LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

DI RUMAH SAKIT UMUM GUNUNG MARIA TOMOHON

Disusun Oleh :

1. Enjelina Taula (202202007)

2. Jisella Rapar (202202016)
3. Joseph Runtuwene (202202017)
4. Laurnsia Langitan (202202020)
5. Maria Sadulia (202202024)
6. Monica Pandeinuwu (202202027)
7. Syalomita Pangalila (202202038)
8. Viggo Poloan (202202040)

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
GUNUNG MARIA TOMOHON
2023
 HALAMAN PERSETUJUAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
DI RUMAH SAKIT GUNUNG MARIA TOMOHON
TAHUN 2023

Oleh :
Enjelina Agata Taula (202202007)
Jisella Indah A. Rapar (202202016)
Joseph Fransiskus X. Runtuwene (202202017)
Laurensia Langitan (202202020)
Maria Priskila Sadulia (202202024)
Monica Ave Maria Pandeinuwu (202202027)
Syalommitha Putri Pangalila (202202038)
Viggo Francisco Poloan (202202040)

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam

menyelesaikan Program Praktik Kerja Lapangan
Program Studi Aministrasi Rumah Sakit
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Gunung Maria Tomohon
Telah disetujui :

Pada hari:...........Tanggal:............

Dosen Pembimbing Pembimbing Lapangan

Pricilia M.Toreh, S.Kep.,Ns Stevevay X.R Pitoy, A.Md RMIK

NUPN : 9909926611 NRP : 00306
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa ,atas tuntunan

rahmatnya sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Praktek Lapangan
di Rumah Sakit Umum Gunung Maria Tomohon. Laporan Praktek Kerja
lapangan ini disusun untuk memenuhi tuntutan Akademik dari Sekolah
Tinggi Ilmu Kesehatan Gunung Maria Tomohon.
Penulis menyadari dalam penyusunan laporan praktek kerja
lapangan ini tidak akan selesai tanpa bantuan dari berbagai pihak. Karena
itu pada kesempatan ini kami ingin mengucapkan terima kasih kepada
beberapa pihak yang terkait :
1. Ibu Pricilia Tore, S.Kep.,Ns, selaku dosen pembimbing Praktek Kerja
Lapangan kelompok 4 Prodi Administrasi Rumah Sakit STIKes Gunung
Maria Tomohon
2. Bapak Stevevay X R Pitoy, A.Md.RMIK, selaku Pembimbing Lapangan
sekaligus Kepala Bagian Instalasi Rekam Medis RS Gunung Maria Tomhon

Kami menyadari laporan praktek kerja lapangan ini tidak luput dari
berbagai kekurangan. Penulis mengharapkan saran dan kritik demi
kesempurnaan dan perbaikan sehingga laporan praktek kerja lapanga ini
dapat memberikan manfaat bagi bidang pendidikan dan penerapan di
lapangan serta bisa dikembangkan sebagai bahan acuan kedepan bagi
mahasiswa prodi Adminisrtasi Rumah Sakit.

Tomohon,
Juli 2023

Penulis
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI........................................................................................................................4
DAFTAR GAMBAR...........................................................................................................5
BAB 1..................................................................................................................................5
PENDAHULUAN...............................................................................................................5
LATAR BELAKANG.....................................................................................................5
TUJUAN KEGIATAN....................................................................................................6
MANFAAT PKL.............................................................................................................6
BAB II..................................................................................................................................7
TINJAUAN PUSTAKA......................................................................................................7
2.1 Rumah Sakit.........................................................................................................7
2.2 Pengertian Rumah Sakit.............................................................................................7
BAB III................................................................................................................................7
GAMBARAN UMUM LOKASI PKL................................................................................7
3.1 Sejarah Dan Profil Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon.......................................7
3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Gunung Maria......................................................9
3.3 Perkembangan rekam medis di indonesia................................................................10
3.4 Perkembangan Rekam Medis di Rs Gunung Maria Tomohon................................11
BAB IV..............................................................................................................................17
PEMBAHASAN DAN HASIL PKL.................................................................................17
4.1 Alur dokumen rekam medis pasien Rawat Inap dan Rawat Jalan...........................17
4.2 Alur Retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis............................................18
BAB V................................................................................................................................21
KESIMPULAN DAN SARAN..........................................................................................21
5.1 KESIMPULAN..................................................................................................21
5.2 SARAN....................................................................................................................21
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................22
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

