Bab 11 SOP Kantor (2)

Contoh SOP Perusahaan – SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen
petunjuk pelaksanaan suatu kegiatan atau pekerjaan agar mencapai hasil yang optimal.
SOP dibuat untuk menertibkan dan menstandarisasi suatu kegiatan atau proses pekerjaan.

Pada umumnya, SOP berisi informasi tentang jenis kegiatan, tujuan, manfaat, waktu
pelaksanaan, hingga langkah-langkah kerja yang harus dilakukan. Dengan adanya SOP,
sebuah kegiatan atau pekerjaan dalam berjalan lebih efektif, efisien, dan terstandarisasi.

Dalam menulis SOP, dibutuhkan tahapan- tahapan khusus dan pengerjaan dengan tingkat
ketelitian tinggi. Dalam pembuatan SOP dengan skala yang lebih besar dan kompleks,
pengerjaan dilakukan dengan membentuk tim dengan pendelegasian tugas dan fungsi
masing- masing.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Standar Operasional Prosedur  merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan

kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar
(Sailendra, 2015:11).

SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi
perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat
penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan
(Insani, 2010:1).

SOP adalah urutan langkah-langkah atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan. Di mana

pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang
melakukannya. Moekijat (2008).
 

Daftar Isi Artikel [buka]

Tujuan dan Fungsi Pembuatan SOP

pixabay.com
Standar Operasional Prosedur sering disebut juga sebagai protap (prosedur tetap).  SOP tidak
hanya bertujuan  untuk mempermudah kerja namun juga memiki beragam tujuan lain. Beberapa
diantaranya;

Tujuan Standar Operasional Prosedur

Pembuatan standar prosedur mempunyai tujuan tertentu, beberapa diantara tujuan tersebut
adalah:

1. Menstandarisasi hasil pekerjaan.

2. Mencapai hasil pekerjaan yang efektif dan efisien.
3. Sebagai pedoman kerja seluruh karyawan, termasuk pekerja dan atasan.
4. Dapat digunakan sebagai parameter penilaian mutu.
5. Mengurangi risiko terjadinya kegagalan suatu pekerjaan.
6. Untuk mendeskripsikan alur, tugas, dan wewenang masing-masing pihak terhadap
pekerjaan.
7. Sebagai dokumen acuan jika terjadi kesalahan atau malpraktik.
8. Dapat digunakan sebagai bahan pelatihan pegawai baru.

 
Fungsi Standar Operasional Prosedur

Selain sebagai sebuah dokumen pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan, Standar

Operasional Prosedur memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Sebagai dasar hukum jika terjadi kesalahan pekerjaan, penyimpangan atau

malpraktik.
2. Sebagai bahan mengevaluasi hambatan atau kesulitan yang muncul.
3. Sebagai pedoman kerja yang dapat memacu kedisiplinan pegawai dalam
melaksanakan tugas. 

Jenis Jenis Standar Operasional Prosedur

pinterest.com
Standar Operasional Prosedur terbagi menjadi beberapa jenis, tergantung dari sifat dan
kegunaannya. Berikut adalahh Jenis- jenis SOP;

1. SOP Berdasar Sifat Kegiatan

Berdasarkan sifat kegiatannya, SOP terbagi menjadi dua jenis yaitu:

a. Standar Operasional Prosedur Teknis

Standar Operasional Prosedur Teknis merupakan pedoman yang disusun secara sistematis
dan terperinci untuk memberikan acuan kerja bagi pemegang jabatan tertentu atau tim kerja
yang memegang posisi tertentu dalam suatu perusahaan organisasi atau lembaga.

Beberapa contoh bidang yang menggunakan Standar Operasional Prosedur diantarnya

adalah prosedur yang berkaitan dengan teknis seperti pemeliharaan kendaraan, perakitan
kendaraan bermotor,  pengoperasian alat dan lain sebagainya.

b. Standar Operasional Prosedur Administratif

Standar Operasional Prosedur Administratif dibuat tidak terperinci dan tidak menunjukkan
suatu tata cara kerja tertentu. SOP administratif lebih bersifat umum dibanding SOP teknis.

SOP ini biasanya berisi pedoman pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro, bukan
perorangan, dan tidak menampilkan cara melaksanakan suatu kegiatan. SOP jenis ini
biasanya digunakan dalam administrasi instansi atau perusahaan.

