STANDAR

OPERASIONAL
PROSEDUR
APT. MIRRAH NUR ADILLAH, S.FARM., MARS
 PENDAHULUAN
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah
instruksi langkah demi langkah yang disusun
oleh sebuah organisasi untuk membantu pekerja
melakukan operasi rutin yang kompleks. SOP
bertujuan untuk mencapai efisiensi, keluaran
kualitas dan keseragaman kinerja, sekaligus
mengurangi miskomunikasi dan kegagalan
mematuhi peraturan industri atau organisasi.
 Definisi
O SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-
prosedur operasional standar yang ada dalam
suatu organisasi yang digunakan untuk
memastikan bahwa setiap keputusan, langkah
atau tindakan dan penggunaan fasilitas
pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi, telah berjalan secara
efektif, konsisten, standar dan sistematis.
Untuk siapa SOP dibuat?
O SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana
pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan
produksi, resepsionis, office boy, supir, staf
administrasi di kantor, pabrik atau gudang,
supervisor dan manager.
O SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang
dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang
dilakukan secara tim dan untuk pengawas
pekerjaan tersebut.
 Kapan SOP disusun?
O SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan
O SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut
sudah dilakukan dengan baik atau tidak
O Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2
bulan trial.
O Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang
bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru,
ta,bahan pekerja, lokasi berbeda dan semua yang
mempengaruhi lingkungan kerja
O Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi
bahan perbaikan SOP secara teratur.
Sepanjang apa SOP disusun?
O Tidak ada aturan yg membatasi panjang
pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh
berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda,
dgn tetap harus lengkap dan akurat
O Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih
memudahkan para pelaksana, dengan demikian
sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi
menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP
Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan
SOP Tahap Penyelesaian)
Siapa yang menyusun SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:
O Penulis SOP (author)
O Pelaksana di lapangan (employee)
O Pengawas lapangan (supervisor)
O Atasan pengawas (manager)
 Persiapan SOP
O SOP disusun tim penyusun SOP yang
memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam
bidangnya
O SOP harus tertulis, menjelaskan secara
singkat langkah demi langkah dan dalam
tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.
 Jenis SOP
O Sederhana : langkah-langkah yang ringkas
dan hanya memerlukan sedikit keputusan
O Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci,
panjang, konsisten.
O Flowcharts yang berisi banyak keputusan-
keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
 Bentuk SOP
O Dokumen tertulis
O Diagram atau alur kerja (flow chart)
Standard Operating Procedures
Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya :
O Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktivitas organisasi,bagaimana dan kapan
harus dilakukan,dimana dan oleh siapa dilakukan
(permenpan No. 035 tahun 2012).
O Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang
dibuat secara rinci,spesifik dan bersifat instruktif, yang
dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam
melaksanakan suatu pekerjaaan spesifik agar dapat
mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah
ditetapkan (Susilo, 2003).
O Langkah didalam penyusunan instruksi kerja sama dengan
penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja
adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/unit /
profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang
melibatkan lebih dari satu bagian/ unit /profesi . Prinsip dalam
penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang
ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut,serta
dapat ditelusur hasilnya.
O Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu perangkat
instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk
menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini
digunakan di Undang-undang No. 29 Tahun 2004, tentang
Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 Tahun
2009,tentang Rumah Sakit.
Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu:
O Prosedur yang telah ditetapkan di singkat protap,
O Prosedur untuk panduan kerja (prosedur kerja, disingkat
PK)
O Prosedur untuk melakukan tindakan
O Prosedur penatalaksanaan
O Petunjuk pelaksanaan di singkat juklak
O Petunjuk pelaksanaan secara tehnis di singkat juknis
O Prosedur untuk melakukan tindakan klinis: protokol
klinis, algoritma/ clinical phatway
O Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk
menghindari salah tafsir serta dalam rangka menyeragamkan
istilah “ standar oprasial prosedur “ (SOP) sebagaimana
yang tercantum dalam permenpan Nomor 35 tahun 2012.
O Prosedur yang dimaksud dalam istilah “Standar Oprasional
Prosedur (SOP)” bersifat institusi maupun perorangan
sebagai profesi sehingga di anggap lebih tepat karena
prosedur yang dimaksud dalam penyusunan dokumen
akreditas FKTP
O sementara istilah “Standar Prosedur Oprasional “(SPO)
yang di pergunakan dalam undang-undang praktik kedokteran
maupun dalam undang-undang Kesehatan lebih bersifat
Perorangan Sebagai Profesi.