Gambar 2. Struktur Rekam Medis Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

Gambar 3. Ruangan penyimpanan berkas Rekam Medis aktif

Gambar 4. Ruang penyimpanan berkas Rekam Medis aktif

Gambar 5. Ruang penyimpanan berkas Rekam Medis non aktif

Gambar 6. Ruang penyimpanan berkas Rekam Medis non aktif

Gambar 7. Ruangan Rekam Medis

 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Administrasi rumah sakit dan rekam medis sangat erat kaitanya

karena keduanya merupakan dua bidang yang saling mendukung dan
berkolaborasi dalam penyelenggaraan layanan kesehatan.
Rekam medis adalah rekaman atau catatan tentang siapa, apa,
mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada
pasien selama masa perawatan,atau kata lainnya pengertian rekam medis
adalah rekaman mengenai hasil pengobatan terhadap pasien. Rekam medis
adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. ( Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran)
Menurut PERMENKES Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, rekam
medis adalah berkas yang berisikan catatan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien.Tujuan rekam Medis berdasarkan Hatta (1985)
terdiri dari beberapa aspek diantaranya aspek administrasi, legal, finansial,
riset, edukasi dan dokumentasi.
Pengelolaan rekam medis telah menjadi bagian penting dari sejarah
pelayanan kesehatan selama berabad-abad. Pada zaman dahulu, informasi
medis diabadikan secara manual dalam catatan tulisan tangan. Namun,
seiring perkembangan teknologi dan informasi, metode pencatatan medis
mengalami transformasi besar. Pada abad ke-20, muncul sistem pencatatan
medis elektronik yang memungkinkan penyimpanan data secara digital,
yang memberikan kemudahan dalam mengakses dan berbagi informasi
antara berbagai penyedia layanan kesehatan.
 1.2 TUJUAN KEGIATAN

Adapun tujuan dari praktek kerja lapangan ini, yaitu:

a. Untuk mengetahui dan memahami perkembangan rekam medis di

Indoneia dan rumah sakit Gunung Maria Tomohon.
b. Untuk memahami dan mengetahui Struktur Instalasi dan uraian tugas
setiap bagian di Instalasi Rekam Medis.
c. Untuk memahami dan mengetahui Alur dokumen berkas rekam medis
pasien rawat jalan dan rawat inap
d. Untuk mengetahui dan memahami permasalahan dan kesulitan dalam
pengolahan dokumen di Instalasi Rekam Medis
e. Untuk Memahami dan mengetahui Alur Retensi dan pemusnahan
dokumen Rekam Medis
f. Untuk memahami dan mengetahui pengurusan berkas apa saja yang
dikeluarkan dari Instalasi Rekam Medis

1.3 MANFAAT PKL

Manfaat yang kami peroleh dalam praktek kerja lapangan ini diantaranya:
Mengetahui lebih jelas mengenai tata kinerja seorang Administrator Rumah
Sakit,terlebih khusus bagaimana penerapan teknologi yang diaplikasikan dalam
dunia kerja.Melalui praktek kerja lapangan ini kami mampu mengaplikasikan dan
menerapkan apa yang telah kami pelajari di kampus sehingga dapat
mengembangkan diri secara profesionalitas dan tanggung jawab terhadap dunia
pekerjaan.
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rumah Sakit

Landasaan teori dalam penyusunan laporan praktek kerja lapangan ini

berdasarkan UU No.44 Tahun 2009 tentang rumah sakit dan Peraturan Mentri
Kesehatan No.24 Tahun 2022 tentang rekam medis dan UU No. 30 Tahun 2019
mengenai Klasifikasi dan perizinan Rumah Sakit

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (Peraturan Mentri Kesehatan
No.340/MENKES/PER/III/2010). Rumah Sakit merupakan instrumen masyarakat
dan menjadi titik fokus untuk mengkoordinasi dan menghantarkan pelayanan
penderita pada komunitasnya. Berdasarkan hal tersebut, Rumah Sakit dapat
dipandang sebagai suatu struktur terorganisasi yang menggabungkan bersama
semua profesi kesehatan, fasilitas diagnostic dan terapi, alat dan perbekalan serta
fasilitas fisik kedalam suatu sistem terkoordinasi untuk penghantaran pelayanan
kesehatan bagi masyarakat (Siregar, 2012).

