Articles

Seringkali perusahaan mengalami kesulitan ketika cakupan skala usahanya semakin membesar.
Kondisi demikian menuntut prosedur yang standar agar setiap karyawan memiliki tugas yang
terstandar dan tidak saling lempar tanggung jawab yang membuat organisasi berjalan lambat.

Menyusun pedoman prosedur operasional standar ( SOP ) yang efektif pada dasarnya menunjukan
bahwa organisasi mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan serta pengambilan
keputusan dan memperbaruinya sesuai dengan tuntutan perubahan yang dialami.

Pedoman atau manual SOP adalah salah satu modal paling penting bagi organisasi untuk
mengendalikan seluruh keputusan dan kegiatan yang dilakukannya dalam koridor yang sistematis
dan efektif. Semakin besar organisasi, semakin besar pula tuntutan untuk mempunyai perangkat
kontrol yang memadai. Aspek operasi harus sama baik dengan aspek administrasi. Sisi pendapatan
harus juga sama baiknya dengan pengendalian biaya. Semua itu hanya bisa terwujud apabila
organisasi memiliki panduan yang jelas tentang pengambilan keputusan dan kegiatannya.

Pelatihan penyusunan SOP ini disajikan untuk memenuhi kebutuhan organisasi tentang penyusunan
prosedur operasional standar yang benar. Banyak organisasi yang mengabaikan ini karena dipandang
tidak terlalu penting. Tetapi, sejarah bisnis telah membuktikan bahwa organisasi yang mampu
bertahan dan terus berkembang adalah yang memiliki pedoman yang jelas dan dipahami secara jelas
dan standar oleh anggotanya.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan,
dan menertibkan pekerjaan tersebut. SOP hadir dalam bentuk dokumen yang berkaitan dengan
prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk membantu menyelesaikan pekerjaan untuk
memperoleh hasil kerja efektif dari pekerja dengan biaya serendah-rendahnya.

Pengertian Standar Operasional Prosedur :

1.Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan
kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan

pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana
melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan
tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-
pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu
pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)

manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:

Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus,
mengurangi kesalahan dan kelalaian.

SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam

melaksanakan tugas.

Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan
tugasnya.

Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.

Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian
pelayanan sehari-hari.

Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.

Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Proses pembuatan SOP ini memerlukan persiapan yang cermat, karena akan menjadi peraturan baku
yang harus dipatuhi oleh semua karyawan perusahaan. Di bawah ini kami uraikan sekilas langkah-
langkah membuat Standar Operasional Prosedur.

Menentukan Anggota Tim

Biasanya Human Resources Department atau HRD yang paling terlibat dalam proses ini. Anggota tim
lainnya bisa berasal dari masing-masing kepala departemen, karena mereka bertanggung jawab atas
bawahan, mengetahui cara kerja dan prosedur lainnya. Pihak lain yang terlibat biasanya adalah
konsultan sebagai bantuan eksternal perusahaan. Pastikan orang-orang dalam tim adalah yang
mengenal cara kerja atau prosedur perusahaan dengan baik.

Pemetaan Proses Bisnis

Setelah terbentuk, tim ini akan mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam
perusahaan. Misalnya, apa saja yang terjadi dari sejak penjualan hingga terjadi pembelian dan
pengiriman produk atau jasa ke pelanggan? Dokumen apa saja yang dibutuhkan? Siapa yang
melakukan? Setiap departemen dianalisa secara mendetail untuk mendapatkan gambaran yang jelas.
Hubungan antar departemen bisa terlihat melalui dokumen dan proses yang ada.

Pengumpulan Data Dokumentasi

Setelah mendapatkan gambaran besar hingga mikro dari proses-proses yang terjadi dalam
perusahaan, semua data dan dokumen dicatat dengan detail. Mulai dari dokumen yang digunakan
(akunting, penjualan, retur, invoice, dll) hingga nama dan nomor/kode dokumen. Siapa yang
bertanggung jawab (tanda tangan) dan pihak atau departemen yang terlibat perlu diketahui untuk
mengetahui arus informasi dan mendeteksi kemungkinan kebocoran.

Buat Flowchart dan Narasi

Data yang telah terkumpul divisualisasikan dengan flowchart sehingga memudahkan untuk melihat
hubungan antar proses/departemen. Setiap alur kerja dinarasikan sehingga jelas siapa PIC yang
bertanggung jawab, personel yang melakukan, jenis dokumen yang dibutuhkan, dan apa yang bisa
terjadi dalam setiap kemungkinan beserta solusinya.

