Gambaran pertanyaan SOP

1) Konsep SOP (Prosedur) yang mudah dipahami dan dimengerti bagi karyawan ?
2) Ketentuan dalam sebuah prosedur (misalkan seperti kebijakan dan aturan2 lain yang
mencakup sebuah prosedur tersebut) apakah perlu dimasukan??
3) Bagaimana cara mengimplementasikan sebuag SOP yang efektif?
4) Standar control SOP berapa bulan agar system yang berjalan efektif dan update

1.Apa sih Keuntungan Jika saya memiliki SOP dalam Bisnis dibandingkan jika saya tak
memilikinya?
SOP dibuat sebagai panduan, sudah seharusnya bisa diterima semua kalangan . Apa ukuran bisa
diterima? Standard SOP mempunyai manfaat yang jelas dan lugas. SOP dalam narasinya akan
memberi aturan dan perintah jelas tanpa bias.

Kiat pemberian arahan dan panduan agar bisa diterima

dengan semua kalangan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan. Maka SOP harus dibuat berdasar
actual di lapangan, jangan paksakan dibuat hanya berdasar keinginan.

Kalau ini sudah berhasil diciptakan semua pekerja akan menjalankan bisnisnya dengan cara
elegan. Timbul rasa senang atas semua kebutuhan, menjalankannya tiada beban. Target akan
mudah ditangan tak ada keraguan.

2. Apakah ada korelasi SOP membantu perusahaan mencapai target ?

Setiap organisasi memiliki target terbaik yang harus diraih disesuaikan dengan
Misi , Visi serta karakter serta budaya organisasi bisnis. SOP akan membumikan
kesemua hal diatas menjadi sebuah panduan realistis menuju tercapainya target.

Bayangkan seandainya sebuah bisnis tak memiliki cara baku mencapai target.
Setiap orang, setiap seksi bahkan setiap departemen akan mempunyai bermacam
cara untuk meraih target. Betapa kacau kondisinya, betapa rumit suasannya
akhirnya betapa buruk dampaknya bagi bisnis kita.
SOP akan menyelesaikan semua perbedaan dengan memberikan solusi tunggal cara
mencapai target. Keseragaman akan mengakselerasi pencapaian target dengan
fokus hanya satu cara, hanya satu kerja.
3. Apakah kesaktian SOP dapat memberikan solusi bagi kualitas ?
Konsistensi diperlukan sebagai jaminan bahwa produk yang dihasilkan tepat waktu ,
tepat kulitas sebagaimana standard yang telah diminta customer.
Sebaliknya sebaik apapun produk dibuat tetapi selesai melewati waktu yang
ditentukan akan memunculkan klaim.
Bayangkan kalau anda memiliki produk makanan yang memiliki experied pendek
tetapi harus melayani order luar pulau. Penyelesaian lebih lama dari jadwal akan
berdampak domino terhadap semua proses berikutnya.
Apatah lagi kalau anda memiliki produk yang menjadi rangkaian kesatuan proses.
Delay kita akan bisa menyebabkan kegagalan rangkaian proses berikutnya. Sekali
terlambat menuai klaim berupa discount harga atau kompensasi denda atas
kerugian yang diderita customer.
Kualitas yang tidak konsisten berbahaya bagi kontinyuitas produksi. Dibawah
standard berarti produk kita akan berada dibawah ekspektasi pelanggan.
Pemborosan akan terjadi manakala kita harus melakukan repair juga penggantian
produk.
Kita amati, bagaimana resto cepat saji bersystem franchise mampu menyelesaikan
order dalam hitungan menit. Kenapa ini bisa terjadi? Tak lain karena semua proses
telah terdiskripsikan jelas. Rangkain proses A-Z terukur sehingga takt time waktu
dapat di proyeksikan secara nyata. Konsistensi akan mudah t didapat karena ukuran
pekerjaan yang jelas
4. Customer Is King, Apakah SOP Mampu memandu petugas memenuhi keinginan
Pelanggan?
SOP dibuat sebagai breakdown customer request. Dibutuhkan hanya mengikuti SOP yang telah
dibakukan akan memperoleh kepastian produk terhindar dari kesalahan.
Pekerja akan tenang melakukan tugasnya karena apa yang ada dalam SOP menguraikan step-
step proses. SOP juga memuat kriteria GoodNo Good material hingga ke prosesnya juga
panduan jika menjumpai abnormalitas.
Tiadanya SOP akan memunculkan kekhawatiran sewaktu-waktu apa yang dikerjakan menjadi
defect. Defect muncul jika ada rentang berjarak antara standard dengan hasil akhir sebuah
produk.
Dalam bisnis konvensional tak ada diskripsi jelas tentang bagaimana menerjemahkan keinginan
customer. Sehingga mood pekerja akan dominan menentukan hasil akhir sebuah produk yang
disajikan.

