RANCANGAN SISTEM MANAJEMEN

MS GLOW STOCKIST

KRIAN
2020
 DASAR REFERENSI RANCANGAN ALUR SISTEM MANAGEMENT DAN
JOBDESK

SISTEM DAN PROSES MANAJEMEN

1.      Sistem Manajemen
Sistem manajemen adalah suatu totalitas yang terdiri dari subsistem-subsistem dengan
atribut-atributnya yang satu sama yang lain saliing berkaitan, saling ketergantungan satu sama
lain saling berinteraksi dan saling pengaruh mempengaruhi dalam penggunaan sumber daya
secara efektif dan efisien sehingga mempunyai peranan, sasaran, dan tujuan tertentu.
Sistem-sistem manajemen :
A.    Sistem Manajemen Organisasi
B.     Sistem Pengambilan Keputusan
C.     Sistem Informasi Manajemen
D.    Sistem Nilai dan Budaya Organisasi
E.     Sistem Manajemen tertutup dan terbuka

A.                Sistem Manajemen Organisasi

Organisasi merupakan alat dan wadah atau tempat manajer melakukan kegiatan-
kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen organisasi adalah sebuah
system lain atau suatu sarana yang menerima input manajemen berupa tujuan-tujuan ,
sasaran-sasaran yang ingin dicapai dan outputnya diharapkan berupa realisasi yang sesuai
dengan rencana tersebut. Dalam system manajemen organisasi maka yang jadi tujuan adalah
bagaimana agar tercipta kerjasama di antara personil yang terkait dalam struktur organisasi itu.
v    Asas-asas  organisasi.
1.      Pembagian kerja (division of work). Prinsip pembagian kerja yang di tujukan untuk
memproduksi sesuatu dengan kualitas dan waktu yang lebih baik dengan usaha yang sama.
2.      Wewenang (authority). Hak untuk memerintah dan kekuasaan.
3.      Disiplin (discipline). Harus ada respek dan ketaatan pada peranan-peranan dan tujuan-tujuan
organisasi.
4.      Kesatuan perintah (unity of command). Setiap karyawan hanya menerima instruksi tentang
kegiatan tertentu dari hanya seorang atasan.
5.      Kesatuan arah ( unity of direction). Maksudnya seorang kepala dengan suatu rencana atau
sekumpulan aktivitas yang mempunyai tujuan yang sama.
6.      Menomorduakan kepentingan pribadi di atas kepentingan umum (subordination of individual
interest to the common goals).  Kepentingan perseorangan harus tunduk pada kepentingan
organisasi.
7.      Pemberian upah (remuneration)/balas jasa. Kompensasi untuk pekerjaan yang dilaksanakan
harus adil baik bagi karyawan maupun pemilik.
8.      Sentralisasi (centralization). Adanya keseimbangan yang tepat antara sentralisasi dan
desentralisasi.
9.      Rantai scalar/garis wewenang (hierarchy). Garis wewenang dan perintah yang jelas.
10.  Tertib (order). Bahan-bahan dan orang-orang harus ada pada tempat dan waktu yang tepat.
Terutama orang-orang hendaknya ditempatkan pada posisi-posisi atau pekerjaan-pekerjaan
yang paling cocok untuk mereka.
11.  Keadilan (equity). Harus ada kesamaan perlakuan dalam organisasi.
12.  Kestabilan staf (stability of staff). Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi tidak baik bagi
pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi.
13.  Inisiatif (initiative). Bawahan harus diberi kebebasan untuk menjalankan dan menyelesaikan
rencananya, walaupun beberapa kesalahan mungkin terjadi.
14.  Semangat korp (esprit de corps). “kesatuan adalah kekuatan”, pelaksanaan operasi organisasi
perlu memiliki kebanggaan, kesetiaan dan rasa memiliki dari para anggota yang tercermin pada
semangat korp.
v    Macam-macam organisasi
a.       Democratic Decentralized (DD)
Tidak memiliki pemimpin yang permanen. Koordinator diplih untuk menangani suatu tugas
yang harus diselesaikan. Koordinator pun bias berubah/diganti bila ada perubahan dalam
 pekerjaan. Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan hanya
wewenang satu orang saja. Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah komunikasi horizontal,
karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk organisasi ini.
b.      Controlled Decentralized (CD)
Memiliki satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama.
Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir
dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama.
Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing
sub grub. Sedangkan pengambilan keputusan antar grub diputuskan oleh pemimpin utama.
c.       Controlled Centralized (CC)
Hanya ada pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh
pemimpin utama. Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan
pimpinan utama. Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang
harus bekerja dan tidak bekerja. Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama, karena
itu sifat komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.
v    Strategi organisasi
a.       Tujuan
Tujuan organisasi harus merefleksikan strategi dalam berbagai kondisi. Tujuan
menggambarkan ambisi dari perusahaan.
d.      Perbedaan persaingan
Dalam persaingan pemasaran, keunggulan ditentukan oleh bagaimana bisnis kita
menyediakan kebutuhan konsumen lebih baik daripada pesaing. Dalam kamus strategi,
perusahaan yang unggul adalah yang dibedakan dari kompetitornya oleh konsumen dari satu
atau banyak dimensi.
e.       Strategi konsumen
Dalam pelayanan professional, keunggulan kompetitif bergantung pada kemampuan
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
f.       Strategi geografis
Jangkauan mana yang akan diperluas oleh perusahaan.
 B.                 Sistem Pengambilan Keputusan[1]
Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama
dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusan diproses oleh pengambil keputusan
yang hasilnya keputusan. Keputusan-keputusan ini akan menimbulkan aktivitas-aktivitas,
sehingga proses manajemen dapat terlaksana. Keputusan akan menimbulkan aktivitas dan atau
mengakhiri aktivitas.
Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen, karena :
ü  Keputusan merupakan permulaan dari semua kegiatan manusia yang sadar dan terarah, baik
secara individual, kelompok maupun secara institusional. Jadi, siapapun yang menghendaki
adanya kegiatan tertentu, ia harus mampu dan berani mengambil keputusan yang
berhubungan dengan halite setepat-tepatnya.
ü  Keputusan ditujukan untuk masa yang akan dating, efek/hasilnya akan berlangsung atau berguna
pada hari-hari yang akan dating, sementara hari yang akan dating itu tidak menentu serta
penuh dengan beraneka macam risiko.
ü  Keputusan akan menciptakan masalah/aktivitas, tetapi keputusan juga akan menyelesaikan
masalah.

