Membangun Implementasi Rekam Medik

Elektronik (RME) “Terintegrasi” Di Rumah

Sakit
Electronic Medical Record sudah banyak digunakan di berbagai rumah sakit di dunia sebagai pengganti atau
pelengkap rekam medik kesehatan berbentuk kertas. Di Indonesia dikenal dengan Rekam Medik Elektronik (RME).

Sejalan dengan perkembangannya, RME menjadi jantung informasi dalam sistem informasi rumah sakit. Namun
demikian para tenaga kesehatan dan pengelola sarana pelayanan kesehatan masih ragu untuk menggunakannya
karena belum ada peraturan perundangan yang secara khusus mengatur penggunaannya. Sejak dikeluarkannya
Undang-undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) Nomor 11 Tahun 2008 telah memberikan jawaban atas
keraguan yang ada. UU ITE telah memberikan peluang untuk implementasi RME.

Salah satu penggunaan teknologi informasi (TI) di bidang kesehatan yang menjadi trend dalam pelayanan kesehatan
secara global adalah Rekam Medik Elektronik. Selama ini rekam medik mengacu pada Pasal 46 dan Pasal 47 UU
No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran dan Permenkes No.269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medik,
sebagai pengganti dari Peraturan Menteri Kesehatan No.749a/Menkes/PER/XII/1989.

Undang-undang No.29 Tahun 2004 sebenarnya telah diundangkan saat RME sudah banyak digunakan di luar
negeri, namun belum mengatur mengenai RME. Begitu pula Peraturan Menteri Kesehatan
No.269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medik belum sepenuhnya mengatur mengenai RME. Hanya pada Bab
II pasal 2 ayat 1 dijelaskan bahwa “Rekam medik harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas atau secara
elektronik”. Secara tersirat pada ayat tersebut memberikan ijin kepada sarana pelayanan kesehatan membuat rekam
medik secara elektronik (RME).

Sehingga sesuai dengan dasar-dasar di atas maka membuat catatan rekam medik pasien adalah kewajiban setiap
dokter dan dokter gigi yang melakukan pemeriksaan kepada pasien baik dicatat secara manual maupun secara
elektronik.

Aspek Legal
Aspek legal pencatatan rekam medik adalah:

 UU No. 29 Tahun 2004 - Praktik Kedokteran, Pasal 46-47,

 Permenkes No.269 Tahun 2008 - Rekam Medik,

 UU No.11 Tahun 2008 - ITE,

 Pasal 6, 11, 16, 19, 20,

 Permenkes No. 1171 Tahun 2011 – SIRS

Dari aspek legal di atas dapat disimpulkan bahwa Rekam Medik harus ditulis pada saat Pasien mendapatkan
Pelayanan. Intinya adalah dokter harus menulis rekam medik yang bisa ditulis secara manual maupun elektronik.
Ketika kita akan masuk ke rekam medik elektronik maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: harus
ada otentifikasi, harus aman, harus ada pin (login dan password), dan harus bisa diakses kembali kapan saja sesuai
kebutuhan. Selain itu penyajian data rekam medik harus memenuhi persayaratan baik legalitas maupun segi medik
oleh karena hal tersebut maka rumah sakit wajib melaksanakan SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit).
RSUD Dr. Soetomo berhasil mengimplementasikan
Electronic Medical Record
RSUD DR Soetomo, Surabaya, memulai implementasi EMR (Electronic Medical Record) sejak tahun
2010.
Latar belakang dari penerapan EMR ini adalah dengan melihat laju pertumbuhan jumlah status rekam
medik diperkirakan
dalam 5 tahun kedepan luasan ruangan penyimpanan harus ditambah dua kali lipat. Hal lain adalah
akibat jumlah
yang semakin bertumbuh tadi, maka proses pencarian juga menjadi semakin memakan waktu,
menimbulkan antrian panjang di
pelayanan. Demikian juga terhadap aspek keamanan datanya, terhadap kemungkinan hilang atau
terbawa pulang oleh pasien.

