50%
menjawab tidak pernah. Dengan demikian hanya seorang pegawai tata usaha
yang selalu membakar arsip yang sudah tidak berguna. Sedangkan pegawai
tata usaha yang lain tidak pernah membakar arsip yang sudah tidak berguna.

53

13. Saya menyimpan arsip pada tempat yang tersedia.


No. Item
13

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

50%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebanyak 50% responden menjawab selalu, dan 50%
menjawab sering. Dengan demikian, semua pegawai tata usaha mengaku
bahwa telah menyimpan arsip pada tempat yang tersedia.
14. Saya belajar tentang manajemen keasipan.
No. Item
14

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

0%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

100%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab tidak pernah.


Dengan demikian semua pegawai tata usaha mengaku tidak pernah belajar
tentang manajemen kearsipan.
15. Sekolah mengadakan seleksi dalam penerimaan pegawai tata usaha.
No. Item
15

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

50%

Kadang-Kadang

0%

54

Tidak Pernah

50%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab sering dan 50%
menjawab tidak pernah. Dengan demikian hanya satu orang pegawi tata usaha
yang bekerja melalui proses seleksi, sedangkan pegawai tata usaha yang lain
tidak melalui proses seleksi.
16. Saya diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan secara berkala.
No. Item
16

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

0%

Kadang-Kadang

50%

Tidak Pernah

50%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab kadang-kadang, dan


50% menjawab tidak pernah. Dengan demikian satu orang pegawai tata usaha
mengaku kadang-kadang diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan, sedangkan
pegawai tata usaha tidak pernah diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan.
17. Kepala Sekolah memberikan pengawasan mengenai tugas kearsipan.
No. Item
17

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

50%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% responden menjawab selalu, dan 50%
menjawab sering. Dengan demikian semua pegawai tata usaha mengaku

55

bahwa kepala sekolah selalu memberikan pengawasan mengenai tugas


kearsipan.
18. Saya berkonsultasi dengan kepala sekolah jika terjadi masalah dalam
kearsipan.
No. Item
18

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

0%

Kadang-Kadang

50%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 50% menjawab selalu, dan 50% menjawab
kadang-kadang. Dengan demikian seorang pegawai kearsipan mengaku selalu
berkonsultasi tentang masalah kerasipan dengan keapala sekolah. Sedangkan
pegawai kearsipan yang lain mengaku kadang-kadang berkonsultasi dengan
kepala sekolah tentang masalah kearsipan.
19. Alat tulis kantor yang dibutuhkan untuk pembuatan arsip tersedia.
No. Item
19

Alternatif Jawaban

Selalu

100%

Sering

0%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebanyak 100% responden menjawab selalu. Dengan


demikian semua pegawai kearsipan mengaku bahwa sekolah memiliki
peralatan kearsipan yang memadai sesuai dengan kebutuhan.

56

20. Lemari arsip di sekolah dalam keadaan baik.


No. Item
20

Alternatif Jawaban

Selalu

100%

Sering

0%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebanyak 100% responden menjawab selalu. Dengan


demikian semua pegawai tata usaha mengakui bahwa lemari arsip yang ada
masih baik.
21. Saya dapat mengoperasikan komputer dengan baik.
No. Item
21

Alternatif Jawaban

Selalu

100%

Sering

0%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, 100% responden menjawab selalu. Dengan demikain


semua pegawai kearsipan mampu mengoperasikan komputer dengan baik.
22. Saya memberikan anti serangga/jamur untuk merawat arsip.
No. Item
22

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

50%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

50%

Jumlah

100%

57

Dari tabel di atas, sebanyak 50% menjawab sering, dan 50% menjawab
tidak pernah. Dengan demikian, hanya satu orang pegawai tata usaha yang
sering memberikan anti serangga untuk merawat arsip, sedangkan pegawai
tata usaha yang lain tidak pernah memberikan anti serangga untuk merawat
arsip.
23. Saya mengikuti pelatihan kearsipan yang diadakan sekolah.
No. Item
23

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

0%

Kadang-Kadang

100%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab kadang-kadang.


Dengan demikain semua pegawai tata usaha mengaku kadang-kadang
mengikuti pelatihan kearsipan yang diadakan sekolah.
24. Evaluasi kegiatan kearsipan dilakukan setiap satu semester.
No. Item
24

Alternatif Jawaban

Selalu

0%

Sering

0%

Kadang-Kadang

100%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab kadang-kadang.


Dengan demikian, semua pegawai tata usaha mengaku bahwa evaluasi
kegiatan kearsipan kadang-kadang dilakukan setiap satu semester.

58

25. Kepala sekolah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan


kearsipan.
No. Item
25

Alternatif Jawaban

Selalu

100%

Sering

0%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

Jumlah

100%

Dari tabel di atas, sebesar 100% responden menjawab selalu. Dengan


demikian, semua pegawai tata usaha mengaku bahwa kepala sekolah selalu
melalukan pengawasan terhadap pelaksanaan kearsipan.

Tabel 6
Istrumen Penelitian
Angket Guru
1. Pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik
dan benar.
No. Item
1

Alternatif Jawaban

Selalu

11

78,6%

Sering

21,4%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 78,6% responden yang menjawab selalu,


sedangkan 21,4% menjawab sering. Dengan demikian, menurut semua guru,
pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat dengan bahasa yang baik dan
benar.

