No.

Dokumen : SOP/PB/01
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMBELIAN ALAT TULIS KANTOR
Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan kebutuhan alat tulis kantor cukup.
2. CAKUPAN
Kebutuhan ATK perusahaan.
3. DEFINISI
ATK = Alat Tulis Kantor
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
PO = Purchase Order
PR = Purchase Requisition
DirKeu = Direktur Keuangan
FPS = Form Permintaan Stationary
4. DOKUMEN
FPS
PO
PR
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Mengajukan permintaan ATK untuk stok sebulan dengan mengisi
FPS.

TANGGUNG JAWAB
Manager DYM

5.2

Evaluasi dan menyetujui permohonan permintaan ATK di FPS.

Manager DYM

5.3

Kirim FPS ke Pembelian dengan batas waktu paling lambat tgl 20

setiap bulannya.

5.4

Merangkum, evaluasi dan persetujuan FPS dari semua DYM.

5.5

Menyalin harga ATK ke PR dari rangkuman FPS yang disetujui.

Staf PB

5.6

Mengirim PR ke DirKeu

Staf PB

5.7

Evaluasi dan mempertimbangkan persetujuan permintaan ATK

yang ada di PR

DirKeu

5.8

Mengembalikan PR yang telah disetujui dan tidak disetujui oleh

DirKeu ke PB.

Sekretaris DirKeu

5.9

PB memberitahukan DYM apabila ada permintaan ATK yang tidak

disetujui oleh DirKeu.

Staf PB

Staf DYM

Staf PB / Manager PB

5.10

PB menghubungi supplier yang terseleksi untuk konfirmasi

perihal kondisi dan kesanggupan penyediaan permintaan ATK

Staf PB

5.11

Setelah konfirmasi supplier, PO segera dikeluarkan.

Staf PB

5.12

Menyetujui dan tanda tangan PO.

5.13

Memberikan PO ke supplier yang terseleksi.

Manager PB, DirKeu

Staf PB

No.Dokumen : SOP/PB/02
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

STANDARD OPERATING PROCEDURE

ORDER PEMBELIAN
Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan kebutuhan barang dan jasa di perusahaan terpenuhi oleh supplier yang tepat.
2. CAKUPAN
Kebutuhan barang dan jasa perusahaan.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
PO = Purchase Order
PR = Purchase Requisition
DirKeu = Direktur Keuangan
4. DOKUMEN
Daftar Supplier Terseleksi
PO
PR
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Mengajukan permintaan barang atau pekerjaan dengan mengisi
PR.
5.2

5.3
5.4

5.5
5.6

Evaluasi dan menyetujui kebutuhan permintaan barang atau

pekerjaan.
Menyerahkan PR ke PB.
Mencari dan membandingkan harga dari minimal dua supplier
yang disetujui.
Tanda tangan PR.
Mengirim PR ke DirKeu.

5.7

Evaluasi dan memberi keputusan tentang permintaan yang ada

di PR.

5.8

Mengembalikan PR yang telah disetujui atau tidak disetujui

kembali ke PB.

5.9

5.10

PR yang tidak disetujui oleh DirKeu akan dikembalikan ke DYM.

Untuk PR yang disetujui oleh DirKeu, PB terlebih dahulu
menghubungi supplier yang terseleksi guna mengkonfirmasi

TANGGUNG JAWAB
Staf DYM

Manager DYM

Staf DYM
Staf PB, Manager PB

Manager PB
Staf PB
DirKeu

Sekretaris DirKeu

Staf PB
Staf PB

lebih lanjut perihal kondisi barang ataupun pekerjaan sesuai

permintaan perusahaan.
5.11

Setelah supplier mengkonfirmasi permintaan perusahaan, PB

mengeluarkan PO.

5.12

Tanda tangan PO

5.13

Menyerahkan PO ke supplier yang terseleksi

Staf PB

Manager PB, DirKeu

Staf PB

No.Dokumen : SOP/PB/03
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

STANDARD OPERATING PROCEDURE

MASALAH RETUR BARANG
Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan masalah retur barang ditangani secara cepat dan tepat.
2. CAKUPAN
Kebutuhan barang dan jasa perusahaan.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
GRF = Goods Return Form
4. DOKUMEN
GRF
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Mengajukan GRF atas kesalahan order entry.

TANGGUNG JAWAB
Staf DYM

5.2

Evaluasi dan menyetujui permohonan GRF

Manager DYM

5.3

Menyerahkan GRF ke PB.

5.4

Evaluasi, menimbang dan menyetujui GRF.

5.5

Menyesuaikan dan memperbaiki kesalahan order entry dengan

masuk ke Program Inventory pilih menu issue return.

Staf PB, Manager PB

5.6

Mengedit, mencetak dan menandatangani formulir issue return.

Staf PB, Manager PB

Staf DYM
Manager PB

Menyimpan satu pertinggal formulir Issue Return sebagai arsip.

5.7

Staf PB

No.Dokumen : SOP/PB/04
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

STANDARD OPERATING PROCEDURE

RETURN REJECT STOCK
Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan barang yang return dan reject ditangani secara cepat dan tepat.
2. CAKUPAN
Masalah salah kirim/pesan, rusak, cacat, lewat tanggal kadaluarsa barang.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
GRF = Goods Return Form
4. DOKUMEN
GRF
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Identifikasi dan pisahkan barang yang rusak, salah kirim, tanggal
kadaluarsanya terlalu singkat/ dekat.

