A Subagya Publication

Standard Operating Procedure (SOP)

A fundamental SOP writing guideRevision 3: Desember 2010

Buku ini disusun oleh Ady A Subagya dan diambil dari berbagai sumber. Buku ini hanya digunakan dalam kelas pelatihan oleh Ady A Subagya.

adysubagya@live.com | allman@cbn.net.id | 0816-726-815

Standard Operating Procedures Dari pabrik, rumah sakit hingga ke dunia militer, hampir semua organisasi tersebut memerlukan Standard Operating Procedure--at,u sering disingkat dengan sebuah istilah SOP. SOP merupakan dokumen yang berisi panduan bagaimana melakukan suatu pekerjaan secara konsisten sesuai kesepakatan. Tidak hanya itu fungsi SOP cukup luas misalnya pada suatu organisasi globalSOP menstandarkan praktik kerja di seluruh dunia untuk menjaga konsistensi produk dan jasa. Organisasi memerlukan SOP tidak saja untuk menstandarkan aktifitas kerja tetapi juga oleh karena, Persyaratan standar sistem manajemen (ISO 9000, 14000, 26000, 27000 dll, OHSAS 18001 dll, Persyaratan lembaga regulator, misalnya Keputusan Menteri, Peraturan Bank Indonesia, Sarbane Oxlay dll, Keinginan dan kebutuhan manajemen puncak,

Dengan alasan apa SOP ditempat kerja anda dibuat? Oleh karena belum adanya standar bagaimana SOP sebaiknya dibuat, maka seringkali SOP dibuat dengan tidak semestinya. Buku ini dibuat untuk memandu siapa saja dalam menulis Standar Operating Procedure. Garis besar buku ini adalah, 1. 2. 3. 4. Memberikan pemahaman dan pengertian apa itu SOP Memberikan panduan bagaimana membuat SOP dari awal Menjelaskan komponen dan elemen apa saja yang ada pada sebuah SOP Menjelaskan bagaimana mengendalikan SOP dan dokumen terkait

Ady A Subagya Allman Indonesia Untuk WM Global

Format SOP bervariasi dari satu organisasi ke organisasi yang lain. Sebuah SOP dapat berupa checklist, flowchart, narasi, foto dengan anotasi dan video. SOP berbeda dengan Prosedur, apabila Prosedur seringkali dibuat top-down, SOP dibuat minimal dengan melibatkan tiga pihak stakeholders. SOP yang dapat diartikan siapa melakukan apa dan bagaimana menjadi produktif bila dibuat melalui konvensi dan memiliki masa berlaku (life cycle). SOP sebaiknya dibuat setelah organisasi memiliki Pemetaan Proses Bisnis. Proses adalah rangkaian kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran. Pemetaan Proses Bisnis adalah diagram yang menggambarkan dan menjelaskan langkah penting dalam menyelesaikan proses. SOP yang dinamis akan mengikuti perkembangan dan perubahan proses bisnis.

Istilah dan Definisi

Organisation Organisasi adalah kumpulan formal dari dua orang atau lebih yang mempunyai satu atau lebih tujuan yang sama. System Kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Management Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi (lihat juga Top Management) Top Management Perorangan atau kelompok yang mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi Process Kumpulan kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran yang bernilai tambah. Business Process Mapping Gambar atau gambaran yang menjelaskan bagaimana organisasi memproses bisnisnya. Information Data yang bermakna Document Informasi dan medium pendukungnya Data Informasi terdokumentasi yang menjadi bukti dan dapat dijadikan sumber untuk mengambil keputusan Records Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti bahwa kegiatan sudah dilakukan Methods Cara melakukan sesuatu Task Komponen rinci dari suatu kegiatan yang memerlukan perlakuan khusus Policy Prinsip dan panduan yang dibuat sebagai dasar pembuatan keputusan dan tindakan

Standard Kesepakatan tertulis berisi aturan, kebijakan, spesifikasi tekhnis digunakan secara konsisten untuk menjamin proses produk dan jasa sesuai dengan tujuannya Operating Aplikasi dari sebuah proses Procedure Cara khusus menjalankan suatu tugas Work Instruction Perintah dan penjelasan khusus menjalankan suatu tugas

Standard Operating Procedure Panduan terdokumentasi berisi metode khusus untuk melakukan tugas secara konsisten demi kesesuaian Flowchart Gambar yang menunjukkan urutan kegiatan atau proses, termasuk titik-titk keputusan. Picture (pictorial SOP) Tampilan visual bermakna yang dapat dilihat Video Gambar bergerak Narration Pesan tertulis yang terdiri dari minimal satu paragraph Responsibility Sekumpulan tugas yang diharapkan oleh orang laina atau pihak lain Attachment Sekumpulan informasi tambahan yang diletakkan dibagian belakang sebuah dokumen

Pengertian dan Pentingnya SOP SOP merupakan dokumen yang berisi panduan bagaimana melakukan suatu pekerjaan secara konsisten sesuai kesepakatan. SOP dapat berfungsi sebagai alat pandu, alat ukur, alat pantau, alat latih bahkan alat reward/ punish, walau fungsi utamanya adalah sebagai alat Pandu.