59

2. Pegawai arsip bisa membuat catatan yang lengkap dan teliti.


No. Item
2

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

50%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 50% reponden menjawab selalu dan 50% menjawab
sering. Ini berarti semua guru mengakui bahwa pegawai kearsipan bisa
membuat catatan yang lengkap dan teliti.
3. Pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi surat dengan cepat dan rapi.
No. Item
3

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

42,9%

Kadang-Kadang

7,1%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab selalu, 42,9% menjawab


sering dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian sebagian besar
guru mengakui bahwa pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi surat dengan
cepat dan rapi.
4. Pegawai kearsipan mampu menyimpan arsip secara sistematis, sehingga
mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.
No. Item
4

Alternatif Jawaban

Selalu

10

71,4%

Sering

28,6%

60

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 71,4% menjawab selalu, dan 28,4% menjawab sering.
Dengan demikian, sebagian besar guru mengakui bahwa pegawai kearsipan
mampu menyimpan arsip secara sistematis.
5. Pegawai kearsipan ramah dalam melakukan pelayanan.
No. Item
5

Alternatif Jawaban

Selalu

11

78,6%

Sering

21,4%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 78,6% menjawab selalu, dan 21,4% menjawab
sering. Dengan demikian, sebagian besar guru berpendapat bahwa pegawai
kearsipan bersikap ramah dalam melakukan pelayanan.
6. Pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya.
No. Item
6

Alternatif Jawaban

Selalu

42,9%

Sering

57,1%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 42,9% responden menjawab selalu, dan 57,1%
menjawab sering. Dengan demikian sebagian besar guru beranggapan bahwa
pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya.

61

7. Pegawai kearsipan mampu menata arsip dengan cepat dan sedikit


kesalahan.
No. Item
7

Alternatif Jawaban

Selalu

42,9%

Sering

42,9%

Kadang-Kadang

14,2%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 42,9% menjawab selalu, 42,9% menjawab


sering, dan 14,2% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian sebagian
besar guru berpendapat bahwa pegawai kearsipan mampu menata arsip dengan
cepat dan sedikit kesalahan.
8. Ketersediaan alat tulis kantor di sekolah lengkap.
No. Item
8

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

42,9%

Kadang-Kadang

7,1%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab selalu, 42,9% responden


menjawab sering, dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian,
sebagian beasar guru berpendapat bahwa sarana dan prasarana kearsipan yang
ada di sekolah sudah lengkap.

62

9. Pegawai kearsipan menggunakan komputer untuk mempercepat tugas


kearsipan.
No. Item
9

Alternatif Jawaban

Selalu

12

85,7%

Sering

14,3%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 85,7% responden menjawab selalu, dan 14,3%
responden menjawab sering. Dengan demikian sebagian besar guru
berpendapat bahwa pegawai kearsipan menggunakan komputer untuk
mempercepat tugasnya.
10. Saya merasa puas terhadap pelayanan pegawai kearsipan.
No. Item
10

Alternatif Jawaban

Selalu

50%

Sering

42,9%

Kadang-Kadang

7,1%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 50% responden menjawab selalu, 42,9% menjawab


sering, dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Ini berarti sebagian besar guru
merasa puas terhadap pelayanan pegawai kearsipan.
11. Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan dan keutuhan
arsip.
No. Item
11

Alternatif Jawaban

Selalu

64,3%

63

Sering

28,6%

Kadang-Kadang

7,1%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebesar 64,3% responden menjawab selalu, 28,6%


menjawab sering dan 7,1% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian
sebagian besar guru berpendapat bahwa ruang penyimpanan arsip yang
tersedia, dapat menjamin keamanan dan keutuhan arsip.
12. Jika ada masalah kearsipan, saya mendiskusikannya dengan pegawai
kearsipan.
No. Item
12

Alternatif Jawaban

Selalu

42,9%

Sering

21,4%

Kadang-Kadang

35,7%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 42,9% responden menjawab selalu, 21,4% menjawab


sering, dan 35,7% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian, sebagian
besar guru berpendapat bahwa mereka tidak segan berdiskusi dengan pegawai
kearsipan jika ada masalah tentang kearsipan.

13. Saya memberi saran/masukan kepada pegawai kearsipan.


No. Item
13

Alternatif Jawaban

Selalu

28,6%

Sering

0%

Kadang-Kadang

64,3%

64

Tidak Pernah

7,1%

Jumlah

14

100%

Dari tabel di atas, 28,6% responden menjawab selalu, 64,3% responden


menjawab kadang-kadang, dan 7,1% menjawab tidak pernah. Dengan
demikian, sebagian besar guru kadang-kadang memberikan saran kepada
pegawai kearsipan.
14. Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai dengan kebutuhan.
No. Item
14

Alternatif Jawaban

Selalu

35,7%

Sering

50%

Kadang-Kadang

14,3%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, sebanyak 35,7% menjawab selalu, 50% menjawab


sering, dan 14,3% menjawab kadang-kadang. Dengan demikian sebagian
besar guru menganggap bahwa rak penyimpanan arsip yang tersedia sudah
sesuai dengan kebutuhan.
15. Kerja sama antara kepala sekolah dengan seluruh pegawai tata usaha
berjalan dengan baik.
No. Item
15

