BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pembangungan kesehatan sebagai bagian integral dari pembangunan
nasional, pada hakekatnya adalah penyelenggaraan upaya kesehatan untuk
mencapai hidup sehat bagi setiap penduduk agar dapat mewujudkan derajat
kesehatan yang optimal sebagai salah satu unsur kesejahteraan umum yang
merupakan bagian dari tujuan nasional. Sarana pelayanan kesehatan
merupakan lembaga yang mendukung dalam mewujudkan tujuan nasional
khususnya dibidang kesehatan, salah satu lembaga tersebut adalah Pusat
Kesehatan Masyarakat (Puskesmas)5
Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah salah satu sarana
pelayanan kesehatan masyarakat yang amat penting di Indonesia. Puskesmas
adalah unit pelaksana teknis dinas kabupaten/kota yang bertanggungjawab
menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja. Dalam
menjalankan kegiatannya puskesmas didukung oleh beberapa unit atau
departmen, salah satu unit tersebut adalah rekam medis.5
Unit rekam medis merupakan unit yang mempunyai kegiatan yang
beragam, tidak hanya terpaku pada kegiatan pencatatan saja tetapi rekam
medis adalah unit yang mengelola berkas beserta isi dari rekam medis itu
sendiri. Pengelolaan yang dimaksud adalah proses pengelolaan berkas rekam
medis pasien dari awal berkas diberikan sampai berkas tersebut disimpan
didalam rak penyimpanan3
Rekam Medis menurut Permenkes No.269 tahun 2008 adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Setiap sarana kesehatan wajib membuat rekam medis, diisi oleh dokter dan
atau tenaga kesehatan lain yang terkait, harus dibuat segera dan dilengkapi
setelah pasien menerima pelayan an, serta harus dibubuhi tanda tangan yang
memberikan pelayanan.1

1
 Manajemen Rekam Medis di Puskesmas Birobuli masih perlu
diperhatikan dalam segi penyimpanan rekam medis itu sendiri.
Rekam medis ada dua jenis yaitu rekam medis aktif dan inaktif. Rekam
medis aktif adalah rekam medis yang masih dipergunakan karena frekuensi
kunjungannya masih memungkinkan dipertahankannya rekam medis tersebut,
sedangkan rekam medis inaktif adalah rekam medis yang telah mencapai
waktu tertentu tidak pernah digunakan lagi karena pasiennya tidak pernah
berkunjung ke rumah sakit tersebut.2
Menurut Depkes RI (2006), penyusutan rekam medis adalah suatu
kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara:
a. Memindahkan arsip rekam medis aktif ke rak inaktif dengan cara
memilah pada rak penyimpanan dengan tahun kunjungan.
b. Memikrofilmkan berkas rekam medis sesuai ketentuan yang berlaku.
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmkan dengan
cara tertentu sesuai ketentuan2
Upaya penyelamatan dokumen/arsip bisa melalui berbagai cara di
antaranya dengan upaya preventif dan kuratif. Upaya preventif dilakukan
dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan yang memadai dan memenuhi
syarat/standar gedung penyimpanan. Upaya ini merupakan perlindungan fisik
dan nilai informasi dokumen/arsip terhadap bahaya dan gangguan. Artinya,
upaya preventif dilakukan terhadap dokumen/arsip melalui pencegahan dan
pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif. Adapun penyelamatan
dokumen/arsip melalui secara kuratif dilaksanakan jika terdapat unsur perusak
terhadap dokumen/arsip misalnya dengan restorasi, duplikasi, atau digitalisasi5
Dalam laporan kali ini akan dibahas mengenai “Pengarsipan Rekam
Medis di Puskesmas Birobuli” karena Pengarsipan Rekam Medis turut
mempengaruhi mutu pelayanan di Puskesmas Birobuli

2
1.2.Tujuan
Adapun tujuan dari penyusunan laporan manajemen ini antara lain;
1. Sebagai bahan pembelajaran dan pelatihan dalam manajemen Puskesmas
Birobuli
2. Sebagai syarat penyelesaian tugas di bidang Ilmu Kesehatan Masyarakat
3. Sebagai evaluasi keberhasilan pelaksanaan program pengarsipan rekam
medis di Puskesmas Birobuli

