Mungkin kamu sudah tidak asing lagi dengan istilah SOP. SOP adalah kependekan dari
Standar Operasional Prosedur.
Aturan ini sendiri tidak hanya soal bagaimana menyelesaikan pekerjaan. Ada SOP jika
terjadi bencana, SOP jika karyawan izin, SOP jika karyawan akan pindah tugas, dan
lain sebagainya.
Intinya, SOP ini akan mengatur agar segala sesuatunya berjalan dengan baik, benar,
dan juga efektif.
Pengertian SOP
Secara mudah, seperti sudah dijelaskan sebelumnya SOP merupakan serangkaian
prosedur yang perlu dilakukan untuk mendapat hasil yang diinginkan. Nantinya, hal ini
akan menjadi panduan bagi karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan.
Sementara itu, ada beberapa ahli juga yang memiliki pendapat tentang pengertian SOP
itu sendiri. Seperti, menurut Sailendra, SOP adalah panduan yang digunakan untuk
memastikan kegiatan operasional dari sebuah perusahaan atau organisasi berjalan
lancar.
Fungsi SOP
Coba kamu bayangkan jika sebuah perusahaan tidak memiliki SOP. Maka, setiap ada
karyawan baru, karyawan tersebut akan bingung tentang apa yang harus mereka
kerjakan.
Karyawan tersebut juga akan kebingungan tentang tugas, hak, dan tanggung jawabnya.
Inilah salah satu fungsi dari adanya standar aturan ini.
SOP yang sudah ada akan menjadi panduan bagi tiap karyawan untuk melaksanakan
tugasnya. Begitu juga ketika ada karyawan baru, maka karyawan lama tidak perlu repot
menjelaskan banyak hal tentang budaya kerja.
Selain itu, aturan ini juga masih memiliki beberapa fungsi lainnya, seperti:
SOP akan berfungsi sebagai panduan ketika bekerja. Dengan adanya aturan ini, maka
akan memudahkan dalam hal operasional.
Panduan ini akan berisi tahapan dalam melakukan pekerjaan. Ini akan sangat berfungsi
untuk membantu karyawan dalam melaksanakan dan menyelesaikan tugasnya.
Hal ini juga akan membantu meningkatkan kinerja dari perusahaan. Itu karena setiap
pekerjaan akan menjadi terarah.
Dalam hal ini, pegawai akan tahu apa yang perlu mereka kerjakan, apa saja hak dan
tanggung jawab mereka, bagaimana standar kerja yang perusahaan harapkan, dan
sampai mana batasan kerja mereka.
Lebih lanjut, aturan ini akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan. Dan di sisi
lain, dengan menerapkan aturan ini dengan baik maka perusahaan juga akan
membantu karyawan untuk bekerja dengan optimal.
2. Sebagai Dasar Hukum
SOP juga akan berfungsi sebagai dasar hukum. Hal ini akan berkaitan dengan hak dan
tanggung jawab dari masing-masing pihak.
Jika nantinya ada satu pihak yang melanggar aturan ini, maka hukuman yang akan
pihak tersebut dapatkan juga biasanya sudah tertuang di dalam aturan tersebut.
Dengan berpatokan pada pedoman ini juga setiap kesalahan akan lebih mudah untuk
mencari penyebabnya.
Hal ini karena cukup dengan melihat pihak mana yang bekerja tidak sesuai dengan
SOP yang sudah ada.
SOP akan mengatur semua langkah-langkah ketika hal tersebut terjadi. Dalam hal lain,
panduan ini juga akan mengatur apa yang perlu semua pihak lakukan, ketika misalnya
terjadi bencana alam.
Inti dari isi SOP adalah aturan yang perlu untuk semua pihak ikuti. Di dalam aturan ini
juga berisi konsekuensi yang akan mereka dapatkan jika melanggar.
Tujuan SOP
Dari manfaat yang didapatkan dengan adanya SOP, aturan juga ini memiliki tujuan
dalam pembuatannya. Adapun beberapa tujuan tersebut, antara lain:
1. Meminimalisir Kesalahan
Dengan adanya SOP yang berlaku, harapannya setiap pihak yang ada akan
mengikutinya dan paham tentang apa saja yang perlu untuk mereka lakukan.