Alternatif Jawaban

Selalu

11

78,6%

Sering

21,4%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

65

Dari tabel di atas, sebesar 78,6% menjawab selalu, dan 21,4% menjawab
sering. Dengan demikian kebanyakan guru berpendapat bahwa kerjasama
antara kepala sekolah dengan pegawai kearsipan berjalan dengan lancar.
16. Kepala sekolah memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat
tentang kearsipan.
No. Item
16

Alternatif Jawaban

Selalu

14

100%

Sering

0%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, seluruh responden menjawab selalu (100%). Dengan


demikian semua guru berpendapat bahwa kepala sekolah selalu memberikan
kesempatan untuk menyampaikan pendapat tentang kearsipan.
17. Kepala sekolah memberikan pengawasan dalam masalah kearsipan.
No. Item
17

Alternatif Jawaban

Selalu

13

92,9%

Sering

7,1%

Kadang-Kadang

0%

Tidak Pernah

0%

14

100%

Jumlah

Dari tabel di atas, 92,9% responden menjawab selalu, dan 7,1% menjawab
sering. Dengan demikian sebagian besar guru berpendapat bahwa kepala
sekolah selalu memberikan pengawasan kepada seluruh personel sekolah.

66

Adapun hasil wawancara dengan kepala sekolah adalah sebagai


berikut:
1. Berapa orang pegawai tata usaha yang bekerja di sekolah ini, dan
apakah syarat/prosedur yang diberlakukan dalam merekrut pegawai
kearsipan?
Pegawai tata usaha yang ada di SMP DUA MEI berjumlah dua
orang, yaitu Ahmad Murtarsyidin dan Esti Wijayanti. Esti Wijayanti
bertugas sebagai tenaga tata usaha bagian keuangan yang menangani
masalah pemasukan dan pengeluaran keuangan sekolah, sedangkan
Ahmad Murtarsyidin bertugas untuk menangani tugas ketatausahaan
secara umum, termasuk menangani kegaitan kearsipan di SMP DUA
MEI.
Dalam proses seleksi, persyaratan yang harus dimiliki jika ingin
bekerja sebagai pegawai tata usaha di sekolah ini adalah minimal harus
berpendidikan SMK dengan jurusan sekretaris atau akuntansi, dan
harus berpengalaman di bidang tata usaha.
2. Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan
pengembangan dalam rangka peningkatan kualitas di bidang
kearsipan?
Baru-baru ini Yayasan DUA MEI telah menyelenggarakan
pelatihan untuk seluruh pegawai tata usaha di DUA MEI. Pelatihan itu
merupakan pelatihan yang diselenggarakan oleh Yayasan DUA MEI
bekerja

sama

dengan

mitra

sekolah,

yang

bertujuan

untuk

memudahkan penyelenggaraan sistem ketatausahaan di Yayasan SMP


DUA MEI melalui Online System.
3. Dalam pemilihan fasilitas kearsipan, apakah sudah disesuaikan dengan
anggaran dan kebutuhan sekolah?

67

Kepala sekolah mengakui bahwa pengadaan fasilitas kearsipan di


SMP DUA MEI sudah disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran
yang tersedia.
4. Siapa saja yang terlibat dalam proses pembuatan pola klasifikasi arsip
dan pedoman pemrosesan surat?
Dalam pembuatan pola klasifikasi dan pedoman pemrosesan surat,
kepala sekolah melibatkan pegawai tata usaha. Caranya adalah kepala
sekolah memberikan arahan kepada pegawai tata usaha tentang apa
saja yang harus dikerjakan kaitannya dengan klasifikasi dan
pemrosesan surat.
5. Apakah dalam proses pembuatan Jadwal Retensi Arsip melibatkan ahli
kearsipan?
Sekolah ini tidak melibatkan ahli kearsipan dalam penyusunan
Jawal Retensi Arsip. Semua kegiatan penyusutan dilakukan dengan
pertimbangan berdasarkan kira-kira.
6. Apakah kepala sekolah memberikan pembinaan terhadap kinerja
pegawai kearsipan?
Pembinaan terhadap kinerja pegawai tata usaha hanya dilakukan
oleh pembina dari rayon yang datang ke sekolah setiap enam bulan
sekali.
7. Apakah kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai
kearsipan?
Kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai tata usaha
dalam bentuk diskusi dengan wakil kepala sekolah bidang kurikulum.
Diskusi ini dilakukan untuk mensukseskan proses Akreditasi sekolah
yang beberapa waktu lagi akan dilaksanakan di SMP DUA MEI.