“Pengambilan keputusan adalah proses bagaimana menetapkan suatu keputusan yang

terbaik, logis, rasional, dan ideal berdasarkan fakta, data, dan informasi dari sejumlah
alternative untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dengan risiko terkecil, efektif
dan efisien untuk dilaksanakan pada masa yang akan datang.”

v    Macam-macam keputusan
a.       Keputusan Auto Generated
Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperhatikan, mempertimbangkan
data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik,
 sebab risikonya besar.tetapi jika seorang pengambil keputusan dapat melakukannya dan
berhasil baik maka pemimpin tersebut akan cepat maju. Dan biasanya diambil dalam keadaan
gawat, misalnya sekompi tentara telah dikepung musuh, pimpinannya harus secepatnya
mengambil keputusan sebelum terlambat dan hancur.
b.      Keputusan Induced
Keputusan Induced diambil berdasarkan scientific management atau manajemen ilmiah,
sehingga keputusan itu logis, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan risiskonya relative kecil,
Cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.
Pada dasarnya tujuan kedua macam keputusan itu sama, yakni untuk mencapai hasil yang baik
dan risiko sekecil-kecilnya.
v    Basis pengambilan keputusan
Basis pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer biasanya didasarkan atas :
ü  Keyakinan
Manajer dalam pengambilan keputusan didasarkan atas keyakinan bahwa “keputusan”
inilah yang terbaik setelah diperhitungkan dan dianalisis faktor-faktor internal dan eksternal
serta dampak positif dan negative dari keputusan tersebut.
Jadi, keyakinanlah yang dijadikan sebagai basis pengambilan keputusan oleh manajer
ü  Intuisi
Manajer dalam pengambilan keputusan didasarkan pada suara hati (intuisi)nya, bersifat
ilham dan perasaan-perasaannya. Sasaran-sasaran, pengaruh, preferensi-peferensi dan
psikologis individu pengambil keputusan memegang peranan penting.
Pengambilan keputusan secara intuitif ini secara tidak sadar dipengaruhi oleh
pengetahuan masa lalu, latihan-latihan, dan latar belakang. Biasanya ia seorang aktivis, dinamis
dan senantiasa bertanya tentang situasi-situasi dan ia menemukan pemecahan atas problem-
problem sulit.
Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi biasanya mengandalkan naluri, perasaan
pribadi, kemampuan mental, tetapi setiap situasi dihadapinya dengan sikap realistis dan
memutuskannya menurut perasaan saja.
 Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi mempunyai kebaikan dan keburukan,
sebagai berikut :
·         Kebaikan
1. Keputusan dapat ditetapkan dengan cepat.
2.      Kecakapan pengambil keputusan dapat dimanfaatkan.
3.      Memberikan kepuasan tertentu bagi pengambil keputusan atas penyelesaian problem yang
dihadapi.
4.      Jika keputusan yang diambil tepat maka perusahaan akan lebih cepat maju dibandingkan
dengan perusahaan-perusahaan yang sejenis.
·         Keburukan
1.      Keputusan mungkin terbukti salah, karena feeling bias saja salah.
2.      Risiko keputusan sudah cukup besar, sebab tidak berdasarkan ilmiah.
3.      Alat-alat pengambilan keputusan tidak dimanfaatkan sebagaimana mestinya, seperti
data, informasi, dan fakta.
4.      Asa ke hati-hatian kurang dapat diperhatikan.
ü  Fakta-fakta
Pengambilan keputusan didasarkan atas hasil analisis data, informasi, dan fakta-fakta,
serta didukung oleh kemampuan berimajinasi, pengalaman, perspektif yang tepat, dan daya
pikir untuk mengimplementasikan situasi dan kondisi masa depan.
·         Kebaikan
1. Keputusan ditetapkan dengan menggunakan dan memanfaatkan sarana dan prasarana,
analisis data, informasi, dan fakta, misalnya computer, dll.
2.      Risiko keputusan relatif kecil.