Saat ini EMR (Electronic Medical Record) RSUD Dr Soetomo digunakan untuk melayani 3500 pasien per
hari yang berkunjung ke sejumlah 34 poli rawat jalan.
EMR ini dioperasikan langsung oleh 2000 Dokter Spesialis dan PPDS. Berjalannya Sistem EMR ini
ditunjang dengan infrastruktur jaringan Fiber Optic,
Server dan 300 PC Client.

Dengan mengimplementasikan Electronic Medical Record maka RSUD Dr Sotomo memperoleh berbagai
manfaat sebagai berikut:
- Data menjadi lengkap dan sesuai standar (ICD X, ICD 9 CM)
- Proses pencarian lebih cepat dan akurat
- Abstraksi, pelaporan lebih mudah bahkan otomatis
- Penyimpanan lebih ringkas, tidak memerlukan ruangan yang luas
- Data dapat ditampilkan dengan cepat sesuai kebutuhan
- Terintegrasi dengan LIS (Laboratory Information System) untuk hasil pemeriksaan laboratorium
- Terintegrasi dengan PACS (Picture Archive Communication System) untuk hasil radiologi (MRI)

"EMR dibeberapa

poli sangat membantu karena dengan mengisi EMR secara lengkap dokter bisa secara langsung
membuka data untuk keperluan penelitian.
Memang ada beberapa poli yang mengatakan bahwa ada
kendala seperti fitur yang diperlukan belum ada atau tidak lengkap. Namun selama ini bila hal tersebut
disampaikan maka akan segera ditambahkan sesuai dengan kebutuhan.
Kendala yang lain adalah pada
beberapa poli rotasi dokter terlalu cepat sehingga banyak dokter yang bekerja di poli tetapi tidak dapat
memasukkan data pasien ke komputer, sehingga untuk mengatasi hal tersebut instalasi Rawat Jalan
mengadakan pembekalan cara pengisian EMR 2 (dua) kali setiap bulan yang dipandu oleh PT. Buana.

Saat ini beberapa poli sudah mengisi data resume pasien yang akan Rawat Inap sehingga pasien tidak
perlu repot lagi membawa status tetapi hanya membawa satu lembar kertas ke IRNA. Dengan demikian
akan mengurangi resiko hilangnya status."

Kepala Instalasi Rawat Jalan RSUD Dr. Soetomo, Surabaya

Dr. Trisiswati Indranarum, Sp.KK
Generasi Baru Sistem Informasi Rumah Sakit RSUD Dr.
SOETOMO SURABAYA
Overview : Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Soetomo - Surabaya

Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Soetomo sebagai salah satu rumah sakit terbesar di Indonesia merupakan rumah
sakit kelas A yang berdiri di atas tanah seluas 163.875 m 2 dan luas bangunan 98.121 m2 serta mempunyai kapasitas
tempat tidur (TT) 1.449. RSUD Dr. Soetomo tidak hanya untuk melayani pengobatan, melainkan juga sebagai rumah
sakit pendidikan, penelitian dan pusat rujukan tertinggi untuk wilayah Timur.


Tantangan : Akses real-time untuk informasi pasien dan respon time dan Peningkatan efisiensi
RSUD Dr. Soetomo melayani lebih dari satu juta pasien per tahun baik rawat jalan, rawat inap dan rawat darurat
beserta penunjang-penunjangnya, dimana diperlukan suatu Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang mampu
mengatur, mencatat, mendokumentasikan, menampilkan informasi dan menganalisis seluruh kegiatan operasional
Rumah sakit. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana seluruh kegiatan pada cakupan luas bangunan 98.121
m2 dapat diakses dengan real time, yang selanjutnya dapat meningkatkan respon time layanan dan meningkatkan
efisiensi kinerja termasuk sebagai fungsi control dengan accountability yang tinggi.
Hal tersebut diatas harus ditopang oleh infrastruktur sistem informasi yang handal, stabil, secure dan reliable sebagai
pondasi Sistem Informasi Rumah Sakit Terintegrasi dengan skala enterprise.



