10 LANGKAH SISTEMATIS PERENCANAAN PELATIHAN

Pengelolaan program pelatihan tidak jauh berbeda dengan pengelolaan

sebuah proyek atau program tertentu. Akan tetapi, seringkali pengelolaan program
pelatihan dianggap sebagai suatu yang sederhana hingga banyak dikesampingkan.
Hal ini ditengarai dengan "tingkat keseriusan dan komitmen" berbagai pihak.
Banyak pihak lebih memperhatikan dan lebih menguntungkan "mengelola proyek
fisik" daripada "proyek pengembangan sumber daya manusia melalui program
pelatihan". Di samping itu, tercermin pula dalam "penyediaan atau alokasi dana"
yang relatif kecil untuk komponen pelatihan, baik pelatihan bagi staf maupun
pelatihan bagi kelompok sasaran. Dengan kata lain “management training” atau
“pengelolaan pelatihan”, yakni proses penggunaan sumber daya secara efektif
untuk mencapai sasaran yang berupa kegiatan memahirkan.
Sebagai suatu proses, istilah manajemen atau pengelolaan pelatihan
bergamitan dengan trisula aktivitas, yakni (a) perencanaan, (b) pelaksanaan, dan
(c) evaluasi (Davies, 1976). Dari ketiga komponen tersebut dapat dikembangkan
menjadi beberapa langkah kegiatan bergantung pada pendekatan yang digunakan.
Di antara kita telah berpengalaman dalam mengelola "sesuatu kegiatan", baik
sebagai Pimpinan Proyek (PIMPRO) maupun sebagai salah satu staf organisasi.
Pada dasarnya Mengelola Pelatihan (Managing Training) tidak ada bedanya
dengan Mengelola Proyek yang sudah kita kenal selama ini. Pada umumnya Daur
Manajemen Pelatihan dapat dibagankan sebagai berikut.
Prosedur pengelolaan pelatihan secara hierarkis dapat diuraikan sebagai
berikut :
Langkah 1: Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan
Langkah pertama dan utama dalam mengelola pelatihan adalah menjajagi
dan mengetahui kebutuhan pelatihan serta sejauh mana kebutuhan tersebut perlu
dipenuhi. Langkah ini merupakan langkah yang bersifat mutlak dan esensial.
Mengingat pentingnya langkah ini, maka dalam melakukannya perlu perhatian
dan persiapan yang matang.
Pendekatan identifikasi kebutuhan pelatihan secara sistematis ini mempunyai
relevansi yang jelas antara kebutuhan pelatihan dengan kebutuhan atau
persyaratan tugas. Tujuan pendekatan pengelolaan program pelatihan ini adalah :
a. Spesifikasi tujuan pelatihan sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan
tugas yang ada.
b. Adanya peningkatan yang dapat diukur di dalam pencapaian tujuan
organisasi atau lembaga.
.
Langkah 2: Menguji dan Analisis Jabatan dan Tugas
Menetapkan skala prioritas, dengan menguji "bagian atau unit manakah atau siapa
saja dan posisi apa saja" yang perlu diprioritaskan dengan jalan melakukan
analisis jabatan atau analisis posisi melalui analisis tugas, uraian tugas, dan
analisis spesifikasi tugas, kemudian dilanjutkan dengan analisis terhadap
pengetahuan, keterampilan yang dibutuhkan untuk memenuhi "standar" yang
diharapkan dalam uraian tugas yang ada.

Langkah 3: Klasifikasi dan Menentukan dan Peserta Pelatihan

Berdasarkan hasil analisis jabatan dan tugas, maka dapat menetapkan "siapa" atau
"calon peserta" yang potensial untuk mengikuti program pelatihan.