Nantinya, hal ini akan menjadi salah satu cara untuk meminimalisir kesalahan.
2. Karyawan Lebih Mudah Mengetahui Tentang Pekerjaan Mereka
Berkaitan dengan cara mengurangi kesalahan. Hal ini salah satunya karena setiap
karyawan akan paham tentang apa saja yang perlu mereka lakukan.
Hal ini selain bisa meminimalisir kesalahan juga bisa menjadi cara untuk meningkatkan
kinerja dari karyawan.
Dengan adanya panduan ini, setiap karyawan baru akan bisa langsung tahu apa saja
yang menjadi hak dan tanggung jawab mereka. Mereka juga akan menjadi lebih mudah
mengetahui tentang detail pekerjaan yang perlu mereka kerjakan.
Dengan adanya SOP, maka salah satu tujuannya adalah membantu perusahaan untuk
mencapai target yang mereka tetapkan. Panduan ini akan berisi panduan bagaimana
bekerja dengan efektif dan efisien.
Inilah yang akan menjadi salah satu cara untuk membantu perusahaan mencapai
targetnya.
Manfaat SOP
SOP sendiri merupakan satu hal yang wajib perusahaan miliki. Dalam hal ini karena
panduan dan pedoman ini sendiri memiliki banyak manfaat.
Manfaat utamanya tentu untuk memberikan panduan secara tertulis tentang apa yang
harus karyawan lakukan. Selain itu, manfaat lain dari SOP perusahaan adalah:
1. Meningkatkan Reputasi
SOP merupakan salah satu ciri dari keseriusan perusahaan dalam menjalankan bisnis.
Di mata klien, perusahaan yang memiliki aturan dengan jelas dianggap tahu apa yang
mereka kerjakan dan bagaimana harus mengerjakannya.
Dalam hal ini maka salah satu manfaat dari SOP adalah meningkatkan reputasi atau
nama baik dari perusahaan itu sendiri. Ketika perusahaan tersebut menjalankan aturan
yang ada dengan baik maka penilaian dari klien pun akan baik.
Sebuah perusahaan tentu tidak menginginkan karyawannya bingung tentang apa yang
harus mereka kerjakan. Inilah salah satu manfaat dari adanya SOP.
Dengan adanya panduan maka hal tersebut akan sangat membantu para karyawan
untuk bekerja sesuai dengan tugas dan kewajiban masing-masing. Hal ini akan
membuat pekerjaan menjadi efektif dan juga menghindari tumpang tindih tugas ataupun
lepas tanggung jawab.
Lebih lanjut, panduan juga akan membuat pekerjaan jadi memiliki standar.
Berkaitan dengan poin sebelumnya, SOP juga akan menjadi sistem yang akan
mempermudah pekerjaan dalam banyak hal. Misalkan, jika terjadi sebuah kesalahan,
maka proses penelusuran kesalahannya pun akan menjadi mudah.
Dengan adanya panduan ini maka semua pihak yang terkait akan tahu apa yang harus
mereka kerjakan, bagaimana standarnya, dan sampai mana batasnya.
Hal ini karena tiap karyawan tidak akan bekerja selamanya. Maka, dengan adanya SOP
perusahaan, maka harapannya ketika ada pergantian karyawan maka hal tersebut tidak
akan mempengaruhi kualitas dari produksi.
Dengan adanya SOP, maka hal tersebut secara tidak langsung juga menjadi aturan
yang harus semua pihak ikuti. Setiap pihak yang terkait dengan pedoman tersebut
harus menjadikannya sebagai aturan.
Nantinya, di dalam pedoman itu sendiri akan terdapat aturan tentang pihak yang tidak
mengikuti panduan dan pedoman tersebut dengan baik.
Sebagai contoh, dalam sebuah perusahaan terdapat aturan yang mewajibkan semua
karyawan menggunakan seragam.
Ketika ada karyawan yang tidak menggunakan seragam, maka aturan SOP tersebut
juga akan mengatur tentang hukuman apa yang akan karyawan tersebut dapatkan.
