(Pengertian SOP dalam buku “langkah – langkah efektif menyusun SOP - ARNINA P”)

Istilah SOP sering kali digunakan untuk menyebut semua dokumen yang mengatur kegiatan operasional
organisasi. Misalnya seperti protokol, prosedur tetap, instruksi kerja, diagram alir, dan lain sebagainya.
Dengan bahasa yang berbeda namun memiliki subtansi yang sama, dalam buku yang berjudul Standar
Operasional Prosedur (SOP), Istyadi Insani mengatakan bahwa SOP adalah pedoman pelaksanaan
administrasi perkantoran dalam rangka peningkatan pelayanan. Selanjutnya menurut Gareth R. Jones
dalam buku Organisational Theory, menyatakan bahwa SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis
yang membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi.
Adapun Tjipto Atmoko dalam buku langkah-langkah efektif membuat SOP menyatakan bahwa, SOP
merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat
penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural
sesuai dengan tata kerja, prosedurkerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. SOP
merupakan tata cara yang dibakukan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses pekerjaan. SOP
juga diartikan sebagai suatu standar tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu
kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
Standard Operating Prosedures (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan
(terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Intinya, SOP mengatur bagaimana proses pekerjaan
dilakukan, siapa yang harus mengerjakan, siapa yang bertanggung jawab, siapa yang memberi
persetujuan, disiapkan dan keterangan pendukung lainnya. Pada dasarnya, SOP merupakan sebuah alat
manajemen untuk membuat keseragaman pola bisnis, keseragaman pola kerja dan keseragaman kualitas
dari sebuah proses atau produk yang akan dibuat atau dilaksanakan.
SOP bersifat mengikat seluruh pelaksana pekerjaan yang meliputi seluruh orang yang bekerja di
perusahaan, misalnya karyawan produksi, office boy, cleaning service, supir, staf administrasi,
supervisor, manajer dan lain sebagainya. Oleh karena itu SOP memiliki prinsif penyusunan dan
pelaksanaan agar mudah dipahami dan diimplementasikan dengan baik oleh seluruh elemen yang ada di
dalam perusahaan.

(Pengertian SOP dalam buku “Mudah Menyusun SOP – ARINI T. SOEMOHADIWIDJOJO”)

Standard Operating Procedure (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan
kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. penggunaan SOp dalam
organisasi bertujuan untuk memastikan organisasi beroperasi secara konsisten, efektif, efisien,
sistematis, dan terkelola dengan baik, untuk menghasilkan produk yang memiliki mutu konsisten
sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. implementasi SOp dalam organisasi dimaksudkan
agar organisasi dapat menghadapi tantangan-tantangan sebagai berikut:

■ tingkat kesulitan kegiatan operasional organisasi semakin tinggi sehingga risiko terjadinya
kesalahan atau penyimpangan juga semakin tinggi.

■ Semakin banyak persyaratan dan peraturan perundangan yang harus dipatuhi organisasi.

■ pelanggan yang semakin kritis dengan tuntutan mutu produk organisasi yang konsisten atau
semakin baik. Banyak orang menggunakan istilah SOp untuk menyebut semua dokumen yang
mengatur kegiatan operasional organisasi, seperti protokol, prosedur tetap, instruksi kerja,
lembar kerja, diagram alir, dan sebagainya.

Secara luas, SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas operasional
sebuah organisasi. namun, dalam pengertian yang sempit, SOP (atau “prosedur”) merupakan
salah satu jenis dokumen dalam sebuah sistem tata kerja yang digunakan untuk mengatur
kegiatan operasional antar bagian/fungsi dalam sebuah organisasi, agar kegiatan tersebut dapat
terlaksana secara sistemik.

“Standard Operating Procedure (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan
kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.”– Arini T.
Soemohadiwidjojo (2014 : 11)

(Pengertian SOP dalam buku “Panduan Praktis Menyusun SOP – IR M BUDIHARDJO”)

Pada dasarnya SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu perangkat lunak pengatur, yang
mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh karena prosedur kerja
yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan
menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai Standard Operating Procedure atau disingkat
SOP. Dokumen tertulis ini selanjutnya dijadikan standar bagi pelaksanaan prosedur kerja tertentu
tersebut.

Bagi sebagian orang, SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure. Walaupun pada
dasarnya sama pengertiannya, sebagian orang lagi ada yang menggunakan istilah Standard
Operational Procedure. Bahkan, sebagian lagi ada yang sudah “meng-Indonesiakan” menjadi
Standar Operasional Prosedur; walaupun tidak sesuai dengan tata bahasa Indonesia yang baik
dan benar. Dalam tulisan ini, penulis akan tetap menggunakan istilah Standard Operating
Procedure. Hal ini karena semua istilah tersebut di atas pada dasarnya memiliki pengertian yang
sama. Oleh karena itu, pembaca bebas memilih untuk menggunakan istilah yang manapun. Bagi
perusahaan-perusahaan yang sebagian atau seluruh staf dan karyawannya kurang familiar dengan
bahasa Inggris, ada baiknya jika menggunakan istilah yang sudah diindonesiakan. Tentu saja
termasuk penggunaan bahasa di dalam dokumen SOP juga sejauh mungkin agar menghindari
istilah-istilah bahasa asing.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang
dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk
memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-
rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan
prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir (Laksmi, 2008:52).

