1.

Membuat Susunan Kerja

Mintalah pada seluruh manajer atau kepala bagian dalam perusahaan Anda agar berbicara dengan
bawahannya untuk menentukan hal-hal apa yang harus dibahas dalam SOP.

2. Merencanakan Alur Proses

Dengan cara menentukan format, menyetujui format dan membuat template, menetapkan alur proses,
menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses.

3. Lakukan Wawancara

Melakukan wawancara terhadap karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas harian mereka dalam
pekerjaan dan bagaimana mereka bekerja.

4. Tulis, Bahas & Sosialisasikan

Setelah melakukan wawancara dan memeriksa dokumen tata laksana kerja, maka perusahaan mulai bisa
menulis SOP, membahas kembali dengan pihak-pihak terkait dan melihat apakah masih ada kesenjangan
peraturan antara pihak pegawai dan perusahaan. Apabila sudah ada kesepakatan maka sudah bisa mulai
disosialisasikan.

5. Adakan Pelatihan

Setelah disepakati dan disosialisasikan, maka perlu diadakan pelatihan agar SOP bisa berjalan dengan
baik dan benar sesuai apa yang diharapkan.

6. Evaluasi

Setidaknya dalam jangka waktu setahun sekali, pihak perusahaan harus mengadakan evaluasi terhadap
relevansi berjalannya SOP. Apakah ada hal yang harus ditambah atau dihilangkan.

Umumnya, sebuah perusahaan terdiri dari berbagai macam divisi, yang di dalamnya memiliki anggota
tim dengan latar belakang berbeda pula. Hal ini dapat membuat setiap karyawan memiliki interpretasi
yang berbeda dalam melakukan pekerjaan di perusahaan. Karenanya, untuk menghindari hal tersebut,
dibutuhkan sebuah standardisasi untuk memastikan seluruh kegiatan operasional berjalan seragam. Hal
ini disebut pula dengan standar operasional prosedur (SOP).
Tujuan dan Manfaat Penyusunan SOP

Berdasarkan penjelasan dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No. PER/21/M-
PAN/11/2008), berikut adalah tujuan dan manfaat-manfaat standar operasional prosedur secara umum
bagi perusahaan atau bisnis:

– Berfungsi sebagai standardisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu
serta meminimalisir kesalahan dan kelalaian.

– Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen. Alhasil,
hal ini dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses bisnis sehari-hari.

– Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan

pekerjaan.

– Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat memberikan karyawan sebuah cara untuk meningkatkan
kinerja dan membantu mengevaluasi usaha.

– Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk melakukan tugasnya.

– Menunjukkan bahwa perusahaan memiliki proses kerja yang efisien dan dikelola dengan baik.

– Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam memberikan pelayanan sehari-
hari.

– Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

– Membantu melakukan penelusuran terhadap berbagai kesalahan prosedural dalam memberikan

pelayanan.
– Menjamin proses pelayanan tetap berjalan walau dalam berbagai situasi sekali pun.

Prinsip-prinsip SOP

Tak hanya menjelaskan manfaat, Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008 juga menyebutkan bahwa
dalam menyusun standar operasional prosedur, organisasi harus memenuhi beberapa prinsip, yakni
konsistensi, komitmen, perbaikan berkelanjutan, mengikat, setiap unsut berperan penting, dan
terdokumentasi dengan baik. Berikut penjelasan selengkapnya.

Konsisten – SOP harus dilaksanakan secara konsisten oleh seluruh jajaran organisasi dari waktu ke waktu
oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun.

Komitmen – SOP harus diterapkan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level
yang paling rendah hingga paling tinggi.

Perbaikan berkelanjutan – Penyusunan dan penerapan SOP harus terbuka terhadap penyesuaian dan
penyempurnaan demi memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.

Mengikat – SOP harus dapat mengikat pelaksana dalam melaksanakan masing-masing tugas sesuai
dengan standar bisnis yang telah ditetapkan.

Seluruh unsur memiliki peran penting – Seluruh karyawan dengan masing-masing posisi atau jabatannya
memiliki peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada karyawan yang tidak
menunaikan perannya sesuai SOP, maka berisiko mengganggu keseluruhan proses bisnis di perusahaan.