TANGGUNG JAWAB
Staf PB

5.2

Tempatkan barang tersebut ke rak khusus barang yang ditolak.

Staf PB

5.3

Informasikan ke Manager PB perihal pengembalian barang

tersebut.

Staf PB

5.4

Hubungi supplier secara lisan lewat telepon perihal barang yang

akan dikembalikan.

Staf PB

5.5

Hubungi supplier untuk negosiasi penukaran barang yang rusak,

salah kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu dekat.

Staf PB

5.6

Mengisi GRF untuk barang yang akan dikembalikan.

Staf PB

5.7

Mengevaluasi dan menyetujui GRF.

5.8

Berikan GRF ke bagian penerimaan barang.

Staf PB

5.9

Cek dan verifikasi barang yang akan diretur sesuai dengan

formulir receive return terlampir.

Staf PB

5.10

Berikan satu kopi GRF ke supplier dan simpan satu kopi untuk
pertinggal perusahaan.

Staf PB

5.11

Memastikan informasi kartu stok dan data komputer sesuai

dengan jumlah yang dikembalikan.

Staf PB

Manager PB

5.12
5.13

Kirim GRF ke Akunting untuk penyesuaian nilai pembelian.

Mencatat keterangan dan alasan penolakan barang tersebut ke
Daftar Evaluasi Supplier.

Staf PB
Staf PB

5.14

Informasikan ke DYM apabila barang yang dikembalikan telah

datang

Staf PB

No.Dokumen : SOP/PB/05
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

STANDARD OPERATING PROCEDURE

SELEKSI SUPPLIER
Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan supplier baru yang menawarkan barang dan jasa telah diseleksi sesuai syarat.
2. CAKUPAN
Seluruh supplier baru di lingkungan perusahaan.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Daftar Supplier Terseleksi
Form Pemilihan Barang Baru
Form Kualifikasi Supplier Baru
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Mengidentifikasi Supplier Baru :
5.1.1

5.1.2

5.2.
5.2.1

5.2.2
5.2.3
5.2.4

5.2.5
5.2.6
5.2.7

5.2.8

Menerima penawaran dari supplier yang baru pertama kali

menawarkan produk.
Berdasarkan adanya permintaan barang dari internal, jika ada
barang yang belum pernah dipesan, maka cari supplier yang bisa
memenuhi kebutuhan barang tersebut.
Menyeleksi supplier :
Kirimkan Form kualifikasi supplier. Minta supplier mengisi dan
mengembalikan. Jika supplier tidak bisa, minta penjelasan dari
supplier untuk memperoleh data yang diperlukan dan isikan data
ke dalam form tersebut.
Minta sampel atau demo produk dari supplier.
Menerima sample produk dari supplier.
Menyerahkan sample kepada user disertai formulir pemilihan
barang baru.
Melakukan uji coba sample.
Memberikan feedback kepada PB.
Mengevaluasi berdasarkan feedback dari user dan form
kualifikasi supplier.
Memberikan rekomendasi.

TANGGUNG JAWAB
Staf PB
Staf PB

Staf PB

Staf PB
Staf PB

Staf PB
Staf PB
Staf PB

User
User
Manager PB

Manager PB
8

5.2.9

Update daftar supplier yang terseleksi.

Manager PB

No.Dokumen : SOP/PB/06
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

STANDARD OPERATING PROCEDURE

AUDIT STOK
Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan stok barang rutin diperiksa dan disimpan di tempat yang aman.
2. CAKUPAN
Seluruh stok di gudang Pembelian.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Kartu Stok
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1.
Memeriksa fisik stok dengan membandingkan dengan kartu stok
setiap bulan.

TANGGUNG JAWAB
Staf PB

5.2.

Pisahkan barang yang telah jatuh tempo dan rusak saat

memeriksa stok.

Staf PB

5.3.

Catat selisih stok dan evaluasi barang yang jatuh tempo.

Staf PB

5.4.

Rekonsiliasi selisih stok dengan memeriksa kartu stok, form

permintaan barang, dan surat jalan untuk memastikan data stok
telah di revisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan.

Staf PB

Staf PB
5.5.

Revisi dan menyesuaikan data stok di kartu stok dan di program

inventory.
Kebersihan Gudang Pembelian.
Staf PB

5.6.
5.7.
5.8.

5.9.

5.10.

Buang kardus yang kosong.

Pastikan jalan antar rak selalu bersih dan tidak terhalang.

Staf PB

Bersihkan rak setiap minggu. Cek kebersihan lokasi stok barang

secara rutin.

Staf PB

Pisahkan barang kimia dengan non kimia, barang basah dengan

bahan kering, barang mudah terbakar sebaiknya diisolir.

Staf PB

Pisahkan barang yang sering dipakai di rak yang dekat dan bagian
bawah dan barang yang jarang dipakai di rak yang atas dan jauh.

Staf PB

No.Dokumen : SOP/PB/07
10

Tgl Berlaku

: 3 Oktober 2014

Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

STANDARD OPERATING PROCEDURE

UJI COBA BARANG BARU
Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk memastikan produk baru diuji coba dan bisa digunakan sesuai syarat dari user.
2. CAKUPAN
Seluruh produk baru.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Form Pengujian Barang Baru
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1.
Menerima dan memastikan contoh barang baru sesuai
spesifikasi dan bersedia diuji coba oleh DYM.

TANGGUNG JAWAB
Staf PB

5.2.

