LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

DI RUMAH SAKIT GUNUNG MARIA TOMOHON

Disusun Oleh :

1. Enjelina Agata Taula (202202007)

2. Jisella Indah A. Rapar (202202016)
3. Joseph Fransiskus X. Runtuwene (202202017)
4. Laurensia Langitan (202202020)
5. Maria Priskila Saulia (202202024)
6. Monica Ave Maria Pandeinuwu (202202027)
7. Syalommitha Putri Pangalila (202202038)
8. Vigo Fransisco Poluan (202202040)

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
GUNUNG MARIA TOMOHON
2023
 HALAMAN PERSETUJUAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

DI RUMAH SAKIT GUNUNG MARIA TOMOHON

TAHUN 2023

Oleh :

1. Enjelina Agata Taula (202202007)

2. Jisella Indah A. Rapar (202202016)
3. Joseph Fransiskus X. Runtuwene (202202017)
4. Laurensia Langitan (202202020)
5. Maria Priskila Saulia (202202024)
6. Monica Ave Maria Pandeinuwu (202202027)
7. Syalommitha Putri Pangalila (202202038)
8. Vigo Fransisco Poluan (202202040)

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan
Program Praktik Kerja Lapangan

Program Studi Aministrasi Rumah Sakit

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Gunung Maria Tomohon

Telah disetujui :

Pada hari : Sabtu Tanggal : 29 Juli 2023

Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan

Pricilia M. Toreh, S.Kep.,Ns Stevevay X.R Pitoy, A.Md. RMIK

NUPN : 9909926611 NRP : 00306

ii
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas tuntunan rahmatnya
sehingga kami dapat menyelesaikan laporan praktik kerja lapangan di rumah skit
umum gunung maria tomohon. Laporan praktik kerja lapangan ini disisin untuk
memenuhi tuntutan akademik dari Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Gunung Maria
Tomohon.
Penulis menyadari dalam penyusunan laporan praktik kerja lapangan ini
tidak akan selesai tanpa bantuan dari berbagai pihak. Karena itu pada kesempatan
ini, kami ingin mengucapkan terima kasih kepada beberapa pihak yang terkait :
1. Ibu Pricilia Toreh, S.Kep.,Ns, selaku dosen pembimbing praktik kerja
lapangann kelompok 4 Prodi administasi Rumah Sakit Sekolah Tinggi Ilmu
Kesehatan Gunung Maria Tomohon
2. Bapak Stevevay X R Pitoy, A.Md.RMIK, selaku pembimbing lapangan
sekaligus kepala bagian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Gunung Maria
Tomohon.

Kami menyadari laporan praktek kerja lapangan ini tidak luput dari berbagai
kekurangan. Penulis mengharapkan saran dan kritik demi kesempurnaan dan
perbaikan sehingga laporan praktek kerja lapanga ini dapat memberikan manfaat
bagi bidang pendidikan dan penerapan di lapangan serta bisa dikembangkan
sebagai bahan acuan kedepan bagi mahasiswa prodi Adminisrtasi Rumah Sakit.

Tomohon 29 Juli 2023

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................. ii

KATA PENGANTAR ........................................................................................ iii
DAFTAR ISI ...................................................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1
1.1 LATAR BELAKANG ................................................................................ 1
1.2 TUJUAN KEGIATAN ............................................................................... 1
1.3 MANFAAT PKL ........................................................................................ 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 3
2.1 Rumah Sakit ............................................................................................... 3
2.2 Bidang Administrasi dan Manajemen Rumah Sakit .................................... 7
BAB III GAMBARAN UMUM LOKASI PKL ................................................... 7
3.1 Sejarah Dan Profil Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon .......................... 7
3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Gunung Maria ...................................... xv
BAB IV GAMBARAN UMUM RUANG LINGKUP PKL ................................ 12
4.1 Perkembangan Rekam Medis Di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon .. 12
4.2 Struktur Rekam Medis Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon.................. 12
4.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab .......................................................... 13
4.4 Kegiatan di Isntalasi Rekam Medis ........................................................... 14
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN.............................................................. 16
5.1 Alur Rekam Medis Pasien ........................................................................ 16
5.2 Retensi Rekam Medis ............................................................................... 18
5.3 Penggunaan perangkat lunak di ruangan Rekam Medis ............................. 18
5.4 Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon ....... 18
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 20
6.1 Kesimpulan .............................................................................................. 20
6.2 Saran ........................................................................................................ 25
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 27
DOKUMENTASI .............................................................................................. 28

iv
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Denah Lokasi Rumah Sakit Gunung Maria...............................9