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 56 Tahun

2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit, klasifikasi Rumah Sakit
adalah pengelompokan kelas Rumah Sakit berdasarkan fasilitas dan kemampuan
pelayanan. Fasilitas adalah segala sesuatu hal yang menyangkut sarana, prasarana
maupun alat (baik alat medik maupun alat non medik) yang dibutuhkan oleh
Rumah Sakit dalam memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya bagi pasien.

2.2 Bidang Manajemen Rumah Sakit

Berdasarkan pengamatan kelompok kami pada bagan struktur organisasi

di.Struktur organisasi Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon, terlihat bahwa
direktur rumah sakit dibantu oleh wakil-wakil direktur sesuai dengan bidang dan
bagiannya masing-masing berserta adanya tim-tim dan komite-komite dalam
rumah sakit.Dengan demikian Manajemen Rumah sakit Gunung Maria sudah
tersusun dengan rapih dan sudah sesuai dengan aturan yang berlaku.Maka dengan
pengaturan manajemen yang baik membuat Rumah sakit Gunung Maria Tomohon
mampu menjalankan pelayanan yang paripurna bagi pengguna fasilitas
kesehatan,dan mencapai tujuan sesuai Visi dan Misi.
Sistem manajemen rumah sakit pastinya berperan penting, untuk mampu
memberikan layanan yang layak bagi para pasien yang mengunjungi rumah sakit
tersebut secara tepat. Adapun pengertian dari manajemen rumah sakit sendiri
adalah sebuah koordinasi yang dilakukan, dari berbagai sumber daya yang ada
melalui proses perencanaan, pengorganisasian dan juga adanya kemampuan
mengendali untuk memperoleh sebuah tujuan. Adapun tujuan dari adanya sistem
manajemen rumah sakit ini adalah untuk :

1. Mampu mempersiapkan sumber daya secara lebih baik. Terutama Sumber

Daya Manusia. Seperti halnya perusahan yang membutuhkan SDM
berkualitas untuk masing-masing bidang, demikian pula dengan sistem
manajemen rumah sakit. Dalam hal ini SDM yang dibutuhkan juga cukup
banyak, seperti misalnya saja tenaga perawat, tenaga medis sesuai bidang
yang digeluti, tenaga administrasi, tenaga keuangan dan yang lainnya.
2. Mampu melakukan evaluasi pelayanan secara lebih efektif. Dimana dalam
hal ini, pihak rumah sakit akan mampu melakukan evaluasi atas berbagai
macam pelayanan yang diberikan pada para pasien yang datang. Jika ada
yang kurang, akan segera dibenahi, jika dinilai bagus, akan lebih
ditingkatkan.

Seiring dengan perkembangan zaman yang ada, tentunya manajemen

rumah sakit harus ikut berkembang. Tujuannya agar pihak rumah sakit mampu
bersaing secara lebih baik dengan pihak rumah sakit lain dalam hal
memberikan fasilitas dan juga mampu memberikan pelayanan yang baik untuk
para pasiennya.
 BAB III

GAMBARAN UMUM LOKASI PKL

3.1 Sejarah Dan Profil Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

A. Sejarah Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

Pada 30 April 1897, Mgr. Walterus Staal, SJ (Vikaris Apostolik Batavia)
meminta Pemimpin Societas JMJ di Belanda agar Societas JMJ berkarya di tanah
Minahasa, terutama untuk mendidik dan mengangkat harkat hidup kaum wanita
muda. Tawaran berkarya di tanah misi ini diteruskan kepada para anggota dan
sebagian besar Suster sangat antusias meresponnya. Sr. Seraphine Pullens, JMJ
memilih 6 Susterdari 215 pelamar. Keenam Suster perintis tersebut adalah
1. Sr. Boniface Meyer JMJ,
2. Sr. Basilissa Heister JMJ,
3. Sr. Wenceslas TePoel JMJ,
4. Sr. Dosithea Schambergen JMJ,
5. Sr. Josephine Van Den Berg JMJ
6. Sr. Laetitia Loonen JMJ.