SOP berbeda dengan Uraian tugas, apabila uraian tugas berisi apa-apa saja yang seseorang harus kerjakan, SOP berisi bagaimana seseorang melakukan sesuatu dan bila perlu berapa lama melakukan aktivitas tersebut. SOP berbeda dengan User manual, Instruction Manual atau Operating Manual, apabila User Manual memandu bagaimana menggunakan sesuatu, SOP memandu bagaimana melakukan sesuatu. SOP berbeda dengan Prosedur, apabila prosedur seringkali dibuat dari atas ke bawah, SOP dibuat dari bawah keatas atau dengan melibatkan minimal tiga (3) pihak: penulis, pengguna dan manajemen atau wakilnya. Sebuah SOP selalu dibuat melalui sebuah kesepatan, kesepakatan antara penulis, pengguna dan manajemen atau wakilnya, apabila salah satu pihak tidak dilibatkan, SOP dapat menjadi dokumen yang susah terap. Mengapa SOP ditempat kerja tidak efektif? Sering membingungkan sehingga counter productive. Penyebanya adalah karena 90% penulis SOP tidak menggunakan Panduan yang tepat, rata-rata penulis tidak terlatih/ tidak terampil, sebagian SOP dibuat dengan mencontoh yang sudah ada, Sembilan puluh persen SOP dibuat dengan menggunakan format yang tidak tepat bahkan dibuat tidak sesuai dengan profil penggunanya. Oleh karena hal-hal tersebut, SOP ditempat kerja ada tetapi tidak digunakan, ada tetapi penggunanaya tidak dapat menggunakannya karena tidak terkini, tidak mudah dibaca dan lain sebagainya. 7

Sebuah panduan penulisan SOP dibutuhkan agar terhindar dari ketidak seragaman dan terhindar dari kerancuan antar Penulis. Berikut adalah contoh panduan Penulsan SOP:

SOP PENYUSUNAN SOP BANK PAPUA 1. Tujuan SOP ini dibuat untuk memandu seluruh penulis SOP dalam meyusun dan menulis SOP di Bank Papua 2. Ruang Lingkup dn Tanggal Berlaku a. b. 3. SOP ini mencakup kegiata perencanaan, wawancara, penyusunan draf SOP hingga penerapan nya di seluruh proses bisnis Bank Papua SOP ini berlaku selama satu tahun sejak tanggal berlaku

Tanggung Jawab a. Direktorat Perencanaan bertanggung jawab atas persetujuan b. Jabatan tertentu yang bertanggung jawab merencanakan, menulis da mensosialisasikan SOP c. Pengguna SOP bertanggung jawab untuk menguji dan memberikan umpan balkik atas SOP terkait.

4. Definisi 5. Ketentuan a. Penulis SOP wajib menggunakan pedoman ini setiap kali menyusun SOP b. Elemen SOP b.1. Tujuan Berisi penjelasan tujuan untuk apa SOP dibuat. Sebagai contoh : SOP ini dibuat sebagai panduan Tim Customer Service dalam melayani calon nasabah membuka rekening tabungan dan rekening Koran. b.2. Ruang Lingkup Berisi cakupan kegiatan. Contoh: SOP ini mencakip kegiatan menyambut calon nasabah, menanyakan kebutuhan hingga pencetakan buku tabungan. b.3. Tanggung Jawab Berisi penjelasan siapa/jabatan apa melakukan apa.