Terdokumentasi dengan baik – Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan
dengan baik sehingga dapat menjadi referensi bagi setiap karyawan yang membutuhkan.

Cara Menyusun SOP untuk Perusahaan

Dengan mengacu pada prinsip-prinsip di atas, kini Anda bisa mulai membuat dan menyusun SOP untuk
bisnis Anda. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda terapkan.
1. Membentuk tim pembuatan SOP

Langkah pertama yang harus Anda lakukan dalam pembuatan standar operasional prosedur adalah
membentuk tim khusus. Idealnya, pembuatan SOP melibatkan perwakilan SDM yang kompeten dari
setiap departemen atau divisi perusahaan, misalnya manajer pemasaran, manajer HRD, manajer
keuangan, dan sebagainya. Nah, setiap perwakilan dari masing-masing divisi nantinya diminta untuk
memetakan deskripsi kerja mereka.

2. Mempelajari proses bisnis perusahaan

Salah satu tujuan pembuatan SOP adalah memastikan bahwa setiap proses kerja berjalan seragam dan
efisien. Oleh sebab itu, dalam pembuatannya, Anda harus terlebih dulu mempelajari proses bisnis yang
diterapkan di perusahaan. Luangkan waktu untuk mengamati proses bisnis tersebut sejak awal hingga
terakhir, siapa saja pihak yang terlibat, dokumen-dokumen yang dibutuhkan, hingga produk yang
dihasilkan.

Selama melakukan pengamatan, catatlah data-data yang Anda temukan, misalnya durasi yang
dibutuhkan dalam setiap proses, siapa yang bertanggung jawab dalam proses tertentu, sumber daya
yang diperlukan, dan sebagainya.

3. Menyusun flow chart

Setelah mencatat seluruh data yang Anda temukan selama proses bisnis, kini saatnya Anda
menerjemahkan data tersebut dalam bentuk alur kerja atau flow chart berupa narasi. Pastikan bahwa
flow chart dan narasi ini sesuai dengan urutan langkah yang terjadi dalam proses bisnis. Lalu, tuliskan
pula person in charge (PIC) untuk setiap aktivitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan, dan durasi dari
masing-masing aktivitas.

4. Review hasil penyusunan flow chart

Begitu flow chart dan narasi selesai dibuat, Anda harus segera melakukan review. Periksa kembali
seluruh bagan dan jangan sampai ada yang terlewat. Pada proses review inilah biasanya ditemukan hal-
hal yang dianggap belum sesuai. Idealnya, review dilakukan sendiri-sendiri oleh orang yang terlibat. Baru
setelah itu hasi review masing-masing orang dikumpulkan dan dibahas bersama-sama dalam format
focus group discussion (FGD). Setelah FGD selesai, akan terbentuk SOP dalam bentuk flow chart maupun
narasi yang tepat.
5. Simulasi SOP

Namun, bukan berarti pada tahap ini SOP bisa langsung diterapkan secara resmi dan menyeluruh di
perusahaan. Sebaiknya lakukan simulasi terlebih dulu agar Anda bisa segera mengetahui apabila terjadi
ketidaksesuaian sehingga Anda dapat melakukan review ulang secepat mungkin.

6. Evaluasi dan perbaikan

Jika setelah simulasi ternyata ditemukan hal-hal yang masih kurang sesuai, tim pembuatan SOP harus
segera melakukan evaluasi dan review ulang. Bahkan apabila perlu, lakukan uji coba kembali hingga
dinyatakan tidak ada masalah dalam penerapan dan SOP memang telah efektif untuk diterapkan.

7. Approval SOP

Apabila semua bagian dalam SOP telah sesuai, Anda bisa meminta persetujuan dan otorisasi dari pihak
yang berwenang. Dalam hal ini, pihak tersebut mengacu kepada pimpinan tertinggi dalam perusahaan.
Selain itu, idealnya SOP juga disahkan oleh tiga tanda tangan dari pihak yang membuat, pihak yang
mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.

8. Sosialisasi SOP

Setelah SOP mendapat persetujuan dan otorisasi, kini saatnya Anda melakukan sosialisasi SOP di semua
divisi. Sebaiknya adakan rapat khusus untuk melakukannya. Beri tahu bahwa implementasi SOP baru siap
dilakukan dan setiap karyawan diharapkan untuk mematuhinya.