Kepanjangan dan Definisi SOP

SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure. Jika dialihbahasakan ke

dalam Bahasa Indonesia, yaitu prosedur operasional standar. SOP dapat didefinisikan
sebagai rangkaian prosedur yang dimiliki oleh instansi atau perusahaan. Dimana hal
tersebut digunakan sebagai panduan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Berikut ini beberapa pendapat dari para ahli sehubungan dengan definisi atau
pengertian SOP ini.

1. Moekijat
Menurut Moekijat, SOP adalah urutan tata cara atau langkah dalam
melaksanakan sebuah kegiatan. Termasuk tempat juga waktu pelaksanaan
dan siapa yang menjalankan.
2. Sailendra
Sedikit berbeda, Sailendra mengartikan SOP sebagai panduan kegiatan
operasional perusahaan, yang bertujuan untuk memastikan semuanya dapat
berjalan lancar.
3. Insani
Sementara Insani berpendapat jika SOP merupakan dokumen yang sifatnya
baku juga resmi, serta berisikan berbagai macam instruksi. Instruksi tersebut
berhubungan dengan rangkaian pelaksanaan administrasi organisasi maupun
perusahaan. Secara spesifik, isinya menerangkan cara pelaksanaan, tempat
dan waktu pelaksanaan, berikut dengan subyek yang melaksanakan.

Dari berbagai pengertian di atas, bisa kita simpulkan bahwa SOP dibuat atau disusun
untuk mengatur tata cara berkegiatan, khususnya terkait operasional perusahaan.
Dengan begitu diharapkan semua berjalan sesuai ketentuan, minim kesalahan dan
bisa berjalan lancar sesuai harapan juga tujuan.

Adapun contohnya adalah tata cara atau aturan penggunaan seragam kantor, tata
cara penggunaan jaringan internet berikut perangkat komputer di Sekolah dan masih
banyak lagi lainnya.

Intinya, SOP adalah panduan pelaksanaan bagi seluruh SDM yang terlibat dalam
operasional sebuah organisasi, instansi maupun perusahaan.
Tujuan Dibuatnya SOP dalam Perusahaan
Pembuatan SOP dalam setiap organisasi maupun perusahaan menjadi hal penting
yang tidak boleh dilewatkan. Hal itu dikarenakan, ada banyak tujuan yang bisa
dicapai dengan adanya SOP tersebut. Adapun tujuan SOP sebagai berikut:

1. Membantu Karyawan Memahami Peraturan dan Tugasnya di Kantor

Dengan adanya SOP, para karyawan atau tenaga kerja dapat lebih memahami
secara menyeluruh mengenai aturan, serta tugasnya berikut tata cara
pelaksanaannya. Hal ini akan memberikan dampak positif berupa performa
kerja yang maksimal, serta operasional yang berjalan lancar.
2. Mempermudah Proses Adaptasi Karyawan Baru
SOP yang menjadi panduan atas segala kegiatan perusahaan, membantu
karyawan baru lebih mudah untuk berkontribusi sebagaimana mestinya di
sana. Bukan hanya memahami peraturan yang berlaku, tetapi juga apa saja
yang menjadi hak, kewajiban serta wewenang atas posisi mereka. Dengan
begitu, meski berada di lingkungan kerja baru mereka akan lebih mudah
beradaptasi dan mengikuti sistem yang diberlakukan oleh perusahaan.
3. Memudahkan Pencapaian Target Perusahaan
Setiap perusahaan tentu memiliki target yang harus dicapai atau diwujudkan.
Proses untuk mencapai target tentu melibatkan seluruh SDM di setiap divisi
yang ada. Semua yang terlibat akan dapat memberikan kontribusinya secara
maksimal, ketika melaksanakan kewajibannya sesuai panduan yang terdapat
pada SOP perusahaan. Proses pencapaian target perusahaan pun akan lebih
mudah untuk diwujudkan.
4. Meminimalkan Kesalahan
Selanjutnya, tujuan dari adanya SOP adalah untuk meminimalkan kesalahan
dalam setiap aktivitas atau kegiatan karyawan. Baik dalam menjalankan
tugasnya, memanfaatkan fasilitas yang ada, maupun dalam bersikap ketika
berada di lingkungan kerja. Ketika setiap karyawan memahami SOP yang ada,
tentu semakin kecil kemungkinan mereka melakukan kesalahan karena tidak
ingin melanggar aturan. Contohnya ketika perusahaan sedang melakukan
stock opname di gudang dengan menggunakan aplikasi inventory barang.
Jika tidak ada SOP bagaimana cara melakukan stock opname dan
mencatatnya di aplikasi inventory, maka akan terjadi kesalahan yang akan
membuat perusahaan harus melakukannya lebih dari satu kali.
Fungsi SOP dalam Organisasi ataupun Perusahaan
Setelah membahas kepanjangan, definisi atau pengertian, serta tujuan dari SOP,
Anda juga perlu untuk memahami apa fungsinya. Ada beberapa fungsi dari SOP
yang bermanfaat bagi usaha Anda. Beberapa fungsi tersebut diantaranya:

1. Menjadi Dasar Hukum

Fungsi yang pertama yaitu menjadi dasar aturan atau hukum yang
diberlakukan. Dimana isinya mengatur hak juga kewajiban semua pihak yang
berada di bawah naungannya. Dengan adanya dasar hukum ini, akan lebih
mudah dalam mengidentifikasi setiap permasalahan ataupun kesalahan yang
terjadi. Bagi pihak yang melakukan pelanggaran, akan memperoleh hukuman
sebagaimana ketentuan yang sudah dijelaskan pada SOP perusahaan.
2. Menjadi Acuan Kinerja Karyawan
Fungsi kedua dari SOP adalah untuk menjaga performa karyawan. Dengan
adanya SOP, diharapkan para karyawan dapat menjaga kedisiplinan kerja serta
memberikan performa terbaiknya.
3. Memberikan Informasi Detail Mengenai Pekerjaan
Dalam pelaksanaannya, SOP selain menjadi dasar hukum juga berfungsi untuk
memberikan informasi terkait seluruh kegiatan yang berkaitan dengan
pekerjaan. Anda tidak hanya diberikan pemahaman mengenai prosedur
pelaksanaannya, tetapi juga berbagai faktor yang dapat mempengaruhi pada
prosesnya. Sebut saja seperti kecelakaan kerja, bencana alam, cuti melahirkan,
cuti menikah juga ketika Anda sedang mengalami musibah karena ada
keluarga yang meninggal dunia. SOP menjelaskan semuanya secara terperinci,
sehingga semua pihak yang dilibatkan dapat memahami.
4. Sebagai Pedoman Pelaksanaan Kerja
Terakhir, fungsi SOP yaitu sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan
atau kewajiban. Di dalam perusahaan terutama yang berskala besar, tentu
terdiri dari beberapa divisi. Dalam melaksanakan tugas serta kewajibannya
yang berbeda-beda, mereka memerlukan pedoman agar tidak terjadi
kesalahan. Di sinilah SOP menjalankan fungsinya. Setiap orang akan diberikan
pedoman pelaksanaan, mulai dari tata cara, cara menggunakan aplikasi-
aplikasi ERP yang ada, hingga waktu dan tempat pelaksanaannya. Dengan
begitu karyawan akan lebih mudah dalam menyelesaikan pekerjaan. Hasil
kerja mereka juga akan lebih minim resiko kesalahan. Dampak positifnya, apa
yang menjadi target atau tujuan perusahaan akan lebih mudah juga untuk
diwujudkan. Sebab karyawannya menjalankan tugas dengan benar dan juga
sesuai ketentuan.
Prinsip Pembuatan SOP
Sebagaimana penjelasan di atas, bisa kita lihat betapa penting keberadaan SOP
dalam sebuah organisasi maupun perusahaan. Oleh sebab itu, dalam membuat SOP
Anda tidak bisa sembarangan. Harus memperhatikan beberapa prinsip SOP seperti:

1. Mudah dipahami oleh semua pihak yang berkaitan dengan SOP tersebut
2. Bersifat efektif dan juga efisien
3. Memberikan kepastian hukum atas setiap pelanggaran
4. Jelas dan selaras. Memberikan informasi terperinci serta selaras dengan visi,
misi, SDM yang dipekerjakan, serta tujuan perusahaan
5. Terukur dengan jelas, sehingga bisa dijadikan bahan evaluasi serta bisa
dilakukan revisi ketika dianggap tidak relevan lagi
6. Bersifat dinamis, karena seiring perkembangan perusahaan maka akan
memerlukan banyak penyesuaian termasuk masalah prosedur juga aturan

Prinsip SOP adalah acuan dalam pembuatan SOP yang tepat sasaran. Oleh karena itu
jangan sampai ada satu poin pun yang terlewatkan. Dari penjelasan di atas, bisa kita
pahami bahwasanya SOP adalah pedoman pelaksanaan operasional kerja, yang
memastikan semua berjalan lancar. Jadi, SOP menjadi salah satu hal penting yang
wajib dimiliki organisasi maupun perusahaan. Agar operasionalnya berjalan lancar
dan mencapai target yang diinginkan.