1-4

URAIAN TUGAS No. Dokumen PM/02/11.03

JABATAN No. Revisi
Tgl. Berlaku
00

NAMA JABATAN : STAF FILING

KODE BAGIAN : 11.03
DIREKTORAT : PENUNJANG MEDIK

1. Hubungan Kerja Internal

1.1 Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Instalasi Rekam Medis.
1.2 Berhubungan koordinatif dengan unit-unit dilingkup Rekam Medis, seperti bagian
koding, berhubungan langsung dengan Instalasi Gawat darurat, Instalasi Rawat
Inap, Instalasi rawat Jalan, unit yang membutuhkan Dokumen Rekam Medis yang
digunakan untuk penelitian.

2. Fungsi Utama Jabatan

2.1 Menunjang dan mendukung pelaksanaan tugas filing sehingga dapat berjalan
dengan baik.
2.2 Merencanakan dan melaksanakan tugas-tugas administrasi filing untuk
kemutakhiran data.

3. Target Pekerjaan
Tugas-tugas filing dapat selesai dengan benar dan tepat waktu atau sesuai dengan target
yang ditetapkan.

4. Tugas Rutin
4.1 Menerima dokumen RM yang sudah lengkap dari bagian koding dan indexing.
4.2 Menyimpan dokumen RM dengan metode terminal digit filing.
4.3 Menyediakan dokumen RM untuk keperluan pelayanan pasien dengan
menggunakan tracer.
4.4 Menyediakan dokumen RM untuk keperluan penelitian dari unit lain dengan
menggunakan tracer.
4.5 Mencatat penggunaan dokumen RM yang keluar dari rak penyimpanan dengan
sistem komputerisasi.
4.6 Menyerahkan dokumen RM kepada unit pengguna.
4.7 Melacak dokumen yang tidak ditemukan pada tempat penyimpanan dengan
menggunakan system billing dan system kelengkapan dokumen rekam medis pada
komputer.
4.8 Menyimpan kembali dokumen RM yang aktif dan menyimpan dokumen yang non
aktif di tempat berbeda.
4.9 Melakukan retensi dan penyortiran dokumen RM menjadi dokumen yang aktif dan
non aktif.
4.10 Bersama tim pemusnah melakukan pemusnahan formulir yang tidak dilestarikan.
4.11 Bersama kepala Instalasi RM membuat abstrak dokumen RM yang dilestarikan.

5. Tanggung Jawab
5.1 Melacak dokumen RM yang dibutuhkan jika tidak terdapat dirak penyimpanan.
5.2 Melakukan retensi dan penyortiran dokumen RM menjadi dokumen yang aktif dan
non aktif.
 5.3 Bersama kepala Instalasi RM membuat abstrak dokumen RM yang dilestarikan.
5.4 Menyerahkan dokumen RM kepada unit pengguna.

6. Wewenang
6.1 Memusnahkan berkas rekam medis setelah dilakukan retensi.

7. Pengawasan
7.1 Pengawasan yang diterima
Pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas-tugasnya menerima pengawasan dan
pembinaan langsung dari Kepala Instalasi Rekam Medis.
7.2 Pengawasan yang dilakukan
-

8. Pengendalian
8.1 Material : Tracer, Buku catatan peminjaman dokumen rekam medis.
8.2 Keuangan : -
8.3 Peralatan : Meja, Kursi, Computer, ATK.
8.4 Administrasi : Sistem Retensi, Laporan Miss File dokumen rekam medis.
8.5 Lain-lain (bila ada) : -

9. Kondisi Lingkungan Kerja

Suhu normal, tenang, nyaman cukup terang

10. Kedudukan dalam Struktur Organisasi

KEPALA INSTALASI
REKAM MEDIS

STAF STAF
STAF CODING
ASSEMBLING STAF FILING REPORTING&
& INDEXING
ANALISING
 SPESIFIKASI JABATAN FILING
A SPESIFIKASI JABATAN UNTUK CALON EKSTERNAL
a Jenjang Pendidikan Minimal SLTA
b Latar Belakang Pendidikan SLTA/SMK/D1 Administrasi/D3 Manajemen
Rumah Sakit/D3 Rekam Medik /S1 Kesehatan
Masyarakat
c Usia 20 – 30 Tahun
d Jenis Kelamin Laki-laki / Perempuan
e Pelatihan 1. Pelatihan Tentang Rekam Medis
f Pengalaman kerja sebelumnya Minimal 1 Tahun di Rumah Sakit
g Kondisi Fisik 1. Sehat
2. Tidak Catat Fisik yang mengganggu pekerjaan
h Kompetensi yang diperlukan
- Sertifikat Uji Kompetensi Perekam Medis
i Spesifikasi Khusus
- Cermat, Cekatan, dan Teliti
- Mampu berbahasa Inggris lisan dan tulisan
B SPESIFIKASI JABATAN UNTUK CALON INTERNAL
a Jenjang Pendidikan Minimal SLTA
b Latar Belakang Pendidikan SLTA/SMK/D1 Administrasi/D3 Manajemen
Rumah Sakit/D3 Rekam Medik /S1 Kesehatan
Masyarakat
c Usia 30 – 35 Tahun
d Jenis Kelamin Laki-laki / Perempuan
e Pelatihan 1. Pelatihan Tentang Rekam Medis
f Masa Kerja 3 Tahun
g Golongan Minimal -
h Jabatan Minimal -
i Pengalaman Kerja Sebelumnya 2 Tahun
j Kondisi Fisik 1. Sehat
2. Tidak Catat Fisik yang mengganggu pekerjaan
k Kompetensi yang diperlukan
l Spesifikasi Khusus
- Cermat, Cekatan, dan Teliti
- Mampu berbahasa Inggris lisan dan tulisan
NAMA JABATAN : FILING
KODE BAGIAN : 11.03
BAGIAN : PENUNJANG MEDIK

KOMPETENSI
A. Core Competency
1. Achievement orientation
2. Concern for order, quality, & accuracy
3. Customer focus services
4. Integrity
5. Organizational Commitment
B. Soft Competency
1. Initiative
2. Self Confidence
C. Hard Competency
1. Language Skill
2. Foreign Language
3. Competency Medical Record

Mengetahui
Pemegang Jabatan Atasan Kabag SDM & Wadir Medis &
Sekretariat Keperawatan

Nama: Nama: Nama: Nama:

Masfiatul Asriyah, SKM Viki Rathomi, SH dr. Cicin Ulfinah