Contoh: Staff CS bertanggungjawab menyambut nasabah, menjelaskan prosedur pembukaan rekening, meminta dan memeriksa kelengkapan data hingga pencetakan buku. HEAD CS bertanggungjawab membantu Staff CS bila diperlukan dan memverifikasi aplikasi calon nasabah secara berkala. b.4. Ketentuan Berisi informasi penting (bukan langkah panduan) yang harus dipahami oleh Pengguna sebelum menjalankan Prosedur. Contoh: Staff CS tidak diperbolehkan membantu calon nasabah mengisi formulir aplikasi. Staff CS wajib melaporkan setiap permasalahan kepada Head CS b.5. Prosedur Berisi langkap dan tahapan menjalankan kegiatan, dapat berupa panduan langkah yang dalam atau dangkal, baik dalam format narasi, bagan alir, foto dan video. b.5.6 Pengendalian Berisi mekanisme dan tatacara pengendalian sendiri dan pengendalian oleh atasan. Contoh: Atasan memeriksa setiap apliasi pembukaan rekening setiap tutup kas (End of day) dan membuat laporan sesesuainya. c. Aribut c.1. Judul SOP Contoh: SOP Pembukaan Rekening Tabungan c.2. Sub Judul Judul tambahan untuk memberikan penjelasan tambahan c.3. Nomor Referesi Adalah nomer SOP terkait yang terdaftar pada Pengendali Dokumen (Daftar Induk) Contoh: SOP-CS-01.01.R1 c.4. Nomor Revisi menunjukkan sudah berapa kali direvisi. Contoh: R1 artinya sudah pernah direvisi satu (1) kali. c.5. Masa Berlaku Menunjukkan berapa lama SOP diberlakukan, setidaknya setiap SOP diberi masa berlaku selama 2 (dua) tahun. Contoh: 12 Oktober 2011-11 Oktober 2013

c.6. nama dan Alamat File Menunjukkan nama file dan alamat file komputer termasuk tempat menyimpannya. Contoh: soppr_301.doc Public server: KTM03>SOP>CS. d. Format SOP d.1. Narasi Berupa paparan dalam kalimat baik pendek (singkat) ataupun panjang (lengkap). Penulisan Narasi menggunakan formulir format SOPF.1. d.2. Bagan Alir Berupa paparan dalam bagan alir menggunakan formulir format SOPF2 atau SOPF3. Simbolsimbil yang digunakan adalah:

Termimal

Aktivitas

Keputusan

Dokumen

Manual input

On-page connector

Off-page Connector

10

d.3. Foto / Video Format SOP menggunakan Foto dan Video akan diberikan panduan lebih lanjut. 6. Prosedur a. Prosedur Perencanaan a. Originator dan Penulis SOP merencanakan SOP apa saja yang diperlukan dan akan dibuat, kemudian diajukan kepada Direktur Umum untuk persetujuan. b. Setelah disetujui, Penulis SOP membuat Draft SOP berdasarkan Process Profile dan berdasarkan hasil wawancara proses. b. Prosedur Penulisian a. Draft SOP Nomor 1 dibuat berdasarkan Process Profile dan berdasarkan wawancara proses, b. Draft SOP yang sudah jadi diberikan kepada Pengguna SOP dan kepada Atasan Pengguna SOP dan Pihak manajemen untuk mendapatkan umpan balik, c. Draft SOP yang sudah diumpan balik oleh Pengguna dan Atasan Pengguna diberi atribut Final Draft dan didistribusikan kepada pihak terkait menggunakan daftar distribusi dan disertai tanda terima dokumen. c. Prosedur Sosialisasi a. SOP Final disosialisaikan melalui pertemuan resmi antara Penulis, Pengguna dan Manajemen b. Penulis SOP memperagakan langkah-langkah dalam Prosedur dan meminta setidaknya 3 (tiga) orang untuk mempraktikkan atau memperagakan Prosedur. 7. Pengawasan Direktur Umum mengawasi setiap penyusunan SOP dengan selalu mengkalji ulang setiap SOP Final yang sudah didistribusikan.

11

Business Process Mapping VS Standard Operating Procedure

Business Process Mapping (BPM) yang dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai Pemetaan Proses Bisnis mulai dikenal di Indonesia pada tahun 1990 dan mulai banyak dipelajari dan diterapkan pada organisasi-organisasi pada tahun 2000ketika ISO 9000 mensyaratkan bahwa organisasi yang hendak menerapkan system manajemen mutu ISO 9000 wajib mengidentifikasi seluruh proses yang ada di organisasi.

12

Apakah proses itu? Proses adalah kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran. Seringkali sebuah keluaran merupakan masukan untuk proses berikutnya. Apabila anda mengelompokkan beberapa kegiatan menjadi satu, pastikan bahwa kumpulan kegiatan tersebut mempunyai input (masukan) dan menghasilkan output (keluaran). Melakukan Business Process Mapping adalah sama dengan merinci satu persatu kegiatan yang ada di organisasi. Misalnya, kegiatan survey, mencari informasi tender (lelang), kegiatan perencanaan, kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan logistics (procurement, purchasing, warehosing, maintenance, disposal), kegiatan produksi, kegiatan proses belajar mengajar (pada insdustri pendidikan), kegiatan perawatan, commisioning, purna jual dan lain-lain. Setelah mengidentifikasi seluruh kegiatan yang ada, langkah berikutnya adalah mengurut urutkan setiap proses dari awal hingga akhir. Organisasi yang mempunyai banyak kegiatan dapat menggunakan proses sebagai fasilitasinya.

