Tujuan

SOP sistem pembelian barang memiliki tujuan untuk memberikan pedoman mengenai prosedur
pembelian barang bagi purchasing dan departemen yang berkaitan agar dapat menjalankan tugas
menurut standar yang ada.
Serta dapat membantu meningkatkan kelancaran kegiatan operasional plan

Definisi
Pembelian merupakan proses untuk memperoleh barang atau jasa dari pihak supplier guna untuk
menunjang operasional plan.
Pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur ini adalah:
1. Inventory Logistik : Merupakan pihak yang jika membutuhkan suatu barang wajib mengisi
purchase requisition sesuai dengan ketentuan atau permintaan (permintaan dari Tim Mekanik –
Umum - Planner atau Devisi yang lain)
2. Mekanik / Planner : Membuat permintaan sesuai dengan actual yang ada baik yang terplanning
maupun tidak terplanning. Kepada devisi Inventory Logistik.
3. Purchasing : Mereview semua permintaan yang muncul dan merupakan pihak yang bertugas
untuk mencari, menghubungi, dan melakukan penawaran dengan pihak pemasok. Serta
monitoring permintaan tersebut sampai di terima oleh tim Inventory Logistic

Penjelasan Prosedur

1. Inventory Logistic yang berkepentingan mengisi PR(Purchase Requisition) atau PMRqs

sebanyak 2 rangkap dan harus ditandatangani oleh Inventory Logistic tersebut:
- Petugas Inventory Logistic Site
- Inventory Logistic HO
-
Setelah itu PR diberikan kepada bagian pihak Purchasing.
2. Bagian departemen purchasing akan mencarikan barang yang dimintaoleh store sesuai
dengan PR dari beberapa vendor / supplier serta melakukan penawaran harga.
3. Setelah itu purchasing departemen akan melanjutkan dengan pembuatan PO (Purchase
Order) sesuai dengan PR / PMRqs harus ditandatangan oleh :
- Petugas Purchasing
- Manager Plan
-

Purchase Order berisi

1. Nomer & Tanggal Purchase Order
2. Part Number & Nama Barang
3. Jumlah & Harga
4. Disc & PPN / Non PPN
5. Peruntukan dari part tersebut
6. Nama & No Telp Toko / Sppplier / Other

Yang telah disetujui oleh bagian purchasing dan supplier.

Purchase Order diperuntukan untuk:

 Rangkap 1 (warna putih): diarsip oleh bagian purchasing berdasarkan alphabet sampai diberikan
kepada supplier saat proses penukaran tanda terima.
 Rangkap2 (warna hijau): diberikan kepada bagian AP (Account Payable).
 Rangkap 3 (warna merah): diberikan kepada Inventory HO
  Rangkap 4 (warna kuning): diarsip dan disimpan oleh bagian purchasing berdasarkan alphabet.
 Rangkap 5 (warna biru ): diberikan kepada bagian receiving (Pak Jefry)

Prosedur Khusus untuk Pemesanan

Yang Harus Dilakukan Oleh Purchasing

1. Wajib mengetahui betul dan paham yang di tuangkan dalam PR atau PMRqs yang dibuat oleh
pihak Inventory Logistic. Bila ada yang masih meragukan atau dipertanyakan harus segera di
follow dengan pihak terkait ( Planner atau Inventory Logistik) dan sudah di Otorisai oleh Peminta /
Pejabat terkait

2. Setelah itu Purchasing akan melakukan pengecekan ke Supllier / Toko / Bengkel akan PR atau
PMRqs, mulai dari :

- Kebenaran akan part tersebut

- Ketersedian Stock
- Harga
- Sistem Pembayaran
- Waktu yang diperlukan untuk bisa on site
- Perbandingan harga dan waktu
- Permintaan Penawaran

3. Purchasing akan menerbitkan Purchase Order ke Supllier / Toko / Bengkel untuk proses
persiapan part sesuai Purchase Order dan diteruskan juga ke Acconting untuk melakukan proses
pembayaran

4. Mengintruksikan kepada tim Receiving agar pick up part2x yang sudah terbayarkan, dan
mengatur untuk pengiriman ke site (sesegera mungkin)
Serta memastikan / cek part tersebut apakah sudah sesuai dengan Purchase Order baik dari
Jumlah, Fisik barang, dan Kondisi barang

5. Monitoring akan Pembelian Part sampai part tersebut di terima oleh Logistik Site baik dari Jumlah
, Fisik barang dan Kondisi Barang apakah sudah sesuai

6. Merecord semua transaksi Pembelian baik Lokal maupun Kiriman, Merecord semua alur mulai dari
Toko / Sup[lier / Bengkel sampai part tersebut di terima oleh site