2. SOP berdasar Jenis Kegiatan

Berdasarkan jenis kegiatannya, SOP dibagi menjadi:

a. Standar Operasional Prosedur Spesifik

Standar Operasional Spesifik merupakan suatu pedoman yang disusun sebagai acuan
kerja dalam suatu lokasi tertentu, misalnya: Standar Operasional Prosedur pengajuan
penelitian di kampus A. Standar Operasional Prosedur yang berlaku di Kampus A ini hanya
berlaku di dalam lingkungan kampus A saja, tidak berlaku di lingkungan kampus lainnya.

b. Standar Operasional Prosedur Generik

Berkebalikan dengan Standar Operasional Prosedur spesifik, SOP generik bersifat lebih
luas dan umum, misalnya SOP pengaturan keuangan di sub bagian A dengan sub bagian B
atau prosedur pemberian nebulizer di instalasi rawat inap bedah dan instalasi rawat inap
medik.

3. SOP berdasar Skala Kegiatan

Berdasarkan skala atau besaran kegiatan, Standar Operating Procedure terbagi menjadi:

a. Standar Operasional Prosedur Mikro

SOP ini bersifat teknis dan diperuntukkan bagi kegiatan kecil. SOP mikro berfungsi
menunjang SOP makro.
b. Standar Operasional Prosedur Makro
Standar Operasional Prosedur Makro merupakan gabungan dari beberapa SOP mikro demi
terlaksananya suatu kegiatan secara optimal. Contoh dari SOP makro yaitu SOP
pelaksanaan surat masuk dan keluar dalam suatu instansi atau SOP penerimaan pasien
dan keluar pasien dari rumah sakit.

4. SOP berdasar Kelengkapan Kegiatan

Berdasarkan kelengkapan kegiatan, Standar Operasional Prosedur dibagi menjadi:

a. Standar Operasional Prosedur Parsial

SOP parsial berisi pedoman pelaksanaan kegiatan sebagian yang hasil akhirnya bukan
merupakan produk final.

b. Standar Operasional Prosedur Final

Standar Operasional Prosedur final merupakan pedoman kegiatan yang hasil akhirnya
merupakan produk final atau produk utama.

Format Pembuatan SOP Secara Umum

 google
images
SOP memiliki beberapa format yang berbeda, dari mulai yang sederhana sampai yang
kompleks. dari mulai sop yang berisi poin- poin kalimat sampai sop berbentuk diagram dan
flowchart.

1. Simple Steps (Langkah Sederhana)

Sop dengan format ini adalah bentuk sop paling sederhana dan digunakan ketika sebuah
prosedur hanya memiliki kegiatan dan pengambilan keputusan yang

report this ad
sedikit.
Format sop jenis simple steps digunakan juga ketika hanya terdapat beberapa orang yang
akan melaksanakan prosedur tersebut. dengan prosedur rutin yang sederhana. prosedur
yang umumnya terdiri dari kurang dari 10 langkah.
2. Hierarchical Steps (Tahapan Berurutan)

Tipe format ini adalah pengempangan dari simple steps. Digunakan ketika prosedur yang
disusun memiliki 10 langkah atu lebih dan memerlukan informasi yang lebih detail. Namun
hanya membutuhkan pengambilan keputusan sedikit. Langkah- langkah yang sudah
diidentifikasi kemudian dijabarkan kedalam sub langkah secara rinci.

3. Graphic (Grafik)

Format ini dapat digunakan ketika prosedur mempunyai susunan kegiatan panjang dan
spesifik. Proses- proses panjang kemudian dijabarkan ke sub- sub proses yang lebih
pendek yang berisi beberapa langkah,

Format grafik juga digunakan ketika menyusun prosedur yang memerlukan foto atau
gambar dan umumnya digunakan untuk pemohon / pelaksana eksternal organisasi.

4. Flowchart (Diagram Alir)

Format flowchart digunakan ketika SOP memerlukan pengambilan keputusan yang

kompleks atau banyak. dan membutuhkan opsi alternatif jawaban seperti ya/tidak,
lengkap/tidak, benar/salah dst. yang mempengaruhi sub langkah selanjutnya dari proses.

Penggunaan format diagram alir ini melibatkan beberapa simbol khusus (flow chart)  untuk
menggambarkan proses. seperti simbol kotak (process), anak panah (arrow), belah ketupan
(decision) dan sebagainya.

