STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR
( SOP )

Oleh : Dr. R. A. Syam, S. Ked.

 Kebijakan

Pedoman/Panduan

(Rencana/KAK)
Program
Kegiatan SOP

Implementasi

Rekam implementasi
Standard Operating Procedures (SOP) :
 adalahserangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintah, (Kepmenpan No.021 tahun 2008).
 SOP, bersifat institusi maupun perorangan sebagai
profesi sehingga dianggap lebih tepat karena prosedur
yang dimaksud dalam pedoman penyusunan dokumen
akreditasi FKTP ini adalah prosedur yang bersifat
institusi maupun perorangan sebagai profesi.
Tujuan Penyusunan SOP :
1. Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien,
efektif, konsisten/seragam dan aman,
2. Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui
pemenuhan standar yang berlaku.
Manfaat SOP :
1. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
2. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana
melaksanakan pekerjaannya.
3. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
Petunjuk Pengisian SOP :
A. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah
kabupaten/ kota, nama organisasi adalah nama
Puskesmas
B. Kotak Heading : masing-masing kotak
(Puskesmas, judul SOP, No. dokumen, No.revisi,
Halaman, SOP, tanggal terbit, ditetapkan Kepala
Puskesmas) diisi sebagai berikut :
Heading dan kotaknya dicetak pada halaman pertama.
Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap, pada
halaman kedua dan seterusnya SOP dibuat tanpa
menyertakan kop/heading.
Kotak Puskesmas diberi nama Puskesmas dan Logo
pemerintah daerah
Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses
kerjanya
 No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomoran
yang berlaku di Puskesmas yang bersangkutan, dibuat
sistematis agar ada keseragaman.
 No. Revisi : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan
huruf.
Contoh : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi
pertama diberi huruf B dan seterusnya. Dapat juga dengan
angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0,
sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dst.
Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya
atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut.
Halaman : diisi nomor halaman dengan
mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut
(misal 1/5). Namun, di tiap halaman selanjutnya dibuat
footer misalnya pada halaman kedua: 2/5, halaman
terakhir : 5/5.
Ditetapkan Kepala Puskesmas: diberi tandatangan Kepala
Puskesmas dan nama jelasnya.
ISI SPO :
1. Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang
istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan
salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.
2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik.
Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-
langkah untuk ……”
3. Kebijakan : ditulis nomor SK Kepala FKTP yang
menjadi landasan SPO tersebut.
4. Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan
penyusunan SPO, bisa berbentuk buku, peraturan
perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan
pustaka.  termasuk menyusun pedoman/panduan
internal
5. Langkah- langkah Prosedur : merupakan bagian
utama, yang menguraikan langkah-langkah kegiatan
untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
6. Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau
prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
DIAGRAM ALIR/ BAGAN ALIR (FLOW CHART):
AWAL KEGIATAN

