Disusun Oleh Ditetapkan Oleh

Standar Operating Procedure

Tanggal:
( Prosedur Standard )
=====================
Pembelian/Pengadaan
Barang dan Jasa ( ) ( Sofian S )
Pengurus DKM Ketua DKM

MULAI

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN
PEKERJAAN ATAU PEMBANGUNAN Tidak
GEDUNG MESJID

Rencana
PERENCANAAN PEMBELIAN Dapat
BARANG/JASA Disetujui

PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA Ya

(SUPPLIER/TUKANG)

PROSES PEMBELIAN
BARANG ATAU JASA

PENERIMAAN & PELAKSANAAN PEKERJAAN

PEMERIKSAAAN Pembelian Barang Pembelian Jasa JASA/LAYANAN
BARANG YANG DIBELI (Tukang/Servis.dll)

Barang Atau PeMERIKSAAN HASIL

Material PEKERJAAN JASA /LAYANAN
Sesuai Spec (Tukang/Servis.dll)
?
PERMINTAAN
PENGGANTIAN ATAU
Tidak
PENGEMBALIAN
BARANG /MATERIAL
Ya Hasil Pekerjaaan
Jasa Sesuai Spec
Tidak
PENGGUNAAN / PENYIMPANAN
BARANG
PERMINTAAN
PERBAIKAN
KEPADA
PENYEDIA
PEMBUATAN LAPORAN REALISASI JASA
Ya
PEMBELIAN BARANG/JASA

SELESAI

Note.:
Spec.: Spesifikasi (Persyaratan Barang/Jasa)

DKM-AL IKHLAS Cikande Permaii-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SOP_PEMBELIAN_BARANG_JASA_y1 -------Hal. 1

 Disusun Oleh Ditetapkan Oleh
Standar Operating Procedure
Tanggal:
( Prosedur Standard )
=====================
Pembelian/Pengadaan
Barang dan Jasa ( ) ( Sofian S )
Pengurus DKM Ketua DKM

1. Maksud/Tujuan
Lembaran Standar Operating Procedure/Tata-Cara (SOP) ini dimaksudkan sebagai Tata-Cara yang
baku (standard) untuk mengatur tugas & tanggung-jawab para Pengurus DKM AL-Ikhlas dalam
pelaksanaan proses/kegiatan pembelian atau pengadaan barang & jasa/layanan (pekerjaan tukang,
services, kontraktor., dll) yang dipergunakan untuk kepentingan pembangunan Mesjid Al-Ikhlas

2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Standar Operating Procedure/Tata Cara (SOP) ini meliputi kegiatan
identifikasi/perencanaan kebutuhan, pembelian, verifikasi dan penyerahan barang & jasa/layanan
kepada Pengurus DKM AL-Ikhlas terkait selaku Pengguna Barang/Jasa

3. Definisi & Uraian Ringkas

3.1 Pembelian adalah proses pengadaan barang & jasa/layanan yang diperlukan untuk
kepentingan pembangunan Mesjid Al-Ikhlas
3.2 Pembelian Barang adalah proses pengadaan barang dalam bentuk/wujud pisik (kongkrit)
3.3 Pembelian Jasa/Layanan adalah proses pengadaan barang yang tidak memiliki bentuk secara
pisik, tetapi dalam bentuk hasil kerja (mis : jasa tukang, servis & perbaikan (bengkel), dll)
3.4 Kegiatan pembelian barang & jasa/layanan dilakukan berdasarkan:
Rencana Kerja atau Rencana Pembangunan Tahunan, atau
Kebutuhan Insidentil (yang bersifat Urgent :Penting dan Mendesak)
3.5 Pemilihan supplier atau pemasok barang & jasa/layanan dilakukan oleh Pengurus DKM Al-
Ikhlas dengan persetujuan Ketua DKM
3.6 Pelaksanaan kegiatan seperti dimaksud di atas secara umum menjadi tugas & tanggung jawab
Pengurus DKM Al-Ikhlas terkait

Prosedur/Tahapan Kegiatan
1. Permintaan Pembelian Barang & Jasa/Layanan
1.1 Permintaan pembelian barang & jasa/layanan dibuat oleh Pengurus DKM terkait
berdasarkan rencana kerja organisasi atau kebutuhan di lapangan, dan dajukan kepada Ketua
DKM (ref. blangko formulir Rencana Pembelian Barang atau Jasa)
1.2 Pembelian barang & jasa/layanan baru dapat dialksanakan setelah Rencana terkait mendapat
persetujuan dari Ketua DKM
1.3 Rencana pembelian barang & jasa/layanan sebagaimana dimaksud di atas selanjutnya
ditindak-lanjuti kepada Bendahara untuk persiapan kebutuhan dana yang diperlukan untuk
pembelian barang & jasa/layanan

DKM-AL IKHLAS Cikande Permaii-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SOP_PEMBELIAN_BARANG_JASA_y1 -------Hal. 2

 Disusun Oleh Ditetapkan Oleh
Standar Operating Procedure
Tanggal:
( Prosedur Standard )
=====================
Pembelian/Pengadaan
Barang dan Jasa ( ) ( Sofian S )
Pengurus DKM Ketua DKM