Mengirim ke DYM dan memastikan ada tanda tangan di Form

Pengujian Barang Baru untuk menjadi bukti penerimaan barang.

Staf PB

5.3.

Memastikan mengisi di kolom Penjelasan Pengujian dan tertulis

jelas nama orang yang mencoba barang baru seminggu setelah
barang baru tersebut diterima oleh DYM.

Staf PB

5.4.

Mengabarkan supplier beserta alasannya jika barang baru tidak

berfungsi atau tidak sesuai.

Staf PB

5.5.

Jika barang baru berfungsi dan sesuai dipakai oleh DYM, PB

menegosiasikan harga dan kondisi penawaran dari supplier.

Staf PB

5.6

Mengevaluasi Form Pengujian Barang Baru dan kondisi

penawaran supplier tersebut untuk dijadikan referensi prosedur
pembelian.

Manager PB

No.Dokumen : SOP/PB/08
11

Tgl Berlaku

: 3 Oktober 2014

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

EVALUASI SUPPLIER
Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk menilai supplier terseleksi apakah masih layak dipertahankan.
2. CAKUPAN
Seluruh supplier terseleksi.
3. DEFINISI
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Form Evaluasi Supplier
Form Kualifikasi Supplier
Daftar Supplier Terseleksi
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Membuat jadwal evaluasi supplier.

TANGGUNG JAWAB
Staf PB

5.2

Mengumpulkan data transaksi supplier.

Staf PB

5.3

Menganalisa data nilai transaksi, diskon, garansi, ketepatan

waktu pengiriman barang, jumlah retur barang, tempo
pembayaran.

Staf PB

5.4

Mengevaluasi dan menyimpulkan dan rencana tindak lanjut.

Mgr PB

5.5

Mengupdate daftar supplier yang terseleksi.

Staf PB

No.Dokumen : SOP/PB/09
12

Tgl Berlaku

: 3 Oktober 2014

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

STOCK OPNAME
Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk mengetahui dan memeriksa apakah jumlah stok barang di gudang dan di ruangan lain sesuai
dengan informasi yang tercatat di program inventory.
2. CAKUPAN
Seluruh stok barang di lingkungan perusahaan.
3. DEFINISI
Staf GD PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Form Hasil Stock Opname
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Sehari sebelum melakukan stock opname, Staf GD PB
menghubungi Manager Departmen untuk minta persetujuan
5.2

Jika di setujui oleh Manager Departmen, Staf GD PB mencetak

data stock ruangan yang dituju dari menu location stock yang di
program inventory.

5.3

Melakukan stock opname ke semua ruangan dan gudang PB

setiap tiga bulan.

5.4

Hitung dan bandingkan jumlah stock secara pisik dengan yang

ada di program inventory dan catat barang-barang yang belum di
order entry namun telah dipakai. Kemudian, cocokkan bin card
dengan pisik dan tulis jumlah yang sesuai dengan pisik di bin card.

TANGGUNG JAWAB
Staf GD PB

Staf GD PB
Staf GD PB

Staf GD PB

5.5

Jika ada stock yang lewat kadaluarsanya, Staf GD PB akan

menggantinya dengan stock yang baru.

Staf GD PB

5.6

Menyesuaikan informasi stock setelah transaksi penukaran yang

telah lewat kadaluarsanya di menu program inventory.

Staf GD PB

5.7

Hasil stock opname harus terlebih dahulu di akui & di setujui oleh
staf departmen yang ikut opname.

Staf GD PB

5.8

Menjelaskan hasil stock opname dan melaporkan ke Manager

Departmen, Internal Audit dan Accounting

Staf GD PB

5.9

Tunggu keputusan Managemen untuk tindak lanjut hasil stock

opname.

Staf GD PB

No.Dokumen : SOP/PB/10
13

Tgl Berlaku

: 3 Oktober 2014

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

BARANG MASUK GUDANG

Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk mengetahui dan memeriksa apakah barang yang masuk gudang sesuai spesifikasi dan jumlah.
2. CAKUPAN
Seluruh barang masuk gudang di lingkungan perusahaan.
3. DEFINISI
Staf GD PB = Staf Gudang Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Bin Card
Delivery Order
Purchase Order
Form Barang Masuk Gudang
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Membawa barang, dokumen DO dan PO dan menyerahkan ke
Satpam.

TANGGUNG JAWAB
Supplier/Vendor

5.2

Memeriksa barang dan kelengkapan dokumen.

Satpam

5.3

Jika berkas lengkap barang boleh ke gudang.

Satpam

5.4

Jika berkas tidak lengkap dilarang ke gudang.

Satpam

5.5

Memeriksa barang, spesifikasi serta kelengkapan dokumen.

5.6

Mengisi dan menandatangani Form Barang Masuk Gudang.

5.7

Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

Staf GD PB
Staf GD PB, Spv GD PB
Staf GD PB, Spv GD PB

14

No.Dokumen : SOP/PB/11
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BARANG KELUAR GUDANG
Departemen : PEMBELIAN

NAMA
PERUSAHAAN

1. TUJUAN
Untuk mengetahui dan memeriksa apakah barang yang keluar gudang sesuai spesifikasi, jumlah dan
alasan yang tepat.
2. CAKUPAN
Seluruh barang keluar gudang dan keluar dari lingkungan perusahaan.
3. DEFINISI
Staf GD PB = Staf Gudang Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Bin Card
Delivery Order
Purchase Order
Form Barang Keluar Gudang = FBKG
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Mengisi dan menandatangani FBKG.