Format SOP bentuk flowchart terdiri dari dua jenis, yakni Linear Flowchart (Diagram alir
linear) dan Diagram alir bercabang (branching flowchart). Linear flowchart dapat berbentuk
horizontal dan vertikal dan biasa digunakan pada SOP yang bersifat teknis. Sedangkan
SOP jenis branching flowchart biasa digunakan dalam pembuatan SOP administratif.

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

adherence-corp.com
Dalam membuat standar operasional prosedur. Ada beberapa tahapan yang harus
diperhatikan dan dilakukan. Tahapan tersebut diantaranya;

1. Tahapan Persiapan

Dalam pembuatan SOP berskala besar di perusahaan. Dibutuhkan sebuah tim yang
berasal dari setiap unit kerja di berbagai level. Pada skala yang lebih kecil pembuatan sop
dapat dikerjakan oleh tim kecil atau personal dengan melakukan berbagai hal beriktu;

 Identifikasi Kebutuhan;
 Pengumpulan Data
 Melakukan Analisis Prosedur
 Melakukan Pengembangan

2. Penilaian Kebutuhan (Need Assessment)

Pada tahapan ini pembuat SOP dapat menentukan format SOP apa yang akan diterapkan,
Berapa jumlah SOP yang akan dibuat serta ruang lingkup dari standar operasional itu
sendiri.
3. Pengembangan SOP

Sebagai sebuah standar yang nantinya dijadikan acuan proses pelaksanaan kegiatan keseharian
organisasi ataupun perusahaan. Pembuatan sop tidak bisa langsung sekali jadi. Ia membutuhkan
revisi berulang sampai akhirnya nanti menjadi sop yang reliabel, valid dan dapat diterapkan.
4.  Penerapan SOP

Setiap petugas pelaksana harus diberi tahu tentang sop hasil pembuatan baru atau
pengembangan beserta dengan alasan perubahannya. Salinan sop disebarluaskan dan
harus dipastikan setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP.

5. Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP AP

Hasil dari sop yang dibuat harus terus dipantau pelaksanaan penerapannya. Masukan
masukan yang datang dari upaya monitoring ini akan berharga sebagai bahan evaluasi dan
penyempurnaan standar operasional yang ada di masa mendatang.

Contoh SOP atau Standar Operasional Prosedur

www.dcm.utoronto.ca
1. CONTOH SOP SEDERHANA PENGGUNAAN ALAT

PROSEDUR PENGGUNAAN ALAT PEMADAM API RINGAN

1. Tarik Pin yang terdapat pada tabung pemadam.

2. Arahkan selang tabung atau nozzle pada sumber api.

3. Kemudian tekan tuas tabung pemadam

 4. Semprotkan alat pemadam api ringan tersebut pada sumber api dengan cara

disisir atau disapu dari kiri ke kanan atau sebaliknya.

2. CONTOH SOP SEDERHANA PEGAWAI / KARYAWAN

STANDAR OPERASIONAL KARYAWAN PT. KRESNA MART PERSADA

A. Tujuan Swalayan “Kresna Mart”:

1. Mempertemukan penjual dan pembeli agar dapat bertransaksi dengan nyaman,

mudah dan murah.

2. Menyediakan lokasi jual beli yang bersih, aman, dan nyaman.

B. Standar Operasional Prosedur Swalayan “Kresna Mart”

1. Seluruh karyawan pagi wajib hadir pukul 7.30 WIB, sedangkan karyawan sore

wajib hadir pukul 14.30.

2. Karyawan harus melakukan apel pagi telebih dulu dan melakukan kegiatan

kebersihan untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan Swalayan “Kresna

Mart”.

3. Pada pukul 08.00 WIB seluruh karyawan pagi wajib melaksanakan tugas sesuai

kewenangan masing-masing, sedangkan karyawan sore pada pukul 15.00 WIB.

4. Pada Pukul 12.00 WIB karyawan diperbolehkan istirahat dan salat (bagi yang

beragama Islam) secara bergantian. Tempat istirahat dan salat telah disediakan

oleh Swalayan “Kresna Mart”, harap digunakan dengan tetap menjaga

kebersihan dan kerapian.

5. Pada Pukul 15.00 terdapat pergantian shift karyawan pagi dengan karyawan

sore.