Gambar 3.2 Strutur Organisasi Rumah Sakit Gunung Maria .......................11

Gambar 4.1 Struktur Rekam Medis Rumh Sakit Gunung Maria...................12

Gambar 5.1 Alur Rekam Medis Pasien Rawat Jalan.....................................16

Gambar 5.2 Alur Pasien Rawat Inap..............................................................17

Gambar 1 Ruang Penyimpanan Rekam Medis Aktif ....................................23

Gambar 2 Ruang Penyimpanan Rekam Medis Aktif.....................................23

Gambar 3 Ruang Penyimpanan Rekam Medis non Aktif..............................24

Gambar 4 Ruang Penyimpanan Rekam Medis non Aktif..............................24

Gambar 5 Ruang Rekam Medis.....................................................................25

v
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Administrasi rumah sakit dan rekam medis sangat erat kaitannya karena
keduanya merupakan dua bidang yang saling mendukung dan berkolaborasi dalam
penyelenggaraan layanan kesehatan.
Rekam medis adalah rekaman atau catatan tentang siapa, apa, mengapa,
bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa
perawatan, atau kata lainnya pengertian rekam medis adalah rekaman mengenai
hasil pengobatan terhadap pasien. Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (Pasal 46 ayat (1) UU Praktik
Kedokteran) rekam medis dalam PMK 24 Tahun 2022 rekam medis adalah
dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis elektronik
adalah rekam medis yang dibuat dengan menggunakan sistem elektronik yang
diperuntukan bagi penyelenggaraan rekam medis. Tujuan rekam medis berdasarkan
Hatta (1985) terdiri dari beberapa aspek diantaranya aspek administrasi, legal,
finansial, riset, edukasi dan dokumentasi.
Pengelolaan rekam medis telah menjadi bagian penting dari sejarah pelayanan
kesehatan selama berabad-abad. Pada zaman dahulu, informasi medis diabadikan
secara manual dalam catatan tulisan tangan. Namun, seiring perkembangan
teknologi dan informasi, metode pencatatan med+is mengalami transformasi besar.
Pada abad ke-20, muncul sistem pencatatan medis elektronik yang memungkinkan
penyimpanan data secara digital, yang memberikan kemudahan dalam mengakses
dan berbagi informasi antara berbagai penyedia layanan kesehatan.

1.2 TUJUAN KEGIATAN

Adapun tujuan dari praktik kerja lapangan, yaitu :

a. Untuk mengetahui dan memahami perkembangan rekam medis di Indonesia

dan rumah sakit Gunung Maria Tomohon.
b. Untuk memahami dan mengetahui struktur instalasi dan uraian tugas setiap
bagian di Instalasi rekam medis.

1
 c. Untuk memahami dan mengetahui alur dokumen berkas rekam medis pasien
rawat jalan dan rawat inap.
d. Untuk mengetahui dan memahami permasalahan dan kesulitan dalam
pengolahan dokumen di instalasi rekam medis.
e. Untuk memahami dan mengetahui alur retensi dan pemusnahan dokumen
rekam medis.
f. Untuk memahami dan mengetahui pengurusan berkas apa saja yang
dikeluarkan dari instalasi rekam medis.

1.3 MANFAAT PKL

Manfaat yang kami peroleh dalam praktik kerja lapangan ini diantaranya,
mengetahui lebih jelas mengenai tata kinerja seorang administrator rumah sakit,
terlebih khusus bagaimana penerapan teknologi yang diaplikasikan dalam dunia
kerja. Melalui praktik kerja lapangan ini kami mampu mengaplikasikan dan
menerapkan apa yang telah kami pelajari di kampus sehingga dapat
mengembangkan diri secara profesionalitas dan tanggung jawab terhadap dunia
pekerjaan.

2
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rumah Sakit
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara peripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (peraturan mentri kesehatan No.
340/MENKES/PER/III/2010). Rumah sakit merupakan instrumen masyarakat
dan menjadi titik fokus untuk mengkoordiansi dan menghantar pelayanan
penderita pada komunitasnya. Berdasarkan hal tersebut, rumah sakit dapat
dipandang sebagai suatu struktur terorganisasi yang menggabungkan bersama
semua profesi kesehatan, fasilitas diagnostik dan terapi, dan perbekalan serta
fasilitas fisik kedalam suatu sistem terkoordinasi untuk penghantaran pelayanan
kesehatan bagi masyarakat (siregar, 2012).