TANGGUNG JAWAB
User, Manager User

5.2

Memeriksa, menyiapkan barang dan Menandatangani FBKG.

5.3

Mengecek barang dan FBKG, jika tidak lengkap dilarang keluar

gudang.

Satpam

5.4

Jika barang dan FBKG lengkap, mengizinkan barang keluar

gudang.

Satpam

5.5

Membawa barang keluar gudang dan keluar lingkungan

perusahaan.

5.5

Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

User, Staf GD PB, Spv GD PB

User,Driver

Staf GD PB, Spv GD PB

PEMBELIAN ALAT TULIS KANTOR

1. Pengertian
Kegiatan memesan alat tulis kantor.

15

2. Subyek
1. Pembelian
2. Direktur Keuangan
3. Manager Pembelian
4. Manager DYM
3. Kebijakan
1. Semua alat tulis kantor harus tersedia cukup dan siap pakai.
2. Manager Pembelian harus mengawasi pembelian alat tulis kantor.
4. Prosedur Pembelian Alat Tulis Kantor
PROSES
Begin

TANGGUNG
JAWAB
Manager
DYM

Mengajukan permintaan ATK

FPS

KETERANGAN
- Mengajukan permintaan ATK untuk
stok sebulan dengan mengisi Form
Permintaan Stationary.
- Evaluasi
dan
menyetujui
permohonan permintaan ATK di
FPS.

Evaluasi dan persetujuan FPS

Staf DYM
Kirim FPS ke Pembelian
Merangkum, Evaluasi dan
Persetujuan FPS

Menyalin harga ATK ke PR

Staf
Pembelian,
Manager
Pembelian
Staf
Pembelian

- Kirim FPS ke Pembelian dengan

batas waktu paling lambat tgl 20
setiap bulannya.
- Merangkum,
evaluasi
dan
persetujuan FPS dari semua DYM.

- Menyalin harga ATK ke PR dari

rangkuman FPS yang disetujui.
- Mengirim PR ke DirKeu.

PR

Mengirim PR ke DirKeu
Evaluasi, menimbang,
menyetujui PR

DirKeu

- Evaluasi dan mempertimbangkan

persetujuan permintaan ATK yang
ada di PR.

16

Sekretaris
DirKeu

- Mengembalikan PR yang telah

disetujui dan tidak disetujui oleh
DirKeu ke PB.

Staf
Pembelian

- PB memberitahukan DYM apabila

ada permintaan ATK yang tidak
disetujui oleh DirKeu.
- PB menghubungi supplier yang
terseleksi untuk konfirmasi perihal
kondisi dan kesanggupan penyediaan
permintaan ATK.
- Setelah konfirmasi supplier, PO
segera dikeluarkan.

Manager
Pembelian,
DirKeu

- Menyetujui dan tanda tangan PO.

Staf
Pembelian

- Memberikan PO ke supplier yang

terseleksi.

Mengembalikan PR
PB memberitahukan DYM apabila
ada permintaan ATK yang tidak
disetujui oleh DirKeu
PB menghubungi supplier yang
terseleksi untuk konfirmasi
perihal kondisi dan kesanggupan
penyediaan permintaan ATK
Setelah konfirmasi supplier, PO
segera dikeluarkan
PO

Menandatangani PO
Memberikan PO ke supplier

End

19. ORDER PEMBELIAN

1. Pengertian
Kegiatan memesan barang dan jasa.
2. Subyek
1. Pembelian
2. Direktur Keuangan
17

3. Manager Pembelian
4. Manager DYM
5. Staf DYM
6. Sekretaris
3. Kebijakan
1. Semua pengadaan barang dan jasa harus melalui supplier terseleksi.
2. Manager Pembelian harus mengawasi pembelian barang dan jasa.
4. Prosedur Order Pembelian
PROSES

TANGGUNG
JAWAB
Staf DYM

Begin

KETERANGAN
- Mengajukan permintaan barang
atau pekerjaan dengan mengisi PR.

Mengisi PR
PR

Evaluasi, tanda tangan PR

Manager
DYM

- Evaluasi dan menyetujui kebutuhan

permintaan barang atau pekerjaan.

Staf DYM

- Menyerahkan PR ke PB.

Staf
Pembelian,
Manager
Pembelian
Manager
Pembelian

- Mencari dan membandingkan

harga dari minimal dua supplier
yang disetujui.

Menyerahkan PR

Bandingkan harga
supplier

Tandatangan PR

Menyerahkan PR

Staf
Pembelian
DirKeu

Evaluasi, menimbang,
menyetujui PR

- Tanda tangan PR.

- Menyerahkan PR ke DirKeu.
Evaluasi dan mempertimbangkan
persetujuan PR.

18

Sekretaris

- Mengembalikan PR yang telah

disetujui atau tidak disetujui kembali
ke PB.

Staf
Pembelian

- PR yang tidak disetujui oleh DirKeu

akan dikembalikan ke DYM.
- Untuk PR yang disetujui oleh DirKeu,
PB terlebih dahulu menghubungi
supplier yang terseleksi guna
mengkonfirmasi lebih lanjut perihal
kondisi barang ataupun pekerjaan
sesuai permintaan perusahaan.

Manager
Pembelian,
DirKeu
Staf
Pembelian

- Menyetujui dan tanda tangan PO.