Pada tanggal 5 Mei 1898, berlayarlah menuju Indonesia keenam Suster

dari Belanda dan tiba di Pelabuhan Manado pada tanggal 17 Juli 1898 disambut
oleh Pastor Onel SJ (Pastor Paroki Manado). 18 Juli 1898, selama 9 jam
perjalanan Manado – Tomohon dengan menggunakan roda sapi yang merupakan
kendaraan tradisional rakyat Minahasa, keenam Suster tiba di Tomohon.
Tomohon merupakan daerah misi pertama Societas JMJ berkarya di luar Eropa
dan sekolah bagi anak – anak gadis adalah karya pertama Societas JMJ di tanah
Minahasa.
Bulan Oktober tahun 1901 Societas JMJ membeli pekarangan dan rumah
besar milik Mayor Wenas di Kelurahan Kolongan (sekarang) dan dijadikan
sebagai Biara Walterus. Karya awal medis berupa poliklinik darurat dan
sederhana pada sebuah bangunan di belakang pastoran Katolik Tomohon Utara
(sekarang Pastoran Paroki Hati Kudus Yesus). Masyarakat menamakan poliklinik
tersebut Rumah sakit Bundar dan pada tahun 1913 poliklinik ini diperluas. 12
April 1921, Societas JMJ
membeli sebidang tanah di belakang biara Walterus, di daerah perbukitan
untuk pembangunan rumah sakit yang permanen. Pertengahan bulan Juni 1928
pembangunan rumah sakit di mulai. Pekerjaan meratakan tanah dipercayakan
pada Bapak Aloysius Kaunang dan yang mengawasi pekerjaan pembangunan
adalah Sr. Laetitia Loonen JMJ. Rencana bangunan rumah sakit digambar oleh
Tuan De Voets. Peletakan batu pertama dilakukan pada bulan Mei 1929 dan
bangunan selesai pada tahun berikutnya. Pemasangan listrik pada tanggal 10
Februari 1930. Biaya seluruh pembangunan rumah sakit sebesar 250.000 gulden.
Pentahbisan bagian utama gedung rumah sakit dilakukan pada malam
tanggal 10 Februari 1930 oleh Mgr. Panis (Prefek Apostolik Sulawesi) dan di
hadiri oleh Resident Manado (Tn. Schmidt), pamong praja, walikota manado, 7
orang dokter dan para pemuka dalam dunia perdagangan. 11 Februari 1930 bagian
lain dari rumah sakit diberkati oleh Mgr. Panis. Sejak tahun 1930 sampai dengan
1954 Rumah sakit dikenal dengan nama Rooms Katholiek Ziekenhuis (R.K.Z)
Marienheuvel. Pada jaman pendudukan Jepang RS sempat diganti
menjadi Tomohon Byoing. April 1954 sampai sekarang dikenal dengan nama RS
Gunung Maria. Bersama – sama dengan RS Budi Mulia Bitung, RS Budi Setia
Langowan, RS Hermana Lembean dan RS Cantia Tompaso Baru berada di bawah
naungan Yayasan Ratna Miriam dan pada tanggal 7 Oktober 2011 seluruh karyak
esehatan Societas JMJ di Sulawesi Utara, berada di bawah naungan badan hukum
berbentuk perseroan terbatas yaitu PT. Ratna Timur Tumarendem.

B. Perkembangan Rekam Medis di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

Perkembangan Rekam medis di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon,

dimulai sejak berdirinya RS tanggal 11 Februari 1930. Namun pengelolaannya
belum menerapkan sistem yang berlaku sesuai standar Rekam Medis.Pengelolaan
Rkam Medis yang menggunakan sistem rekam medis nanti dimulai sejak tahun
1983 pada saat ditugaskan 3 orang staf rekam medis untuk mengikuti bimbigan
atau pelatihan pengelolaan rekam medis oleh dr. F Sugeng Pamudi MHA, di
Rumah sakit Umum Budi setia Langoan.Dengan demikian sistem pengelolaan
rekam medis yang sesuai dengan standar pengelolaan rekam medis

nanti dimulai 1983- sekarang.Dengan jumlah staf pengelola Sub Bagian

Rekam medis saat ini sebanyak 12 orang.