6. Jam kerja karyawan pagi pukul 08.00 hingga 15.00 WIB, sedangkan karyawan

sore pukul 15.00-21.00 WIB.

 7. Setiap waktu sholat, karyawan yang beragama Islam diperbolehkan

melaksanakan ibadah di tempat yang telah disediakan.

8. Karyawan berhak pulang sesuai dengan jam yang telah ditentukan.

9. Karyawan berhak mendapat bonus tambahan jika kinerjanya mencapai hasil

yang optimal menurut supervisor.

3. CONTOH STANDAR OPERASIONAL PENERIMAAN MAHASISWA BARU

SOP PENERIMAAN MAHASISWA BARU “POLITEKNIK LPBI” 

A.  Tujuan

 Prosedur seleksi mahasiswa baru ini bertujuan untuk menjelaskan proses

pendaftaran mahasiswa baru, proses seleksi sampai proses daftar ulang mahasiswa

yang telah ditetapkan sebagai mahasiswa kampus Politeknik LPBI.

B.  Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi kegiatan pemberian pengumuman tentang penerimaan

mahasiswa baru, proses pendaftaran mahasiswa, test masuk, pengumuman hasil test

dan pendaftaran ulang mahasiswa yang diterima. Kemudian dilanjutkan kegiatan

matrikulasi guna review mata kuliah sebeluh proses KBM dilangsungkan.

C.  Acuan / Referensi

 1.  Buku Panduan Akademik Politeknik LPBI

D.  Sarana

1. Pendaftaran via online dan mencetak formulir pendaftaran.

 2. Perangkat komputer.

3. Ujian masuk

4. Kegiatan martikulasi.

E. Prosedur Penerimaan

1. Pengumuman tentang adanya penerimaan mahasiswa baru Politeknik LPBI

2. Proses pendaftaran mahasiswa baru secara online dan offline.

3. Setelah pengisian berkan secara online / offline, calon mahasiswa mencetak

berkas dan menyerahkan ke Badan Administrasi Umum (BAU). Berikut

persyaratan lainnya .

4. Petugas penerimaan melakukan input data di komputer dan mencetak tanda

terima penyerahan berkas, bukti pembayaran dan juga nomor ujian calon

mahasiswa berikut jadwal seleksinya.

5. Mahasiswa yang dinyatakan lulus / atau tidak lulus akan diumumkan sesuai

jadwal.

6. Mahasiswa yang dinyatakan lulu ujian masuk. Wajib untuk melakukan

pendaftara ulang dengan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan.

4. CONTOH SOP PERUSAHAAN

STANDAR PAKAIAN DAN WAKTU KERJA

PT KINICHI MANUFACTURING INDO

A. Pakaian dan Penampilan

Petugas atau karyawan yang bekerja wajib berpakaian menggunakan atribut sebagai

berikut (selama bekerja senin- sabtu, aktivitas di ruang kerja, kecuali sedang: istirahat /

sholat dan melakukan aktivitas di luar lingkungan kerja).

 1. Seragam resmi PT Kinichi Manufacturing Indo.

2. ID Card Karyawan dengan metode gantung di saku depan. Tidak menggunakan

cara lain.

3. Ikat pinggang berwarna coklat / hitam

4. Celana bahan berwarna hitam

5. Sepatu pantovel berwarna hitam atau coklat gelap (pria / wanita)

6. Kaus kiki disesuaikan dengan warna sepatu

7. Dan atribut lain yang disesuaikan dengan momen atau himbauan

Petugas atau karyawan PT Kinichi Manufacturing Indo wajib berpenampilan sebagai

berikut;

1. Rambut rapih, tidak melebihi telinga/ alis/ kerah

2. Rambut tidak boleh diwarnai dan dimodelkan dengan model yang tidak pantas

untuk bekerja

3. Tidak menggunakan atribut lain selain jam tangan, cincin nikah/ tunangan dan

wasiat keluarga

4. Menjaga penampilan untuk tetap rapi dan bersih guna memberikan

kenyamanan pada rekan lain saat bekerja.

B. Waktu Kerja

1. Waktu kerja efektif adalah 8 jam kerja efektif

2. Waktu istirahat efektif adalah 1 jam (dapat diakumulasi dalam 1 hari)

4. CONTOH SOP Pengurusan SIM