Langkah-langkah dalam proses pelaksanaan

1. Penjadwalan dan pengklasifikasian kerja

Follow up yang tepat sasaran merupakan proses yang harus dilakukan dengan terorganisir
agar proses yang dijalankan benar-benar sesuai dengan harapan. Untuk itu, sales, marketer dan
leader harus benar-benar menyiapkan rancangan jadwal follow up yang baik dan dapat dilihat
oleh seluruh tim. Sehingga, proses follow up yang dilakukan terhindar dari follow up ganda baik
dari satu orang tim maupun beberapa orang dalam tim.

Dalam pekerjaan baik secara individu maupun kelompok, kita seringkali menghadapi
berbagai situasi yang beragam. Satu tugas yang sama pun jika dilakukan dalam situasi dan
kondisi berbeda maka akan muncul berbagai variasi. Variasi-variasi inilah yang seringkali
mengambil sebagian waktu dan tenaga kita untuk mengatasinya.

Di situlah kita memerlukan standarisasi untuk memastikan seluruh tugas dapat dikerjakan
secara efektif dan efisien. Apabila suatu tugas sudah dapat kita standarisasi, maka kita dengan
cepat dapat memilah mana yang merupakan faktor-faktor penting dan mana yang tidak relevan
sehingga dapat kita abaikan. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk melakukan standarisasi
terhadap cara kerja kita.

Sebelum melakukan standarisasi, kita perlu membagi tugas-tugas dalam pekerjaan kita ke
dalam tiga bagian. Pertama adalah aktivitas-aktivitas yang wajib untuk dilakukan dan tidak boleh
diabaikan atau kita sebut Must Do Procedures, kemudian, ada aktivitas-aktivitas yang merupakan
best practices dalam menjalankan suatu tugas atau kita sebut sebagai Should Do Practices serta
aktivitas-aktivitas yang masih diperbolehkan dilakukan deviasi dalam kondisi khusus yang kita
sebut sebagai May Do Discretion.

● “Must Do” Procedures

Dalam pekerjaan terdapat aktivitas-aktivitas yang wajib dilakukan karena mengandung

resiko tinggi dan berdampak pada kerugian perusahaan. Aktivitas-aktivitas ini perlu kita pastikan
untuk selalu dikerjakan dalam situasi apapun. Salah satu metode yang paling sering digunakan
adalah menggunakan checklist.

Metode ini pada awalnya digunakan oleh para dokter atau perawat untuk menangani kondisi
yang membahayakan bagi pasien. Metode yang sama juga digunakan dalam dunia penerbangan
untuk menghindari terjadinya kerusakan atau kesalahan yang kecil yang berdampak pada
kecelakaan. Dewasa ini banyak organisasi dan perusahaan menggunakan metode ini untuk
memastikan aktivitas-aktivitas penting dijalankan di dalam prosesnya. Lalu apa saja aktivitas
wajib dalam pekerjaan Anda dan dapatkan Anda selalu mengingatnya? Checklist dapat
membantu kita dalam hal tersebut.
 ● “Should Do” Practices

Satu tugas yang sama dapat dilakukan dengan berbagai cara yang berbeda. Biasanya setiap
orang memiliki preferensi masing-masing dalam memilih cara pengerjaan tersebut.
Pertanyaannya adalah mana yang lebih efektif dan efisien dalam menjalankan tugas tersebut?

Penting bagi kita untuk mengidentifikasi dan menduplikasi cara kerja terbaik/best practices
untuk setiap aktivitas. Tujuannya agar setiap orang dapat menjalankan tugas-tugas mereka
dengan efektif. Hal ini bisa dilakukan dengan knowledge sharing antar karyawan yang memiliki
tugas yang relatif sama maupun distandarisasi melalui prosedur formal atau pun sistem.

Meski demikian prosedur ini bukan sesuatu yang bersifat mutlak. Situasi dan kondisi terus
berubah, oleh karena itu apa yang menjadi best practices sebelumnya dapat berubah seiring
berjalannya waktu. Kita perlu terus mereview dan mencari best practices lainnya dalam
menjalankan setiap tugas.

● “May Do” Discretion

Kita tidak selalu berada dalam situasi dan kondisi yang kita harapkan. Oleh karena itu perlu
adanya fleksibilitas dalam menjalankan setiap tugas yang diberikan. Maka dari itu kita perlu
menetapkan standar agar tidak setiap permasalahan harus melalui berbagai birokrasi dan
persetujuan yang bertele-tele.

Misalnya saja karyawan Ritz Carlton dapat menggunakan dana taktis hingga jumlah tertentu
untuk memuaskan kebutuhan pelanggan-pelanggan tertentu. Begitu pula dalam dunia pemasaran
kita juga mengenal adanya dana-dana tertentu yang digunakan dalam aktivitas operasional. Yang
terpenting untuk kita lakukan adalah menetapkan standar deviasi dan level otoritas untuk
menghindari terjadinya penyalahgunaan.