3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Gunung Maria

Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon dipimpin direktur dan dibantu oleh para
wakil direktur yang berkerja sesuai tugasnya :

1) Wakil Direktur Bidang Medis

2) Wakil Direktur Bagian Umum

3) Wakil Direktur Bagian Keuangan

4) Wakil Direktur Bidang Keperawatan

Selain, dibantu oleh wakil-wakil tersebut, direktur Rumah Sakit Gunung

Maria Tomohon juga dibantu juga oleh tim-tim dan komite-komite, yaitu:

1) Tim Marketing

2) Komite Medis

3) Komite Keperawatan

4) Bagian JKN

5) SPI (Satuan Pemeriksa Internal)

Gambar 3.1 1 Struktur

Stuktur Rekam Medis

Instalasi Rekam medis di RS Gunung Maria Tomohon memilki kelompok

kerja rekam medis yang terdiri dari tenaga kesehatan yang terlibat di dalam
pelayanan kesehatan, dalam rangka membantu komite medis agar
penyelenggaraan rekam medis bermutu dan dapat dipertanggungjawabkan.
Struktur Rekam Medis sebagai berikut:

Gambar 2. Struktur Rekam Medis Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon

 BAB IV

GAMBARAN UMUM RUANG LINGKUP PKL

A. Fungsi sub bagian rekam medis

Fungsi Utama bagian rekam medis membantu pimpinan RS Gunung Maria

Tomohon, melalui wakil direktur Administrasi dan Keuangan untuk hal hal yang
berhubungan dengan pengelolaan rekam medis dan statistik.

1. Kegiatan Sub Bagian Rekam Medis

Kegiatan pendaftaran Pasien (Rawat darurat, Rawat Inap, Rawat Jalan)

a) Pembuatan dan distribusi no rekam medis

b) Entry dan Sosial Pasien
c) Penulisan pada buku register pendaftaran
d) pembuatan buku laporan pendaftaran rawat jalan

2. Pelayanan dan pengelolaan rekam medis

Penerimaan rekam medis dari rawat darurat,rawat jalan dan rawat inap
meliputi:

a. Analisis kelengkapan rekam medis rawat jalan dan rawat inap

b. Assembling rekam medis
c. Pengembalian berkas rekam medis yang belum lengkap
d. Penyimpanan dan pengambilan rekam medis
e. Membuat laporan tentang ketidaklengkapan rekam medis
f. Melayani peminjaman berkas rekam medis

3. Kegiatan pengolahan data

a. Kodefikasi penyakit rawat darurat,rawat inap,rawat jalan
b. Rekapitulasi sensus harian pasien rawat inap
c. Entry data morbiditas rawat jalan dan rawat inap
 d. Pembuatan statistik dan analisa laporan meliputi :
-Laporan interen
-Laporan Extern
4. Kegiatan Administrasi Umum bagian rekam medis
a. Pelayanan pembuatan Visum et repertum
b. Pelayanan Surat keterangan dokter
c. Pelayanan pemberian informasi medis

B. Uraian tugas dan tanggung jawab

1. Kepala Rekam Medis
a. Tugas Pokok
1. Mengkoordinir smua kegiatan yang berhubunngan dengan catatan
medis (Rekam Medis)
2. Membuat laporan perkembangan statistik rumah sakit perhari,perbulan
dan pertahun.
3. Membantu manager penunjang medis dan
perencanaan,koordinasi,pembinaan dan pengawasan di bidang rekam
medis.
4. Memberikan laporan perkembangan rumah sakit kepada pimpinan atau
pejabat rumah sakit

2. Pelaksanaan urusan penerimaan pasien baru (admitting office)

Admitting Office adalah sorang yang tugasnya mencatat data sosial pasien
kedalam rekam medis serta membuat kartu pasien

Tanggung jawab seorang admitting office :

1. Membantu kepala sub bagian rekam medis dalam hal

perencanaan,penatalaksanaan dan pengawasan diurusan
administrasi dan agenda surat.
2. Memberikan laporan hasil pelaksanaan kegiatan ke kepala sub
bagian rekam medis.
 3. Mengkonsultasikan kegiatan dengan kepala sub bagian rekam
medis dan unit terkait agar pelaksanaan tugas berjalan dengan lancar
sesuai rencana.

Tugas pokok Seorang admitting office

1. Menerima pendaftaran pasien baru

2. Mencatat identitas psaien ke rekam medis
3. Memcatat rekam medis pada register rawat inap
4. Mengecek kelengkapan rekam medis rawat inap sesuai yang
dimaksud (kelengkapan dokumen rawat inap)
5. Menghubungi ruangan yang dituju.
6. Menyampaikan informasi tentang ketentuan persyaratan dan
alur pasin rawat inap.