3.      Keputusan secara relatif akan lebih mudah direalisasi.
4.      Keputusan akan relevan dengan masalah yang dihadapi.
·         Keburukan
1.      Keputusan sering terlambat.
2.      Biaya untuk pengambilan keputusan relatif besar.
3.      Pengumpulan data, informasi, dan fakta kadang-kadang sulit.
ü  Pengalaman
Manajer dalam pengambilan keputusannya didasarkan kepada pengalamannya dan
penglaman pihak-pihak lain.
·         Kebaikan
1.Pengalaman manajer dapat dimanfaatkan dengan menggunakan pengetahuan-
pengetahuan praktisnya.
2.Keterampilan terbaik dan latar belakang manajer dapat digunakan.
3.Keputusan dapat ditetapkan dengan cepat serta dengan biaya kecil.
·         Keburukan
1.      Keputusan yang ditetapkan mungkin telah ketinggalan zaman serta tidak sesuai dengan situsi
dan kondisi sekarang.
2.      Jika pengalaman manajer sangat terbatas maka keputusannya sangat sempit.
3.      Keputusan yang ditetapkan kadang-kadang kurang relevan dengan masalah yang dihadapi,
sebab tidak ada masalah yang persis sama.
ü  Kekuasaan
Pengambil keputusan dalam mengambil keputusan harus berpedoman atas kekuasaan
yang dimilikinya, supaya keputusan itu sah dan legal untuk diberlakukan. Hal ini disebabkan
authority merupakan dasar hokum untuk bertindak dan berbuat sesuatu.
·         Kelebihan
1.   Keputusan yang ditetapkan bersifat resmi dan mengikat.
2.   Keputusan harus diterima dan ditaati sepenuhnya.
3.   Keputusan ditetapkan oleh manajer yang berwenang dan resmi.
·         Keburukan
1.      Keputusan dapat menjadi rutin dan kecenderungan pengambil keputusan untuk
menjadi diktorial.
2.      Keputusan kadang-kadang ditetapkan seseorang yang berada jauh di luar masalah
yang aktual, sehingga pengetahuannya terhadap masalah uang sebenarnya kurang.
v    Teknik-teknik pengambilan keputusan
1.      Operation Research
 Yaitu dengan penggunaan metode-metode scientific (yang meliputi teknik-teknik matematis)
dalam analisis dan pemecahan suatu masalah tertentu, penerapan teknik ini adalah usaha
inventarisasi.
2.      Linier Progamming
Yaitu dengan menggunakan rumus-rumus matematik yang disebut juga vektor analysis.
3.      Gaming War Games
Yaitu dengan teori yang biasanya digunakan untuk menentukan strategi.
4.      Probability
Yaitu dengan teori kemungkinan yang dapat diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal yang
tidak normal, mengenai sebuah keputusan yang dipertimbangkan dan diperhitungkan.
5.      Ranking and Statistical Wighting
Yaitu dengan cara :
o   Melokalisasi berbagai factor yang akan mempengaruhi keputusan terakhir.
o   Menimbang faktor-faktor yang dapat dibandingkan dan yang tercakup di dalam setiap alternatif.
v    Aspek-aspek pengambilan keputusan
1.      Pribadi dan kepribadian si pengambil keputusan.
2.      Sifat masalah yang dihadapi.
3.      Pandangan dan kecakapan faktual pengambil keputusan terhadap masalah yang dihadapi.
4.      Kondisi institusional (lembaga) bersangkutan.
5.      Situasi umum yang menjadi lingkungan sekitar.
v    Faktor-faktor penolong pengambilan keputusan
1.      Harus diperhatikan emosi dan aturan-aturan.
2.      Setiap keputusan harus mendorong tercapainya tujuan.
3.      Suatu keputusan tidak selalu memuaskan semua pihak.
4.      Hanya ada satu pilihan yang paling memuaskan atau terbaik.
5.      Pengambilan keputusan adalah mental action dan harus ditransfer ke dalam physical action.
6.      Pengambilan keputusan yang efektif memerlukan waktu, dana, data informasi dan fakta yang
cukuo.
7.      Membuat keputusan dalam prakteknya, membutuhkan kecakapan, pengalaman dan imajinasi.
8.      Pengambilan keputusan merupakan awal dan mata rantai aktivitas.
9.      Setiap keputusan harus dilaksanakan.