Setiap perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya, membutuhkan sebuah panduan
untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan. Standar Prosedur
Operasional (SPO) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan
menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai
akhir.

Berikut beberapa pengertian SOP dari beberapa sumber buku:

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan
kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).
Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah
(atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan
dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana
melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman
atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja
instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai
tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi
cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan
dalam kegiatan (Insani, 2010:1).

Tambunan (2013:142-165), menyebutkan unsur-unsur SOP yang dapat digunakan sebagai acuan
dalam penyusunan SOP, sebagai berikut:

• Tujuan
Tujuan penyusunan SOP merupakan landasan setiap prosedur dan langkah-langkah kegiatan di
dalam SOP.

• Kebijakan
Pernyataan kebijakan bertujuan mendukung pelaksanaan prosedur secara efektif, efisien dan
bersifat spesifik untuk masing-masing prosedur.

• Petunjuk
operasional Petunjuk operasional sangat penting untuk mengarahkan pengguna bagaimana
membaca dan memahami dokumen SOP. Petunjuk operasional disajikan di halaman awal
pedoman. Petunjuk ini harus dinyatakan dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
• Pihak yang terlibat
Sebagai pihak penyusun, sebaiknya SOP disusun oleh satu tim. Hal ini bertujuan supaya perihal
dalam perubahan SOP mudah dikomunikasikan.

• Formulir
Formulir di sini adalah bentuk standar dan dokumen dokumen kosong yang sering juga disebut
blanko atau merupakan media validasi dan kontrol prosedur. Jadi, formulir ini berfungsi sebagai
kontrol SOP serta pelaksanaan audit. Oleh karena itu, di dalam pedoman SOP harus juga
dijelaskan dengan tepat bagaimana cara pengisian setiap formulir dalam prosedur yang
bersangkutan.

• Masukan
Kemudian media masukan disiapkan, sehingga kegiatan di dalam sistem dapat dilakukan, dengan
asumsi bahwa kualitas data sudah memenuhi persyaratan sesuai yang dinyatakan dalam
kebijakan ataupun syarat prosedur.

• Proses
Tujuan proses di sini adalah mengubah masukan menjadi keluaran. Proses dapat terdiri dari satu
atau lebih subproses. Data dan informasi di dalam masukan diubah menjadi informasi dan
knowledge yang dibutuhkan oleh organisasi untuk pengambilan keputusan dan melaksanakan
kegiatan dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan, baik jangka pendek maupun jangka
panjang.

• Laporan
Laporan yang dimaksud dalam SOP harus dibedakan dengan formulir, blanko, atau dokumen.
Laporan dalam suatu prosedur, biasanya sangat spesifik dan tidak akan sama dengan laporan
yang diproduksi di dalam prosedur lainnya.
• Validasi
Validasi adalah bagian yang penting dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di
dalam organisasi. Tujuan melakukan validasi untuk memastikan bahwasemua keputusan yang
diambil dan kegiatan yang dilakukan telah sah (valid).

• Kontrol
Kontrol dibagi dengan berbagai cara. Ada yang menurut spesifikasinya, prosedurnya,
kepatuhannya, dan sebagai nya. Untuk dapat menerapkan SOP dan prosedur prosedur, maka
kontrol yang diterapkan harus mencakup semua bentuk kontrol tersebut.

Unsur-unsur yang harus ada dalam sebuah dokumen SOP antara lain:

•Halaman judul, biasanya memuat judul, • Tanggal pembuatan, tanggal revisi dan
logo, nama instansi atau satuan kerja dan tanggal pengesahan.
tahun pembuatan.
• Dasar hukum.
•Keputusan pimpinan tentang penetapan
dokumen SOP. • Tujuan Prosedur.

• Daftar isi, untuk mempercepat pencarian
informasi, kerena biasanya dokumen SOP
itu memuat prosedur dari semua unit kerja,
jadi kemungkinan dokumennya tebal.
• Petunjuk penggunaan yang dapat berisi
definisi istilah dan akronim yang digunakan
dalam dokumen SOP.
• Lingkup aktivitas yang dicakup dalam
Prosedur tersebut.
• Rentang waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan Prosedur tersebut.
• Indikator dan usulan keberhasilan
pelaksanaan proses dalam Prosedur.