Setelah seluruh kegiatan diurut-urutkan, langkah berikutnya adalah menjabarkan kegiatan tersebut dengan informasi yang lebih lengkap, sebagai contoh: PURCHASING PROCESS Input Purchasing Requisition, Specification, Work Instruction Sasaran Untuk memastikan material yang dibeli sesuai permintaan. Lingkup Dari mempelajari dan memilih penyalur sampai pengadaan dan penyalur. Penanggungjawab Logistic Coordinator Kegiatan Menilai dan memilih pemasok atas dasar kemampuannya memenuhi kebutuhan sesuai permintaan Menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan permintaan Memastikan pembelian hanya dari pemasok yang ada dalam Daftar Pemasok yang diakui Menerima PR dari user dan memeriksa/verifikasi Melihat ketersediaan Membeli dari ASL (Approved Supplier List) 13

pemantauan kinerja

Melakukan pemeriksaan dan pengecekan produk dilokasi pemasok apabila dibutuhkan atau bila telah ditentukan dalam kontrak Menilai prestasi pemasok secara periodik Mencatat data prestasi dan penyimpangan pemasok

Kriteria keberhasilan Barang dan jasa dibeli dengan harga terbaik dengan cara pembayaran termudah.

Output Barang/jasa diterima sesuai persyaratan, Delivery Note Dokumen terkait Prosedur Pembelian Prosedur Pemilihan Pemasok Formulir PR, PO Hubungan dengan proses terkait Input dari Engineering Process Output ke Handling Material Process

14

Deskripsi proses (Profil proses) Organisasi yang telah menggambar proses bisnisnya perlu mendiskripsikan setiap proses, kemudian menganalisanya untuk: 1. 2. 3. 4. Penentuan perlu tidaknya SOP Seberapa banyak SOP yang diperlukan Seberapa rinci/dalam sebuah SOP Pengendalian/Pengawasan proses kerja

Langkah penyusunan SOP SOP akan menjadi sebuah standar apabila dibuat melalui kesepakatan/konvensi minimal dengan tiga (3) pihak: 1. 2. 3. Penyusun/penulis Pengguna Manajemen

Penyusun SOP melakukan analisa proses dan menetapkan SOP yang akan dibuat. Setelah itu mengajak Pengguna dan Manajemen (wakil manajemen) untuk sebuah konvensi. Beberapa hal yang perlu dikonvensikan adalah: 1. 2. 3. 4. Buku pedoman penulisan SOP Tipe SOP Anatomi SOP SOP Lifecycle

Sebuah buku pedoman penulisan SOP diperlukan untuk memfasilitasi adanya persamaan dalam: 1. 2. 3. Penggunaan format Metode penulisan/penggambaran Penomoran

Sehingga tidak akan ditemukan sebuah bagian menggunakan MS Word dan kertas A4 dan bagian lain menggunakan MS Excel dan kertas folio.

15

Anatomi SOP Anatomi SOP mencakup: 1. elemen, dan 2. atribut pengendali Elemen Elemen SOP seringkali diletakkan pada bagian tubuh, elemen umum adalah: 1. Tujuan, menjelaskan mengapa SOP dibuat. Misalnya: SOP ini dibuat untuk memandu bagian Penjualan bagaimana membuat dan melakukan survey pelanggan, disamping itu SOP ini disusun sebagai alat pantatu dan alat pandu 2. Ruang lingkup, mejelaskan cakupan SOP. MIsalnya: SOP ini mencakup proses persiapan hingga penyajian survey 3. Tanggungjawab, menjelaskan siapa bertanggungjawab apa. Misalnya: Staff Administrasi bertanggungjawab terhadap kesiapan alat survey. 4. Ketentuan/Kebijakan, Aturan dan syarat-syarat yang harus dipatuhi ketika menjalankan SOP. 5. Definisi, menjelaskan singkatan, akronim, istilah yang digunakan dalam SOP. Misalnya: BAST: Berita Acara Serah Terima, Protap: Prosedur Tetap, Puskesmas: Pusat Kesehatan Masyarakat 6. Referensi, berisi rujukan yang dapat digunakan apabila SOP tidak memberikan panduan yang cukup. Misalnya: Surat Keputusan Direksi No 300.X.09, Peraturan Perusahaan Bab 3 Pasal 1 dan 2. 7. Peralatan, menjelaskan instrumen, alat kerja, alat ukur apa saja yang digunakan, termasuk tipe, versi dlsb: Misalnya: MS Office tahun 2007, TAM 2500 Amp 8. Peringatan, menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan pekerjaan terkait. Misalnya: Gunakan Apron dan Sarung tangan. 9. Prosedur, menjelaskan langkah-langkah bagaimana dan oleh siapa. Dapat berupa panduan sederhana hingga panduan rinci. 10. Lampiran, merupakan bagian dari panduan yang oleh karena bentuk dan jumlahnya tidak dapat dimasukkan dalam badan SOP. Lampiran dapat juga berupa dokumen milik eksternal