3.Pelaksanaan Urusan Penerimaan pasien lama (admitting office)

Tanggung Jawab :

1. Membantu kepala sub bagian rekam medis dalam hal

perencanaan,penatalaksanaan dan pengawasan diurusan penerimaan pasien
lama
2. Memberikan laporan hasil pelaksanaan kegiatan ke kepala sub bagian
rekam medis.
3. Mengkonsultasikan kegiatan dengan kepala sub bagian rekam medis dan
unit terkait agar pelaksanaan tugas berjalan dengan lancar sesuai rencana.

Uraian Tugas :

1. Mencari dokumen rekam medis yang lama dengan menggunakan katu

identitas pasien.
2. Menerima pasien dengan sistem perjanjian
3. Memberikan informasi tentang alur dan ketentuan pasien lama
4. Melengkapi rekam medis sesuai dengan poliklinik yang dituju
4.Pelaksanaan urusan penerimaan pasien rawat inap (admitting office)

Tanggung Jawab :

1. Membantu kepala sub bagian rekam medis dalam hal

perencanaan,penatalaksanaan dan pengawasan diurusan penerimaan pasien
rawat inap.
2. Memberikan laporan hasil pelaksanaan kegiatan ke kepala sub bagian
rekam medis.
3. Mengkonsultasikan kegiatan dengan kepala sub bagian rekam medis dan
unit terkait agar pelaksanaan tugas berjalan dengan lancar sesuai rencana.

Uraian Tugas :

1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap

2. Mencatat identitas pasien ke rekam medis
3. Mencatat rekam medis pada register pasien rawat inap
4. Mengecek kelengkapan rekam medis rawat inap sesuai yang dimaksud
5. Menghubungi ruangan yang dituju
6. Menyampaikan informasi tentang ketentuan atau persyaratan dan alur
pasien rawat inap.

5.Pelaksanaan Urusan kelengkapan dan assembling/cheking

Pengertian : Seorang petugas bertanggung jawab atas kelengkapan kualitas dan

kuantitas rekam medis dari poliklinik dan perawatan.

Uraian Tugas :

a) Menerima rekam medis dari poliklinik dan ruang perawatan

b) Menyortir dan menyusun kembali kelengkapan kualitas dan kuantitas
apabila ada rekam medis yang kurang lengkap/ tercecer
 c) Mengembalikan rekam medis yang kurang lengkap dalam pengisian rekam
medis ke poliklinik atau ruang prawatan
d) Setelah di cek kebenaran diserahkan ke bagian coding untuk diberi nomor
kode penyakit

6. Pelaksanaan Urusan Foldering rekam medis

Uraian Tugas :

a) Membantu tugas coding dan file

b) Membantu perencanaan pengadaan formulir rekam medis yang sudah
habis
c) Memasukkan data pasien baru ke komputer.

7.Pelaksanaan Urusan File Rekam Medis

Pengertian : Seorang petugas bertanggung jawab menyimpan dan menyusun

rekam medis ke penyimpanan arsip

Uraian Tugas :

a) Menyimpan dan menyusun berkas rekam medis yang sudah lengkap

kedalam rak file rekam medis
b) Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis untuk pasien lama
c) Menyimpan kembali berkas rekam medis yang sudah dikembalikan dari
unit terkait.

8.Pelaksanaan Urusan reporting rekam medis

Petugas bertanggung jawab mengelola data dan menganalisis laporan.

Uraian Tugas :

a) Membuat laporan baik pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap
b) Laporan bulanan surveilens terpadu
c) Mengumpulkan formulir isian sensus di tiap bangsal setiap hari
d) Membuat sensus harian
 BAB V