Mengembalikan PR ke
PB
Mengembalikan PR
yang ditolak ke DYM

Menghubungi Supplier

Konfirmasi dan buat PO

PO

Menandatangani PO

Memberikan PO ke
supplier

- Memberikan PO ke supplier yang

terseleksi.

End

20. MASALAH RETUR BARANG

1. Pengertian
Kegiatan menangani masalah barang yang tidak sesuai pesanan.
2. Subyek
1. Pembelian
2. Direktur Keuangan
3. Manager Pembelian
19

4. Manager DYM
3. Kebijakan
1. Mencermati semua masalah retur barang dan terdokumentasi rapi.
2. Manager Pembelian harus mengawasi masalah retur barang.
4. Prosedur Masalah Retur Barang
PROSES

TANGGUNG
JAWAB
Staf DYM

Begin

KETERANGAN
- Mengajukan GRF atas kesalahan
order entry.

Mengisi GRF
GRF

Evaluasi, tanda tangan GRF

Manager
DYM

- Evaluasi dan menyetujui GRF.

Staf DYM

- Menyerahkan GRF ke PB.

Manager
Pembelian

- Evaluasi,
menimbang
menyetujui GRF.

Manager
Pembelian,
Staf
Pembelian

- Menyesuaikan dan memperbaiki

kesalahan order entry dengan
masuk ke Program Inventory pilih
menu issue return.
- Mengedit,
mencetak
dan
menandatangani formulir issue
return.
- Menyimpan satu pertinggal formulir
Issue Return sebagai arsip.

Menyerahkan GRF

Evaluasi, menimbang,
menyetujui GRF

Memperbaiki order entry

Edit, cetak dan tandatangan

Formulir Issue Return

Staf
Pembelian

dan

Formulir Issue
Return

Menyimpan sebagai arsip

End

21. RETURN REJECT STOCK

1. Pengertian
Kegiatan mengembalikan barang yang ditolak.
2. Subyek
1. Pembelian
2. Direktur Keuangan
3. Manager Pembelian
20

4. Manager DYM
3. Kebijakan
1. Mencermati semua masalah retur barang dan terdokumentasi rapi.
2. Manager Pembelian harus mengawasi masalah retur barang.
4. Prosedur Return Reject Stock
PROSES
Begin

TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian

Identifikasi dan pisahkan barang

Tempatkan ke rak khusus

Informasikan ke Manager PB

Hubungi supplier

Negosiasi barang retur

KETERANGAN
- Identifikasi dan pisahkan barang
yang rusak, salah kirim, tanggal
kadaluarsanya terlalu singkat/
dekat.
- Tempatkan barang tersebut ke rak
khusus barang yang ditolak.
- Informasikan ke Manager PB
perihal pengembalian barang
tersebut.
- Hubungi supplier secara lisan lewat
telepon perihal barang yang akan
dikembalikan.
- Hubungi supplier untuk negosiasi
penukaran barang yang rusak, salah
kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu
dekat.
- Mengisi GRF untuk barang yang
akan dikembalikan.

Mengisi GRF

GRF

Evaluasi dan menyetujui GRF

Manager
Pembelian

- Evaluasi dan menyetujui GRF.

Menyerahkan GRF

Staf
Pembelian

- Menyerahkan GRF ke bagian

penerimaan barang.
- Cek dan verifikasi barang yang akan
diretur sesuai dengan formulir
receive return terlampir.

Cek dan verifikasi barang retur

21

Berikan copian GRF

Menyamakan data stok

Kirim GRF ke Akunting

Mencatat alasan retur ke

Daftar Evaluasi Supplier

Staf
Pembelian

- Berikan satu kopi GRF ke supplier

dan simpan satu kopi untuk
pertinggal perusahaan.
- Memastikan informasi kartu stok
dan data komputer sesuai dengan
jumlah yang dikembalikan.
- Kirim GRF ke Akunting untuk
penyesuaian nilai pembelian.
- Mencatat keterangan dan alasan
penolakan barang tersebut ke Daftar
Evaluasi Supplier.
- Informasikan ke DYM apabila barang
yang dikembalikan telah datang

Daftar Evaluasi
Supplier

Informasi DYM barang

retur sudah diganti

End

22. SELEKSI SUPPLIER

1. Pengertian
Kegiatan memilih supplier baru sesuai syarat perusahaan.
2. Subyek
1. Pembelian
2. Manager Pembelian
3. User
22

3. Kebijakan
1. Setiap calon supplier harus diseleksi berdasarkan kemampuan, pengalaman dan rekam
jejaknya.
2. Manager Pembelian bertanggung jawab pemilihan supplier baru.
4. Prosedur Seleksi Supplier
PROSES
Begin

TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian

Identifikasi Supplier baru

- Mengidentifikasi Supplier Baru :

- Menerima penawaran dari supplier
yang baru pertama kali
menawarkan produk.
- Berdasarkan adanya permintaan
barang dari internal, jika ada barang
yang belum pernah dipesan, maka
cari supplier yang bisa memenuhi
kebutuhan barang tersebut.
- Menyeleksi supplier :
- Kirimkan Form kualifikasi supplier.
Minta supplier mengisi dan
mengembalikan. Jika supplier tidak
bisa, minta penjelasan dari supplier
untuk memperoleh data yang
diperlukan dan isikan data ke dalam
form tersebut.
- Minta sampel atau demo produk
dari supplier.