2.1.1 Bentuk Rumah Sakit

Menurut Permenkes 56 Tahun 2014, rumah sakit berdasarkan bentuk

dibedakan menjadi rumah sakit menetap, rumah sakit bergerak dan rumah sakit
lapangan.
Rumah sakit menetap merupakan rumah sakit yang didirikan secara
permanen untuk jangka waktu yang lama untuk menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perseorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat
inap, rawat jalan dan gawat darurat.
Rumah sakit bergerak merupakan rumah sakit yang siap guna dan bersifat
sementara dalam jangka waktu tertentu dan dapat dipindahkan dari satu lokasi
ke lokasi lain. Rumah sakit bergerak dapat berbentuk bus, kapal laut, karavan,
gerbong kereta api, atau kontainer.
Rumah sakit lapangan merupakan rumah sakit yang didirikan dilokasi
tertentu. Rumah sakit lapangan dapat berbentuk tenda di ruang terbuka,
kontainer, atau bangunan permanen yang difungsikan sementara sebagai rumah
sakit.

2.1.2 Klasifikasi Rumah Sakit

Berdasarkan klasifikasi rumah sakit dibedakan menjadi:

3
 4

1. Berdasarkan kepemilikan
a. Rumah sakit pemerintah
Rumah sakit pemerintah terdiri atas rumah sakit vertikal yang lansung
dikelola oleh Departemen Kesehatan, rumah sakit pemerintah daerah,
rumah sakit militer, dan rumah sakit BUMN.
b. Rumah sakit swasta
Rumah sakit ini bertanggung jawab terhadap penyantun dana dan
umumnya tidak memungut pajak kepada pelanggan mereka. Rumah
sakit ini dapat bersifat profit dan nonprofit.
2. Berdasarkan Jenis Pelayanan
a. Rumah sakit umum
Rumah sakit umum memberi pelayanan kepada berbagai penderita
dengan berbagai jenis penyakit, memberi pelayanan diagnosis dan terapi
untuk berbagai kondisi medik, seperti penyakit dalam, bedah, pediatrik,
psikiatri, ibu hamil, dan sebagainya.
b. Rumah sakit khusus
Rumh sakit khusus adalah rumah sakit yang memberi pelayanan
diagnosis dan pengobatan khusus untuk penderita dengan kondisi medik
tertentu.
3. Klasifikasi rumah sakit umum pemerintah
Rumah sakit umum pemerintah pusat dan daerah diklasifikasikan menjadi
rumah sakit kelas A, B, C, dan D.
a. Rumah sakit umum kelas A, adalah rumah sakit umum yang mempunyai
fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik luas dan
subspesialistik luas.
b. Rumah sakit umum kelas B, adalah rumah sakit umum yang mempunyai
fasilitas dan kemampuan pelayanan medik sekurang-kurangnya sebelas
spesialistik dan subspesialistik terbatas.
c. Rumah sakit umum kelas C, adalah rumah sakit umum yang mempunyai
fasilitas dan kemampuan pelayanan medik spesialistik dasar.
 5

d. Rumah sakit umum kelas D, adalah rumah sakit umum yang mempunyai
fasilitas dan kemampuan pelayanan medik dasar.

2.2 Bidang Administrasi dan Manajemen Rumah Sakit

Administrasi dan manajemen, secara teoritis keduanya merupakan hal yang
berbeda. Namun dalam praktik, antara admistrasi dan manajemen keduanya hampir
sama.

Pengertian adminstrasi dan manajemen. Istilah administrasi berasal dari bahasa

yunani kuno, yaitu “ad ministrare” : “ad” berarti ‘pada’ dan “ministrare” berarti
‘melayani’, sehingga istilah administrasi berarti memberikan pelayanan. Dalam
bahasa inggris administrasi disebut “administration” yang berarti melayani dengan
sebaik-baiknya. Secara umum, istilah administrasi dapat diartikan dalam dua
pengertian, yaitu:

Dalam arti sempit. Sebagaimana pendapat dari Soewarno Handayaningrat

yang menyatakan bahwa administrasi adalah berasal dari kata “administratie”
dalam bahasa Belanda, yang berarti kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis
ketata-usahaan. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengertian administrasi dalam arti
sempit adalah kegiatan ketata-usahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat,
surat-menyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang
dimaksud untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh
informasi kembali jika dibutuhkan.