68

8. Siapakah yang bertanggung jawab dalam terhadap kelancaran kegiatan


kearsipan?
Kepala sekolah memberikan wewenang sepenuhnya tentang
masalah kearsipan pada pegawai tata usaha. Jadi yang bertanggung
jawab terhadap kelancaran kegiatan kearsipan di SMP DUA MEI
adalah pegawai tata usaha umum, yaitu Ahmad Murtarsyidin.
9. Apakah kepala sekolah juga bertanggung jawab dalam pemeliharaan
kearsipan?
Kepala sekolah ikut bertanggung jawab terhadap pemeliharaan
kearsipan yang baik. Karena beliau berpendapat bahwa arsip adalah
dokumen penting untuk bahan pertanggungjawaban kepada Yayasan
DUA MEI.
10. Bagaimanakah bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah
terhadap pelaksanaan kearsipan?
Bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah terhadap
pelaksanaan

kearsipan

adalah

dengan

menginventarisir

dan

mengurutkan surat masuk dan keluar dalam jangka satu bulan sekali.

B. Analisis Data.
Dari data-data yang telah dikumpulkan, dapat dilihat bahwa fungsi
perencanaan kearsipan sudah dilaksanakan di SMP DUA MEI, hal ini dapat
dilihat dari data pegawai tata usaha maupun data guru yang berpendapat
bahwa perencanaan kearsipan yang terdiri dari perencanaan sarana prasarana
kearsipan dan perencanaan fasilitas kearsipan sudah baik dan disesuaikan
dengan kebutuhan sekolah. Hanya saja dalam penyusunan Jadwal Retensi
Arsip yang akan akan digunakan, sekolah ini menyusunnya hanya berdasarkan
perkiraan saja, hal ini disebabkan karena sekolah ini tidak mengikutsertakan
ahli kearsipan dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip yang akan digunakan di
SMP DUA MEI.

69

Menurut data yang terkumpul, SMP DUA MEI telah mampu


melaksanakan fungsi pengorganisasian arsip dengan baik. Hal ini terbukti dari
data pegawai tata usaha yang mampu mengorganisir arsip dengan baik dan
data guru yang memperlihatkan hampir semua guru berpendapat bahwa
pegawai tata usaha telah mampu mengorganisir arsip dengan baik.
Berdasarkan data di atas juga diketahui bahwa pegawai tata usaha di SMP
DUA MEI belum mendapatkan pelatihan tentang kearsipan secara berkala.
Padahal pelatihan dan pengembangan kearsipan merupakan salah satu
indikator dari fungsi penempatan staf dalam manajemen kearsipan.
Fungsi pengawasan kearsipan juga belum dilaksanakan dengan maksimal.
Kepala sekolah sebagai manajer tertinggi di sekolah belum dapat memberikan
pengawasan yang maksimal terhadap pelaksanaan manajemen kearsipan di
SMP DUA MEI. Hal ini dapat dilihat dari data pegawai tata usaha, yaitu
sebesar 100% mengatakan bahwa pengawasan terhadap kegiatan kearsipan
dilaksanakan kadang-kadang. Evaluasi program kearsipan juga tidak rutin
dilaksanakan. Selain itu pembinaan kearsipan juga hanya dilakukan oleh rayon
yang datang setiap enam bulan sekali.

BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis data yang telah dilakukan, maka
penulis mengambil beberapa kesimpulan, sebagai berikut:
1. Fungsi perencanaan kearsipan sudah dilaksanakan di SMP DUA MEI,
hanya saja belum menyeluruh seperti dalam penyusunan Jadwal Retensi
Arsip yang disusun hanya berdasarkan perkiraan saja.
2. SMP DUA MEI telah mampu melaksanakan fungsi pengorganisasian arsip
dengan baik.
3. SMP DUA MEI belum mampu melaksanakan salah satu fungsi dalam
manajemen kearsipan yaitu fungsi penetapan staf kearsipan. Hal ini
disebabkan karena SMP DUA MEI belum pernah mengikutsertakan
pegawai tata usahanya dalam program pelatihan dan pengembangan
kearsipan, selain itu sekolah ini juga tidak menyelenggarakan kegiatan
pelatihan kearsipan secara berkala.
4. Fungsi pengawasan kearsipan di SMP DU MEI juga belum dilaksanakan
dengan maksimal. Hal ini terbukti karena pelaksanaan evaluasi program
kearsipan tidak rutin dilaksanakan, selain itu kepala sekolah juga belum
dapat memberikan pengawasan dan pembinaan terhadap kegiatan
klearsipan.

70

71

B. Saran
Adapun saran-saran yang dapat penulis sampaikan berkenaan dengan
kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Pihak sekolah diharapkan mengundang ahli kearsipan dalam perencanaan
pelaksanaan kearsipan dan penyusunan Jadwal Retensi Arsip yang akan
digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip.
2. Ruangan penyimpanan arsip di SMP DUA MEI masih menyatu dengan
ruangan tata usaha Yayasan. Mengingat arsip berisikan dokumendokumen penting bagi sekolah, maka sebaiknya ruangan arsip terpisah
dari ruangan lain agar terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan, selain
itu akan lebih baik lagi jika dilengkapi AC dan alat pengukur suhu dan
kelembaban udara, agar terhindar dari hal-hal yang dapat merusak arsip.
3. Pihak sekolah mengadakan pelatihan dan pengembangan tentang
kearsipan, agar pelaksanan manajemen kearsipan dapat berjalan lebih
maksimal demi terciptanya ketatausahaan yang baik.
4. Fungsi

arsip

menurut

UU

no.7

th.1971

adalah

sebagai

bukti

pertanggungjawaban nasional akuntabilitas kinerja suatu instansi, maka


hendaknya kepala sekolah memberikan pengawasan dan melaksanakan
evaluasi terhadap kegiatan kearsipan secara rutin.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifly, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,