AKHIR KEGIATAN

? YA
SIMBOL KEPUTUSAN
TIDAK

KEGIATAN GARIS BESAR

Tata Cara Pengelolaan SOP:
1. Puskesmas agar menetapkan siapa yang mengelola
SOP,
2. Pengelola SOP harus mempunyai arsip seluruh
SOP Puskesmas,
3. Pengelola SOP agar membuat tata cara
penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan,
penyimpanan, evaluasi dan revisi SOP.
Tata Cara Penyusunan SOP
Hal-hal yang perlu diingat :
1. Siapa yang harus menulis atau menyusun SOP
Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SOP
Bagaimana SOP dapat dikenali
2. Bagaimana memperkenalkan SOP kepada pelaksana dan
unit terkait
3. Bagaimana pengendalian SOP -nya (nomor, revisi, dan
distribusi ).
Syarat penyusunan SOP :
 Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang
dilakukan saat ini sudah memiliki SOP atau belum, dan bila sudah agar
diidentifikasi apakah SOP masih efektif atau tidak.
 Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakuan
pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut.
 Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas hanya untuk
menanggapi dan mengkoreksi SOP tersebut.
 karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan
adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.
 SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang
dikenal pemakai.
 SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan.
o Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan,
keamanan dan kenyamanan pasien.
o Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan,
mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan,
dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.
 SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau
unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya
kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.
 Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa,
dimana, kapan, dan mengapa.
 SOP jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek
harus jelas.
 SOP harus menggunakan kalimat perintah/ instruksi
dengan bahasa yang dikenal pemakai.
 SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan.
 Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan
aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien.
 Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar
profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan
Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan
memperhatikan aspek keselamatan pasien.
Proses penyusunan SOP
 SOP disusun dengan menggunakan format sesuai dengan
panduan penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas ini.
 Penyusunan SOP dapat dikelola oleh tim mutu/tim akreditasi
Puskesmas dengan mekanisme sebagai berikut :
1. Pelaksana atau unit kerja/upaya menyusun SOP dengan
melibatkan unit terkait.
2. SOP yag telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja/upaya
disampaikan ke tim mutu/tim akreditasi Puskesmas.
Fungsi tim mutu/tim akreditasi Puskesmas di dalam
penyusunan SOP adalah :
 Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki
terhadap SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja
baik dari segi bahasa maupun penulisan,
 Sebagai koordinator dari SOP yang sudah dibuat oleh masing-
masing unit kerja sehingga tidak terjadi duplikasi
SOP/tumpang tindih SOP antar unit,
 Melakukan cek ulang terhadap SOP-SOP yang akan
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.
Penyusunan SOP dilakukan dengan:
 mengidentifikasi kebutuhan SOP.
 Untuk SOP pelayanan dan SOP administrasi, identifikasi
kebutuhan SOP bisa dilakukan dengan menggambarkan proses
bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang
dilakukan di unit tersebut.
 identifikasi
SOP dengan menggambarkan terlebih dahulu
proses bisnis di unit kerja menghasilkan seluruh SOP secara
lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut
 Untuk SOP profesi identifikasi kebutuhan dilakukan dengan
mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja
tersebut.
 Dari identifikasi kebutuhan SOP maka disuatu unit kerja dapat
diketahui berapa banyak dan macam SOP yang harus dibuat.
 Identifikasi
kebutuhan SOP dapat pula dilakukan dengan
memperhatikan elemen penilaian pada standar akreditasi
Puskesmas, minimal SOP - SOP apa saja yang harus ada.
 SOP yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP
minimal yang harus ada di Puskesmas.
SOP merupakan flow charting dari proses kegiatan
maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi
subyek, penulisan SOP adalah dimulai dengan
membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan.
Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana
yang menggambarkan langkah penting dari seluruh
proses.
Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan
kegiatan di masing-masing kotak dan dibuat alurnya.
Semua SOP harus ditandatangani oleh Kepala
Puskesmas,
 Untuk SOP pelayanan dan SOP administrasi,
sebagian memerlukan uji coba.
 Agar SOP dapat dikenali oleh pelaksana maka
perlu dilakukan sosialisasi SOP - SOP tersebut dan
bila SOP tersebut rumit maka untuk melaksanakan
SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
Tata cara penomoran SOP.
