Nomor

PT. HIMILE MOLDS INDONESIA

Revisi 0
Berlaku Tanggal 5 Jan 2018
PROSEDUR PEMBELIAN 1 dari 5
Halaman

Catatan Pemeriksaan & Pengesahan Dokumen

Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :

Management
Direktur Utama
Representative K3

Catatan Revisi

Rev Deskripsi Revisi Pembuat Tanggal

1. TUJUAN

-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 Nomor
PT. HIMILE MOLDS INDONESIA
Revisi 0
Berlaku Tanggal 5 Jan 2018
PROSEDUR PEMBELIAN 2 dari 5
Halaman

Memastikan bahwa pembelian barang dan jasa yang dilakukan oleh PT Himile Molds Indonesia
sudah dilakukan dengan benar dengan menjamin bahwa spesifikasi teknik dan informasi lain
yang relevan dengan mutu dan K3L telah diperiksa sebelum diputuskan untuk dibeli

1. PURPOSE
Ensuring that the purchase of goods and services carried out by PT Himile Molds Indonesia
has been carried out correctly by ensuring that technical specifications and other information
relevant to quality and HSE have been checked before being decided to be purchased

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup kegiatan penerimaan pengajuan pembelian, pencarian vendor, seleksi
vendor, sampai proses pembelian.
2. SCOPE
This procedure covers the activities of receiving a purchase submission, vendor search,
vendor selection, to the purchasing process.

3. DEFINISI
1. Vendor adalah personil, perusahaan atau organisasi yang memasok atau menyediakan
barang dan atau jasa ke Perusahaan
2. Lembar Data Keselamatan / Material Safety Data Sheet (MSDS) adalah lembar berisi
data keselamatan bahan sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
3. DEFINITION
1. Vendor is a person, company or organization that supplies or provides goods and or
services to the Company
2. Material Safety Data Sheet (MSDS) is a sheet containing material safety data in
accordance with applicable laws and regulations.

4. ISI PROSEDUR
1. User / Bagian Terkait mengajukan permintaan penyediaan jasa atau pengadaan barang
ke Bagian GA dengan menggunakan Surat Pengajuan / Permintaan
2. Bagian GA membuat PO berdasarkan permintaan User dan menyerahkan ke Bagian
Finance
3. Bagian Finance meninjau PO dan menyetujui PO dan megembalikan PO ke Bagian GA
4. Bagian GA memeriksa Daftar Vendor yang dapat menyediakan barang / jasa yang
diminta User di Daftar Vendor.
- Bila Vendor lama telah tersedia maka Bagian GA menghubungi Vendor tersebut
untuk proses PO.

-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 Nomor
PT. HIMILE MOLDS INDONESIA
Revisi 0
Berlaku Tanggal 5 Jan 2018
PROSEDUR PEMBELIAN 3 dari 5
Halaman