Sedangkan atribut pengendali seringkali diletakkan pada header atau footer, beberapa atribut penting adalah: 16

1. Judul, berisi kata aktif menunjukkan nama deskriptif sebuah SOP. Misalnya: SOP Survey 2. Nama penyusun, menunjukkan siapa yang menyusun dan meninjau. Misalnya: Disusun oleh: Markuk Biyanto, Geroge MS. 3. Tanggal berlaku, menunjukkan masa pakai SOP. Misalnya: 12 Nov 2009; 11 Nov 2011 4. Nomor SOP, menjukkan nomor identitas untuk memudahkan pengendalian. Misalnya: MKT.02.01 5. Nomor revisi, menunjukkan sudah berapa kali SOP dirubah. Misalnya: Rev: 1 (satu kali) 6. Nomor halaman, menjukkan halaman berapa dan berapa halaman. Misalnya: 2/6 7. Pengesahan/persetujuan, menunjukkan bukti sah tidaknya SOP dengan adanya stempel, tandatangan dan tanda/bukti lain yang sudah dispesifikasikan.

17

Format SOP Ada empat format SOP yang sudah digunakan cukup luas: 1. 2. 3. 4. Narasi Bagan alir Gambar Video

Sebuah organisasi dapat menggunakan lebih dari satu format. Narasi-Simple step SOP jenis ini cocok untuk suatu tugas dengan langkah kerja pendek, diulang-ulang dan tidak memerlukan keputusan. Narasi-Hierarchical SOP jenis ini untuk dua macam penggunaahli dan pemula. Format ini menggunakan model hirarki atau kolaps untuk menjelaskan langkah kerja. Pengguna ahli hanya perlu membaca langkah besarnya saja dan pemula akan membaca langkah besar dan langkah-langkah kecilnya. Bagan alir SOP jenis ini cocok untuk langkah-langkah kerja yang panjang dan melibatkan keputusan-keputusan. Gambar SOP jenis ini cocok untuk menjelaskan langkah kerja yang panjang. SOP jenis ini dapat dipakai oleh pengguna dengan bergai bahasa ibu karena dalam SOP ini bisa mengandung foto-foto seseorang sedang melakukan perkerjaan. Video SOP jenis ini cocok untuk pengoperaian tehnis visual, dan sesuai untuk ragam bahasa. SOP Video dapat digunakan untuk menjelaskan langkah-langkah kerja bagi mereka yang lebih paham dengan melihat daripada membaca (visual)

18

Tips dan Tricks SOP yang ditulis dengan benar memberikan petunjuk dengan jelas, ringkas dan dengan urutan yang tepat. Untuk membuatnya, silahkan pertimbangkan beberapa hal dibawah ini, Siapa target audience anda? Apa tingkatan mereka, kompetensi mereka dan profil mereka? Apakah SOP berhubungan dengan SOP lain? Adakah piranti keras atau lunak, jaringan, pelatihan, peralatan khusus yang dibutuhkan unutk menjalankan SOP ini?

1.1

Perencanaan

SOP adalah kumpulan urutan kegiatan yang wajib diikuti demi hasil pekerjaan yang efektif. Sebelum mulai menulis SOP: 1. Kenali tujuan penulisan. 2. Rencanakan metode pengumpulan data. 3. Kenali dan tentukan siapa-siap saja yang dapat membantu anda memperlancar penulisan.

