KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
karena atas berkat rahmat Tuntunan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah ini dengan baik. Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas presentasi
dari mata kuliah Etika Profesi, dan berjudul ”Standar Operasional Prosedur”.
Makalah ini juga disusun berdasarkan apa yang diperoleh dari berbagai sumber.
Penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang membantu
penulis dalam menyelesaikan makalah ini. Penulis juga menyadari bahwa
makalah ini masih belum sempurna, untuk itu kritik, saran serta masukkan akan
penulis terima demi kesempurnaan makalah ini
Semoga makalah ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya makalah ini dapat berguna bagi penulis sendiri maupun orang yang
membacanya.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ............................................................................................1

1.2 Tujuan ......................................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian SOP ............................................................................................2

2.2 Manfaat dan Tujuan Pembuatan SOP .........................................................3

2.3 Fungsi SOP ..................................................................................................4

2.4 Prinsip Pembuatan SOP ...............................................................................5

2.5 Jenis-Jenis SOP ...........................................................................................9

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan ................................................................................................12

3.2 Saran ..........................................................................................................12

DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Ruang lingkup yang membentuk sistem pengendalian internal salah
satunya adalah adanya standar operasional prosedur (SOP) yang ditetapkan
perusahaan, sebagai panduan untuk memastikan kegiatan operasional
perusahaan berjalan dengan lancar. Berbagai SOP yang ditetapkan oleh
manajemen dibuat berdasarkan siklus yang terjadi, sesuai dengan jenis
perusahaan tersebut. Salah satu SOP yang dibuat perusahaan atas siklus yang
terjadi adalah SOP atas Siklus Sumber Daya Manusia.
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan prosedur yang
seharusnya ada dalam sebuah perusahaan dalam membantu menjalankan
aktivitas. Standard Operating Procedure ada dan dibentuk oleh perusahaan
sebagai acuan kerja sehingga para manager dan karyawan dapat menjadi
sumber daya perusahaan yang professional dan handal. SOP merupakan
dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja, tahapan yang sistematis serta
serangkaian instruksi mengenai aktivitas rutin dan berulang yang seharusnya
dilakukan oleh organisasi. Standard Operating Procedure (SOP) menjelaskan
peran dan tugas setiap karyawan, seperti siapa penanggung jawab dan
pelaksananya, kapan melaksanakannya, bagaimana proses pekerjaannya,
dokumen apa yang diperlukan, serta siapa yang memberikan persetujuan. Saat
prosedur itu terbentuk dan diterapkan dengan baik oleh seluruh elemen
perusahaan maka akan sangat membantu aktivitas perusahan dengan baik dan
mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu, SOP merupakan suatu hal
yang sangat penting di dalam sebuah perusahaan
1.2 Tujuan
1. Mengertahui Pengertian dari SOP.
2. Menjelaskan Manfaat dan tujuan Pembuatan SOP.
3. Memahami Fungsi dari SOP.
4. Memahami Prinsip Pembuatan SOP.
5. Mengetahui Jenis-jenis SOP.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian SOP

Prosedur Operasi Standar atau Standar Operasional yang dapat disingkat
sebagai SOP, adalah suatu alur/cara kerja yang sudah ter-standardisasi,
Standar Operasional Prosedur ini memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk
(bersifat : mengikat dan direktif). Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang
memiliki suatu prosedur (langkah-langkah) tertulis yang pasti.
SOP disusun sesuai dengan kebutuhan, Visi dan Misi masing-masing
perusahaan atau organisasi dengan tujuan yang berbeda-beda. SOP atau
Standard Operating Procedure adalah kumpulan peraturan, pedoman, atau
acuan yang dibuat suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas pekerjaan
sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing individu dalam
perusahaan, serta menjadi salah satu alat penilaian kinerja bagi instansi
pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan
indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja,
prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Berikut ini merupakan definisi SOP menurut para ahli :
1. Sailendra (2015:11)
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) merupakan panduan yang
digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau
perusahaan berjalan dengan lancar.
2. Moekijat (2008)
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) adalah urutan langkah-langkah
(atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut
dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di
mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
3. Tjipto Atmoko (2011)
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) merupakan suatu pedoman atau
acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan

2
 alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah,
usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis,
administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan
sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
4. Insani (2010:1)
SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi
perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu
pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam
kegiatan.