- Bila Vendor tidak tersedia maka Bagian GA mencari Vendor dan mengundang
beberapa Vendor untuk mengikuti proses seleksi calon vendor baru.
5. Calon vendor baru yang akan mengikuti proses seleksi mengisi Form Pendaftaran Vendor,
dan kemudian mengirimkannya bersama Surat Penawaran dan Profil perusahaan ke
Bagian GA
6. Data Calon Vendor Baru untuk penyediaan barang / jasa ditinjau dan diseleksi bersama
oleh Tim Seleksi yang terdiri atas:
- Bagian GA untuk mengevaluasi aspek procurement,
- User untuk mengevaluasi aspek teknis, dan
- Bagian HSE / P2K3 untuk mengevaluasi aspek K3L agar sesuai dengan persyaratan
standar dan peraturan K3L, yang mencakup identifikasi potensi bahaya dan nilai
risiko dari barang / jasa tersebut dan kesiapan vendor dan Perusahaan dalam
pengendaliannya, termasuk pertimbangan kebutuhan pelatihan, perubahan prosedur
kerja yang berkaitan dengan barang dan atau jasa / pekerjaan tersebut.
Bila barang yang akan dibeli adalah bahan kimia, maka Vendor harus menyediakan
label, dan Lembar Data Keselamatan (MSDS) sesuai peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Hasil peninjauan dan seleksi beserta rekomendasinya diajukan ke Top Manajemen untuk
disetujui.
7. Top Manajemen menyetujui calon vendor yang diajukan, vendor yang terpilih
disampaikan ke Bagian GA
8. Bagian GA melakukan proses PO ke Vendor yang terpilih.
9. Pekerjaan yang dilakukan oleh Vendor dipantau oleh User untuk aspek teknis, dan oleh
Bagian HSE / P2K3 untuk aspek K3L-nya agar pekerjaan memenuhi kriteria dan
persyaratan yang telah ditetapkan.
10. Barang yang dikirimkan oleh Vendor ke Perusahaan diperiksa kesesuaiannya dengan
spesifikasi pembelian oleh Bagian GA, User dan Bagian HSE / P2K3.
11. Bagian GA, User, dan Bagian HSE/P2K3 melakukan evaluasi bersama terhadap kinerja
vendor secara berkala. Evaluasi dilakukan minimal setahun sekali dan dapat dilakukan di
akhir penyelesaian pekerjaan atau penyerahan barang oleh vendor
12. Bagian GA mencatat data hasil evaluasi vendor ke dalam Daftar Vendor.
4. CONTENT PROCEDURE
1. The User / Related Section submits a request for the provision of services or procurement of
goods to the GA Section by using a Submission / Request Letter
2. The GA section creates a PO based on the user's request and submits it to the Finance Section
3. The Finance Section reviews the PO and approves the PO and returns the PO to the GA
Section
4. The GA Section checks the List of Vendors who can provide the goods / services requested by
the User on the Vendor List.
-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 Nomor
PT. HIMILE MOLDS INDONESIA
Revisi 0
Berlaku Tanggal 5 Jan 2018
PROSEDUR PEMBELIAN 4 dari 5
Halaman

-If the old vendor is available, the GA Section contacts the vendor for the PO process.
-If the Vendor is not available, the GA Section looks for Vendors and invites a number of
Vendors to follow the selection process of prospective new vendors.
5. New vendor candidates who will take part in the selection process fill out the Vendor
Registration Form, and then send it along with the Bid Letter and Company Profile to the GA
Section
6. New Vendor Prospective Data for the supply of goods / services is reviewed and selected
jointly by the Selection Team consisting of:
-Part GA to evaluate aspects of procurement,
-User to evaluate the technical aspects, and
-HSE / P2K3 section to evaluate K3L aspects to comply with K3L standards and regulations,
which include identification of potential hazards and risk values of the goods / services and
vendor and company readiness in its control, including consideration of training needs,
changes in work procedures related to goods and or services / work.
If the goods to be purchased are chemicals, then the Vendor must provide a label, and a
Safety Data Sheet (MSDS) in accordance with applicable laws and regulations.
7. Top Management approves the proposed vendor, the selected vendor is submitted to the GA
Section
8. The GA section carries out the PO process to the selected Vendor.
9. Work carried out by the Vendor is monitored by the User for technical aspects, and by the
HSE / P2K3 Section for his HSE aspects so that the work meets the established criteria and
requirements.
10. Items sent by the Vendor to the Company are checked for compliance with purchase
specifications by the GA, User and HSE / P2K3 Sections.
11. The GA, User, and HSE / P2K3 Sections periodically conduct joint evaluations of vendor
performance. Evaluation is done at least once a year and can be done at the end of work
completion or delivery of goods by the vendor
12. The GA section records vendor evaluation data into the Vendor List.

5. DOKUMEN TERKAIT
1. Surat Pengajuan / Permintaan
2. Purchase Order (PO)
3. Daftar Vendor
4. Form Pendaftara Vendor
5. Form Seleksi Vendor
5. RELATED DOCUMENTS
1. Submission / Request
2. Purchase Order (PO)
3. Vendor List
4. Vendor Registration Form
5. Vendor Selection Form

-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 Nomor
PT. HIMILE MOLDS INDONESIA
Revisi 0
Berlaku Tanggal 5 Jan 2018
PROSEDUR PEMBELIAN 5 dari 5
Halaman

6. REFERENSI
1. ISO 9001:2015
2. Klausul 4.4.6 OHSAS 18001:2007
3. PP No. 50 / 2012 tentang SMK3
4. PP no. 74 / 2001 tentang pengelolaan B3

-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-