1989
Anggraeni,
Dian,
Arsip
dan
Manajemen
http://dian4nggraeni.wordpress.com, 2/1/2010

Kearsipan,

dari

Artikel Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan,


dari http://www.arrowairglobal.com, 2/1/2010
Artikel Pengertian Kearsipan dan Beberapa Peranan Penting dari Kearsipan,
dari http://www.g-excess.com, 2/1/2010
Artikel
dan
Bahan
Kuliah:
Record
http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.htm, 2/1/2010

Management,

dari

Barthos, Basir, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan


Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, Cet.4, 2003
Basuki, Sulistyo, Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Gie, The Liang, Administrasi Perkantoran Modern,
Cet.7,2000

Yogyakarta: Liberty,

Kadarman, A.M., dkk., Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa,


Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993 Cet.3,1993
Kholis, Nur, Kiat Sukses Jadi Praktisi Pendidikan, Jogjakarta: Palem, Cet.1,
2004
Napitupulu, M. Sabarudin, Buku Manajemen Edisi Pertama, Terj. Dari
Management First Edition oleh Chuck Williams, Jakarta: Salemba Empat,
2001.
Nitisemito, Alex Soemadji, Manajemen: Suatu Dasar dan Pengantar, Jakarta:
Ghalia Indonesia, Cet.3, 1989
Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar Edisi Revisi, Bandung:
Mandar Maju, Cet.2, 2001
Sudijono, Anas, Pengantar Statistik Pendidikan, Jakarta: Raja Grafindo Persada,
Cet. 15, 2005

Suraja, Yohannes, Manajemen Kearsipan, Malang: Dioma, 2006.


Suparjati, dkk., Tata Usaha dan Kearsipan, Yogyakarta: Kanisius, Cet.1, 2000
Warsidi, Adi, Buku Materi Pokok Administrasi Perkantoran, Jakarta: Universitas
Terbuka, Cet. 2, 1999
Widjaja, A.W., Adminisrasi Kearsipan Suatu Pengantar Jakarta: Rajawali Pers,
Cet. 4, 1986
Wiyasa, Thomas, Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis,
Jakarta: Pradnya Paramita, Cet.1, 2003
Yayasan Penyelenggara Penterjemah Al-Quran Departemen Agama, (Surabaya:
Surya Cipta Aksara, 1989.

UJI REFERENSI
DAFTAR REFERENSI SKRIPSI
PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN
DALAM KETATAUSAHAAN
DI SMP DUA MEI
CIPUTAT

SITI MUSYAROFAH
NIM: 105018200736

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN


JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2010

DAFTAR REFERENSI
No

No.

Halaman

Halaman

Paraf

Footnote

Skripsi

Referensi

Pembimbing

BAB I
1

1. The Liang Gie, Administrasi


Perkantoran Modern, (Yogyakarta:
Liberty, 2000), Cet.7

116

2.
Thomas
Wiyasa,
Tugas
Sekretaris dalam Mengelola Surat
dan Arsip Dinamis, (Jakarta:
Pradnya Paramita, 2003) Cet.1

192-193

BAB II
3

1. The Liang Gie, Administrasi


Perkantoran Modern, (Yogyakarta:
Liberty, 2000), Cet.7

16

2. Adi Warsidi, Buku Materi Pokok


Administrasi Perkantoran, (Jakarta:
Universitas Terbuka, 1999), Cet.2

1.23

3. The Liang Gie, Administrasi


Perkantoran Modern,

16

4. Adi Warsidi, Buku Materi Pokok

1.23

Administrasi Perkantoran,
7

5. Dian Anggraeni, Arsip dan


Manajemen kearsipan dalam
http://dian4nggraeni.wordpress.com

6. The Liang Gie, Administrasi

115

32

70

Perkantoran Modern,
9
10

7. Yohannes Suraja, Manajemen


Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006)
8.
Yayasan
Penyelenggara
Penterjemah Al-Quran Departemen
Agama, (Surabaya, Surya Cipta
Aksara: 1989)

11

9. The Liang Gie, Administrasi


Perkantoran Modern, (Yogyakarta:
Liberty, 2000), Cet.7

10

118

12

10. Thomas Wiyasa, Tugas


Sekretaris dalam Mengelola Surat
dan Arsip Dinamis, (Jakarta:
Pradnya Paramita, 2003), Cet.1

10

79

13

11. A.W. Widjaja, Administrasi

10

92

Kearsipan

Suatu

Pengantar,

(Jakarta: Rajawali Press, 1986)


Cet.3
14

12. Zulkifli Amsyah, Manajemen


Kearsipan, (Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 1989)

10

15

13. Pengertian Kearsipan dan


beberapa peranan penting dari
kearsipan
dalam
http://www.arrowairglobal.com

11

16

14. A.W. Wijaya, Administrasi


Kearsipan...,

11

17

15. Pengertian Kearsipan dan


beberapa Peranan Penting dari
Kearsipan dalam http://www.gexcess.com

11

18

16. Yohannes Suraja, Manajemen


Kearsipan...,

11

145-146

19

17. Zulkifly Amsyah, Manajemen


Kerasipan, (Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 1989)