Langkah 4: Rumuskan Tujuan Pelatihan

Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun dan
merumuskan tujuan pelatihan, yaitu:
a. Jenis Tujuan Pelatihan, yaitu hendaknya jenis tujuan pelatihan harus
mencakup Pengetahuan (P), Sikap (S) dan Ketrampilan (K) dan hasil yang
diharapkan merupakan perubahan tingkah laku yang dapat
diobservasi/diamati.
b. Kedalaman Tujuan Pelatihan, Semakin dalam tujuan pelatihan semakin
rumit untuk mencapainya, sehingga akan mempengaruhi materi maupun
metoda pelatihan yang harus diberikan.
c. Sumber Daya yang tersedia, dalam merumuskan tujuan pelatihan
hendaknya juga mempertimbangkan sumberdaya yang tersedia.
 d. Waktu, faktor waktu sangat menentukan dalam merumuskan tujuan
pelatihan

Langkah 5: Pendesainan Kurikulum dan Silabus Pelatihan

Dalam mendasain kurikulum dan merencanakan program pelatihan, hendaknya
dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan berbagai pihak terkait, terutama
pihak manajemen untuk memperoleh komitmen lebih jauh guna "menciptakan
situasi yang mendukung dalam implementasi dan pasca pelatihan. Hal ini adalah
kunci keberhasilan program pelatihan.

Langkah 6: Perencanaan Program Pelatihan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam merencanakan program pelatihan, antara
lain: (1) latar belakang kegiatan, (2) tujuan pelatihan; (3) peserta pelatihan; (4)
biaya/sumber dana; (5) waktu dan tempat pelatihan, (6) jadwal pelatihan (waktu,
materi, dan pemateri); (7) susunan panitia pelaksana; (8) tata tertib; dan (9) nara
sumber.

Langkah 7: Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan (TOR)

Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan mendeskripsikan tujuan dan
struktur mengenai suatu kegiatan, panitia, pertemuan, negosiasi, atau kesepakatan
untuk bekerja sama mencapai tujuan bersama.

Langkah 8: Pelaksanaan Program Pelatihan

Dalam pelaksanaannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh
penyelenggara pelatihan yang menyangkut komunikasi, logistik, fasilitator,
peserta dan prasarana pendukung lainnya.

Langkah 9: Evaluasi Program Pelatihan

Atas dasar ini, maka kegiatan evaluasi pelatihan dapat berupa :
· Evaluasi Proses Pelatihan
Evaluasi proses adalah evaluasi yang dilakukan terhadap langkah-langkah
kegiatan selama proses pelatihan berlangsung. Evaluasi proses dilakukan dengan
mengungkapkan pendapat seluruh peserta tentang Fasilitator, Peserta, Materi/Isi,
dan proses pelatihan. Pada umumnya evaluasi proses pelatihan dapat dilakukan
dengan beberapa model atau cara, yaitu : Evaluasi harian, Evaluasi mingguan dan
Evaluasi akhir
· Evaluasi Hasil Pelatihan
Evaluasi hasil pelatihan berguna untuk mengetahui dan mengukur akibat-akibat
yang ditimbulkan oleh suatu tindakan pelatihan.

Langkah 10: Tindak Lanjut Pelatihan

Rencana Tindak Lanjut pelatihan adalah setiap upaya atau kegiatan yang
dilakukan oleh peserta pelatihan setelah kegiatan pelatihan selesai. Rencana
Tindak Lanjut hendaknya dibuat secara spesifik dan realistis sesuai dengan
tanggung jawabnya.
Dalam menyusun Rencana Tindak Lanjut, pada umumnya akan mencakup
hal-hal sebagai berikut:
a. "Apa", yaitu menyangkut jenis kegiatan yang dapat dilakukan di dalam
kegiatan sehari-hari di tempat kerjanya.
b. "Bagaimana", yaitu cara atau langkah-langkah yang harus ditempuh
sehingga apa dapat terlaksana dengan baik dan benar.
c. "Siapa", yaitu menyebutkan pihak terkait (stakeholder) siapa saja yang
harus dan perlu dilibatkan dalam melakukan kegiatan tindak lanjut.
masyarakat, staf yang lain atau pimpinan lembaga.
d. "Kapan", yaitu menjelaskan dan menguraikan tentang batasan waktu
kapan akan dimulai dan kapan akan berakhir.
e. "Dimana", yaitu menyebutkan dimana kegiatan tersebut akan dilakukan.
Apakah akan dilakukan di lapangan dengan guru dan perangkat sekolah
lainnya ataukah akan dilakukan di tempat kerjanya atau di unit kerjanya
sendiri, di unit yang lain atau akan diterapkan di luar lembaga lain yang
terlibat di dalamnya.