Filling Dan Retrieval

1. Filling salah satu bagian dari unit rekam medis yang berfungsi menyimpan dokumen
rekam medis, menyediakan dokumen rekam medis, meretensi dan membantu dalam
pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis
2. Retrieval berarti kegiatan pengambilan berkas rekam medis di rak penyimpanan untuk
menunjang Kegiatan pelayanan Kesehatan

3. Sistem penyimpanan
Sistem penyimpanan dokumen yang dipakai di RSI Unisma adalah sistem
penyimpanan sentralisasi. Dalam sistem ini, dokumen rekam medis pasien rawat jalan dan
pasien rawat inap disatukan dalam satu kesatuan (folder) serta disimpan pada satu tempat
yang sama, adapun tujuan dari sistem penyimpanan dokumen rekam medis ini adalah
terlaksananya penyimpanan rekam medis, baik rawat jalan maupun rawat inap secara rapi,
teratur dan sistematis sehingga mempermudah dalam pengambilan (retrieval) dan
penyimpanan berkas rekam medis.
4. Sistem Penamaan
Tujuan sistem penamaan adalah untuk memberikan identitas kepada seorang penderita
serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien lain melalui sistem tesendiri.
Penulisan nama dan nomor rekam medis dilakukan pada setiap lembar formulir rekam medis.
Penulisan nama dan nomor rekam medis sangat penting untuk mencegah terjadinya kesalahan
dalam pelayanan misalnya tertukarnya berkas rekam medis pasien dengan pasien yang lain.

a. Prinsip utama yang harus ditaati petugas pendaftaran pasien adalah:

 Nama pasien harus lengkap, jelas, dan harus nama sendiri/ asli
 Tambahan, gelar, dan lain-lain ditulis dibelakang nama tersebut
 Bagi pasien perempuan di belakang nama lengkap ditambah Ny. Anatu
Nn. Sesuai dengan statusnya. Demikian pula bagi pasien laki-laki,
penulisan Tn., Sdr. Dicantumkan di belakang nama pasien
 Untuk pasien anak, di belakangnama pasien ditambah An.
 Untuk nama bayi baru lahir apabila hingga saat pulang belum
mempunyai nama, maa penulisannya: By. Ny. (dilanjutkan denan nama
ibu nya).
b. Pencatatan nama disesuaikan dengan bukti diri yang sah seperti: KTP/
SIM/ KTM disertai dengan nama suami/ ayah/ marga
5. Sistem Penomoran
Sistem penomoran dibagi menjadi 3 yaitu Unit numbering system, serial numbering system,
dan unit serial numbering system.

Sistem penomoran yang dipakai di RSI Unisma adalah Unit Numbering System (Sistem
Penomoran Tunggal), yaitu memberi satu unit nomor rekam medis kepada pasien yang
berobat jalan maupun pasien rawat inap pada saat seorang penderita berkunjung pertama kali
ke rumah sakit. Kepada penderita tersebut diberi satu nomor (admitting number) yang akan
dipakai selamanya untu kunjungan berikutnya, shingga rekam medis penderita tersebut hanya
tersimpan dalam berkas di bawah satu nomor.

6. Sistem Penjajaran
Sistem penjajaran dibagi menjadi 3 yaitu Straight digit filling,Middle digit filling,
terminal digit filling.
Sedangkan sistem penjajaran menggunakan terminal digit filling system, yaitu
penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak penyimpanan secara berurutan sesuai dengan
dua (2) nomor terakhir. Disini digunakan nomor-nomor dengan 6 angka yang di
kelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masong terdiri dari 2 angka. Angka pertama
adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka ke 2 adalah kelompok 2 angka
yang terletak paling kiri, dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka tengah.