C.                Sistem Informasi Manajemen

Secara umum sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai sebuah system yang
menyangkut metode dan upaya terorganisasi melalui layar computer dan dilakukan secara
elektronik dalam melakukan fungsi pengumpulan data (baik data dari dalam dan luar
perusahaan) serta mengatur data itu secara sistematik dengan menggunakan computer. Data-
data yang telah dikumpulkan tadi diproses untuk menghasilkan dan menyajikan informasi yang
terkini, akurat, dan cepat bagi para pengambil keputusan manajemen.
Berdasarkan definisi di atas system informasi manajemen memiliki dua (2) fungsi :
ü  Fungsi pertama adalah fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal perusahaan secara
sistematik yang secara periodic mengalami penyesuaian, seperti data-data penjualan
perusahaan secara periodic, barang-barang inventori, biaya, harga, jumlah dan tren produksi,
srta jumlah tenaga kerja di dalam perusahaan. Data-data eksternal seperti perilaku perusahaan
pesaing,tren pasar, termasuk di dalamnya perilaku konsumen, hukun-hukum atau undang-
undang yang diberlakukan dalam dunia bisnis, serta misalnya perubahan yang terjadi pada
perusahaan penyuplai barang dan transportasi.
ü  Fungsi kedua adalah pemprosesan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil
keputusan manajemen. Data-data yang telah kemudian diklasifikasikan, diolah dan dianalisis
atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan perusahaan.
Hasil dari kedua fungsi tersebut kemudian disajikan dalam bentuk laporan yang memuat
informasi-informasi penting yang dibutuhkan perusahaan, terutamanya bagi para pengambil
keputusan dalam manajemen perusahaan.