3
 BAB II
PERMASALAHAN

2.1 Isi rekam medis

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/MENKES/PER/ III/2008 tentang Rekam Medis, Isi rekam medis dibagi
menjadi :
a. Rekam Medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan
yang memuat :
 Identitas pasien;
 Tanggal dan waktu;
 Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit;
 Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
 Diagnosis;
 Rencana penatalaksanaan;
 Pengobatan dan/atau tindakan;
 Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien;
 Sedangkan untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram
klinik;
 dan persetujuan tindakan bila diperlukan.
b. Rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari yang
memuat :
 Identitas pasien;
 Tanggal dan waktu;
 Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit;
 Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
 Diagnosis;
 Rencana penatalaksanaan;
 Pengobatan dan/atau tindakan;

4
  Persetujuan tindakan bila diperlukan;
 Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan;
 Ringkasan pulang;
 Nama dan tanda tangan dokter, Dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
 Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu;
 Dan untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.
c. Rekam medis untuk pasien gawat darurat yang memuat:
 Identitas pasien;
 Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan;
 Identitas pengantar pasien;
 Tanggal dan waktu;
 Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit;
 Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
 Diagnosis;
 Pengobatan dan/atau tindakan;
 Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat
darurat dan rencana tindaklanjut;
 Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
 Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan
ke sarana pelayanan kesehatan lain;
 Dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.1

2.2 Alur pasien dan alur arsip rekam medis

Alur rekam medis pasien rawat jalan dari mulai pendaftaran hingga
penyimpanan rekam medis secara garis besar (Menurut Depkes) adalah
sebagai berikut :
1. Pasien dengan membawa karcis mendaftar ke tempat penerimaan pasien
Rawat Jalan.

5
 2. Petugas tempat penerimaan, pasien Rawat Jalan mencatat pada buku
register nama pasien, nomor Rekam Medis, identitas, dan data sosial
pasien.
3. Petugas tempat penerimaan pasien membuat kartu berobat untuk
diberikan kepada pasien, yang harus dibawa apa pasien berobat ulang.
4. Pasien ulangan yang sudah memiliki kartu berobat disamping harus
memperlihatkan karcis juga harus menunjukan kartu berobat kepada
petugas akan mengambil berkas Rekam Medis pasien ulangan tersebut.
5. Kartu poliklinik dikirim ke poliklinik yang dituju sesuai dengan keluhan
pasien, sedangkan pasien datang sendiri ke poliklinik.
6. Petugas poliklinik mencatat pada buku Register Pasien Rawat Jalan
nama, nomor rekam medis, jenis kunjungan, tinakan atau pelayanan yang
diberikan dan sebagainya.
7. Petugas di Poliklinik (perawat) membuat laporan atau rekapitulasi harian
pasien Rawat jalan.
8. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam Medis
dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya.
9. Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk
membuat laporan dan statistik rumah sakit.
10. Berkas Rekam Medis pasien disimpan menurut nomor Rekam Medisnya1

2.3 Ruang Penyimpanan Rekam Medis

Ruang penyimpanan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang
cepat kepada seluru pasien, mudah dicapai dari segala tempat dan mudah
menunjang administrasi. Ruang penyimpanan yang baik, pengaturan suhu
ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap keselamatan petugas.
Ruang penyimpanan rekam medis sangat membantu dalam memelihara dan
mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai yang ada di ruang
penyimpanan rekam medis. Ruang penyimpanan harus memperhatikan hal –
hal sebagai berikut :

6
1. Untuk suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar antara 18-
28 ˚C sedangkan kelembaban 50 % – 65 %, karena Indonesia negara
tropis. Pemasangan air condition (AC) juga bisa mengurangi banyaknya
debu.1
2. Menurut Kepmenkes No.1405 tahun 2012 tentang pencahayaan,
pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Intensitas cahaya
diruang kerja minimal 100 lux. Agar pencahayaan alami di ruang
penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu
tindakan sebagai berikut :
a. Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak
menimbulkan kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan
kebutuhannya.
b. Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau
bayangan.
c. Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang
optimum dan bola lampu sering dibersihkan.
d. Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera
diganti.
3. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan
kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat.
4. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain
untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip
tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan
menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip
dapat dihindari.
5. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka
(open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll
o’pack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena
harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan

7
 6. karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan
rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung
lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia
rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak
beroda .
7. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika
menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong
didepannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus
disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan
membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi
dan rekam medis terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan
kebersihan yang baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal
penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan
pada bagian penyimpanan rekam medis.3

2.4 Pengarsipan Rekam Medis

Menurut Candrawati (2010), Sistem pengarsipan adalah cara
pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan
memakai abjad, numerik atau nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan
nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Berikut adalah penjabaran dari
masing-masing sistem pengarsipan, yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai
metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang
dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan
atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-
nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat
yang dituju (surat keluar).