2.2 Manfaat dan Tujuan Pembuatan SOP

Menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan
No.PER/21/M-PAN/11/2008, manfaat SOP bagi perusahaan dan organisasi,
yaitu :
1) Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan
pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan, dan kelalaian.
2) Membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari.
3) Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab
khusus dalam melaksanakan tugas.
4) Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan karyawan cara
konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi usaha
yang telah dilakukan.
5) Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru
untuk cepat melakukan tugasnya.
6) Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien telah dikelola dengan baik.
7) Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam
melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
8) Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

3
 9) Membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan.
10) Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Dilihat dari sisi praktikal-nya, Penyusunan SOP dalam suatu perusahaan

atau bisnis, mempunyai beberapa tujuan sebagai berikut:
•Mengupayakan peningkatan kinerja karyawan.
•Salah satu cara menjamin kualitas produk bagi konsumen.
•Mengupayakan peningkatan keuntungan perusahaan.
•Sarana pengembangan perusahaan.

2.3 Fungsi dari SOP

Rujukan pengetahuan bagi kegiatan operasional yang selalu di-
update.Tindakan seperti alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang
dari gudang atau logistik, hingga pelayanan pelanggan akan tertata atau
terstruktur dengan baik. Dikarenakan alur kerja bisa berubah sewaktu-waktu,
maka Standard Operational Procedure sebaiknya harus selalu diperbarui
berdasarkan keputusan auditor jaminan mutu. Arsip pelacakan kegiatan
operasional, penilaian, dan perbaikan Biasanya SOP memiliki formulir kerja
seperti contoh berita acara presentasi produk oleh para staf marketing, bukti
pengiriman, berita acara kunjungan, dan lain sebagainya.
Dengan begitu, Perusahaan memiliki bukti nyata bagi alur pekerjaan yang
membutuhkan arsip, audit jaminan mutu berkala secara eksternal maupun
internal harus dilaksanaan sebagai bahan penilaian hingga perbaikan untuk
penyempurnaan yang harus dilakukan. Adapun fungsi Standar Operasional
Prosedur bagi perusahaan adalah sebagai berikut:
1) Sebagai pedoman dan landasan hukum
Penerapan standar ini dapat berfungsi sebagai pedoman untuk
mengantisipasi berbagai macam situasi tak terduga yang akan dihadapi
oleh perusahaan, sekaligus acuan untuk melaksanakan pekerjaan. Selain
itu, manfaat SOP juga dapat digunakan sebagai landasan hukum apabila
terjadi penyimpangan dalam perusahaan.

4
 2) Memudahkan pekerjaan
Tidak bisa dipungkiri, hal ini akan sangat membantu kegiatan
operasional perusahaan dan mempermudah pegawai dalam menyelesaikan
pekerjaannya. Dengan SOP, seluruh aktivitas perusahaan menjadi teratur
dan tertib. Para pegawai tahu apa tugasnya, apa yang tidak boleh
dilakukannya, dan apa yang harus dilakukannya.
3) Membantu mendisiplinkan seluruh jajaran perusahaan
Penerapannya tentu saja bisa membantu membawa seluruh jajaran
perusahaan ke arah yang positif untuk lebih disiplin dan bertanggung
jawab dalam bekerja. Misalnya, pegawai tidak boleh datang terlambat ke
kantor atau keluar jam kantor tidak pada waktunya, karena peraturan
mengenai itu sudah tercantum dalam SOP. Bagi yang melanggar, biasanya
akan dikenakan sanksi sesuai kebijakan masing-masing perusahaan.
4) Mendeteksi hambatan-hambatan yang sedang atau akan dialami pegawai.
Dengan adanya SOP, perusahaan dapat mengantisipasi hal tak terduga
dalam menjalankan perusahaan, termasuk hambatan yang sedang atau
akan dialami pegawai. Jika hambatan sudah diketahui, maka perusahaan
dapat mencari jalan keluar untuk memecahkannya.