5. Apakah benar SOP dapat menyelesaikan masalah saat ditemukan Customer Claim?
Pengalaman saya mengamati beberapa bisnis UKM mereka menyelesaikan claim hanya
dengan membayar ganti kerugian . Tanpa membuat alternative countermeasure akan membuka
peluang akan terjadinya pengulangan defect kembali.
SOP akan sangat cepat dan tepat memetakan alternative-alternative peluang terjadinya defect.
Coba anda bayangkan seandainya kita tak memiliki SOP yang informative. Bagaimana kita
akan memulai sebuah investigasi ? . Bagi sebuah bisnis yang selalu berorientasi kepuasan
pelanggan, Claim adalah feedback dan sarana kita untuk segera membuat evaluasi perbaikan
dan perubahan.
Awali dengan kalimat tanya Why-Bagaimana bisa terjadi? Kalimat tanya ini adalah merupakan
sebuah ajakan kreatif untuk mencari solusi. Jika anda lontarkan kalimat Mengapa, maka
jawabannya hanyalah karena. Mengapa proses. ini terlewati? Jawabnya Karena ada
operator yang Lupa melaksanakan proses.. .Pertanyaan Mengapa akan berhenti pada suatu
sebab yang telah dilakukan. Setelah diketahui alasan dan sebabnya, maka berhentilah sampai
dititik itu. Sebaliknya dengan pertanyaan Bagaimana, Kita akan dituntun mencari rootcause nya
sehingga berikutnya akan mengajak kita mencari pemecahannya.
Coba Kita bisa belajar ke raksasa Toyota sebagai marketing Leader Automotive dari Japan.
Saat mendapat Customer Claim mereka berani menggali dan membreakdown hingga 8 level
Why . Terbukti, hari ini tak ada satu negarapaun di semua benua di dunia yang tak
menggunakan produk Toyota.
Mari jadikan SOP yang tepat sebagai sebuah keunggulan kompetitif selangkah didepan para
competitor.
6. Bagaimana Cara SOP memberi kontribusi nyata terhadap perbaikan Internal
organisasi Bisnis saya?
Umpan balik dari pekerja sangat diperlukan sebagai bahan kajian perubahan maupun
perbaikan. SOP akan memberi kemudahan bagi anggota untuk menjalankan setiap
proses. Saat ada penyimpangan maupun deviasi kegiatan dapat segera diketahui lebih
dini.
SOP tidak tabu menerima usulan perubahan, tidak terlarang menerima kritikan. SOP
sangat berarti saat adanya perbedaan diantara system yang ideal dengan praktek
lapangan. Inilah kunci bagaimana sebuah bisnis selalu mengadakan perubahan
perbaikan.
Maka tengoklah bagaimana Layanan beberapa Franchise makanan selalu menjadi
lebih baik dari waktu ke waktu. KFC maupun Mc Donald bisa dilihat bagaimana mereka
selalu menyajikan yang terbaru dan terbaik sebagai bentuk inovasi. Lima bahkan
setahun lalu anda bisa rasakan beberapa kekurangan penyajian mereka. Saat ini
kehadiran mereka lebih sempurna dibanding masa sebelumnya.
7. Perubahan adalah harga mati, apakah SOP dapat berkontribusi kearah
perubahan lebih baik?
Perubahan adalah sebuah keniscayaan dalam setiap organisasi. Apalagi saat kompetisi
bisnis menjadi bagian dari sebuah eksistensi pencapaian. Organisasi bisnis harus
selalu dinamis menyikapi setiap perubahan dengan memberi yang terbaik. Mereka yang
tak melakukan perubahan maka dia akan ditinggalkan.
Coba anda lihat bagaimana kondisi toko-toko kelontong konvensional hari ini mulai
kehilangan pelanggan. Hal ini dikarenakan pelanggan telah memperoleh pilihan lebih
baik dengan kehadiran Indomaret atau Alfamart.
Bisnis penjualan kelontong saat ditangani dengan cara bagus berhasil menjadi
pemenang persaingan. Customer mendapat tempat yang bersih, sejuk, dengan
beragam varian pilihan. Label harga ada disetiap product yang dijual, customer dapat
langsung memilih barang sesuai kebutuhan. Keunggulan kompetitif ini tak dimiliki toko
kelontong konvensional.
Kalau kita melihat fenomena semacam ini, sepertinya hanya satu pilihan bagi toko
kelontong konvensional. Melakukan perubahan sesuai kebutuhan pelanggan atau siap
ditinggalkan. Tak ada sarana terbaik membuat perubahan tanpa kita memiliki cara
mengontrol systemnya. SOP adalah tool yang akan membantu kita membuat sebuah
terobosan.
SOP akan dapat merubah bisnis biasa menjadi luar biasa. Yang Membedakan toko
kelontong konvensional dengan Indomaret- Alfamart. Karena di kedua toko terakhir
dilengkapi dengan pemastian bersistem. Perubahan tak perlu ditakutkan karena sistem
akan mengontrol setiap pergantian, akan berada di right track (Lse).