Dalam arti luas. Sebagaimana pendapat dari The Liang Gie yang menyatakan
bahwa administrasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok
orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sehingga dapat
dikatakan bahwa pengertian administrasi dalam arti luas adalah suatu usaha atau
kegiatan tertentu yang dilakukan secara bekerja sama antara individu-individu
dalam suatu kelompok guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dalam penerpan administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya

kegiatannya yang dapat dibedakan. Administrasi bersifat konsep menentukan
tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh. Sedangkan manajemen
sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai

7
 6

tujuan dan kebijaksanaan tertentu pada tingkat administrasi. Administrasi lebih luas
dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsur dan menerapkan
inti dari admnistrasi.
 BAB III

GAMBARAN UMUM LOKASI PKL

3.1 Sejarah Dan Profil Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

3.1.1 Sejarah Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

Pada 30 April 1897, Mgr. Walterus Staal, SJ ( Vikaris Apostolik Batavia)

meminta Pemimpin Societas JMJ di Belanda agar Sucietas JMJ berkarya ditanah
Minahasa, terutama untuk mendidik dan mengangkat harkat hidup kaum wanita
muda. Tawaran berkarya di tanah misi ini diteruskan kepada para anggota dan
sebagian besar Suster sangat antusias meresponnya. Sr Seraphine Pullens, JMJ
memilih 6 Suster dari 215 pelamar. Keenam Suster perintis tersebut adalah :

1. Sr. Boniface Meyer JMJ,

2. Sr. Basilissa Heister JMJ,
3. Sr. Wenceslas TePoel JMJ,
4. Sr. Dosithea Schambergen JMJ,
5. Sr. Josephine Van Den Berg JMJ,
6. Sr. Laetitia Loonen JMJ,

Pada tanggal 5 Mei 1898, berlayarlah menuju Indonesia keenam Suster dari
Belanda dan tibah di Pelabuhan Manado pada tanggal 17 Juli 1898 disambut oleh
Pastor Onel SJ ( Pastor Paroki Manado). 18 Juli 1898, selama 9 jam perjalanan
Manado - Tomohon dengan menggunakan roda sapi yang merupakan kendaraan
tradisional rakyat Minahasa , keenam Suster tibah di Tomohon merupakan daerah
misi pertama Societas JMJ berkarya di luar Eropa dan sekolah bagi anak-anak gadis
adalah karya pertama Societas JMJ di tanah Minahasa.

Bulan Oktober tahun 1901 Societas JMJ membelih pekarangan dan rumah
besar milik Mayor Wenas di Kelurahan Kolongan ( sekarang ) dan dijadikan
sebagai Biara Walterus. Karya awal medis berupa poliklinik darurat dan sederhana
pada sebuah bagunan dibelakang pastoran Katolik Tomohon Utara (sekarang

Pastoran Paroki Hati Kudus Yesus). Masyarakat menamakan poliklinik tersebut

Rumah sakit Bundar dan pada tahun 1913 poliklinik ini diperluas.

7
 8

12 April 1921, Societas JMJ membelih sebidang tanah dibelakang Biara

Walterus, di daerah perbukitan untuk pembangunan rumah sakit yang permananen.
Pertengahan bulan Juni 1928 pembangunan rumah sakit di mulai. Pekerjaan
meratakan tanah dipercayakan pada Bapak Aloysius Kaunang dan yang mengawasi
pekerjaan pembangunan adalah Sr. Laetitia Loonen JMJ. Rencana bangunan rumah
sakit digambar oleh Tuan De Voets. Peletakan batu pertama dilakukan pada bulan
Mei 1929 dan bangunan selesai pada tahun berikutnya. Pemasangan listrik pada
tanggal 10 Februari 1930. Biaya seluruh pembangunan rumah sakit sebesar 250.000
gulden.