Review Flow Chart dan Narasi

Flow Chart dan Narasi yang sudah selesai diperiksa ulang dengan cara membagikannya ke masing-
masing departemen untuk diperiksa, karena mereka yang sehari-harinya bekerja sesuai dengan
aturan SOP tersebut. Dipimpin oleh kepala departmen, mereka bisa memberikan koreksi,
penambahan, atau masukan sebelum hasil akhir nantinya.

Simulasi SOP

Setelah proses perbaikan dan feedback telah selesai dilakukan, saatnya untuk uji coba. Setiap bagian
SOP dilakukan dan harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan. Bila terjadi ketidak samaan dalam
pelaksanaan dan kondisi sebenarnya, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.

Penetapan SOP

Setelah melewati tahap simulasi berkali-kali, Standar Operasional Prosedur siap untuk ditetapkan
menjadi proses bak dalam operasional perusahaan. Salinan kemudian bisa diberikan ke masing-
masing departemen. Finalisasi Standar Operasional Prosedur harus diimplementasikan dengan
segera untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan memiliki sistem (SOP) yang baik, karyawan
dapat bekerja sesuai arahan, lebih teratur, dan menghindari kebocoran dalam perusahaan."

CARA MENYUSUN BISNIS PLAN UNTUK COFFEE SHOP

Membuka sebuah coffee shop menjadi investasi menarik. Terbukti bisnis coffee shop semakin
menjamur hingga saat ini. Bisnis kedai kopi atau coffee shop adalah peluang besar dan menjanjikan.
Namun, itu semua tergantung bagaimana cara anda mengelola dan mengembangkannya.

Untuk memulai bisnis coffee shop atau kedai kopi, hal pertama yang harus anda lakukan adalah
membuat bisnis plan. Bisnis plan dibuat tertulis secara formal berisi tujuan, visi, sarana operasi
bisnis, serta metode dan time frame untuk mencapai tujuan.

Abstraksi
Hal pertama yang harus ditulis dalam bisnis plan adalah abstraksi atau ringkasan. Abstraksi
menjelaskan mengenai bisnis (dalam hal ini kedai kopi) secara singkat namun menarik perhatian.

Pendahuluan

Seperti membuat karya tulis, pendahuluan di lembar bisnis plan memuat latar belakang bisnis, nama
bisnis, logo dan filosofinya, dan lokasi. Jelaskan pula visi dan tujuan bisnis. Kenalkan pula siapa saja di
balik bisnis kedai kopi.

Misalnya, anda membangun kedai kopi tak sekadar menjual segelas kopi berkualitas. Tetapi juga
berikan kedai berkonsep artsy nan Instagramable, serta pelayanan berorientasi terhadap kepuasan
klien.

Strategi Marketing

Contoh bisnis plan juga menguraikan strategi pemasaran. Persaingan bisnis itu sengit dan dunia
usaha selalu bergerak cepat. Maka jelaskan secara gamblang strategi pemasaran. Seperti langkah apa
saja untuk memasarkan kedai kopi, materi dan platform pemasaran, target market, hingga brand
positioning.

Bagian strategi marketing ini cukup penting. Karena akan berguna saat kamu menawarkan bisnis
kedai kopi kepada kepada calon investor, kolega bisnis, hingga kerjasama dengan vendor.

Sistem Produksi

Sistem produksi menerangkan bahan baku, asalnya dari mana, kualitas produk, proses produk,
pengemasan, distribusi, dan hal-hal terkait produksi. Jika ada produk selain kopi, sebaiknya anda
jelaskan juga.

Keuangan

Tak ada contoh bisnis plan yang tidak memuat bagian keuangan. Mengingat ini hal penting dalam
dunia bisnis. Bisnis tak akan berjalan lancar tanpa rencana keuangan yang baik. Sehingga uraikan
mengenai modal awal, biaya produksi dan marketing, proyeksi pendapatan dan pengeluaran, dan
laba.
Jangan abaikan hal lain di luar yang telah diuraikan di atas. Sebut saja sewa gedung, perawatan
mesin, biaya listrik dan air, internet, sampai gaji karyawan. Perincian ini membantu kamu berdisiplin
soal keuangan. Rencana keuangan akan sangat berguna kalau anda ingin menggaet investor. Anda
dapat memanfaatkan Jurnal sebagai software akuntansi online tepercaya. Dengan bantuan Jurnal,
Anda bisa mengelola keuangan lebih mudah dan nyaman. Karena Anda bisa melihat kondisi
keuangan coffeshop sekaligus memantau stok atau persediaan koip Anda.