Menerima penawaran baru

Cari supplier yang mampu

Menyeleksi supplier

Kirim Form Kualifikasi Supplier

Minta sample/demo produk
Terima sample/demo produk
Serahkan sample/demo
produk ke user

User
Uji coba sample

KETERANGAN

- Menerima sample produk dari

supplier.
- Menyerahkan sample kepada user
disertai formulir pemilihan barang
baru.
- Melakukan uji coba sample.
- Memberikan feedback kepada PB.

Berikan feedback ke PB

23

Mengevaluasi feedback

Manager
Pembelian

- Mengevaluasi berdasarkan feedback

dari user dan form kualifikasi
supplier.
- Memberikan rekomendasi.
- Update daftar supplier yang
terseleksi.

Form Kualifikasi
Supplier

Memberikan rekomendasi

Update Supplier

End

23. AUDIT STOCK

1. Pengertian
Kegiatan mengecek jumlah dan kondisi stok barang.
2. Subyek
1. Pembelian
2. Manager Pembelian
3. Kebijakan
1. Audit harus dilakukan secara rutin jumlah dan kondisi stok barang.
2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap audit stock.
24

4. Prosedur Audit Stock

PROSES
Begin

Memeriksa fisik stok

dan kartu stok
Pisahkan barang rusak dan jatuh
tempo
Catat selisih stok

Rekonsiliasi selisik stok

Revisi data stok
Buang kardus yang kosong

Jalan antar rak selalu bersih,

tidak terhalang

Bersihkan rak setiap minggu

Pisahkan barang yang berbeda

bahan
Pisahkan barang yang
sering dipakai

TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian

KETERANGAN
- Memeriksa fisik stok dengan
membandingkan dengan kartu stok
setiap bulan.
- Pisahkan barang yang telah jatuh
tempo dan rusak saat memeriksa
stok.
- Catat selisih stok dan evaluasi
barang yang jatuh tempo.
- Rekonsiliasi selisih stok dengan
memeriksa kartu stok, form
permintaan barang, dan surat jalan
untuk memastikan data stok telah
di revisi sesuai dengan transaksi
yang dilakukan.
- Revisi dan menyesuaikan data stok
di kartu stok dan di program
inventory.
- Kebersihan Gudang Pembelian.
- Buang kardus yang kosong.
- Pastikan jalan antar rak selalu bersih
dan tidak terhalang.
- Bersihkan rak setiap minggu. Cek
kebersihan lokasi stok barang
secara rutin.
- Pisahkan barang kimia dengan non
kimia, barang basah dengan bahan
kering, barang mudah terbakar
sebaiknya diisolir.
- Pisahkan barang yang sering dipakai
di rak yang dekat dan bagian bawah
dan barang yang jarang dipakai di
rak yang atas dan jauh.

End

24. UJI COBA BARANG BARU

1. Pengertian
Kegiatan menguji coba barang baru oleh user sebelum dipesan.
2. Subyek
1. Pembelian
2. Manager Pembelian
3. Supplier
3. Kebijakan
1. Setiap barang baru harus diuji coba fungsi dan kelayakannya.
25

2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap uji coba barang baru.

4. Prosedur Uji Coba Barang Baru
PROSES
Begin

TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian

Menerima barang baru

Mengisi Form Pengujian Barang
Baru
Form Pengujian
Barang Baru

Mengisi kolom
Penjelasan Pengujian

Mengabari supplier

KETERANGAN
- Menerima dan memastikan contoh
barang baru sesuai spesifikasi dan
bersedia diuji coba oleh DYM.
- Mengirim ke DYM dan memastikan
ada tanda tangan di Form Pengujian
Barang Baru untuk menjadi bukti
penerimaan barang.
- Memastikan mengisi di kolom
Penjelasan Pengujian dan tertulis
jelas nama orang yang mencoba
barang baru seminggu setelah barang
baru tersebut diterima oleh DYM.
- Mengabarkan
supplier
beserta
alasannya jika barang baru tidak
berfungsi atau tidak sesuai.
- Jika barang baru berfungsi dan sesuai
dipakai oleh DYM, PB menegosiasikan
harga dan kondisi penawaran dari
supplier.

Negosiasi harga
Evaluasi Form Pengujian
Barang Baru

Manager
Pembelian

Mengevaluasi Form Pengujian Barang

Baru dan kondisi penawaran supplier
tersebut untuk dijadikan referensi
prosedur pembelian.

End

25. EVALUASI SUPPLIER

1. Pengertian
Kegiatan menilai supplier terseleksi apakah masih layak dipertahankan.
2. Subyek
1. Pembelian
2. Manager Pembelian
3. Kebijakan
1. Mendata nilai transaksi supplier terseleksi.
2. Manager Pembelian harus mengevaluasi supplier terseleksi secara berkala.
26

4. Prosedur Evaluasi Supplier

PROSES
Begin

TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian

KETERANGAN
-

Membuat jadwal
evaluasi supplier

Membuat jadwal evaluasi supplier.

Mengumpulkan
data
transaksi
supplier.
Menganalisa data nilai transaksi,
diskon, garansi, ketepatan waktu
pengiriman barang, jumlah retur
barang, tempo pembayaran.

Mengumpulkan data
transaksi
Menganalisa data
transaksi

Mengevaluasi dan
menyimpulkan
Mengupdate daftar supplier
terseleksi

Manager
Pembelian

Mengevaluasi dan menyimpulkan

dan rencana tindak lanjut.

Staf
Pembelian

Mengupdate daftar supplier yang

terseleksi.