12

20

18. A.W. Widjaja, Administrasi


Kearsipan Suatu
Pengantar,

12

101-102

102-103

(Jakarta:
Cet.4

Rajawali

Pers,

1986),

21

19. Zulkifly Amsyah, Manajemen


Kearsipan, (Jakarta: Gramedia,
1989)

13

22

20. Yohannes Suraja, Manajemen


Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006)

14

62-63

23

21. Alex Soemadji Nitisemito,


Manajemen: Suatu Dasar Dan
Pengantar,
(Jakarta:
Ghalia
Indonesia, 1989) Cet.3

14

31-32

24

22. Yohannes Suraja, Manajemen

15

65

Kearsipan,
25

23. Alex Soemadji Nitisemito,


Manajemen: Suatu Dasar,

16

55-56

26

24. Nur Kholis, Kiat Sukses Jadi

16

33

16

63

Praktisi Pendidikan, (Jogjakarta:


Palem, 2004) Cet.1
27

25.

A.M.

Kadarman,

dkk.,

Pengantar Ilmu Manajemen: Buku


Panduan

Mahasiswa,

(Jakarta:

Gramedia Pustaka Utama, 1993)


Cet.3
28

26. Yohannes Suraja, Manajemen


Kearsipan,

16

65

29

27.A.M.

dkk.,

17

87

28.
A.M.
Kadarman,
dkk.,
Pengantar Ilmu Manajemen,

17

88

Kadarman,

Pengantar Ilmu Manajemen,


30

31

29. Yohannes Suraja, Manajemen


Kearsipan,

17

66

32

30. Yohannes Suraja, Manajemen


Kearsipan,

17

66

33

31.
A.M.
Kadarman,
dkk.,
Pengantar Ilmu Manajemen,

18

132

34

32.
A.M.
Kadarman,
dkk.,
Pengantar Ilmu Manajemen,

18

134

35

33. Yohannes Suraja, Manajemen


Kearsipan,

18

66

36

34. M. Sabarudin Napitupulu, Buku


Manajemen Edisi Pertama, Terj.
Dari Management First Edition
oleh Chuck Williams, (Jakarta:
Salemba Empat, 2001)

19

274

37

35. Alex Soemadji Nitisemito,


Manajemen: Suatu Dasar,

19

107

38

36. Artikel dan bahan Kuliah:

20

Record

Management

dalam

http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm2.h
tm
39

37. Yohannes Suraja, Manajemen


Kearsipan...,

20

22

40

38. Yohannes Suraja, Manajemen

21

101

21

101

22

114

Karsipan,
41

39. Yohannes Suraja, Manajemen


Karsipan, h.101

42

40. Yohannes Suraja, Manajemen


Karsipan,

43

41. Yohannes Suraja, Manajemen

22

117-143

27

70-71

28

178

29

154

29

157

29

155-156

30

193

30

314-316

32

103

32

203

32

193-194

33

196

33

62

Karsipan,
44

42. Yohannes Suraja, Manajemen


Karsipan,

45

43. Yohannes Suraja, Manajemen


Karsipan,

46

44. Yohannes Suraja, Manajemen


Karsipan,

47

45. Yohannes Suraja, Manajemen


Karsipan,

48

46. Yohannes Suraja, Manajemen


Karsipan,

49

47. Yohannes Suraja, Manajemen


Karsipan,

50

48. Sulistyo Basuki, Manajemen


Arsip Dinamis, (Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 2003)

51

49.

Basir

Barthos,

Manajemen

Kerasipan Untuk Lembaga Negara,


Swasta, dan Perguruan Tinggi,
(Jakarta: Bumi Aksara: 2003) Cet. 4
52

50.

Sedarmayanti,

Perkantoran:

Suatu

Manajemen
Pengantar

Edisi Revisi, (Bandung: Mandar


Maju, 2001) Cet. 2
53

51. Yohannes Suraja, Manajemen


Karsipan,

54

52. Yohannes Suraja, Manajemen


Karsipan,

55

53. Yohannes Suraja, Manajemen

Karsipan,
56

54. Yohannes Suraja, Manajemen

35

25-26

35

44

36

27-28

37

120

38

103-104

38

196

39

7-8

Karsipan,
57

55.

Thomas

Wiyasa,

Tugas

Sekretaris dalam Mengelola Surat


dan

Arsip

Dinamis,

(Jakarta:

Pradnya Paramita, 2003), Cet.1


58

56. Yohannes Suraja, Manajemen


Kearsipan,

59

57. The Liang Gie, Administrasi


Perkantoran Modern, (Yogyakarta:
Liberty, 2000) Cet. 7

60

58. A.W. Widjaja, Adminisrasi


Kearsipan

Suatu

Pengantar

(Jakarta: Rajawali Pers, 1986), Cet.