2.4 Prinsip Pembuatan SOP

1. Mudah dan Jelas
Standard operasi yang tepat adalah yang dibuat dengan prosedur
yang mudah dimengerti dan tidak rumit. Karena salah satu manfaat SOP
adalah untuk mempermudah proses kerja dalam sebuah perusahaan.
Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur standar yang akan susun bisa
dengan mudah dipahami dan diterapkan kepada para pegawai, serta tidak
menyulitkan.
2. Keselarasan
Penyusunan SOP hendaknya diselaraskan dengan visi, misi, tujuan
perusahaan, dan standard operasi yang lainnya. Dengan begitu, para
pegawai akan lebih mudah melaksanakan pekerjaan sebab sudah ada acuan
yang harus diikuti.

5
3. Keterukuran
Sebelum menyusun SOP, pihak-pihak terkait harus menentukan
lebih dahulu tujuan dibuatnya SOP tersebut, berikut prosedur, tata laksana,
serta konsekuensi yang ditimbulkan apabila gagal diterapkan. Isi dari
standard operasional juga harus mengandung standar kualitas tertentu yang
dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
4. Efisiensi dan efektivitas
Standard operasi yang ada harus efisien dan efektif agar tidak
menimbulkan kerancuan yang berakibat pada terhambatnya pelaksanaan
kegiatan operasional perusahaan.
5. Konsisten
Konsisten merupakan salah satu faktor penting dalam standard
operasi. Karena untuk dapata merasakan manfaat SOP, standard
operasional ini harus dilaksanakan secara konsisten kapan pun, di mana
pun, dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh jajaran perusahaan.
6. Berorientasi kepada pengguna
Prosedur yang distandarkan dalam standard operasi hendaknya
didasarkan pada kebutuhan penggunanya, sehingga dapat memberikan
kepuasan.
7. Dinamis dan mengikat
Standard operasi yang ada harus bersifat dinamis terhadap
penyempurnaan, artinya tidak lepas dari kemungkinan bahwa sewaktu-
waktu akan ada revisi oleh perusahaan yang disebabkan oleh perubahan
baik secara internal maupun eksternal.
8. Kepatuhan dan kepastian hukum
Prosedur yang distandarkan dalam standard operasi wajib
memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. SOP juga harus ditetapkan oleh
pimpinan sebagai sebuah landasan hukum yang harus dipatuhi dan
dilaksanakan.

Ketika sebuah perusahaan tumbuh, seringkali sangat bergantung pada

pemilik untuk semua keputusan besar. Tetapi begitu perusahaan mencapai

6
ukuran tertentu, bentuk pengambilan keputusan ini dapat membatasi
kapasitasnya untuk tumbuh lebih jauh karena pemilik tidak mungkin membuat
semua keputusan dengan benar.
Untuk itu, diperlukan sebuah manajemen tambahan dan SOP yang
terdokumentasi untuk memungkinkan perusahaan terus berkembang, dan juga
menetapkan langkah sukses atau visi misi serta memberikan pelatihan dasar
untuk karyawan agar berkembang. Beberapa hal di bawah ini adalah alasan
mengapa sebuah perusahaan memerlukan SOP:
1. Menghemat waktu dan biaya
Dengan SOP, setiap pekerjaan sudah tertulis cara kerjanya,
sehingga hal ini bisa meminimalisir karyawan untuk mencoba-coba cara
pengerjaan yang berbeda karena cara paling efisien sudah tertulis dalam
SOP, hal ini dapat mempersingkat proses sehingga karyawan dapat
mencapai lebih banyak hasil dalam waktu lebih sedikit.
2. Menjaga konsistensi dan standardisasi
Memiliki SOP yang benar dan diterapkan secara optimal
memastikan bahwa proses bisnis diselesaikan dengan cara yang benar.
Cara yang sudah tertulis dalam SOP akan menjaga produk atau jasa yang
ditawarkan agar selalu konsisten dan sesuai dengan standar.
3. Memudahkan komunikasi terhadap karyawan
SOP membuat karyawan baru tidak lagi harus menebak bagaimana
mereka harus melakukan pekerjaan mereka dan mengingat apa yang kamu
katakan kepada mereka ketika mereka pertama kali dipekerjakan. Selain
itu, karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari.
4. Dasar untuk evaluasi kinerja dan pertanggungjawaban karyawan
SOP bisa menjadi standar yang jelas sehingga evaluasi kinerja
karyawan dapat dilakukan secara objektif dan adil untuk semua karyawan.
SOP menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan evaluasi
karyawan secara konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