• Fungsi atau Unit Kerja yang terkait dan • Dokumen terkait atau lampiran-lampiran.
terlibat dalam Prosedur.
• Siapa yang menyiapkan prosedur.
 • Siapa yang memeriksa dan menyetujui
atau mengesahkan Prosedur

Tujuan dan manfaat penyusunan Standard operating procedures (SOP)

Pada umumnya, tujuan pembuatan SOP adalah untuk menciptakan kepastian aturan yang
diwujudkan dalam bentuk komitmen untuk melaksanakannya. Sehingga akan terciptalah kinerja
yang terstruktur, sistematis dan baku. Hal tersebut tentunya akan berdampak kepada kemajuan
organisasi atau perusahaan.
Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai
aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang
baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk
karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi
yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Secara spesifik tujuan dari SOP (Langkah-langkah Efektif Menyusun SOP -Amina p 2014:35)
adalah:

• Agar pegawai dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja.

• Memudahkan proses pengontrolan pada setiap proses kerja.

• Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi.

• Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses kerja, wewenang dan tanggung
jawab dalam bekerja.

• Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.

• Melindungi perusahaan dan pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
• Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

• Mengarahkan pegawai untuk disiplin dalam pekerjaannya.

• Sebagai pedoman dalam mengerjakan pekerjaan rutin.

• Untuk mengidentifikasikan pola kerja secara tertulis, sistematis, dan konsisten agar mudah
dipahami oleh seluruh pihak yang terlibat baik internal maupun eksternal.

• Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab pada setiap unit kerja

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:30):

 Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana
petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.

 Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.

 Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi
konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.

 Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.

 Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.

 Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.

 Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila
 terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga
sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.

 Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.

 Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

Sedangkan fungsi SOP adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:35):

 Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

 Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

 Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

 Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

 Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

 Memperlancar tugas petugas pegawai atau tim unit kerja.

 Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

 Mengetahui dengan jelas hambatan!hambatannya dan mudah dilacak

 Mengarahkan petugas pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.

 Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Adapun manfaat SOP dalam perusahaan adalah:

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) adalah penetapan tertulis mengenai
apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari
terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu
kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi
organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008):

 Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus,
mengurangi kesalahan dan kelalaian.

 SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
 Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam
melaksanakan tugas.

 Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

 Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat
melakukan tugasnya.

 Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.

 Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian
pelayanan sehari-hari.

 Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

 Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan

pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan dan
tugasnya.

• Meningkatkan efisienis dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual
pegawai dalam melaksanaan tugasnya.

• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugasnya. mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari

• Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugasnya.

• Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.

• Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai
dalam melaksanakan tugasnya.

• Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sebagai konsumen dilihat
dari kesederhanaan alur pelayanan.

• Mengurangi beban kerja dan dapat meningkatkan comparability, credibility, dan defensibility.
• Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.

• Dapat digunakan sebagai alat ukur kinerja pegawai.

• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.

• Memberikan efisiensi waktu karena; semua proses kerja sudah terstruktur dalam sebuah
dokumen tertulis.

• Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan,

sehingga dapat memberikan informasi yang jelas bagi kinerja pelayanan.

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus

memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas,
keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian
hukum.

Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan
dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi,
dari level yang paling rendah dan tertinggi.

Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-

penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan
prosedur standar yang telah ditetapkan.

Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap
prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik,
maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses
penyelenggaraan pemerintahan.

Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus

didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka
yang memerlukan.

Prinsip Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Secara Umum

Beberapa hal yang sangat prinsip yang harus diperhatikan dalam penyusunan SOP, antara lain:

• dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan,

• dievaluasi secara periodik dan disesuaikan dengan kondisi terkini atau kebutuhan organisasi,
dan perkembangan kebijakan yang berlaku,

• dikomunikasikan secara sistematis kepada semua unit kerja,

• disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, standar yang menjadi acuan perusahaan, dan
peraturan perundangan yang berlaku, tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan
diterapkan,

• memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa waktu yang
dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pegawai,

• mendorong pelaksanaan rangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien,
serta

• menjadi pedoman yang terukur mengenai waktu, hasil kerja, maupun rincian biaya pelayanan
dan tata cara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.
Sedangkan Sayuti (2014:4) menyebut, dalam menyusun SOP terdapat beberapa prinsip dasar
yang harus diperhatikan, di antaranya:
• prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan,

• spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya,

• pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu,

• berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik baiknya,

• mencegah berkembarnya (duplikasi) pekerjaan,

• harus ada pengecualian yang seminim mungkin terhadap peraturan,

• mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu,

• prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah,

• pembagian tugas tepat,

• memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan,

• penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik baiknya,

• tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dilaporkan dengan memerhatikan tujuan,

• pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum dan

• menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik baiknya.