End

26. STOCK OPNAME

1. Pengertian
Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah jumlah stok barang di gudang dan di ruangan
lain sesuai dengan informasi yang tercatat di program inventory.
2. Subyek
1. Pembelian
2. Manager Pembelian
3. Kebijakan
1. Semua data stok barang harus sama antara data fisik, kartu stok dan program inventory.
27

2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Stock Opname.

4. Prosedur Stock Opname
PROSES
Begin

TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian

Minta persetujuan
Manager Departemen

KETERANGAN
-

Mencetak data stok

Melakukan stock
opname

Menghitung dan
membandingkan data stok

Mengganti stok kadaluarsa

Menyesuaikan informasi stok

Pengakuan dan persetujuan

stock opname oleh staf

Melaporkan hasil stock

opname

Menunggu keputusan
management

End

Sehari sebelum melakukan stock

opname, Staf GD PB menghubungi
Manager Departmen untuk minta
persetujuan
Jika di setujui oleh Manager
Departmen, Staf GD PB mencetak
data stok ruangan yang dituju dari
menu location stock yang di
program inventory.
Melakukan stock opname ke semua
ruangan dan gudang PB setiap tiga
bulan.
Hitung dan bandingkan jumlah stock
secara pisik dengan yang ada di
program inventory dan catat
barang-barang yang belum di order
entry namun
telah
dipakai.
Kemudian, cocokkan bin card
dengan pisik dan tulis jumlah yang
sesuai dengan pisik di bin card.
Jika ada stok yang lewat
kadaluarsanya, Staf GD PB akan
menggantinya dengan stok yang
baru.
Menyesuaikan informasi stok
setelah transaksi penukaran yang
telah lewat kadaluarsanya di menu
program inventory.
Hasil stock opname harus terlebih
dahulu di akui & di setujui oleh staf
departmen yang ikut opname.
Menjelaskan hasil stock opname dan
melaporkan
ke
Manager
Departmen, Internal Audit dan
Accounting
Tunggu keputusan Management
untuk tindak lanjut hasil

27. BARANG MASUK GUDANG

1. Pengertian
Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah barang yang masuk gudang sesuai spesifikasi
dan jumlah.
2. Subyek
1. Staf Gudang Pembelian
2. Supervisor Gudang Pembelian
3. Kebijakan
1. Semua barang masuk harus sesuai spesifikasi, jumlah dan dokumen lengkap.
2. Supervisor Gudang Pembelian bertanggung jawab terhadap barang masuk gudang.
28

TANGGUNG
KETERANGAN
JAWAB
Supplier/Vendor - Membawa barang, dokumen DO dan
PO dan menyerahkan ke Satpam.

PROSES
Begin

Membawa barang, dokumen

DO dan PO dan menyerahkan
ke Satpam

Tidak

Satpam

- Memeriksa barang dan kelengkapan

dokumen.
- Jika berkas lengkap barang boleh ke
gudang.
- Jika berkas tidak lengkap dilarang ke
gudang.

Staf GD PB

- Memeriksa barang, spesifikasi serta

kelengkapan dokumen.

Staf GD PB, SPV

GD PB

- Mengisi dan menandatangani Form

Barang Masuk Gudang.
- Mengisi, verifikasi Bin Card dan
program inventory.

Periksa
Barang,
dokumen
lengkap?

Dilarang
ke
gudang

Ya

Boleh ke gudang

Memeriksa barang, spesifikasi

serta kelengkapan dokumen

Form Barang Masuk

Gudang

Bin Card dan

program inventory

End

28. BARANG KELUAR GUDANG

1. Pengertian
Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah barang yang keluar gudang sesuai spesifikasi
dan jumlah.
2. Subyek
1. Staf Gudang Pembelian
2. Supervisor Gudang Pembelian
3. Satpam
3. Kebijakan
1. Semua barang keluar harus sesuai spesifikasi, jumlah dan dokumen lengkap.
2. Supervisor Gudang Pembelian bertanggung jawab terhadap barang keluar gudang.
29

PROSES
Begin

TANGGUNG
JAWAB
User, Manager
User

KETERANGAN
- Mengisi dan menandatangani FBKG.

Mengisi dan menandatangani

FBKG

FBKG (Form Barang

Keluar Gudang)

Memeriksa, menyiapkan barang

dan Menandatangani FBKG

User, Staf GD
PB, Spv GD PB

- Memeriksa, menyiapkan barang dan

Menandatangani FBKG

Satpam

- Mengecek barang dan FBKG, jika tidak

lengkap dilarang keluar gudang.
- Jika barang dan FBKG lengkap,
mengizinkan barang keluar gudang.

User,Driver

- Membawa barang keluar gudang dan

keluar lingkungan perusahaan

Staf GD PB, SPV

GD PB

- Mengisi dan menandatangani Form

Barang Masuk Gudang.
- Mengisi, verifikasi Bin Card dan
program inventory.