7
5. Menciptakan lingkungan kerja yang aman
Ketika karyawan melakukan tugas yang sama dengan cara
berbeda-beda, hal ini menjadi tidak efisien dan juga bisa membahayakan
keselamatan mereka. SOP memastikan bahwa karyawan melakukan
pekerjaan mereka dengan aman dan konsisten.
Kesalahan dalam Penyusunan SOP
Dalam menyusun SOP, ada banyak hal yang harus diperhatikan agar tidak
mendapatkan atau mengalami kesalahan fatal dikemudian hari.
•Penyusun SOP yang tidak Kompeten
•SOP Merupakan Jiplakan dari Perusahaan Lain
•SOP Tidak Didasarkan dari Struktur Organisasi dan Desskripsi Pekerjaan
•SOP Tidak Didasarkan Peraturan Perusahaan
•SOP Disusun Menggunakan Sistem Birokrasi
•SOP yang Statis dan Stagnan
•SOP Tidak Dilatihkan
•SOP Tidak Dievaluasi
•SOP Tidak Diuji Coba
1. SOP tanpa adanya reward and punishment
Tanpa adanya reward and punishment, mereka akan jenuh dan
malas untuk bekerja sesuai SOP. Karena adanya pikiran, bahwa bekerja
sesuai SOP atau tidak sekalipun sama sekali tidak memberikan efek
apapun pada diri mereka. Untuk mengatasi hal tersebut, tidak ada salahnya
untuk menerapkan sistem reward and punishment. Hal ini dapat memicu
pekerja untuk menjalankan SOP perusahaan.
2. Adanya masalah teknis saat proses eksekusi SOP
Apa yang diekspektasikan pada saat pembuatan SOP dan realita
yang ada di lapangan pada saat eksekusi mungkin tidak sesuai. Untuk itu,
cara mengatasinya adalah mendiskusikan baik-baik aturan yang lama dan
menyusun peraturan baru setelah melakukan berbagai pertimbangan.
3. Terdapat ketidaksepakatan dalam perusahaan/organisasi

8
 Kemungkinan akan ada beberapa pekerja dalam perusahaan yang
menolak menjalankan SOP karena tidak sepakat dengan kebijakan
tersebut. Cara mengatasinya adalah dengan cara mengajak pihak tersebut
untuk berdiskusi bersama. Jika memang ternyata prosedur tersebut
merugikan salah satu pihak, penting untuk segera dikaji dan disusun ulang.
4. Kurangnya pengawasan terhadap pelaku SOP
Kurangnya pengawasan terhadap pelaku SOP menyebabkan suatu
SOP jadi disepelekan dan pelanggaran jadi hal yang biasa. Solusinya
adalah dengan melimpahkan kesalahan pada kepala divisi masing-masing,
dengan ini akan memicu bagian yang berwenang untuk memberikan
pengawasan lebih ketat lagi.
5. Penyampaian SOP yang tidak jelas dan satu arah
SOP mungkin kurang menuliskan prosedur atau aturan secara
detail sehingga membuat pelaku SOP bingung. Cara mengatasinya adalah
dengan menciptakan SOP dengan detail, selain itu juga bisa melakukan
lakukan komunikasi 2 arah. Jika karyawan terlalu banyak, maka
sampaikan SOP dengan jelas pada kepala divisi mereka. Atau bisa
menempel SOP di tempat yang strategis agar bisa dibaca setiap karyawan.