Pentahbisan bagian utama gedung rumah sakit dilakukan pada malam tanggal
10 Februari 1930 oleh Mgr. Panis (Prefek Apostolik Sulawesi) dan di hadiri oleh
Resident Manado (Tn. Schmidt), pamong praja, walikota Manado, 7 orang dokter
dan para pemuka dalam dunia perdagangan. 11 Februari 1930 bagian lain dari
rumah sakit diberkati oleh Mgr. Panis. Sejak tahun 1930 sampai dengan 1954
rumah sakit dikenal dengan nama Rooms Katholiek Ziekenhuis ( R. K. Z)
Marienheuvel. Pada Jaman pendudukan Jepang rumah sakit sempat diganti menjadi
Tomohon Byoing. April 1954 sampai sekarang dikenal dengan nama rumah sakit
Gunung Maria. Bersama-sama rumah sakit Budi Mulia Bitung, rumah sakit Budi
setia Langian, rumah sakit Hermana Lembean dan rumah sakit cantia Tompaso
Baru berada di bawah naungan Yayasan Ratna Meriam dan pada tanggal 7 Oktober
2011 seluruh karya kesehatan Societas JMJ di Selawesi Utara, berada di bawah
naungan badan hukum berbentuk perseroan terbatas yaitu PT. Ratna Timur
Tumarendem.

3.1.2 Profil Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

Berikut adalah profil Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon :

Nama : RS Gunung Maria Tomohon

Penyelenggara : PT. Ratna Timur Tumarendem

Kategori : Rumah Sakit Umum

Type : Kelas C
 9

No Kode RS : 71 03 052

Tanggal didirikan : 11 Februari 1930

Surat Ijin Penyelenggara:

Nomor : 63/Wkt/VII-2014

Tangga : 13 Juli 2014

Oleh : Walikota Tomohon

Status : Ijin tetap – berlaku 5 (lima) Tahun)

Surat Penetapan kelas Rumah Sakit:

Nomor : 783/Menkes/SK/VIII/2009

Tanggal : 28 Agustus 2009

Dari : Menteri Kesehatan RI

Nomor Sertifikat Akreditasi : KARS-SERT/1208/II/2018

Alamat : Jl. Sejahtera No. 282, Kolongan.

Gambar 3.1 Denah Lokasi Rumah Sakit Gunung Maria

 10

3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Gunung Maria

Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon dipimpin direktur dan dibantu oleh
para wakil direktur yang bekerja sesuai tugasnya :

1. Wakil Direktur Bidang Medis

2. Wakil Direktur Bagian Umum
3. Wakil Direktur Bagian Keuangan
4. Wakil Direktur Bidang Keperawatan

Selain, dibantu oleh wakil-wakil tersebut, direktur Rumah Sakit Gunung

Maria Tomohon juga dibantu juga oleh tim-tim dan komite-komite, yaitu:

1. Tim Marketing
2. Komite Medis
3. Komite Keperawatan
4. Bagian JKN
5. SPI ( Satuan Pemeriksa Internal )
x

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

11
 BAB IV

GAMBARAN UMUM RUANG LINGKUP PKL

4.1 Perkembangan Rekam Medis Di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon
Perkembangan Rekam Medis di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon, dimulai
sejak berdirinya RS tanggal 11 Februari 1930. Namun pengelolaannya belum
menerapkan sistem yang berlaku sesuai standar Rekam Medis. Pengelolaan Rekam
Medis yang menggunakan sistem nanti dimulai sejak tahun 1983 pada saat
ditugaskan 3 orang staf rekam medis untuk mengikuti bimbigan atau pelatihan
pengelolaan rekam medis oleh dr. F Sugeng Pamudi MHA. Dengan demikian
sistem pengelolaan rekam medis yang sesuai dengan standar pengelolaan rekam
medis nanti dimulai 1983- sekarang. Dengan jumlah staf pengelola Bagian Rekam
medis saat ini sebanyak 12 orang.

4.2 Struktur Rekam Medis Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

Instalasi Rekam medis di RS Gunung Maria Tomohon memilki kelompok kerja
rekam medis yang terdiri dari tenaga kesehatan yang terlibat di dalam pelayanan
kesehatan, dalam rangka membantu komite medis agar penyelenggaraan rekam
medis bermutu dan dapat dipertanggungjawabkan. Struktur Rekam Medis sebagai
berikut:

Gambar 4.1 Struktur Rekam Medis Rumh Sakit Gunung Maria

12
 13

4.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

4.3.1 Kepala Rekam Medis

a. Tugas Pokok :
a) Mengkoordinir semua kegiatan yang berhubungan dengan catatan medis
(rekam medis).
b) Membuat laporan perkembangan statistik perhari, perbulan, dan pertahun.
c) Membantu manager penunjang medis dan perencanaan, koordinasi,
pembinaan, dan pengawasan di bidang rekam medis.
d) Memberikan laporan perkembangan Rumah Sakit kepada pimpinan atau
pejabat Rumah Sakit.