Barang dan
FBKG lengkap?
Tidak
Dilarang
keluar
Boleh keluar

Membawa barang keluar

Bin Card dan

program inventory

End

Supplier Code :
Supplier Name :
Address
:
Telephone
:
Contact Person :
No

Item Code

1
2

BKX001
BKT001

Form Permintaan Stationary

FPS No :
FPS Date :

Item Name

UOM

Qty

Unit Price

Amount

Buku Ekspedisi AA
Buku Tulis AA
30

KRF001

Kertas HVS Folio AA

Total Amount
Requested by :

Date :

Ship to :

_______________________

Approved by :

Date :

_______________________

Supplier Code :
Supplier Name :
Address
:
Telephone
:
Contact Person :
No

Item Code

Purchase Order
PO No :
PO Date :

Item Name

UOM

Qty

Unit Price

Amount

31

Total Amount
Tax
Total Amount
after Tax
Requested by :

Date :

Ship to :

_______________________

Approved by :

Date :

_______________________

Supplier Code :
Supplier Name :
Address
:
Telephone
:
Contact Person :
No

Item Code

Form Barang Masuk Gudang

PO No :
PO Date :

Item Name

UOM

Qty

DO No :
DO Date :

Unit Price

Amount

32

Checked by :

Date :

Staf Gudang Pembelian

_______________________

Request Dept
Mgr Dept Name
Reason
Signature/Date
No

Item Code

:
:
:
:

Approved by :

Date :

Spv Gudang Pembelian

_______________________

Form Barang Keluar Gudang

No :

Item Name

UOM

Qty

33

Checked by :

Date :

Approved by :

Staf Gudang Pembelian

_______________________

Checked by :

Date :

Spv Gudang Pembelian

_______________________

Date :

Security
_______________________

SERVICE REQUEST FORM

SRF No :
Date/Time Request :
Department :
Requested by/Sign :

No

Date/Time Start :
Date/Time Finish :
Technician/Sign :

Description

Repair

Replace

Upgrade

34

New

Service Quality Score : (): 1. Worst ___ 2. Bad ___ 3. Fair ___ 4. Good ___ 5. Excelent ___

SERVICE REQUEST FORM

SRF No :
Date/Time Request :
Department :
Requested by/Sign :

No

Date/Time Start :
Date/Time Finish :
Technician/Sign :

Description

Repair

Replace

Upgrade

New

Service Quality Score : (): 1. Worst ___ 2. Bad ___ 3. Fair ___ 4. Good ___ 5. Excelent ___

DAFTAR SUPPLIER TERSELEKSI

No

Nama Supplier

Contact
Person

Alamat

Bidang
Usaha

Quality System
Implementation

Catatan

35

Supplier Code :
Supplier Name :
Address
:
Telephone
:
Contact Person :
No

Item Code

Goods Return Form

GRF No :
GRF Date :

Item Name

UOM

Qty

Reason for
Returning
Goods(*)

Remarks

36

(*) Damaged Goods = DG, Duplicate Order = DO, Incorrect Goods = IG, Other .............
Requested by :

Approved by :

User

Manager Pembelian

FORM PEMILIHAN BARANG BARU

Diserahkan oleh/Paraf :
Diterima oleh/Paraf :
No

Merek

Model

Penguji/Paraf
:
Tanggal Pengujian :
Serial Number
& Produk
Number

Penjelasan Pengujian

Hasil Pengujian
(Setuju/Tolak)

37

FORM PEMILIHAN BARANG BARU

Diserahkan oleh/Paraf :
Diterima oleh/Paraf :
No

Merek

Penguji/Paraf
:
Tanggal Pengujian :

Model

Serial Number
& Produk
Number

Hasil Pengujian
(Setuju/Tolak)

Penjelasan Pengujian

Form Kualifikasi Supplier Baru

Nama Supplier

Contact Person

Alamat

Bidang Usaha

38

Kategori Bisnis
PT/CV/FIRMA/UD/TOKO

NPWP

Telepon/Fax/Email

Dibuat oleh,
Tanggal :

Dievaluasi oleh,
Tanggal :

Staf Pembelian

Manager Pembelian

Jangka Waktu
Pembayaran

Form Evaluasi Supplier

Periode Evaluasi :

Kode Supplier :
Parameter Penilaian
A. Frekuensi barang kadaluarsa
B. Frekuensi barang ditolak
C. Frekuensi terlambat pengiriman

Nama Supplier :
Kinerja

Nilai

39

Nilai rata-rata = (A+B+C)

3
Penjelasan :
Parameter Penilaian
Frekuensi barang kadaluarsa

Frekuensi barang ditolak

Frekuensi terlambat pengiriman

Kinerja

Nilai

< 3 kali
4 - 6 kali
7 12 kali
> 15 kali
< 3 kali
4 - 6 kali
7 12 kali
> 15 kali
< 3 kali
4 - 6 kali
7 12 kali
> 15 kali

10
8
6
5
10
8
6
5
10
8
6
5

Perhitungan Penilaian :
Nilai rata-rata

Penilaian

9 10
89
78
56

Sangat bagus
Bagus
Perlu negosiasi ulang
Pertimbangkan untuk dihapus dari daftar
supplier

Kesimpulan :

Disetujui oleh,

Manager Pembelian

KARTU STOK
Nama Supplier :
Kode Supplier :
No Tgl
Kode
Barang

Nama
Barang

UOM

Periode
:
Verified by :
Lokasi Harga Harga
Stok
Beli
Jual

Verified date :
Masuk Keluar
Saldo
Akhir

Catatan

40

Kontrol Stok
Jumlah Maksimal
Jumlah Minimal
Batas diorder kembali

41

Form Hasil Stock Opname

Periode :
Departemen :
No

Kode Barang

Nama Barang

Nama Tim Stock Opname

UOM

Divisi :
Jumlah menurut
Kartu Program Selisih

Unit
Price

Jabatan

Kondisi Barang
Baik
Rusak
Hilang

Tanda Tangan dan Tanggal

42

Keterangan

43