8
2. Sistem Subjek (Pokok Isi Surat)
Sistem subjek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu
dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan yang
dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-
masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah pokok tersebut
dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut
dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi
lagi menjadi masalah yang lebih kecil disebut sub pembagian
pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
a) Filling Cabinet
b) Guide
c) Folder
d) Kartu kendali
3) Pemberian kode surat.
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka
untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam
Pola Klasifikasi Arsip.
4) Penyimpanan surat, dengan cara membaca surat untuk mengetahui
isi surat, memberi kode surat, mencatat surat dalam kartu kendali,
menyimpan kartu kendali.
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Sistem Nomor merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam
medis berdasarkan urutan nomer dari arsip atau berkas rekam
medis itu sendiri.
d. Sistem Geografis atau Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan
arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi
alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali

9
 menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi
atau wilayah atau kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan
ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan.
Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan
sistem abjad atau sistem tanggal.
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam
medis yang berdasarkan urutan peristiwa atau kejadian.3
2.5 Sistem penomoran rekam medis
A. Sistem penomoran
1. Pemberian Nomor Cara Seri {Serial Numbering System) Pemberian
nomor cara seri atau dikenal dengan Serial Numbering System adalah
suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung di
puskesmas selalu mendapat nomor baru dan semua nomor yang telah
diberikan kepada pasien tersebut harus dicatat pada kartu index utama
pasien yang bersangkutan, sedangkan dokumen rekam medisnya
disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah
diperolehnya. Adapun keuntungannya petugas mudah mengerjakan, dan
kerugiannya adalah sulit dan membutuhkan waktu lama dalam mencari
dokumen rekam medis, sehingga informasi medis menjadi tidak
berkesinambungan.
2. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System
adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu
nomor rekam medis pada pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap
dan gawat darurat. Setiap pasien yang berkunjung mendapat satu nomor,
pada saat pertama kali pasien datang ke puskesmas, dan digunakan
selamanya untuk kunjungan berikutnya, sehingga rekam medis penderita
tersebut hanya tersimpan dalam satu berkas dibawah satu nomor.

10
 Keuntungan dengan menggunakan unit numbering system adalah
informasi medis dapat berkesinambungan.
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering System )
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal dengan Serial Unit
Numbering System adalah suatu sistem pemberian nomor dengan
menggabungkan sistem seri dengan sistem unit. Dimana setiap pasien
datang berkunjung ke puskesmas di beri nomor baru, tetapi dokumen
rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah
nomor baru.3
B. Sistem Penjajaran . Cara penjajaran dokumen penyimpanan rekam medis
dibagi menjadi:
1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing) Penyimpanan
dengan cara nomor langsung (Straight Numerical Filing) adalah
penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara beturut-turut
sesuai dengan urutan nomornya.
Kelebihan :
a. Bila ingin mengambil beberapa dokumen dengan nomor yang
berurutan dari rak untuk keperluan pendidikan, penelitian atau di non
aktifkan akan sangat mudah.
b. Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan tersebut
Kekurangan: :
a. Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis
sehingga mudah terjadi kekeliruan dalam penyimpanan makin besar
angka yang diperhatikan, makin besar kemungkinan membuat
kesalahan.
b. Terjadinya konsentrasi Dokumen rekam medis (DRM) pada rak
penyimpanan untuk nomor besar, yaitu rekam medis dengan nomor
terbaru, sehingga beberapa petugas yang bekerja bersamaan akan
berdesak-desakan di satu tempat.