1.2

Persyaratan

Anda harus paham bagaimana pekerjaan dilakukan sebelum anda menulisnya. 1. Cari peraturan pemerintah pusat dan setempat yang berhubungan dengan SOP yang ditulis 2. Tentukan persyaratan teknis yang diberlakukan: Persyaratan tehnis Persyaratan K3 Persyaratan lain yang terkait

3. Dokumentasikan informasi tersebut untuk menentukan SOP. 1.3 Tingkat kedalaman SOP

Menulis SOP sesuai dengan kerincian yang tepat adalah langkah awal bagaimana Pengguna memahami SOP yang anda tulis.

19

Berikan hanya informasi yang terkait dengan SOP, jangan membuat SOP anda menjadi panjang dengan informasi yang tidak bermakna. 1. Tulislah SOP pada tingkat kedalaman yang sesuai dengan profil pengguna. 2. Sediakan tingkat kedalaman dengan memertimbangkan: Kompleksitas pekerjaan. Apabila kompleksitas meningkat, tinkat kedalaman juga meningkat. Kekerapan pekerjaan. Apabila kekerapan pekerjaan meningkat, tingkat kedalaman menurun.

3. Tentukan apakah jumlah informasi mencukupi: Dapatkah SOP dijalankan sesuai dengan urutannya? Apakah pengguna dapat mengenali alat/piranti yang digunakan ketika membaca SOP? Dapatkah pengguna menjelaskan bagaimana melakukan pekerjaan? Dapatkah pengguna melakukan pekerjaan tanpa bantuan orang lain, atau tanpa membaca panduan/SOP lain?

4. Jangan masukkan informasi tentang pengguna lain apabila tidak terkait dengan SOP yang adan tulis.

1.4

Konsistensi

Jaga konsistensi dalam membuat format, elemen dan pengorganisasian. Kekonsitensian tidak akan membuat pengguna menginterpretasikan hal-hal yang tidak perlu, kekonsistensian memperlancar pembacaan dan pemahaman SOP.

1.5

Gaya bahasa tulisan

Oleh karena pengguna bisa dalam kondisi normal dan dalam kondisi stres, tulislah SOP sedemikian rupa sehingga SOP dapat dpahami hanya dengan sekali baca. 1. Gunakan bahasa ringkas dan sederhana. 2. Gunakan pernyataan aksi dalam mengkomunikasikan instruksi 3. Jaga konsistensi bahasa 4. Usahakan bahasa anda spesifik, hindari kata-kata yang bermakna kabur

20

5. Gunakan angka (besaran) bila diperlukan

1.6

Informasi penomoran

1. Jaga konsistensi penggunaan nomor (0, 1, 2) 2. Gunakan nomor dalam kata apabila nomor tersebut ditekankan (misanya: duapuluh satu)

1.7

Judul SOP

1. Buatlah judul SOP yang menjelaskan kegiatan kerja 2. Buatlah judul SOP sedemikian rupa sehingga pengguna dapat memprediksi isi dari hanya membaca sekilas judulnya. 3. Bila perlu, buatlah judul SOP anda unik.

1.8

Sub judul

Headings membantu pengguna mencari informasi SOP tertentu. Pecah SOP yang panjang dengan beberapa sub judul. 1. Berikan setiap kegiatan utama dalam SOP sebuah judul tersendiri. 2. Batasi sub judul sampai tiga tingkat (Misalnya 1, 1.1, dan 1.1.1). 3. Apabila Sub judul berisi beberapa aktifitas, gunakan bahasa aktif, misalnya Membeli Piranti-Piranti Lunak

1.9

Status revisi

Informasi mengenai nomer revisi adalah penting diberikan disetiap halaman untuk memastikan penggunaan SOP yang terkini. Beri tanda pada bagian yang direvisi. 1.10 Introduksi Introduksi menjelaskan tujuan, ruang lingkup dan keterpakaian SOP. 1. Tulis dengan jelas tujuan mengapa SOP dibuat/ ditulis. 2. Jabarkan dengan rinci ruang lingkup penerapan SOP. Seringkali ruang lingkup mencakup, a. Bagian proses (proses-proses) b. Lokasi/ kondisi c. Keterbatasan SOP

21

1.11 Peringatan Apabila diperlukan sampaikan informasi mengenai keselamatan dan kesehatan kerja, kesiapan kondisi kerja, alat-alat pelindung diri yang wajib dikenakan dan bahkan batasanbatasan SOP. 1.12 Istilah, difinisi, akronim dan singkatan Jangan menganggap pengguna memahami semua istilah yang digunakan dalam SOP, masukkan informasi yang lengkap untuk memberikan pemahaman yang lengkap.