Tujuan penyusunan SOP
O Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana
dengan efesien, efektif, konsisten/ seragam
dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan melalui pemenuhan standar yang
berlaku.
 Manfaat SOP
O Memenuhi persyaratan standar pelayanan
puskesmas
O Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
O Memastikan staf puskesmas memahami
bagaimana melaksanakan pekerjaannya.
Contoh : SOP pemberian informasi,SOP
pemsangan infus, SOP pemindahan pasien,
dari tempat tidur ke kereta dorong.
 Format SOP
O Jika terdapat format baku SOP berdasarkan
peraturan daerah (perda) masing-masing, maka
format SOP dapat di sesuaikan dengan perda
tersebut.
O Jika belum terdapat format baku SOP
berdasarkan perda, maka SOP dapat di buat
mengacu permenpan No.35/2012
O Prinsipnya adalah: ”Format’’ SOP yang
digunakan dalam satu institusi harus
“SERAGAM’’
 Isi SOP
Isi dari SOP minimai adalah sebagai berikut:
O Pengertian : yang paling awal diisi judul SOP adalah, dan berisi penjelasan dan
atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit d pahami atau menyebabkan
salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.
O Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai
acuan penerapan langkah-langkah untuk.......”
O Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas/FKTP yang menjadi dasar
dibuatnya SOP tersebut.Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP
tersebut,contoh untuk SOP imunisasi pada bayi,pada kebijakan dituliskan :
Keputusan Kepala Puskesmas No.005/2014 tentang Pelayanan Imunisasi.
O Referensi : berisikan dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku,peraturan perundang –undangan,ataupun bentuk lain sebagai
bahan pustaka.
O Langkah-langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja
tertentu.
O Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam
proses kerja tersebut.
O Dari keenam isi SOP sebaimana diuraikan di
atas, dapat ditambahkan antara lain : bagan
alir,dokumen terkait,dsb menyesuaikan
dengan format SOP yang ditentukan oleh
Pemerintah Daerah,yang penting dalam satu
organisasi menggunakan satu format yang
seragam.
Tata Cara Pengelolaan SOP
O Agar ditetapkan siapa yang mengelola SOP,
O Pengelola SOP harus mempunyai arsip
seluruh SOP Puskesmas/Kinik,
O Pengelola SOP agar membuat tata cara
penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan,
penyimpanan, evaluasi dan revisi SOP
Tata Cara penyusunan SOP
Hal-hal yang perlu diingat :
O Siapa yang harus menulis atau menyusun SOP
O Bagaimana merencanakan dan mengembangkan
SOP
O Bagaimana SOP dapat dikenali
O Bagaimana memperkenalkan SOP kepada
pelaksana dan unit terkait
O Bagaimana pengendalian SOP: penomoran, revisi
yang keberapa, dan distribusi kepada siapa.
Syarat penyusunan SOP
O Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah
kegiatan yang dilakukan saat ini sudah memiliki SOP atau
belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SOP masih
efektif atau tidak,jika belum apakah kegiatan tersebut perlu
disusun prosedurnya.
O Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang
melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut.
Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas/FKTP
hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SOP tersebut. Hal
tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap
pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan
personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.
O SOP harus merupakan flow charting dari suatu
kegiatan.Pelaksana atau unit kerja agar mencatat
proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian
Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.
O Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas
siapa melakukan apa,dimana,kapan, dan mengapa.
O SOP jangan menggunakan kalimat
majemuk,subjek,pre dikat dan objek harus jelas.
O SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi de
ngan bahasa yang dikenal pemakai.
O SOP harus jelas, ringkas, dan mudah
dilaksanakan.Untuk SOP pelayanan pasien maka har us
memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan
kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu
kepada standar profesi,standar pelayanan,mengikuti
perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
(IPTEK) kesehatan,dan memperhatikan aspek
keselamatan pasien.
Proses penyusunan SOP
O SOP disusun dengan menggunakan format seuai
dengan panduan penyusunan dokumen akreditasi
Puskesmas/FKTP ini.