4
61

59. Zulkifly Amsyah, Manajemen


Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia,
1989)

62

60. Suparjati, dkk., Tata Usaha dan


Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius,
2004), Cet.I

BAB III
64

1. Anas Sudijono, Pengantar


Statistik Pendidikan, (Jakarta: PT
Raja Grafindo Persada, 2005),
Cet.15

44

43

Gambaran Umum SMP DUA MEI


SMP DUA MEI berdiri sejak tanggal 2 Mei pada tahun 1986 dengan SK
Pendirian: SK Kakanwil Depdikbud Provinsi Jabar No. 1516/I.02/07/R.86
Tgl.27 Oktober 1986. Secara geografis sekolah ini terletak di Jl. H. Abdul
Gani No.135 Ciputat, Jakarta Selatan.
Kepala sekolah yang pernah menjabat di sekolah ini antara lain:
a. Dra. Hj. Hanik Chalawati (1986-1992)
b. Drs. Syahrudin Ahmad (1992-1998)
c. Usep Fanji, S.Pd (1998-2000)
d. Enjang Supyan, S.Pd (2000-Sekarang).

Struktur organisasi SMP DUA MEI adalah sebagai berikut:


Pembina Yayasan
Drs. H. Enggus Subarman
Ketua Umum
Drs. H. Hendi Subarman, MM.
Kepala Sekolah
Enjang Supyan, S.Pd
Tata Usaha

Wakil Kepala Sekolah


Bagian Kurikulum

Wakil Kepala Sekolah


Bagian Kesiswaan

Pembina Osis

Wali Kelas

Siswa

1. Visi, Misi dan Tujuan SMP DUA MEI


a) DUA MEI memiliki Visi Bermutu, Berakhlak dan Berbudi Pekerti
Luhur.
Visi tersebut mencerminkan cita-cita sekolah yang:
a. Berorientasi kedepan dengan memperhatikan potensi kekinian.
b. Sesuai dengan harapan masyarakat.
c. Ingin mencapai mutu.
d. Mendorong semangat dan komitmen seluruh warga sekolah.
e. Mendorong adanya perubahan yang lebih baik.
f. Mengarahkan langkah-langkah misi sekolah.
b) Misi SMP DUA MEI
a. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan pendidikan yang
berdasarkan akhlak mulia.
b. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan pendidikan dan
tenaga pendidik yang berbudi pekerti luhur, jujur, profesional,
terampil, tangguh dan kompeten di bidangnya.
c. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan standar proses
pembelajaran yang aktif, kreatif, dan menyenangkan.
d. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan fasilitas pendidikan
yang lengkap up to date dan canggih.
e. Bermutu dalam mewujudkan peningkatan standar kelulusan dan
prestasi non akademik.
f. Bermutu dalam peningkatan kelembagaan serta manajemen.
g. Bermutu dalam mewujudkan standar pembiayaan.
h. Bermutu dalam mewujudkan pengembangan standar penilaian
pendidikan.
i. Mendorong lulusan yang bermutu, berprestai, berakhlak mulia, dan
bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

c) Tujuan SMP DUA MEI.


Adapun tujuan SMP DUA MEI adalah:
a. Mempersiapkan peserta didik dalam melanjutkan ke jenjang yang
lebih tinggi.
b. Mempersiapkan peserta didik sebagai bagian dari anggota
masyarakat yang mandiri dan berguna.
c. Meningkatkan perilaku akhlak mulia bagi peserta didik.
d. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan
minat dan bakat peserta didik.
Tujuan sekolah ini secara bertahap akan dimonitoring, dievaluasi
dan dikendalikan dalam kurun waktu tertentu untuk mencapai Standar
Kompetensi Lulusan Sekolah Menenganh Pertama yang dibakukan
secara Nasional. Berdasarkan SKL Nasional yang telah di tetapkan,
maka SMP DUA MEI merinci SKL tersebut sebagai profil
siswa/siswinya sebagai berikut:
a. Mampu menampilkan kebiasaan sopan santun dan berbudi pekerti
luhur sebagai cerminan akhlak mulia dan iman taqwa.
b. Mampu mengaktualisasikan diri dalam berbagai seni olah raga,
sesuai dengan pilihannya.
c. Mampu mendalami cabangpengetahuan yang dipilihnya.
d. Mampu melanjutkan ke jenjang SMA/SMK terbaik sesuai dengan
pilihannya.
e. Mampu bersaing dalam mengikuti berbagai kompetensi akademik
maupun non akademik di tingkat gugus, kota, provinsi dan
nasional.
f. Mampu memiliki kecakapan hidup nasional, social, environmental
dan pravocasional.

ANGKET PEGAWAI TATA USAHA


Petunjuk Pengisian:
Mohon bacalah setiap pernyataan dibawah ini dengan seksama, kemudian
berikan jawaban anda dengan cara memberi tanda cheklist ( ) pada kolom yang
tersedia, dengan pilihan jawaban:
SL
: Selalu
SR
: Sering
KD
: Kadang-kadang
TP
: Tidak Pernah
Setiap orang dapat mempunyai jawaban yang berbeda. Tidak ada jawaban
yang dianggap salah karena itu adalah pilihan yang paling sesuai dengan diri anda.
Atas perhatian dan partisipasi anda, saya ucapkan terima kasih.