11
 c. Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena
tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk
bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.
2. Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit Filing ) Penyimpanan dengan cara
angka akhir disebut dengan “Terminal Digit Filing “. Sistem penjajaran
dengan sistem angka akhir atau TDF yaitu suatu sistem penyimpanan
dokumen rekam medis dengan mensejajarkan urutan folder dokumen
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka
kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan
rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 (section) sesuai
dengan 2 angka kelompok akhir tersebut, mulai dari section 00;01;02 dan
seterusnya sampai section 99. Kemudian cara menyimpannya pada setiap
section diisi dengan folder dokumem rekam medis dengan nomor rekam
medis dengan 2 angka kelompok akhir yang sama sebagai digit pertama
(Primary Digit ) sebagai patokan. Selanjutnya secara berturut-turut
(dibelakangnya) dengan berpatokan pada 2 angka kelompok tengah
sebagai digit kedua (Secondary Digit ) dan patokan berikutnya pada 2
angka kelompok akhir sebagai digit ketiga (Tertiary Digit ).
Kelebihan :
a. Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara
merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan
b. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakan
di satu tempat dimana rekam medis harus disimpan di rak.
c. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah
section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi 25
persen dari total section.
d. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata
mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya
untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen
rekam medis

12
 e. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan
dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di
section tersebut.
f. Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
g. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan
perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
h. Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas
penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan
rekam medis kedalam rak sehingga jarang terjadi kekeliruan
membaca angka.
Kekurangan :
a. Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem
angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan dengan sistem
penomoran langsung,tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam
waktu yang tidak terlalu lama.
b. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak
penyimpanan terlebih dahulu.3
2 Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing) Sistem penjajaran dengan sistem
angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam
medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan
nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan
kekurangan sistem ini sama dengan TDF namun yang membedakan adalah
angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka
yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka yang paling kanan
menjadi yang ketiga.3

2.6 Pemusnahan Rekam Medis

Menurut PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: Tentang
REKAM MEDIS. Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakitwajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung

13
 dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima)
tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang
dan persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan
medik harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari
tanggal dibuatnya ringkasan tersebut. Rekam medis pada sarana pelayanan
kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka
waktu 2(dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan.1
2.7 Masalah
Pada laporan manajemen ini, permasalahan terkait dengan Pengarsipan
Rekam Medis di Puskesmas Birobuli yang akan dibahas antara lain :
a. Input
Input Puskesmas
Sarana dan Sarana dan prasana masih belum memadai, ruangan
Prasarana dan rak penyimpanan rekam medis yang tidak sesuai
dengan jumalah rekam medis yang ada.
Akses Mudah dijangkau dalam pengambilan rekam medis
keluarga di lemari penyimpanan RM

Pendanaan Pembiayaan yang bersumber dari pemerintah berbeda-

beda pada tiap tingkat administrasi, dimana untuk
kabupaten/kota yaitu bersumber dari APBN (tugas
perbantuan) dan APBD kabupaten/kota berupa DAU
(Dana Alokasi Umum) dan DAK (Dana Alokasi
Khusus).
Pencatatan Setelah di periksa dan diterapi dokter, kemudian di
catat di buku kunjugan kemudian di simpan kembali
dalam rak penyimpanan rekam medis di puskesmas
Birobuli.

14
b. Proses
Permasalahan yang ditemukan dalam pelaksanaan manajemen
rekam medis adalah penyimpanan rekam medis yang tidak didukung oleh
rak penyimpanan dan ruangan yang memadai. Kemudian, masalah lain
yang ditemukan setelah saya melakukan wawancara yakni pemusnahan
dari rekam medis puskesmas birobuli yang belum pernah dilaksanakan
sampai sekarang.
c. Output
Pada output program ini yakni petugas rekam medis puskesmas
Birobuli terus memberikan pelayanan terbaik kepada pasien yang
berkunjung dipuskesmas walaupun sarana dan prasarana yang masih
belum memadai.