O Penyusunan SOP dapat dikoordinir oleh tim mutu/tim
akreditasi Puskesmas/FKTP dengan mekanisme
sebagai berikut :
a) Pelaksana atau unit kerja/upaya menyusun SOP
dengan melibatkan unit terkait.
b) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit
kerja disampaikan ke tim mutu/tim akreditasi,
Fungsi tim mutu/tim akreditasi Puskesmas didalam
penyusunan SOP adalah :
O Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan
memperbaiki SOP yang telah disusun oleh pelaksana
atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun
penulisan,
O Mengkoordinir proses pembuatan SOP sehingga tidak
terjadi duplikasi SOP/tumpang tindih SOP antar unit,
O Melakukan cek ulang terhadap SOP-SOP yang akan
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.
O Penyusunan SOP dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SOP.
Untuk SOP pelayanan dan SOP administrasi, untuk melakukan
identifikasi kebutuhan SOP bisa dilakukan dengan
menggambarkanproses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan
dari kerja yang dilakukan di unit tersebut.
O Sedangkan untuk SOP klinis, identifikasi kebutuhan dilakukan dengan
mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut.
O Dari identifikasi kebutuhan SOP dapat diketahui berapa banyak dan
macam SOP yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi
kebutuhan SOP dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen
penilaian pada standar akreditasi, minimal SOP-SOP apa saja yang
harus ada.
O SOP yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP minimal
yang harus ada di Puskesmas/FKTP. Sedangkan identifikasi SOP
dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja
adalah seluruh SOP secara lengkap yang harus ada di unit kerja
tersebut.
O Mengingat SOP merupakan flow charting dari
proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian
yang jelas bagi subyek, penulisan SOP adalah
dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan
yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat
diagram kotak sederhana yang menggambarkan
langkah penting dari seluruh proses.
O Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan
kegiatan di masing-masing kotak dan dibuat
alurnya.
O Semua SOP harus ditandatangani oleh Kepala Puskesm
as/ kepala Klinik,
O Agar SPO dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu
dilakukan sosialisasi SOP-SOP tersebut dan bila SOP
tersebut rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut
perlu di lakukan pelatihan.
Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan
SOP
O Ada komitmen dari Kepala Puskesmas/FKTP yang
terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumbe r
daya.
O Adanya fasilitator/petugas yang mempunyai kemamp
uan dan kemauan untuk menyusun SOP.
O Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang
disusun dan disepakati
O Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan
penyusunan SOP
Tata cara penomoran SOP
Penomoran SOP maupun dokumen lainnya diatur pada
kebijakan pengendalian dokumen,dengan ketentuan:
O Semua SPO harus diberi nomor,
O Puskesmas /FKTP agar membuat kebijakan tentang
pemberian nomor untuk SOP sesuai de ngan tata naskah
yang dijadikan pedoman,
O Pemberian nomor mengikuti tata naskah Puskesmas/FKTP,
atau ketentuan penomoran yang khusus untuk SOP (bisa
menggunakan garis miring atau dengan sistem digit).
Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat.
Tata cara penyimpanan SOP
a) Penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut
disimpan.
b) SOP asli (master dokumen/ SOP yang sudah
dinomori dan sudah ditandatangani) agar
disimpan disekretariat Tim Akreditasi
Puskesmas/FKTP atau Bagian Tata Usaha
Puskesmas/FKTP, sesuai dengan ketentuan yang
berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara
pengarsipan dokumen yang diatur dalam tata
naskah.Penyimpanan SOP yang asli harus rapi,
sesuai metode pengarsipan sehingga mudah
dicari kembali bila diperlukan.
O SOP fotocopy disimpan di masing- masing unit upaya
Puskesmas/FKTP, dimana SOP tersebut dipergunakan.Bila
SOP tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka
unit kerja wajib mengembalikan SOP yang sudah tidak
berlaku tersebut ke sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata
Usaha sehingga di unit kerja hanya ada SOP yang masih
berlaku saja.
O Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat
memusnahkan fotocopy SOP yang tidak berlaku tersebut,
namun untuk SOP yang asli agar tetap disimpan,dengan lama
penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi
dokumen yang berlaku di Puskesmas/FKTP.
O SOP di unit upaya Puskesmas/FKTP harus diletakkan
ditempat yang mudah dilihat,mudah diambil, dan mudah
dibaca oleh pelaksana.
Terima kasih 