No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

11
12
13
14

Pernyataan
Saya
dilibatkan
dalam
perencanaan
penyusunan pola klasifikasi surat.
Saya
dilibatkan
dalam
penyusunan
pemrosesan surat masuk dan keluar.
Saya dilibatkan dalam penyusunan Jadwal
Retensi Arsip.
Saya memberikan saran/masukan dalam
perencanaan pengadaan fasilitas kearsipan.
Saya merasakan kemudahan dalam proses
penciptaan warkat/surat.
Saya
merasakan
kemudahan
dalam
pendistribusian arsip.
Saya
merasakan
kemudahan
proses
penyimpanan arsip.
Sebelum menyimpan surat, saya mensortirnya
terlebih dahulu.
Agar penemuan kembali arsip dapat
dilakukan dengan cepat, saya melakukan
pemberian kode pada arsip.
Surat yang masuk dan keluar dipisahkan
menurut kepentingannya, kemudian diberikan
kode dan nomor surat untuk memudahkan
penemuan kembali.
Saya
melakukan
penyusutan
arsip
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
Arsip yang sudah tidak berguna dimusnahkan
dengan cara di bakar.
Saya menyimpan arsip pada tempat yang
tersedia.
Saya belajar tentang manajemen keasipan.

SL

SR

KD

TP

15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

Sekolah
mengadakan
seleksi
dalam
penerimaan pegawai tata usaha.
Saya diikutsertakan dalam pelatihan kearsipan
secara berkala.
Kepala Sekolah memberikan pengarahan
mengenai tugas kearsipan.
Saya berkonsultasi dengan kepala sekolah jika
terjadi masalah dalam kearsipan.
Alat tulis kantor yang dibutuhkan untuk
pembuatan arsip tersedia.
Lemari arsip di sekolah dalam keadaan baik.
Saya dapat mengoperasikan komputer dengan
baik.
Saya memberikan anti serangga/jamur untuk
merawat arsip.
Saya mengikuti pelatihan kearsipan yang
diadakan sekolah.
Evaluasi kegiatan kearsipan dilakukan setiap
satu semester.
Kepala sekolah melakukan pengawasan
terhadap pelaksanaan kegiatan kearsipan.

ANGKET GURU
Petunjuk Pengisian:
Mohon bacalah setiap pernyataan dibawah ini dengan seksama, kemudian
berikan jawaban Bapak/Ibu guru dengan cara memberi tanda cheklist ( ) pada
kolom yang tersedia, dengan pilihan jawaban:
S
: Selalu
SR
: Sering
KD
: Kadang-kadang
TP
: Tidak Pernah
Setiap orang dapat mempunyai jawaban yang berbeda. Tidak ada jawaban
yang dianggap salah karena itu adalah pilihan yang paling sesuai dengan diri anda.
Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu guru, saya ucapkan terima kasih.

No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Pernyataan
Pegawai kearsipan mampu mengkonsep surat
dengan bahasa yang baik dan benar.
Pegawai arsip bisa membuat catatan yang
lengkap dan teliti.
Pegawai kearsipan dapat mengklasifikasi
surat dengan cepat dan rapi.
Pegawai kearsipan mampu menyimpan arsip
secara sistematis, sehingga mudah ditemukan
kembali saat dibutuhkan.
Pegawai kearsipan ramah dalam melakukan
pelayanan.
Pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam
melakukan tugasnya.
Pegawai kearsipan mampu menata arsip
dengan cepat dan sedikit kesalahan.
Ketersediaan alat tulis kantor di sekolah
lengkap.
Pegawai kearsipan menggunakan komputer
untuk mempercepat tugas kearsipan.
Saya merasa puas terhadap pelayanan
pegawai kearsipan.
Ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin
keamanan dan keutuhan arsip.
Jika
ada
masalah
kearsipan,
saya
mendiskusikannya dengan pegawai kearsipan.
Saya memberi saran/masukan kepada
pegawai kearsipan.
Rak penyimpanan arsip yang tersedia sesuai
dengan kebutuhan.
Kerja sama antara kepala sekolah dengan

SL

SR

KD

TP

16
17

seluruh pegawai kearsipan berjalan dengan


baik.
Kepala sekolah memberikan kesempatan
untuk menyampaikan pendapat tentang
kearsipan.
Kepala sekolah melakukan pengawasan
dalam masalah kearsipan.

Pedoman Wawancara Kepala Sekolah:


1. Berapa orang pegawai tata usaha yang bekerja di sekolah ini, dan apakah
syarat/prosedur yang diberlakukan dalam merekrut pegawai kearsipan?
2. Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan pengembangan
dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan?
3. Dalam pemilihan fasilitas kearsipan, apakah sudah disesuaikan dengan
anggaran dan kebutuhan sekolah?
4. Siapa saja yang terlibat dalam proses pembuatan pola klasifikasi arsip dan
pedoman pemrosesan surat?
5. Apakah dalam proses pembuatan Jadwal Retensi Arsip melibatkan ahli
kearsipan?
6. Apakah kepala sekolah memberikan pembinaan terhadap kinerja pegawai
kearsipan?
7. Apakah kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai kearsipan?
8. Siapakah yang bertanggung jawab dalam terhadap kelancaran kegiatan
kearsipan?
9. Apakah kepala sekolah juga bertanggung jawab dalam pemeliharaan
kearsipan?
10. Bagaimanakah bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah terhadap
pelaksanaan kearsipan?