1.13 Lampiran Berikan Lampiran semisal formulir, tabel, grafik, lembar periksa yang terlalu besar untuk dimasukkan dalam tubuh SOP. Lampiran juga diperlukan apabila umur dokumen lampiran lebih pendek dibanding Prosedurnya sehingga tidak dapat diletakkan ditubuh Prosedur.

22

Pengendalian Dokumen SOP SOP dapat bermedia apa saja, tetapi harus dikendalikan agar, 1. Pengguna tidak menggunakan SOP yang sudah kadaluarsa 2. Penulis dapat dengan mudah mencari SOP yang harus diperbaiki 3. Pengendali dokumen dengan mudah merevisi SOP dan mendistribusikannya Cara mudah mengendalikan SOP adalah dengan memasukkan seluruh informasi SOP kedalam dokumen Daftar Induk atau Master List. (lihat Supplemen 1)

23

4. SOP Cycle dan SOP Lifecycle SOP Cycle adalah siklus pembuatan SOP yang dimulai dari asesmen proses bisnis dan sumberdaya, pembentukan tim penyusun, pengembangan, penerapan dan evaluasi. Sedangkan SOP Lifecycle merupakan sebuah siklus fungsi SOP dari SOP sebagai alat pandu, alat kendali, alat ukur, alat reward/punish hingga berakhirnya masa hidup SOP. SOP Lifecycle bertujuan: 5. Memfungsikan SOP sebagai alat pandu dan meningkatkan fungsinya sebagai alatalat lain, 6. Memastikan SOP ditempat kerja efektif dan dinamis 7. Memastikan SOP ditempat kerja digunakan oleh Penggunanya karena tidak saja berisi panduan kerja tetapi berisi informasi lain 8. Memastikan SOP berkembang dari waktu ke waktu 9. Memastikan SOP yang sudah tidak digunakan lagi terkendali dengan baik. Langkah-langkah menerapkan SOP Lifecycle: 1. Menyusun SOP secara rinci dari awal melalui konvensi 2. Mengkaji ulang keefektifan SOP secara berkala 3. Menyederhanakan SOP 4. Menambah fungsinya 5. Menghapus SOP yang tidak efektif atau tidak digunakan

24

Suplemen 1

25

Master list SOP

No Nama SOP Nomor PK Nomor Revisi Penanggu ngjawab Tempat Penyimpanan Tanggal berlaku Tanggal Tinjau Ulang

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Master list Formulir No Nama Formulir

Nomor Formulir

Nomor Penanggu Tempat Revisi ngjawab Penyimp anan

Masa simpan

1 2 3 4 5 6 7

26

Suplemen 2

27

Prosedur Penyusunan SOP

1) a) b) c) 2) a) b) Tujuan SOP ini bertujuan memandu Penyusun SOP dalam membuat SOP, selain itu Prosedur itu dapat digunakan untuk, Meninjau ulang proses, dan Sebagai alar ukur proses Ruang Lingkup Dan Tanggal Berlaku SOP ini berlaku untuk seluruh SOP di semua business process di lingkup XYZ SOP ini berlaku per tanggal 12 Februari 2008 hingga 11 Februari 2013 dan ditinjau ulang setiap satu tahun.

1) Tanggungjawab Setiap Process Owner bertanggungjawab atas perencanaan, penulisan dan pengujian SOP hingga SOP diterapkan. 2) Referensi a) Standard International ISO 10013 Chapter 2:3, 9001:2008 Chapter 5:1 3) Definisi a) SOP : Standard Operating Procedure adalah panduan untuk melakukan suatu pekerjaan. Panduan ini dibuat berdasarkan kesepakatan antara pengguna (user), penulis (writer) dan kepala departemen (Process owner) b) Process owner : Karyawan yang atas jabatan yang dimilikinya memiliki kewenangan untuk melengkapi, mereview dan merevisi semua prosedur di area atau unit kerjanya masing-masing c) Business process : Urutan dari suatu proses kerja dari langkah pertama sampai dengan yang terakhir d) MR : Management Representative, adalah unit kerja yang memiliki kewenangan dan tanggungjawab konsultatif dalam proses monitoring implementasi atas suatu SOP. 4) Isi a) b) c) d) e) f) Umum Format Prosedur Tingkat Prosedur Kewenangan Pengesahan Prosedur Document Control Penutup

