PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Bagi sebagian perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan yang sudah memahami
arti penting keberadaan SOP bagi bisnis mereka, sangat menyakini bahwa SOP akan
memberikan manfaat yang sangat banyak bagi pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi
perusahaan-perusahaan yang belum memahami arti penting dari SOP, akan memperlakukan
SOP dengan sebelah mata, SOP dianggap sebagai aturan kaku yang akan mengganggu
fleksibilitas kerja mereka, akan mengganggu irama permainan mereka dalam berbisnis.

B. Rumusan Masalah
Dari uraian diatas dapat kami rumuskan :
A. Apa pengertian sop ?
B. Apa tujuan dari sop ?
C. Apa fungsi dari sop ?
D. Sebutkan jenis-jenis sop ?
E. Apa saja prinsip penyusunan sop?
F. Sebutkan teknik penyusunan sop?
G. Apa prinsip penerapan sop?
H. Apa saja format sop?
I. Sebutkan simbol-simbol sop?

C. Tujuan
Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah :
1. Memberikan pemahaman mengenai Standard Operating System (SOP)
2. Menerapkan SOP dalam kehidupan sehari-hari

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian SOP (Standar Operating Prosedur)

SOP adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan
menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
 Jadi, SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan
serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis
yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur)
tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten
oleh pelaku. Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil
produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan
pengaturan yang seimbang.

B. Tujuan SOP
Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap
mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu
organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik,
menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta
mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:30):
1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana
petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan
mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan
kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi
suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga
sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

C. Fungsi SOP
1. Memperlancartugaspetugas/pegawaiatautim/unit kerja.
2. Sebagaidasarhukumbilaterjadipenyimpangan.
3. Mengetahuidenganjelashambatan-hambatannyadanmudahdilacak.
4. Mengarahkanpetugas/pegawaiuntuksama-samadisiplindalambekerja.
5. Sebagaipedomandalammelaksanakanpekerjaanrutin.
D. Jenis-Jenis SOP
 Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu
1. SOP Teknis
SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh
satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan
dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis
ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi
langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan
pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP teknis diterapkan pada
bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-
prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

2. SOP Administratif
SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari
kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari
satu peran atau jabatan.
Ciri-ciri SOP Administratif adalah sebagai berikut:
1. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan
dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
2. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang
bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
3. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat
digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis
besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. SOP
administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam
operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling
kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan
fungsinya.

 SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu
1. SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan
tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk
serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang
sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.
 Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat
masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.
2. SOP Mikro
SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya
menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.

 SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu
1. SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk
utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final
dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis
merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
2. SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk
utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan
lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan
Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

 SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis yakni SOP
Generik dan SOP Spesifik.
1. SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif
memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan
pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu
diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan
di Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK,
Bendahara dan seterusnya.
2. SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif
memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan
tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya
yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada
Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium
lainnya.
E. Prinsip Penyusunan SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik adalah SOP yang dapat dengan mudah
dipahami dan dijalankan. SOP yang mudah dipahami dan dijalankan tentunya akan
memudahkan semua pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan
membuat pegawai mengalami kesulitan pula. Untuk membuat SOP yang baik hendaknya
suatu perusahaan merujuk pada prinsip-prinsip berikut ini.
1. Prinsip Kemudahan dan Kejelasan
Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan
mudah dapat dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa
mengalami kendala dalam pelaksanaan tugasnya.
2. Prinsip Efisiensi dan Efektivitas
Prinsip ini menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip
ini mutlak harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan prinsip ini
membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.
3. Prinsip Perhatian dan Keselarasan
Prinsip ini bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu dengan
lainnya.
4. Prinsip Keterukuran
Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang
terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian
keberhasilannya.
5. Prinsip Dinamis
Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah
disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang
berkembang.
6. Prinsip Berorientasi pada Konsumen
Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna
sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna.
7. Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum
Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang
berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh pegawai dan
melindungi pegawai jika terjadi tuntutan hukum.