v    Komponen dalam Sistem Informasi Manajemen

1.      Sistem pemprosesan data (Data Processing System)
Merupakan subsistem dari system informasi manajemen yang melakukan proses penyesuaian
atas berbagai database yang terdapat dalam perusahaan dan menyajikannya dalam bentuk
 informasi terkini sebagaimana dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. Sistem pemprosesan
data ini dapat dilakukan update melalui dua cara, yaitu batch processing dan online processing.
Pemprosesan secara batch adalah pengupdatean database melalui pengumpulan data pada
satu periode tertentu untuk kemudian dilakukan update pada satu waktu tertentu secara
serentak. Misalnya setiap satu minggu sekali untuk mengetahui kinerja para pekerjanya.
Pemprosesan secara online, pendekatan ini melakukan update data secara terus-menerus
mengikuti proses pemasukan data yang terbaru. Misalnya perusahaan bursa efek yang
melakukan update harga saham dari waktu ke waktu.
2.      Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System)
Sistem Pelaporan Manajemen mengumpulkan data untuk kemudian diproses untuk
menghasilkan informasi atau laporan yang diperlukan oleh manajer dalam menentukan
perencanaan dan mengambil keputusan. Beberapa jenis pelaporan manajemen yang sudah
dikenal :
ü  Laporan Detail
Laporan ini memuat informasi detail dari setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan
berdasrakan waktunya serta informasi detail lainnya.
ü  Laporan Ringkas
Memuat beberapa informasi penting yang diperlukan, yaitu oleh manajemen pada level yang
lebih tinggi. Pada dasarnya laporan ini mengemukakan garis-garis besar dari hal-hal yang
terdapat dalam laporan detail/laporan.
ü  Laporan Pengecualian
Merupakan laporan yang menyampaikan beberapa penyimpangan atas standar tertentu ynag
telah ditetapkan oleh perusahaan. Laporan akuntansi yang memuat utang-piutang yang belum
dibayar oleh perusahaan biasanya mambantu manajer untuk mendapatkan data ini untuk
kemudian mengambil keputusan untuk mengoreksinya pada periode berikutnya.
ü  Laporan Atas Permintaan
Laporan ini disajikan atas dasar permintaan saja. Misalnya saja seorang manajer suatu waktu
bermaksud untuk melihat daftar dan jumlah permintaan barang perusahaan pada periode
 tertentu tanpa memerlukan copy-nya dalam print-copy. Dia cukup meminta kepada
sekretariatnya untuk menyajikannya melalui layar komputer.
3.      Sistem Pendukung dalam Pengambilan Keputusan
Sistem ini secara terprogram mampu menjawab beberapa kasus dalam perusahaan yang
menyangkut jawaban atas pertanyaan “bagaimana apabila”.  Misalnya saja system akuntansi
yang telah terjamin keamanannya. Suatu waktu ada seorang manajer yang ingin merubah
angka-angka dalam computer tersebut, computer tersebut dengan segera akan merekamnya
dan melaporkan penyimpangannya sekiranya pada waktu berikutnya dilakukan pengecekan.
4.      Sistem Otomasi Kantor
Merupakan sistem komunikasi, komunikasi dalam perusahaan dan kantor pada masa ini
memanfaatkan jaringan computer untuk melakukan komunikasi satu sama lain melalui
komputer yang terkoneksi melalui jaringan tertentu. Melalui system otomasi kantor ini,
manajer dapat dengan mudah menghubungi siapa saja yang terintregasi dalam system
informasi manajemen, pada waktu kapan saja dibutuhkan, tanpa harus mengalami kesulitan
yang disebabkan nisalnya oleh ruang dan tempat yang berbeda dan cukup jauh jaraknya.
5.      Sistem Pintar
Adalah system computer yang memberikan informasi kepada manajer kepada manajer
hal-hal yang biasanya dibutuhkan dan diperoleh dari seorang pakar atau konsultan. Dalam
system ini dikenal istilah Artificial Intelligence, yaitu berbagai masukan yang diberikan system
computer dalam memcahkan persoalan-persoalan yang tidak  mampu dijawab oleh seorang
manajer.
D.                Sistem Nilai dan Budaya Organisasi
Budaya organisasi merupakan sistem nilai yang diyakini dan dapat dipelajari, dapat
diterapkan dan dikembangkan secara terus-menerus, suatu wujud anggapan yang dimiliki
diterima secara implisit oleh kelompok dan menentukan bagaimana kelompok tersebut
rasakan, pikirkan, dan bereaksi terhadap lingkungannya yang beraneka ragam. Budaya
merefleksikan nilai-nilai dan keyakinan yang dimiliki oleh anggota organisasi. Nilai-nilai tersebut
cenderung berlangsung dalam waktu lama dan tahan terhadap perubahan.
 Organisasi sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama
secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi,  terpimpin dan terkendali, dalam
memanfaatkan sumber daya organisasi (uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana,
prasarana, data) secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Kerjasama dimaksud adalah kerjasama yang terarah pada pencapaian tujuan.
v    Ciri-ciri Budaya Organisasi
a.                   Inovasi dan pengambilan resiko.
b.                  Perhatian terhadap detail.
c.                   Orientasi hasil.
d.                  Orientasi orang.
e.                   Orientasi tim.
f.                   Keagresifan.
g.                  Kemantapan.
v    Fungsi budaya organisasi
a.                   Perasaan identitas dan menambah komitmen organisasi.
b.                  Alat pengorganisasian anggota.
c.                   Menguatkan nilai-nilai dalam organisasi.
d.                  Mekanisme control pelaku.
v    Sumber-sumber budaya organisasi
a.                   Pengaruh umum dan luar yang luas. Mencakup factor-faktor yang tidak dapat
dikendalikan atau hanya sedikit dapat dikendalikan oleh organisasi.
b.                  Pengaruh dan nilai-nilai yang ada di masyarakat. Keyakinan-keyakinan dan nilai-nilai
yang dominan dari masyarakat luas, misalnya kesopanan dan kebersihan.
c.                   Factor-faktor yang spesifik dari organisasi. Organisasi selalu berinteraksi dengan
lingkungannya. Dalam mengatasi baik masalah eksternal maupun internal organisasi akan
mendapatkan penyelesaian-penyelesaian yang berhasil. Keberhasilan mengatasi berbagai
masalah tersebut merupakan dasar bagi tumbuhnya budaya organisasi.