Solusi : Implementasi Structured Cabling System & Hardware yang tepat sebagai pondasi SIRS
Terintegrasi


Implementasi Structure Cabling System SIRS Soetomo :

Cabling system


o Backbone Cabling Infrastructure

Merupakan jalur utama yang menghubungkan dari Ruang Server ke Segmen-segmen utama. Untuk
Jaringan utama ini digunakan kabel Fiber Optic multimode 50 micron. Topologi yang akan
diimplementasikan menggunakan topologi Full Star dan dibackup menggunakan redundant link antar
segmentnya. Total Panjang kabel fiber optik yang diimplementasikan di RSUD Soetomo adalah 17.000
Meter.


o Horizontal Cabling Subsystem
Merupakan sistem distribusi dari horizontal cross connect (segmentasi) ke outlet atau konektor. Kabel
yang digunakan adalah Kabel UTP Cat 5e. Kabel tersebut dapat menghantarkan data dengan kecepatan
antara 100 Mega Byte per Second sampai 1000 Mega Byte per Second.


o Work Area Subsystem

Merupakan perpanjangan dari outlet/connector ujung dari horizontal cabling system ke alat-alat
workstation seperti PC atau Printer. Work Area Subsystem terdiri dari Modular Jack RJ.45, Mounting
Faceplate dan Patch Cord.


o Pathway

Merupakan jalur kabel baik untuk backbone kabel maupun untuk horizontal kabel subsystem.


 o Sistem Rack

Rack sistem digunakan untuk managemen penempatan terminasi sistem pengkabelan dan penempatan
server maupun switch. Sistem rack ini sebagai representative segmentasi jaringan dimana terdapat 47
segment untuk menjangkau seluruh Work Area Subsystem sebagai representative layanan-layanan di
RSUD. Dr. Soetomo.


o Telah terinstall 1300 titik structured distribution network untuk memenuhi kebutuhan sebaran layanan
baik saat ini dan akan datang.

Switching
Jaringan di Rumah Sakit menggunakan teknologi high-speed multilayer network switches untuk menyediakan
interkoneksi antara server-server (farm server), user-user dan interkoneksi antara user dan server. Arsitektur
jaringannya terdiri dari switch-switch dengan servis intelligent jaringan yang tinggi seperti performa, keamanan,
availabilitas dan skalabilitas yang tinggi.Digunakan Core switch layer 7 sebagai backbone switch untuk mendukung
kebutuhan performa yang tinggi, redundancy, failover system dan kemudahan akan pengembangan baik scale up
maupun scale out. Pada distribution switch digunakan switch layer 3 dengan interkoneksi ke backbone switch via
Fiber optic dengan kecepatan 1 GB dan ketersediaan 20 port 10/100/1000 Mbps akan menggaransi reliability dan
availabilitas jaringan. Setting VLAN, ACL, dan mac address filtering akan memberi keamanan pada jaringan tersebut.

Sistem Pentanahan (Grounding)

Untuk melindungi alat jaringan dan server dari serangan petir dan kebocoran listrik diperlukan sistem pentanahan
yang baik. Standarisasi untuk grounding yang baik untuk peralatan jaringan dan server adalah kurang dari 1 Ohm.
Telah terpasang 15 system grounding untuk memenuhi kebutuhan 47 segment jaringan di RSUD. Dr. Soetomo.