4.3.2 Pelaksanaan Urusan Kelengkapan dan Assembling/ Cheking

Pada kegiatan ini seorang petugas bertanggung jawab atas kelengkapan

kualitas dan kuantitas rekam medis dari poliklinnik dan perawatan.

a. Uraian Tugas :
a) Menerima rekam medis dari poliklinik dan ruang perawatan.
b) Menyortir dan menyusun kembali kelengkapan kualitas dan kuantitas
apabila ada rekam medis yang kurang lengkap/ tercecer.
c) Mengembalikan rekam medis yang kurang lengkap dalam pengisian rekam
medis ke poliklinik atau ruang prawatan.
d) Setelah di cek kebenaran diserahkan ke bagian coding untuk diberi nomor
kode penyakit.

4.3.3 Pelaksanaan Urusan Coding dan Foldering Rekam Medis

Coding adalah salah satu kegiatan pengolahan data rekam medis untuk
memberikan kode dengan huruf atau dengan angka atau kombinasi huruf dan
angka yang mewakili komponen data.

a. Uraian Tugas :
a) Membantu tugas coding dan fille.
b) Membantu perencanaan pengadaan formulir rekam medis yang sudah habis.
 14

c) Memasukkan data pasien baru ke komputer.

4.3.4 Pelaksanaan Urusan Filling Rekam Medis

Dalam kegiatan ini seorang petugas bertanggung jawab menyimpan dan

menyusun rekam medis ke penyimpanan arsip.

a. Uraian Tugas :
a) Menyimpan dan menyusun berkas rekam medis yang sudah lengkap
kedalam rak file rekam medis.
b) Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis untuk pasien lama.
c) Menyimpan kembali berkas rekam medis yang sudah dikembalikan dari unit
terkait.

4.3.5 Pelaksanaan Urusan Reporting Rekam Medis

Dalam kegiatan ini petugas bertanggung jawab untuk mengelola data dan
menganaliis laporan.

a. Uraian Tugas :
a) Membantu laporan baik pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap.
b) Laporan bulanan surveilens terpadu.
c) Mengumpulkan formulir isian sensus ditiap bangsal setiap hari
d) Membuat sensus harian.

4.4 Kegiatan di Isntalasi Rekam Medis

Tujuan utama dari kegiatan di instalasi rekam medis yaitu membantu
pimpinan Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon, Melalui wakil direktur
administrasi dan keuangan hal hal yang berhubungan dengan pengelolaan
rekam medis dan statistik.

4.4.1 Pelayanan dan pengolaan Rekam Medis

a. Analisis kelengkapan rekam medis.

b. Assembling Rekam Medis.
c. Pengebalian rekam medis yang belum lengkap.
d. Membuat laporan tentang ketidaklengkapan rekam medis.
 15

e. Melayani peminjaman berkas rekam medis.

4.4.2 Kegiatan Pengolahan Data

a. Kodefikasi penyakit rawat inap dan rawat jalan.

b. Rekapitulasi snsua harian pasin rawat inap.
c. Entry data morbilitas rawat jalan adn rawat inap.
d. Pembuatan statistik dan analisa laporan, meliputi:
a) Laporan interen

Laporan yang dibuat sebagai masukan untuk menyusun konsep

Rancangan Dasar Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit dan hanya
bagian internal rumah sakit yang mengetahui.

b) Laporan extren

Laporan yang ditunjukan kepada Direktorat Jenderal Bina Pelayanan

Medik Kesehatan RI, Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota. Pelaporan ektern Rumah Sakit dibuat sesuai dengan
kebutuhan Departemen Kesehatan RI.

4.4.3 Kegiatan Aministrasi Umum Instalasi Rekam Medis

a. Pelayanan pembuatan Visum et Repertum

Visum et repertum aalah keterangan tertulis yang dibuat dokter atas
permintaan tertulis (resmi) penyidik tentang pemeriksaan medis terhadap
seseorang manusia baik hidup maupun mati ataupun bagian dari tubuh
manusia, berupa temuan dan interpretasinya, di bawah sumpah dan untuk
kepentingan peradilan.
b. Pelayanan pembuatan Surat Keterangan Kematian
c. Pelayanan pemberian informasi medis
 BAB V

HASIL DAN PEMBAHASAN

5.1 Alur Rekam Medis Pasien
5.1.1 Alur Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Sistem Rawat jalan di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon sudah tersusun
secara baik mulai dari masuknya Pasien sampai Keluarnya pasien. Tentu saja sudah
sesuai prosedur yang ditetapkan. Berikut adalah alur rekam medis pasien rawat
jalan:

1. Pasien datang mendaftar

2. Karcis dicetak di ruangan

7..Disimpan kembali rekam medis
diruang
penyimpanan aktif

6. Setelah pasien selesai

pemeriksaan berkas akan 3. Berkas rekam medis dicari
dikembalikan keesokan harinya berdasarkan nomor rekam medis
dan dicek kembali di buku pasien
expedisi

5. Berkas 4. Sebelum berkas

didistribusikan ke keluar,akan dicatat pada
poliklinik tujuan buku expedisi

Gambar 5.1 Alur Rekam Medis Pasien Rawat Jalan

Ada beberapa poliklinik yang berkas rekam medisnya tidak didistribusikan

dengan alasan di polikinik tersebut sudah by system, dimana ketika petugas
memasukkan nomor rekam medis pasien, maka riwayat kunjungan pasien beserta
diagnosa terakhir dapat diketahui. Ada beberapa poli dimana dokter tidak
melakukan pengkodingan. Karena hal tersebut bukan menjadi kewenangan seorang

16
 17

dokter. Akan tetapi ada beberapa dokter yang sudah biasa melakukan pengkodingan
sehingga ada beberapa kode yang sudah diketahui oleh dokter. Yang
berkewenangan melakukan pengkodingan adalah petugas rekam medis.

5.1.2 Alur Rekam Medis Pasien Rawat Inap

Sistem Rawat jalan di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon sudah tersusun
secara baik mulai dari masuknya Pasien sampai Keluarnya pasien. Tentu saja
sudah sesuai prosedur yang ditetapkan. Berikut adalah alur rekam medis pasien
rawat inap :

2. didistribusikan
1. Berkas awal dari
di ruangan rawat
tempat pendaftaran
inap pasien

3. setelah pasien
7. Berkas
keluar rumah
yang sudah
sakit,berkas akan
lengkap
diantar ke ruang
disimpan
rekam medis

6. berkas
akan di
4. Diperiksa
sensus untuk
kelengkapan
keperluan
pelaporan
5. Bekas yg sudah
lengkap akan
dikoding oleh
petugas di rekam
medis

Gambar 5.2 Alur Pasien Rawat Inap

Pengkodingan di rumah sakit gunung maria tomohon menggunakan buku

ICD 10 dan metode google search dimana untuk memastikan apakah sudah benar
kode ICD Yang digunakan. Tentu saja pengkodingan berdasarkan diagnosa dari
dokter.
 18

5.2 Retensi Rekam Medis

Retensi atau Penyusutan Dokumen Rekam Medis yaitu suatu kegiatan
memisahkan antara data Rekam Medis yang masih aktif dengan data Rekam Medis
yang dinyatakan non-aktif atau in-aktif. Tujuannya adalah mengurangi beban
penyimpanan data Rekam Medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna
Rekam Medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Hasil yang kami
peroleh proses retensi rekam medis di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon
dilakukan setiap harinya, dengan cara melihat histori terakhir kunjungan pasien
tersbut.

5.3 Penggunaan perangkat lunak di ruangan Rekam Medis

Sistem informasi merupakan rangkaian atau komponen yang terdiri dari
pengumpulan data yang kemudian diproses menjadi sebuah informasi yang
bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi terdiri dari data,
manusia, berbagai macam perangkat dan teknologi komunikasi. Sistem informasi
yaitu suatu pengumpulan data penyakit yang berpotensi wabah di pelayanan
kesehatan, dalam arti luas sistem informasi merupakan pengolahan informasi dan
manajemen sistem informasi kesehatan. Kebutuhan data informasi sangat
dibutuhkan oleh pihak rumah sakit yang setiap hari semakin meningkat. Sistem
Informasi Manajemen berbasis komputer di rumah sakit dapat memenuhi
kebutuhan rumah sakit sehingga dapat mempercepat pelayanan rumah sakit,
menyajikan data dan merekam data yang benar sehingga memperlancar pelayanan
pasien di rumah sakit.

Hasil yang kami dapatkan bahwa, Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon
menggunakan sistem perangkat lunak yang membantu jalannya kinerja di Rumah
Sakit ini. Sistem yang digunakan adalah HCM-Soft. Dalam instalasi rekam medis
aplikasi ini digunakan untuk mencetak antrian pasien, pengecekkan data kunjungan
pasien rawat inap dan sampai pada penelusuran berkas rekam medis.