15
 BAB III

PEMBAHASAN

Pengarsipan rekam medis di Puskesmas Birobuli tahun 2017 pola

keterangannya yaitu terdapat 7 staf petugas rekam medis yang terdiri dari
lulusan D3. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan nomor 55 tahun 2013
pendidikan terakhir untuk perekam medis adalah Diploma tiga (D3) dan pada
puskesmas Birobuli pendidikan dari staf telah memnuhi.
Pelaksanaan pengambilan rekam medis keluarga (Family Folder) dari rak
penyimpanan dilakukan oleh petugas berdasarkan nomor rekam medis yang
dituliskan pada kartu berobat yang dipegang masing-masing tiap pasien.
Pencarian nomor rekam medis dilakuakan secara komputerisasi.
Pengembalian berkas rekam medis ialah mengembalikan setiap berkas
rekam medis yang telah selesai digunakan dan menyimpan kembali ke berkas
rekam medis ke filling. Sebelum pengembalian rekam medis di filing, maka
harus di catat pada daftar buku kunjungan terlebih dahulu setelah itu barulah
dimasukkan kembali ke dalam filing. Lambatnya pencatatan kunjungan
pasien sehingga menyebabkan rekam medis tertumpuk di meja petugas dan
hal tersebut mengakibatkan rekam medis tercecer.
Sarana dan Prasarana Rekam Medis, menurut PerMenKes No.269
MENKES/PER/ III/2008 tentang Rekam Medis Bab III, pasal 7 bahwa sarana
pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam
rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam medis diselenggarakan oleh
Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filing yang merupakan media untuk
penyimpanan dokumen rekam medis yang berfungsi sebagai penyimpanan,
penyedia dan pelindung dokumen rekam medis. Berdasarkan penjelasan di
atas, unit rekam medis salah satunya filing memiliki peran dalam hal
penyimpanan sampai perlindungan dokumen rekam medis. Penyimpanan
dokumen rekam medis akan berjalan dengan baik apabila terdapat fasilitas
yang menunjang yaitu rak penyimpanan dokumen rekam medis sehingga

16
selain dokumen rekam medis tertata dengan baik hal ini juga dapat
mempermudah dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis.
Ruang penyimpanan rekam medis di Puskesmas Birobuli memiliki
letak bersamaan dengan loket pendaftaran, pintu loket memiliki lebar ±100cm
yang terdiri 1 pintu , ukuran ruangan penyimpanan rekam medis ±4 x 3 m²,
ruang penyimpanan memiliki ventilasi dan memiliki jendela. Rak
penyimpanan terdapat 6 unit berukuran ±2 x 1 m² tidak terlalu tinggi sehingga
bisa dijangkau dan terdapat 2 unit meja, 2 unit komputer.

Alur Pendaftaran Pasien

17
 BAB IV

PENUTUP

2.3 Kesimpulan
Proses manajemen rekam medis di Puskesmas Birobuli sudah
berjalan dengan baik, akan tetapi dilihat dari input yakni sarana dan prasarana
penyimpanan rekam medis yang belum memadai, kegiatan proses dalam
penyimpanan rekam medis yang terkendala dengan sarana dan pranasarana
penyimpanan rekam medis dan pemusnahan rekam medis yang ada,
sedangkan pada output yakni walaupun sarana dan prasaran yang masih
belum memadai petugas rekam medis tetap memberikan yang terbaik saat
pelayanan pada pasien yang berkunjung di puskesmas Birobuli.

2.4 Saran

Untuk meningkatkan program rekam medis ini perlu, perhatian khusus

mengenai sarana dan prasarana yang menunjang program kerja dari rekam
medis berupa ruangan dan rak penyimpanan, serta pelakasanaan tentang
peraturan pemusnahan rekam medis dapat diterapkan agar meminimalisir
jumlah rekam medis dengan kondisi rak yang terbatas.

18
 DAFTAR PUSTAKA

1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269 Tahun 2008

Tentang Rekam Medis
2. Keputusan Menteri Kesehatan NO.377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar
Profesi Perekam dan Informasi Kesehatan.
3. Rustiyanto, E. dan Rahayu, W.A. (2011).Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia.
4. Departemen Kesehatan Republik Indonesia 2006. Pedoman Perencanaan
Tingkat Puskesmas. Jakarta : Direktorat Jenderal Pelayanan Medis
5. Adriani, F. (2016). Tatakelola Arsip Dinamis Rekam Medis Untuk
Kemudahan Akses di Pliklinik UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Yogyakarta:
Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga

19
 DOKUMENTASI PELAKSANAAN

Gambar 1. Rekam medis rawat jalan

Gambar 2. Tampak depan loket & pengambilan nomor Antrian

20
 Gambar 3. Album data pasien

Gambar 4. Meja loket dan komputer data pasien

21
22
Gambar 4. Rak penyimpanan RM

23