Dalam hal ini, maka pedoman ini juga akan bermanfaat sebagai pemberi aturan yang
jelas.
Dalam setiap penyusunan SOP setidaknya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.
Salah satunya adalah masalah prinsip dalam penyusunan aturan itu sendiri.
Prinsip dalam Menyusun SOP
Karena fungsinya yang sangat penting, maka pembuatan SOP itu sendiri tidaklah bisa
dibuat dengan sembarangan.
Setidaknya, dalam pembuatannya ada beberapa prinsip yang perlu untuk menjadi
perhatian. Beberapa prinsip tersebut antara lain:
Karena akan menjadi pedoman dan akan banyak orang yang menggunakan, maka
setiap aturan dan tahapan yang ada di dalam SOP haruslah jelas dan mudah dipahami.
Dalam penerapannya juga setiap langkah yang ada di panduan ini haruslah
mengandung penjabaran yang rinci agar mudah dilaksanakan.
Selain itu, pembuatan panduan ini juga sebaiknya menggunakan bahasa yang
sederhana dan tidak berbelit-belit.
Hal ini guna menghindari timbulnya salah paham ketika mengartikan maksud yang ada
di panduan itu sendiri.
Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah semua pihak akan dengan mudah
paham apa yang harus mereka kerjakan. Itulah sebabnya, dalam pembuatannya juga
aturan ini harus bisa membuat semua sistem kerja menjadi efektif dan juga efisien.
Setiap prosedur kerja yang ada di SOP haruslah dibuat dengan efisien. Hal ini guna
menjaga efisiensi waktu, tenaga, dan tentunya biaya.
Namun, efisiensi ini juga akan sangat berkaitan dengan efektivitas. Dalam hal ini, maka
target perusahaan haruslah menjadi patokan paling tinggi.
3. Keselarasan
Selain itu, Keselarasan ini juga berkaitan dengan visi, misi, sumber daya, dan juga
beberapa hal lain.
4. Dinamis
Dalam hal ini berarti SOP bisa berubah sewaktu-waktu. Tentunya perubahan ini terjadi
dengan pemberitahuan sebelumnya.
Perubahan dalam aturan menjadi penting karena harus menyesuaikan dengan kondisi
yang ada.
5. Terukur
Prinsip terukur dalam pembuatan aturan ini juga menjadi penting, salah satunya
sebagai bahan evaluasi. Dengan adanya ukuran yang jelas, maka akan mudah menilai
apakah aturan yang ada masih relevan atau tidak.
6. Terbuka
Salah satu prinsip lainnya yang perlu menjadi perhatian ketika membuat SOP
adalah keterbukaan. Itu artinya setiap aturannya haruslah bersifat transparan.
Setiap pihak harus tahu dengan jelas semua hak dan tanggung jawabnya.
Keterbukaan ini juga berarti bahwa setiap aturan bisa berubah. Ketika aturan yang
berlaku dianggap sudah tidak efektif atau sudah tidak relevan maka perubahan bisa
dilakukan.
7. Kepastian Hukum
Selain masalah prosedur kerja, SOP juga biasanya akan mengatur jika terjadi
kesalahan. Dalam hal ini maka di dalamnya juga akan berisi hukuman.
Setiap hukuman yang ada tentunya harus sesuai dengan hukum yang berlaku.
SOP juga akan mengatur jika ada salah satu pihak yang tidak mengikuti pedoman yang
berlaku. Lebih lanjut, panduan juga mengatur tentang apakah seorang karyawan bisa
dilindungi atau tidak jika yang bersangkutan mengalami tuntutan hukum.
Selain memperhatikan prinsip seperti di atas, dalam pembuatan SOP juga ada
beberapa tips yang bisa menjadi salah satu cara membuat aturan yang efektif dan baik.
Beberapa tips untuk menyusun aturan tersebut antara lain:
Kamu mungkin sudah paham seberapa penting sebuah SOP bagi perusahaan. Itulah
mengapa proses pembuatannya juga tidak bisa sembarangan.