5) Prosedur

28

a) Persiapan i) Semua Process Owner (manager) melengkapi, mereview dan merevisi semua prosedur yang ada di area kerjanya masing-masing. ii) Tanggungjawab atas kelengkapan dan kebenaran suatu business process terletak pada setiap Process Owner. iii) Proses kontrol dan monitoring dari implementasi suatu SOP menjadi tanggungjawab dari setiap Process Owner dan MR. b) Pembentukan Tim Ad-hoc i) Manajer terkait membentuk Tim Ad-hoc untuk menyusun prosedur baru c) Format Prosedur (SOP) i) SOP mengikuti format sebagaimana terlampir (1) Header halaman SOP berisi: (a) Nama perusahaan (b) Nomor Revisi : menjelaskan nomor perubahan dari SOP. Jika SOP itu baru di release maka diisi dengan Revisi # 0 (c) Judul SOP : menjelaskan Nama SOP (d) Tanggal released : menjelaskan tanggal penerbitan SOP (2) Footer halaman SOP berisi: (a) No SOP : menjelakan nomor penerbitan SOP yang bisa dimintakan dari QMR : No SOP menggunakan format: SOP / No dua digit / no edisi(romawi) / bagian yang mengeluarkan / no tingkatan SOP (romawi) / bulan (romawi) / tahun (arab) Contoh : SOP / 01 / II / HRD / I / I / 2009 (lihat numbering system yang sudah ada)

(b) Page# (c) Alamat file

: :

menjelaskan nomor halaman dan jumlah total halaman menjelaskan alamat penyimpanan dokumen soft copy SOP di originator

29

ii) SOP ditulis dengan menggunakan font Times New Roman ukuran 12 iii) SOP harus mengandung (1) Tujuan, menjelaskan maksud dari pembuatan SOP (2) Ruang Lingkup dan Tanggal Berlaku, menjelaskan dimana SOP ini akan diterapkan dan tanggal SOP mulai berlaku (3) Tanggungjawab menjelaskan siapa (jabatan) yang wajib melaksanakan SOP. Jabatan yang bertanggungjawab bisa lebih dari satu (4) Ketentuan/Kebijakan, berisi aturan dan keputusan yang harus dipatuhi dalam menjalankan SOP (5) Referensi, menjelaskan SOP-SOP lain yang terkait dengan SOP (6) Definisi, menjelaskan hal-hal yang perlu diterangkan misalnya singkatan atau istilah (7) Prosedur, menjelaskan secara rinci dari isi dengan langkah-langkah proses nya. Prosedur dapat dituangkan dalam: 1. Narration 2. Graphical 3. Flow-chart 4. Video Silahkan melihat contoh masing-masing bentuk Prosedur tersebut pada lembar Lampiran. (8) Lampiran, menunjukkan dokumen terkait dengan SOP, apabila format lampiran sama dengan format SOP, masukkan lampiran pada tubuh SOP d) Tingkat Prosedur i) SOP dibagi dalam beberapa tingkatan yaitu: (1) SOP tingkat 1, adalah semua SOP yang diterbitkan oleh kantor pusat untuk diterapkan di dalam semua organisasi (2) SOP tingkat 2, adalah semua SOP yang digunakan antar unit (3) SOP tingkat 3, adalah semua SOP yang digunakan antar division

e) Kewenangan Pengesahan Prosedur i) Kolom pengesahan di SOP meliputi: (1) Kolom originator, atau pihak yang menerbitkan SOP (2) Kolom pemeriksa, dalam hal ini adalah atasan dari pihak originator (3) Kolom persetujuan, yaitu pimpinan tertinggi dengan memperhatikan tingkatan SOP ii) SOP tingkat 1 disetujui oleh Direktur iii) SOP tingkat 2 dan 3 disetujui oleh pejabat setingkat Kadiv

30

f) Document Control dan Sosialisasi i) Semua SOP mendapatkan nomor dari QMR ii) Semua SOP setelah dikeluarkan oleh originator dan disahkan oleh pejabat berwenang diserahkan ke QMR iii) Semua SOP asli harus disimpan oleh QMR di kantor pusat iv) QMR melakukan sosialisasi seluruh SOP dengan menggunakan media email v) Seluruh pimpinan cabang, section, departemen, divisi bertanggungjawab untuk memastikan seluruh bawahannya di dalam pelaksanaan business process sesuai dengan SOP g) Penutup i) Jika ada kesalahan dalam SOP ini, dan/atau jika dalam perkembangan ke depan dirasa perlu untuk dilakukan perubahan baik sebagian maupun keseluruhan atas isi dari SOP ini, maka perubahan ini akan dilakukan secara tertulis. ii) SOP ini direlease dengan sepertujuan atas isi oleh QMR 6) Lampiran a) Contoh format Header Dept: Revision #: Released Date: Expired Date:

SOP Penggunaan Email

b. Contoh format Footer No. Alamat file: Page #/##

31