2.5 Jenis-jenis SOP

Terdapat beberapa macam Standar Operasional Prosedur yang dipakai
sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan. SOP
dibagi berdasarkan empat faktor, yaitu sifat kegiatan , cakupan dan besarnya
kegiatan, cakupan dan jenis kegiatan, serta cakupan dan kelengkapan kegiatan.
 Menurut sifat kegiatan
Berdasarkan sifat kegiatan, Standar Operasional Prosedur dibagi
menjadi dua, yakni Standar Operasional Prosedur Teknis dan Standar
Operasional Prosedur Administratif. SOP teknis merupakan prosedur
pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh satu pihak atau pelaksana
dengan satu peran atau jabatan, serta dibuat dengan sangat rinci dan
cermat sehingga tidak memungkinkan adanya variasi. Berbeda dari
standard operasional teknis, SOP administratif merupakan prosedur

9
 standar kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari orang atau pelaksana
dengan lebih dari satu peran atau jabatan yang bersifat lebih umum dan
tidak rinci.
 Menurut cakupan dan besar kegiatan
Berdasarkan cakupan dan besar kegiatan, Standar Operasional
Prosedur dibagi menjadi dua, yakni Standar Operasional Prosedur
Makro dan Standar Operasional Prosedur Mikro. SOP makro adalah
integrasi dari beberapa SOP Mikro dan kemudian membentuk
serangkaian kegiatan dalam standard operasional tersebut. Standar
Operasional Prosedur Makro juga mencerminkan bagian-bagian dari
kegiatan tersebut. Sedangkan SOP Mikro adalah standard operasional
yang kegiatannya merupakan bagian dari standard operasional yang
lebih besar cakupannya atau SOP makro.
 Menurut cakupan dan jenis kegiatan. Berdasarkan cakupan dan jenis
kegiatan, Standar Operasional Prosedur dibagi menjadi dua, yaitu
Standar Operasional Prosedur Generik dan Standar Operasional
Prosedur Spesifik. Sesuai dengan namanya, SOP Generik merupakan
standard operasional yang umum.

Sifat dan isi kegiatan dari standard operasional ini relatif memiliki
kesamaan, baik dari kegiatan yang diatur menggunakan standard operasional
atau pun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya. SOP Spesifik atau khusus
merupakan standard operassional yang berkebalikan dengan SOP umum. Sifat
dan isi kegiatan relatif berbeda dari kegiatan yang diatur menggunakan
standard operasional, tahapan kegiatan, pelaksana, dan tempat di mana
standard operasional tersebut diterapkan. Menurut cakupan dan kelengkapan
kegiatan
Berdasarkan cakupan dan kelengkapan kegiatan, Standar Operasional
Prosedur dibagi menjadi dua, yaitu Standar Operasional Prosedur Final dan
Standar Operasional Prosedur Parsial. SOP Final merupakan standard
operasional yang menurut cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk
utama yang paling akhir atau final. Tidak seperti standard operasi Final,

10
standard operasional jenis Parsial ini belum menghasilkan produk utama yang
paling akhir sehingga masih memiliki kegiatan lanjutan yang mencerminkan
produk utama finalnya.

11
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
SOP atau Standard Operating Procedure adalah kumpulan peraturan,
pedoman, atau acuan yang dibuat suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing individu
dalam perusahaan, serta menjadi salah satu alat penilaian kinerja bagi instansi
pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan
indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja,
prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan prosedur yang
seharusnya ada dalam sebuah perusahaan dalam membantu menjalankan
aktivitas. Standard Operating Procedure ada dan dibentuk oleh perusahaan
sebagai acuan kerja sehingga para manager dan karyawan dapat menjadi
sumber daya perusahaan yang professional dan handal.

3.2 Saran
Sebaiknya setiap bengkel memiliki rancangan Standar Operasional
Proseduragar memberi kejelasan terkait operasional tempat praktik yang
harus dijalankan dan memberikan pelatihan dan evaluasi kinerja bagi
mahasiswa mengenai SOP yang benar.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Wikipedia, Ensiklopedia Bebas. Juni 2022. Standar Operasional

Prosedur.Jakarta. Prosedur operasi standar - Wikipedia bahasa Indonesia,

ensiklopedia bebas

Binus.ac.id.Desember 2021. Mengenal manfaat dan cara pembuatan sop yang

baik.https://accounting.binus.ac.id/2021/12/01/mengenal-manfaat-dan-

cara-pembuatan-sop-yang-baik/

Sailendra, Annie. 2015. Langkah - langkah Praktis Membuat Membuat SOP.

Yogyakarta: Trans Idea Publishing.

Budiharjo, M. 2014. Panduan Praktis Menyusun SOP. Jakarta: Raih Asa Sukses.

iii