Topologi Jaringan
Desain arsitektur dengan topologi jaringan star menjamin seluruh luasan RSUD Soetomo tercover dan di backup
menggunakan topologi ring untuk menjamin redundancy link.
Implementasi Perangkat Keras (hardware) yang tepat untuk mendukung SIRS
Enterprise Server


o Performance : Dapat mendukung kebutuhan system yang akan diaplikasikan dan memenuhi kebutuhan
klient

o High availability : Memenuhi kebutuhan redundancy dan fail over sehingga tercipta zero downtime

o Scalable : Dapat dilakukan upgrade dengan mudah baik performa maupun layanannya

o Menggunakan multiple server enterprise yang saling mendukung dan saling dapat menggantikan satu
sama lain.

o Spesifikasi :

 Multiple Processor

 Redundancy Storage (RAID tolerance) dengan kapasitas besar

 Kebutuhan memory yang besar

 Redundancy Network Interface Card

 Redundancy Power Supply

 Menggunakan Operating System yang mendukung Mesin server, Data Base System dan Aplikasi
menjadi kesatuan yang bersinergi tinggi
 o Replikasi : Bahwa data base pada server utama dilakukan replikasi real time ke server back up sehingga
databasenya akan selalu sama. Bila terjadi pergantian server maka downtime dapat diminimalkan.

o Data Backup : Dilakukan Backup data base dengan media tape yang dapat disimpan ke tempat lain.
Mekanisme backup melalui backup harian, bulanan dan tahunan. Data Backup digunakan sebagai backup
bila terjadi kerusakan atau bahkan bencana di RS.

o Data Recovery Planning /Data Recovery Center : Dilakukan replikasi data base seperti halnya replikasi
di data center antara server utama ke server backup. Dalam hal ini server Backup berada di Kantor Pusat
PT. BVK. Interkoneksi antara Data Center yang ada di RSUD. Dr. Soetomo dengan PT. BVK menggunakan
link IPVPN sebesar 2 Mbps.

PC
Merupakan alat gerbang utama masuknya data. Diperlukan PC yang handal dan sesuai dengan kebutuhan baik oleh
sipengguna maupun oleh aplikasi / software yang akan dijalankan.

Printer Dot Matrik

Printer ini diperuntukkan untuk melakukan pencetakan yang berkesinambungan dengan output multi-part form.
Printer ini untuk mencetak laporan, kwitansi, bukti dan lain sebagainya.Printer yang dipakai adalah LX-300 plus II dan
LQ-2190

Printer Kartu
Printer kartu ini digunakan untuk mencetak kartu pasien

Printer Label
Setiap berkas pasien akan diberikan label untuk kemudahan, keamanan, menghindari saling tertukar dan juga upaya
patient safety

Barcode Scanner
Untuk membaca label setiap berkas diperlukan Barcode Scanner

UPS
Untuk menjaga keberlangsungan operasional terhadap perpindahan dari PLN ke Genset maka perlu Uninterupted
Power Supply.

Tape Backup
Semua data yang ada di server harus diakukan backup daily, weekly dan monthly

Manfaat :
Solusi yang diterapkan di RSUD. Dr. Soetomo memberi kemampuan SIRS terintegrasi baik front office dan back
office berjalan dengan baik pada cakupan luas bangunan 98.121 m 2.
Aplikasi kegiatan di rawat inap, rawat jalan, rawat darurat beserta penunjangnya, laboratorium, radiologi, farmasi,
akuntansi, inventory, rekam medis, mobilisasi dana, CRM, Kepegawaian dan laporan-laporannya dapat terintegrasi
pada Single Enterprise Data Base Server.
Manfaat utama yang saat ini dirasakan adalah kemampuan compatibility dan interkoneksi dengan pihak lain seperti
Laboratory Information System (LIS), Radiology Information System (RIS), Picture Archiving and Communication
System (PACS) dan Bridging dengan Bank maupun lembaga penyelenggara jaminan sosial atau kesehatan.
Sejak instalasinya di RSUD Dr. Soetomo, solusi ini telah menopang milyaran transaksi dan telah beroperasi pada
99,9% uptime dengan operation mode 24 X 7 x 365.