Karena itu juga, orang atau tim yang menyusun aturan ini tidak bisa merupakan orang
yang sembarang.
Dalam hal ini, selain butuh orang yang memiliki keterampilan menulis, pembuatan SOP
juga memerlukan orang yang mengerti hal teknis dan non teknis dari perusahaan
tersebut.
Dalam beberapa kasus, SOP perusahaan juga dibuat oleh pihak eksternal yang mereka
sewa.
SOP akan berisi banyak panduan yang akan menjadi pedoman bagi banyak orang. Hal
ini akan memunculkan masalah jika panduan yang ada hanya tersedia dalam format
teks atau tulisan saja.
Hal ini karena beberapa orang justru lebih paham jika melihat gambar.
Selain itu, fungsi visual dari SOP juga adalah agar membuat orang tertarik untuk
membacanya. Panduan yang berisi banyak aturan dan pedoman akan sangat
membosankan jika isinya hanya teks atau tulisan saja.
Dalam hal ini maka selalu perhatikan siapa target yang kamu tuju. Kesalahan yang
sering terjadi adalah SOP dibuat dengan tulisan atau gaya bahasa yang tidak sesuai
dengan target.
Meskipun memiliki tujuan dan maksud yang sama, namun panduan untuk bagian teknik
tidak bisa disamakan dengan panduan untuk bagian finance. Hal ini karena
pemahaman dari setiap orang tersebut akan berbeda.
Jika hal ini terjadi, maka hanya akan menimbulkan kebingungan dalam penerjemahan
pedoman itu sendiri.
Untuk menghindari hal ini, maka sebaiknya ketika pembuatan SOP setiap divisi atau
bagian ikut serta. Hal ini berguna untuk menyamakan pemahaman dan juga
menciptakan pedoman yang lebih rinci.
4. Perhatikan Kerja di Lapangan
Dalam hal ini, maka setiap pembuatan SOP harus memperhatikan siapa yang akan
menggunakannya dan juga bagaimana pelaksanaanya nanti.
Pastikan juga jika pada penggunaanya nanti tidak menimbulkan masalah lain.
Itulah pentingnya memperhatikan setiap pedoman yang sudah ada. Dengan demikian,
ketika akan membuat pedoman yang baru, kamu bisa mempelajari apa saja yang
kurang. Untuk kemudian diperbaiki.
Selain itu, pengujian ini juga akan menilai bagaimana respon dari karyawan atau pihak
yang terkait. Seperti, apakah aturan yang baru ini memudahkan atau malah membuat
tambah rumit.
Dalam setiap aturan pasti akan memunculkan pertanyaan tentang mengapa aturan
tersebut kamu buat. Di sini, maka kamu perlu memberi jawaban atas pertanyaan
tersebut. Berikan alasan yang masuk akal tentang mengapa aturan tersebut ada.
Jangan sampai ada pihak yang berpikir jika aturan tersebut dibuat hanya untuk
menguntungkan pihak yang lain.
Karena pelaksanaan SOP ini akan merupakan tanggung jawab bersama, maka cukup
penting juga untuk memastikan semua pihak yang terlibat setuju atas aturan tersebut.
Persetujuan ini juga untuk menghindari munculnya konflik di kemudian hari.
Aturan yang berlaku saat ini adalah perbaikan dari aturan yang berlaku sebelumnya.
Hal ini juga menegaskan jika aturan yang ada saat ini masih mungkin untuk mengalami
perubahan.
Hal ini bisa karena aturan tersebut sudah tidak relevan, kondisi yang berubah, ataupun
faktor lain.
Di sinilah pentingnya untuk selalu memantau setiap aturan yang berlaku. Jika dirasa
sudah muncul banyak kekurangan, maka aturan tersebut bisa langsung dirubah.
Tentunya, setiap perubahan ini juga harus diketahui oleh semua pihak.
Contoh SOP
Dalam penggunaanya, tentu SOP setiap perusahaan akan berbeda. Hal ini akan
tergantung dari budaya kerja yang berlaku di perusahaan tersebut.
Meski demikian, secara inti maka setiap aturan ini akan memiliki tujuan yang sama.