HASIL DAN PEMBAHASAN

5.1 Manajemen lingkungan Rumah Sakit

Manajemen lingkungan rumah sakit ini, adalah manajemen yang tidak statis,
melainkan dinamis. Ini yang membuat proses adaptasi dan penyesuaian selalu
diperlukan, ketika terjadi perubahan di rumah sakit, termasuk di dalamnya sumber
daya, proses dan kegiatan rumah sakit lainnya.
Demikian pula etika ada perubahan yang terjadi di luar rumah sakit,
seperti perubahan pada peraturan undang-undang, atau juga pengetahuan yang
disebabkan oleh perkembangan teknologi yang ada..
Adapun tujuan dari adanya sistem manajemen rumah sakit ini adalah untuk
Mampu mempersiapkan sumber daya secara lebih baik. Terutama Sumber Daya
Manusia. Seperti halnya perusahan yang membutuhkan SDM berkualitas untuk
masing-masing bidang, demikian pula dengan sistem manajemen rumah sakit.
Dalam hal ini SDM yang dibutuhkan juga cukup banyak, seperti misalnya saja
tenaga perawat, tenaga medis sesuai bidang yang digeluti, tenaga administrasi,
tenaga keuangan dan yang lainnya. Seiring dengan perkembangan zaman yang
ada, tentunya manajemen rumah sakit harus ikut berkembang. Tujuannya agar
pihak rumah sakit mampu bersaing secara lebih baik dengan pihak rumah sakit
lain dalam hal memberikan fasilitas dan juga mampu memberikan pelayanan yang
baik untuk para pasiennya.Manajemen Rumah Sakit Gunung Maria pada
umumnya sudah baik,karena sebagian besar sudah terstuktur dengan baik.Perpres
No. 77 Tahun 2015 tentang Pedoman OrganisasiRumah Sakit.Dalam peraturan
presiden tersebut pada pasal 6, ayat 1 disebutkan standar minimal unsur-unsur
yang harus ada dalam struktur organisasi rumah sakit, yaitu:
a. Kepala Rumah Sakit atau direktur Rumah Sakit.
b. Unsur pelayanan medis
c. Unsur keperawatan
d. Unsur penunjang medis
e. Unsur administrasi umum dan keuangan
f. Komite medis
g. Satuan pemeriksaan internal.

5.2 Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Inap

Sistem Rawat Inap di Rs Gunung Maria Tomohon sudah tersusun secara baik
mulai dari masuknya Pasien sampai Keluarnya pasien.Tentu saja sudah sesuai
SOP yang ditetapkan.Ketika dokumen pasien rawat inap telah diterima di bidang
Rekam Medis maka kami akan menelaah kembali berkas yang telah diterima. Jika
berkas Rekam medis pasien sudah lengkap maka akan dilanjutkan ke bagian
pengkodingan. Pengkodingan di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon
menggunakan buku ICD 10 dan metode google search dimana untuk memastikan
apakah sudah benar kode ICD yang digunakan.Tentu saja pengkodingan
berdasarkan kode diagnose dari dokter. Berkas yang yang sudah dikoding akan
disimpan di ruangan penyimpanan berkas rekam medis yang aktif.

Di Rumah Sakit Umum Gunung Maria Tomohon ada kegiatan sensus yang
dilakukan setiap hari 1 x 24 jam dan sensus bulanan.Sensus ini bertujuan untuk
mendata berapa banyak pasien yang mendapatkan pelayanan fasilitas
kesehatan.Sensus ini hanya dikonsumsi secara internal berguna untuk pegangan
Direktur dan untuk evaluasi. Apabila ada permintaan dari PT yayasan maka
direktur berhak untuk menyerahkan kepada pihak terait.

5.3 Dokumen Pasien Rawat Jalan

5.4 Dokumen Rekam Medis pasien rawat jalan akan dikeluarkan dari ruang
penyimpanan apabila ada permintaan dari poliklinik untuk pemeriksaan
pasien.Kami para mahasiswa melakukan pekerjaan sama seperti para pegawai
yaitu mencetak karcis pasien yang kemudian mencari nomor berkas rekam media
pasien. Berkas didistribusikan ke setiap poliklinik tujuan. (Ada beberapa
poliklinik yang berkas rekam medisnya tidak didistribusikan dengan alasan di
poliklinik tersebut sudah by system dimana ketika petugas memasukkan nomor
rm pasien sesuai karcis maka riwayat kunjungan pasien beserta diagnosa
kunjungan terakhir pasien) Tetapi ada beberapa poli yang dokter tidak melakukan
pengkodingan, hal tersebut dikarenakan dokter tidak melakukan prosedur
pengkodingan akan tetapi ada beberapa dokter sudah biasa melakukan
pengkodingan sehingan ada beberapa kode yang sudah diketahui oleh
dokter .Setelah berkas dikembalikan ke ruangan rekam medis maka berkas
tersebut akan kami cek pada buku catatan keluar untuk memastikan dengan benar
apakah dokumen rekam medis sudah dikembalikan. Jika benar dokumen telah
masuk maka akan disimpan pada ruangan berkas rekam medis yang aktif.