5.4 Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh
pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis di
ruang penyimpanan. Pemusnahan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Gunung
 19

Maria Tomohon baru diadakan satu kali selama berdirinya Rumah Sakit.Hal tersbut
dikarenakan minimnya sumber daya mannusia, serta waktu pemilahan berkas
dokumen rekam medis. Pemusnahan ini dilakukan dengan cara Pembakaran.Cara
ini dinilai efektif bagi Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon karena dinilai mudah
dilakukan.Untuk prosesnya dilakukan dengan menggali lubang kemudian
memasukkan semua berkas rekam medis yang telah dipilah untuk dibakar.
Kemudian setelah selesai pembakaran lubang yang telah digali akan di tutup
kembali dengan tumpukan tanah.
 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan
Pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon sudah
berjalan sesuai prosedur. Dengan adanya dokumen rekam medis rawat inap dan
rawat jalan yang lengkap dan akurat, tim medis Rumah Sakit Gunung Maria
Tomohon dapat bkerja secara lebih efisien dan efektif dalam memberikan
perawatan yang tepat dan tepat waktu. Walauun demikian masih terdapat
kekurangan pada sumber daya manusia (SDM). Masalah ini dapat berdampak
negatif pada efisiensi dan kualitas layanan kesehatan. Selain itu, kurangnya
pelatihan atau keterampilan yang tidak memadai dari SDM dapat menyebabkan
penggunaan teknologi yang tidak efektif, dan bahwan meningkatkan resiko
kebocoran data atau pelanggaran privasi. Proses retensi dan pemusnahan di Rumah
Sakit Gunung Maria Tomohon sudah berlangsung dengan baik pada saat mulai
masuknya petugas yang bergelar akadmisnya sesuai dengan ketentuan yang
berlaku. Demikian juga hal yang terjadi dengan pengurusan berkas-berkas yang
dilakukan di Instalasi rekam medis seperti visum et repertum, surat keterangan
kematian, dan keperluan medis lainnya yang sudah seuai ketetapan yang berlaku.

6.2 Saran
6.2.1 Bagi Instalasi Rekam Medis

Karyawan memerlukan investasi dalam pelatigan dan pengembangan SDM

dalam bidang rekam medis, sera alokasi sumber daya yang memadai untuk
memastikan efisiensi dan akurasi dalam manajemen rekam medis.

6.2.2 Bagi Institusi

Meningkatkan kualitas pengajaran dengan melibatkan dosen berkualitas

sesuai dengan bidang akademik, serta mengadopsi metode pengajaran inovatif
dan kreatif.

6.2.3 Bagi Mahasiswa

20
 21

Dengan adanya praktik kerja lapangan ini, mahasiswa dapat menambah

wawasan mengenai lingkup kerja agar dapat berguna untuk masa depan saat
memasuki dunia kerja.
 DAFTAR PUSTAKA
Dita Nanda Holifah. 2019. “Penerapan Sistem Informasi Manajemen Berbasis

Komputer di Rumah Sakit.

dr. Anthonius Tumbol M.Kes. 2011. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis.

Rumah Sakit Gunung Maria. Tomohon.

Hassanudin, S, dan Kurniardi. 2012. Analisa Ketidaklengkapan Dokumen Rekam

Medis Rawat Inap Ruang Annisa Triwulan .2012. RSU PKU

Muhammadiyah. Gubu.

Kemenkes RI. 2007. Standar Informasi Perekam medis dan Informasi Kesehatan

Nomor 377/Menkes/SK/III/2007. Jakarta.

Kemenkes RI. 2019. NO HK.01.07/Menkes/179/2019 Tentang Rumah Sakit

Penyelenggara Uji Coba Program Rekam Medik Integrasi Dalam Sistem

Rujukan. Indonesia.

Pemerintah Indonesia. 2009. Undang-Undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah

Sakit. Indonesia.

Peraturan perundang-undangan. Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Indonsia.

22
 DOKUMENTASI

Gambar 1 Ruang Penyimpanan Rekam Medis Aktif

Gambar 2 Ruang Penyimpanan Rekam Medis Aktif

23
 24

Gambar 3 Ruang Penyimpanan Rekam Medis non Aktif

Gambar 4 Ruang Penyimpanan Rekam Medis non Aktif

 25

Gambar 5 Ruang Rekam Medis