Penomoran SOP maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan
pengendalian dokumen,
(kriteria 2.1.11. elemen penilaian 4, untuk Puskesmas)
 Semua SOP harus diberi nomor,
 Puskesmas agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk
SOP,
 Pemberian nomor bisa mengikuti tata persuratan Puskesmas, atau
ketentuan penomoran yang khusus untuk SOP (bisa menggunakan
garis miring atau dengan sistem digit). Pemberian nomor sebaiknya
secara sentral.
Kode-kode yang dipergunakan untuk pemberian nomor :
 Kode unit kerja : masing-masing unit kerja di Puskesmas mempunyai
kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk angka atau huruf.
Sebagai contoh pada Unit Gawat Darurat diberi kode 08 (apabila
menggunakan angka) atau g (apabila menggunakan huruf) dan lain
sebagainya tergantung didalam kebijakan pengendalian dokumen dan
rekaman.
 Kode SOP : diatur dalam tata persuratan Puskesmas.
Misal kode untuk SOP adalah 03 (apabila menggunakan angka) atau
c (apabila menggunakan kode huruf).
 Nomor urut SOP adalah urutan nomor SOP di dalam unit
kerja /upaya di Puskesmas.
Misal SOP di Unit Gawat Darurat No.08.03.15 (artinya SOP
dari Unit Gawat Darurat dg nomor urut SPO = 15).
 Cara penomoran lainnya :
 SOP yg khusus utk 1 unit, misal …/UGD/bln/thn
 Satu SOP dipergunakan oleh lebih dari satu unit yang
berbeda misalnya SOP rujukan pasien maka diberi
nomor : …./UGD/Keperawatan/bln/thn
Tata Cara Penyimpanan SOP
 Penyimpanan adalah bagaimana SOP tersebut disimpan.
 SOP asli (master dokumen/SPO yang sudah dinomori
dan sudah ditandatangani) disimpan di Bagian Tata
Usaha Puskesmas, sesuai dengan kebijakan pengarsipan
dokumen yang berlaku di organisasi tersebut.
 Penyimpanan SOP yang asli harus rapi, sesuai metode
pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila
diperlukan.
 SOP fotokopi disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas,
dimana SOP tersebut dipergunakan.
 Bila SOP tersebut tidak dipergunakan lagi maka unit kerja wajib
mengembalikan SOP yang sudah tidak berlaku tersebut ke bagian
Tata Usaha
 Di unit kerja hanya ada SOP yang masih berlaku saja.
 Bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotokopi SOP
yang tidak berlaku tersebut,
 SOP yang asli agar tetap disimpan, sesuai ketentuan dalam
pengarsipan dokumen di Puskesmas.
 SOP di unit upaya Puskesmas harus diletakan ditempat yang
mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
 Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka
penyimpanan SOP sebagai berikut :
o Setiap SOP harus di print-out dan disimpan sebagai SOP asli
atau dikomputer dengan persyaratan diback-up
o SOP diunit upaya Puskesmas tidak perlu hardcopy, SOP bisa
dilihat di internet di Puskesmas, namun untuk SOP
penanganan gawat darurat tetap harus dibuatkan hardcopy-nya.
Tata Cara Pendistribusian SOP
 Distribusi adalah kegiatan menyampaikan SOP kepada unit/upaya
atau pelaksana yang memerlukan SOP tersebut agar dapat
digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya.
 Kegiatan distribusi dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata
Usaha Puskesmas sesuai kebijakan dalam pengendalian dokumen.
 Distribusi harus memakai expedisi dan atau formulir tanda terima.
 Distribusi SOP bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga
untuk seluruh unit kerja lainnya.
Evaluasi SOP.
 Evaluasi SOP dapat dilakukan dengan evaluasi
penerapannya dan revisi secara total/sebagian SOP tersebut.
 Evaluasi penerapan/kepatuhan SOP dapat dilakukan dengan
evaluasi langkah-langkah penerapan SOP apakah sudah
dilakukan semua langkah ataupun sebagian langkah yang
dilakukan.
Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan
daftar tilik.
 Daftar tilik adalah daftar urutan kerja yang dikerjakan
secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian
kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-
mark).
 Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu
untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
 Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang
kompleks.
 Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah
pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk
menggantikan SOP itu sendiri.
Langkah-langkah menyusun daftar tilik
Langkah awal dengan melakukan Identifikasi prosedur yang membutuhkan
daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya.
 Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,
 Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
 Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
 Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,
 Lakukan uji-coba,
 Lakukan perbaikan daftar tilik,
 Standarisasi daftar tilik.
 Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100 %
Σ Ya+Tidak
Evaluasi isi SOP.
 dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal 3 tahun sekali,
 dilakukan oleh masing-masing unit kerja, dipimpin oleh
koordinator unit kerja/program.
 Hasil evaluasi :
 SOP masih tetap bisa dipergunakan atau
 SOP perlu diperbaiki/direvisi.
 Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau
seluruhnya.
 Pergantian kepala Puskesmas, bila SOP memang masih sesuai/
dipergunakan maka tidak perlu direvisi.
TERIMA KASIH