5.4 Retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis

Retensi dokumen rekam medis (subbab)

Retensi adalah pengurangan jumlah ertical yang terdapat di dalam berkas

RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap ertical . Mengurangi jumlah
berkas rekam medis yang semakin bertambah. Tujuan dari retensi adalah:
Retensi di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohonm dilakuikan setiap
tahunnya guna. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru Tetap menjaga kualitas pelayanan
dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika sewaktu-waktu
diperlukanMenyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi serta
mengurangi yang tidak bernilai guna/nilai guna rendah atau nilai gunanya
menurun.Menjaga kerapihan penyusunan berkas rekam medis aktif.

Pemusnahan dokumen Rekam Medis

Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak
rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis di ruang
penyimpanan
Pelaksanaan pemusnahan
Pemusnahan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Gunung Maria Tomohon
dilakukan dengan cara Pembakaran.Cara ini dinilai efektif bagi Rumah Sakit
Gunung Maria Tomohon karena dinilai mudah dilakukan.Untuk prosesnya
dilakukan dengan menggali lubang kemudian memasukkan semua berkas rekam
medis yang telah dipilah untuk dibakar. Kemudian setelah selesai pembakaran
lubang yang telah digali akan di tutup kembali dengan tumpukan tanah.

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

1.1 KESIMPULAN

Rekam medis dan administrasi rumah sakit merupakan dua aspek yang saling
terkait dan penting dalam memberikan pelayanan kesehatan yang efisien,
berkualitas, dan aman bagi pasien. Rekam medis berfungsi sebagai pijakan
informasi klinis yang tepat,Rekam medis memiliki landasan hukum yang menjadi
acuan dalam penatalaksanaan aktifitas seorang administrator.

5.2 SARAN

Saran yang dapat kami berikan yaitu peningkatan SDM pada tenaga
administrasi. Kiranya SDM dapat memahami dan menguasai apa yang menjadi
tugas dan tanggung jawab terkait bidang masing masing.Terkait ruangn
penyimpanan dokumen rekam medis agar seluruh penyimpanan dapat
teralokasikan dengan baik.Bagi Instansi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Gunung
Maria
 Tomohon, kiranya tenaga dosen dapat ditingkatkan dan disesuaikan dengan
jurusan program studi Administrasi Rumah Sakit. Dan kami sebagai mahasiswa
agar lebih cakap dan lebih peka terhadap apa yang menjadi maslah di lapangan
praktik.

DAFTAR PUSTAKA

Menkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III

Tahun 2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta

Pemerintahan Indonsia .2009. Undag-Undang No.44 Tahun 2009 Tentang Rumah

Sakit.

Republik Indonesia. 1971. Undang-Undang no.7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan

Pokok-Pokok Kearsipan. Indonesia

Dr. Anthonius Tumbol M.Kes. 2011. Pedoman penyelenggaraan rekam medis rumah
sakit RSU Gunung Maria Tomohon. Tomohon. RSU Gunung Maria

Kemenkes RI. 2007. Standar Informasi Perekam medis dan Informasi Kesehatan
Nomor 377/Menkes/SK/III/2007. Jakarta:

Menkes RI. Manangka RF. 1998. Klasifikasi Statistik Internasional tentang

Penyakit dan Masalah Kesehatan (ICD-10). Surabaya: K.P.R.I. RSUD. Dr.
Soetomo.

Hassanudin, S, dan Kurniardi. 2012. Analisa Ketidaklengkapan Dokumen Rekam

Medis Rawat Inap Ruang Annisa Triwulan I Tahun 2012 di RSU PKU
Muhammadiyah Gubu. Diakses: 28 Juli 2023
http://eprints.dinus.ac.id/6592/1/jurnal_12929.pdf
 LAMPIRAN DOKUMENTASI

Gambar 3. Ruangan penyimpanan berkas rekam medis aktif

Gambar 4. Ruang penyimpanan berkas rekam medis aktif

Gambar 5. Ruang penyimpanan berkas rekam medis non aktif

Gambar 6. Ruang penyimpanan berkas rekam medis non aktif

Gambar 7. Ruangan rekam medis