F. Teknik Penyusunan SOP

Berikut adalah teknik penyusunan SOP.
1. Membentuk Tim dan Kelengkapannya
 Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur,
melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, memonitor dan
evaluasi, melakukan penyempurnaan, dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada
pimpinan SOP.
2. Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim
Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus memperoleh
pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat disusun petunjuk
pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak dapat digunakan oleh anggota tim dalam
melaksanakan tugas.
3. Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit
Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi, apabila terjadi
perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan puncak dituntut untuk
melakukan sosialisasi tersebut.

G. Prinsip Penerapan SOP

Dalam melaksanakan SOP, terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi, yaitu sebagai
berikut.
1. Efisien
Setiap aktivitas kerja diharapkan bisa lebih cepat dan tepat. SOP dijadikan acuan agar
karyawan mampu melaksanakan pekerjaan seefisien mungkin dengan cermat dan tepat.
2. Konsisten
SOP harus selalu dilaksanakan secara konsisten oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun
dalam suatu organisasi.
3. Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan, mulai dari
karyawan yang posisinya paling tinggi hingga karyawan yang posisinya paling rendah.
4. Mengikat
SOP harus mengikat para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan.
5. Perbaikan berkelanjutan
Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan SOP harus terus disempurnakan agar dapat
menerapkan prosedur kerja lebih efisien dan efektif.
6. Memiliki peran penting
Seluruh karyawan mempunyai peran penting. Karyawan yang tidak dapat melaksanakan
perannya dengan baik akan mengganggu proses kerja secara keseluruhan, bahkan
dikhawatirkan akan mengganggu perusahaan.
7. Terdokumentasi
 Seluruh prosedur kerja yang telah dibakukan harus didokumentasikan dengan baik sehingga
akan menjadi dokumen perusahaan/organisasi yang permanen.

H. Format SOP
SOP memiliki berbagai format. Berikut adalah beberapa format SOP yang harus anda
ketahui
1. Langkah Sederhana (simple step)
simple step dapat digunakan jika proseddur yg akan disusun hanya memuat sfiki saja
kegiatan dan memerlukan hanya sedikit keputusan yang sederhana. format ini dapat
digunakan jika hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur SOP dan
biasanya merupakan prosedur ruting dalam langkah sederhana ini kegiatan yang akan
dilaksanakan cendrung sefrhana dengan proses yang kurang dari 10 langkah.
2. Tahapan Berurutan (hierarcichal steps)
dapat digunakan jika prosedur yang disusun panjang dari 10 langkah dan membutuhkan
informasi yang lebih rinci. namun tetap membutuhkan sedikit pengambilan kepuvsan. dalam
langkah ini langkah yang telah diidentifikasi dijacrkan kedalam sub langkah lebih rinci lagi.
3. Grafik (graphic)
dapat digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan
spesifik. dalam format ini proses yang panjang dijabarkan dalam sub proses yang lebih penfk
yang hanya berisi beberapa langkah. juga bisa untuk menggamcrkan prosedur suatu foto atau
diagram. format ini tujuannya agar memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan
biasanya ditunjukan untuk pelaksanaan eksternal.
4. Diagram Alur (flowcharts)
merupakan format yang biasa digunakan jika dalam sop diperlukan pengemclian kepuvsan
yang banyak dan membutuhkan jawaban seperti yah/tidak benar/salah dst. yang akan
mempengaruhi sub langkah berikutnya.. format ini juga menyediakan mekanisme yang
mudah diikuti oleh para pegawai.

I. Simbol-Simbol SOP
Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum. Ini
mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office
merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol flowchartuntuk pengolahan
data (data processing). Sejauh yang saya tahu simbol-simbol ini sama persis dengan
template yang digunakan IBM pada 1960-an untuk simbol flowchartpengolahan data. Berikut
bentuk simbol-simbol tersebut:

Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses.
 Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.

Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah proses atau operasi.

Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.

Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses
yang lain.

Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah pengambilan keputusan.

Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari
‘yes’ dan ‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’ yang menentukan bagaimana alur
dalam flowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.

Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud

terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih rinci.

Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.

Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input atau output
proses.

Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol

dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat
simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan
dengan garis.

Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan

untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda.
Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-
page Connector menggunakan angka.
Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang
disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau
perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita
harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan
serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis
yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur)
tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten
oleh pelaku.

B. Saran
Sop dibuat oleh perusahaan bukan untuk menyusahkan karyawannya, sebaliknya
untuk memperlancar dan meningkatkan kinerja.