2. Proses Pembelian Barang & Jasa/Layanan

2.1 Komunikasi dengan pemasok barang & jasa/layanan terkait dapat dilakukan secara
langsung, ataupun dengan menggunakan sarana komunikasi (telepon. fax., e-mail, internet.,
dll) sebagai bukti bahwa pemlihian (seleksi) calon Penyedia Barang
2.2 Untuk merealisaikan proses pembelian Barang, Pengurus DKM menerbitkan Order
Pembelian Barang/Jasa yang secara lengkap berisi data/spesifikasi barang yang diperlukan
dan/atau pekerjaan jasa/layanan yang akan digarap atau dilaksanakan,
2.3 Setiap pembelian jasa/layanan dengan jumlah nilai tertentu (pekerjaan proyek) harus
dilengkapi dengan Surat Perjanjian Kerjasama yang dibuat dan ditanda-tangani oleh Pihak
Terkait (Penyedia Jasa/Kontraktor dan Ketua DKM),
2.4 Pelaksanaan pekerjaan proyek seperti dimaksud di atas baru dapat dimulai setelah terbitnya
Surat Perintah Kerja (SPK) yang diterbitkan dan ditanda-tangani oleh Ketua DKM

3. Penerimaan & Pemeriksaan Barang & Jasa/Layanan

3.1 Setiap barang & hasil pekerjaaan jasa/layanan yang telah dibeli dan diterima harus terlebih
dahulu menjalani proses verifikasi dan pemeriksaan terlebih dahulu oleh Pengurus DKM
terkait
3.2 Bilamana hasil pemeriksaan menunjukkan bahwa barang & jasa/layanan yang diterima telah
sesuai dengan kriteria/spesifikasi permintaan, barulah barang & jasa/layanan tsb.
dikategorikan sebagai Barang Yang Dapat Diterima Atau Lulus Uji (Passed)
3.3 Namun Bilamana hasil pemeriksaan menunjukkan bahwa barang & jasa/layanan yang
diterima tidak sesuai dengan kriteria/spesifikasi permintaan, maka barang & jasa/layanan
tsb. dikategorikan sebagai Barang Yang Tidak Dapat Diterima/Gagal Atau Tidak Lulus Uji
(Failed)
3.4 Terhadap barang/material atau jasa/layanan yang tidak sesuai spesikasi atau tidak lulus uji,
maka akan dilakukan hal-hal sebagai berikut:
Permintaan penggantian barang/material atau pengembalian barang/material kepada
penyedia barang yang bersangkutan.
Permintaan perbaikan jasa/layanan (hasil kerja) tsb. kepada penyedia jasa atau Kontraktor
yang bersangkutan

4. Penyimpanan dan Distribusi Barang & Jasa/Layanan

4.1 Barang yang diterima tsb selanjutnya ditempatkan pada lokasi/tempat (gudang) yang telah
ditentukan, dan diberikan tanda identifikasi, sebelum diserahkan dan digunakan untuk
keperluan pekerjaan

DKM-AL IKHLAS Cikande Permaii-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SOP_PEMBELIAN_BARANG_JASA_y1 -------Hal. 3

 Disusun Oleh Ditetapkan Oleh
Standar Operating Procedure
Tanggal:
( Prosedur Standard )
=====================
Pembelian/Pengadaan
Barang dan Jasa ( ) ( Sofian S )
Pengurus DKM Ketua DKM

4.2 Barang yang diterima tsb selanjutnya ditempatkan pada lokasi/tempat (gudang) yang telah
ditentukan, dan harus diberikan tanda Label Identifikasi sebelum diserahkan dan digunakan
untuk keperluan pekerjaan

5. Pelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Pembelian Barang/Jasa

5.1 Setiap pelaksanaan pembelian Barang/Jasa yang telah selesai (Rampung) sepenuhnya harus
dilengkapi dengan Laporan Realisasi Pembelian Barang/Jasa yang dilengkapi dengan
lembaran-lembaran bukti terkait (mis.: Rencana Pembelian/Faktur / Kwitansi Pembayaran,
Data (Brosur) Penyedia Barang/Jasa atau Kontraktor/ Surat Perjanjian Kerjasama/Surat
Perintah Kerja., dll sebagaim,ana yang diperlukan
5.2 Laporan Realisasi Pembelian Barang/Jasa seperti dimaksud di atas disampaikan oleh
Pengurus DKM terkait kepada Ketua DKM untuk mendapatkan persetujuan
(penandatanganan) sebagai bukti bahwa pelaksanaan atau proses pemeblian bnarang dan jasa
telah selesai dan dapat dipertanggung-jawabkan (Accountable)
5.3 Semua lembaran laporan atau data realisasi seperti dimaksud di atas akan dicatat/dibukukan
oleh Bendahara untuk tujuan pelaporan pertanggung-jawaban DKM Al-Ikhlas secara berkala
kepada Ummat, khususnya Jemaah Mesjid Al-Ikhlas. (Transparancy)

Data & Informasi Pendukung Proses Pembelian :

1. Formulir Rencana Pembelian Barang atau Jasa
2. Formulir Order Pembelian Barang/Jasa
3. Surat Perjanjian Kerjasama
4. Surat Perintah Kerja (SPK)
5. Verifikasi Penerimaan Barang/Hasil Pekerjaan Jasa
6. Faktur/Kwitansi Pembayaran
7. Lain-Lain: Data/Informasi Resmi dari Penyedia Barang/Jasa (Katalog/Brosur/Lembaran Spesifikasi
Barang & Jasa, Profil Organisasi Penyedia Barang/Jasa., dll)

DKM-AL IKHLAS Cikande Permaii-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SOP_PEMBELIAN_BARANG_JASA_y1 -------Hal. 4

 Disusun Oleh Ditetapkan Oleh
Standar Operating Procedure
Tanggal:
( Prosedur Standard )
=====================

( ) ( Sofian S )
Pengurus DKM Ketua DKM

DKM-AL IKHLAS Cikande Permaii-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SOP_PEMBELIAN_BARANG_JASA_y1 -------Hal. 5

DKM-AL IKHLAS Cikande Permaii-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SOP_PEMBELIAN_BARANG_JASA_y1 -------Hal. 6