12 34 56
Angka ke -dua Angka ke -tiga Angka pertama
Cara penjajaran dokumen rekam medis di RSI Unisma adalah
a. mengelompokkan nomer rekam medis (6 digit) menjadi 3 kelompok
yang masing masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama
adalah kelompok 2 angka palig kanan (primary digits), angka kedua
adalah kelompok 2 angka tengah (secondary digits) dan angka ketiga
adalah kelompok 2 angka paling kiri (tertiary digits)
b. rak penyimpanan dibagi menjadi 100 kelompok angka pertamayaitu
mulai dari 00,01,02 dan seterusnya sampai 99
c. pada saat penyimpanan petugas penyimpanan dapat membagi
dokumen rekam medis sesuai dengan kelompok angka pertama dan
meletakkan pada daerah rak penyimpanan sesuai kelompok angka
pertama tersebut
 d. setelah menemukan kelompok angka prtama, dokumen rekam medis di
sesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua dan selanjutnya
disesuaikan urutan letaknya menurut angka ketiga.

7. Pengembalian dan penyimpanan (Filling) dokumen rekam medis di RSI Unisma dilakukan
dengan langkah – langkah sebagai berikut :
a. Petugas penyimpanan menerima dokumen rekam medis dari petugas poli.
b. Petugas penyimpanan memisahkan dokumen rekam medis dalam kelompok besar
dan kecil sesuai dua nomor terakhir.
c. Petugas menyerahkan dokumen rekam medis yang telah di tata ke petugas koding.
d. Petugas penyimpanan mengembalikan dokumen yang telah di koding ke dalam
rak sesuai nomor urut dan nomor rak.

8. Retrieval berarti pengambilan dokumen rekam medis pasien

Retrieval (pengambilan) rekam medis di RSI Unisma dilakukan dengan
Langkah langkah sebagai berikut:
a. Petugas penyimpanan mencetakkan tracer permintaan dokumen rekam medis
melalui aplikasi tracer dengan informasi sebagai berikut :
a). Nomor rekam medis
b) Nama pasien
c). Alamat
d). Poli Tujuan
e). Dokter Pemeriksa
f). Tanggal pinjam
g). Tanggal Kembali
b. Petugas penyimpanan mengambilkan dokumen rekam medis yang diminta (sesuai
dengan nomor rekam medis yang tertera pada tracer) pada rak penyimpanan
dokumen rekam medis.
c. Petugas penyimpanan mengambil dokumen rekam medis yang dimaksud,
kemudian dokumen yang telah diambil di stempel sesuai tujuan poli pasien.
d. Petugas mengambil status Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) dan Surat
Elegibilitas Peserta (SEP) untuk klaim BPJS dan tracer untuk pasien umum atau
asuransi di Pendaftaran.
 e. Petugas menggabungkan dokumen rekam medis pasien BPJS dengan status JKN
dan SEP, sedangkan untuk tracer digabungkan untuk dokumen rekam medis
pasien pasien umum atau asuransi.
f. Petugas mengantarkan dokumen rekam medis di poli tujuan pasien.

9. Telaah masalah yang ada pada bagian filling RSI Unisma

No Masalah Dampak Solusi

1. Tidak digunakan tracer
pada rak penyimpanan
2. Kurangnya petugas filling
Sering terjadinya hilang Mewajibkan
dokumen sehingga membuat menggunakan tracer
DRM baru atau hanya pad rak penyimpanan
mengajukan assesmen ke poli saat pengambilan
dokumen
Meningkatnya beban kerja Menambahkan
individu setiap pekerja dan jumlah pekerja sesui
berpengaruh terhadap efesiensi dengan beban kerja
waktu pengiriman dokumen yang diberikan

10. Telaah masalah pada bagian retrieval RSI Unima

No Masalah Dampak Solusi

1. Tidak segera ditatanya Mengurangi efesiensi waktu Dilakukan penataan
dokumen di rak sesuai pencarian sehingga memperlama sesuai dengan sistem
dengan sistem penjajaran dan mempersulit petugas lain penjajaran setiap kali
yang diterapkan untuk mencari dokumen dokumen kembali