Masih banyak aktivitas-aktivitas lain di luar ketiga kategori tersebut. Meski demikian
aktivitas tersebut sifatnya tidak terlalu penting. Oleh karena itu, langkah berikutnya adalah kita
perlu mengidentifikasi aktivitas-aktivitas di luar ketiga kategori tersebut agar dapat
diminimalisir.

2. Pembuatan SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan,
dan menertibkan pekerjaan tersebut. SOP hadir dalam bentuk dokumen yang berkaitan dengan
prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk membantu menyelesaikan pekerjaan untuk
memperoleh hasil kerja efektif dari pekerja dengan biaya serendah-rendahnya.
Pengertian SOP Menurut para ahli

a. Sailendra (2015:11)
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan
kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
b. Moekijat (2008)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-
pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya,
bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
c. Tjipto Atmoko (2011)
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan
tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah
maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator
teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
pada unit kerja yang bersangkutan.
d. Insani (2010:1)
SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan
pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam
kegiatan.

Manfaat SOP

Menurut penjelasan menteri pendayagunaan aparatur negara (Permenpan No.PER/21/M-

PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:

● Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan

khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
● SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses
sehari-hari.
● Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam
melaksanakan tugas.
● Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
● Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat
melakukan tugasnya.
● Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
 ● Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan
pemberian pelayanan sehari-hari.
● Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
● Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Cara Membuat SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus

memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas,
keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum,
dan kepastian hukum. Ada cara-cara yang bisa digunakan untuk membuat SOP tanpa terlepas
dari anjuran PERMENPAN. Apa sajakah?

1) Membuat Susunan Kerja

Mintalah pada seluruh manajer atau kepala bagian dalam perusahaan Anda agar berbicara
dengan bawahannya untuk menentukan hal-hal apa yang harus dibahas dalam SOP.
2) Merencanakan Alur Proses
Dengan cara menentukan format, menyetujui format dan membuat template, menetapkan alur
proses, menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses.
3) Lakukan Wawancara
Melakukan wawancara terhadap karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas harian mereka
dalam pekerjaan dan bagaimana mereka bekerja.
4) Tulis, Bahas & Sosialisasikan
Setelah melakukan wawancara dan memeriksa dokumen tata laksana kerja, maka perusahaan
mulai bisa menulis SOP, membahas kembali dengan pihak-pihak terkait dan melihat
apakah masih ada kesenjangan peraturan antara pihak pegawai dan perusahaan. Apabila
sudah ada kesepakatan maka sudah bisa mulai disosialisasikan.
5) Adakan Pelatihan
6) Setelah disepakati dan disosialisasikan, maka perlu diadakan pelatihan agar SOP bisa
berjalan dengan baik dan benar sesuai apa yang diharapkan.
7) Evaluasi
Setidaknya dalam jangka waktu setahun sekali, pihak perusahaan harus mengadakan evaluasi
terhadap relevansi berjalannya SOP. Apakah ada hal yang harus ditambah atau
dihilangkan.

Contoh SOP:

SOP PT. Semesta Indah

Tujuan:

● Menyediakan layanan jasa pembuatan website.

 ● Menyediakan layanan berupa optimasi website secara profesional dan tepercaya.
● Menyediakan layanan pembuatan aplikasi berbasis website.
● Memberikan solusi yang bagus dan kreatif untuk startup atau bisnis yang telah
berkembang.
● Menyediakan layanan pembuatan faktur dan pencatatan biaya.
● Memberikan solusi yang efisien dan cerdas untuk pengelolaan keuangan usaha.

Prosedur Kerja:

● Karyawan masuk dari Hari Senin Hingga Jumat.

● Pukul 9:00 semua karyawan sudah harus sampai di kantor.
● Pukul 12.00-13.00 semua karyawan diperbolehkan untuk istirahat, dan pada Hari Jumat,
karyawan diperbolehkan istirahat hingga pukul 13.30.
● Pukul 18.00, karyawan diperbolehkan pulang, dan bagi yang pekerjaannya belum selesai
diperbolehkan untuk lembur.
● Lembur di atas pukul 19.00 akan dibayar sesuai peraturan perusahaan.
● Selain untuk perusahaan secara umum, kita juga mengenal SOP untuk akuntansi. SOP
akuntansi ini bisa menjadi standar atau rujukan dalam bidang akuntansi yang meliputi
kegiatan pencatatan atau pembukuan seperti pembukuan transaksi keuangan, jurnal
khusus, buku besar, neraca, hingga menjadi sebuah laporan akhir perusahaan.

Referensi:

Author, 2017. Pengembangan Rencana Untuk Eksekusi Follow Up diakses dari

https://www.sales1crm.com/blog/pengembangan-rencana-untuk-eksekusi-follow-up

Utami, 2018. Mengenal Manfaat dan Cara Pembuatan SOP diakses dari
https://www.jurnal.id/id/blog/2017-mengenal-manfaat-cara-pembuatan-dan-contoh-sop/