E.                 Sistem Manajemen tertutup dan terbuka

ü  Sistem Manajemen Tertutup
Karakteristik dari sistem tertutup adalah adanya kecenderungan yang kuat untuk
bergerak mencapai suatu keseimbangan dan entropi yang statis. Sifat ini menunjukkan adanya
kebekuan atau tepatbya keseimbangan yang beku. Istilah entropi aslinya dipergunakan dalam
ilmu-ilmu fisika. Ia mempunyai pengertian yang cenderung dipergunakan pada setiap system
tertutup dengan tidak adanya potensi berikutnya untuk membangkitkan daya kerja atau usaha
transformasi. Miller menyebutnya “Entropi dikenal sebagai suatu system yang menunjukkan
kekacauan, ketidakteraturan, tidak adanya pola kerja, atau organisasi yang diatur secara acak.
[2] Dalam manajemen tertutup, manajer tidak menginformasikan keadaan perusahaan kepada
bawahannya walaupun dalam batas tertentu saja diambilnya keputusan tanpa melibatkan
partisipasi para bawahannya dalam proses pengambilan keputusan.
Ø    Kelebihan
·   Pengambilan dalam suatu keputusan itu cepat, karena tidak melibatkan keikutsertaan
bawahan dalam proses pengambilan keputusan
·   Kerahasiaan dan keadaan perusahaan sangat terjamin.
Ø    Kelemahan
·   Masalah dan pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan hanya dihadapi oleh
seorang manajer.
·   Para bawahan tidak mengetahui keadaan perusahaan (untung/ruginya perusahaan).
ü  Sistem Manajemen Terbuka
Sistem terbuka mempunyai interaksi hubungan yang berkelangsungan dengan
lingkungannya dan mencapai suatu tingkat dinamika tertentu atau keseimbangan yang dinamis
sementara itu system ini masih mempunyai kemampuan yang berkelanjutan untuk
melangsungkan kerja dan melakukan transfornasi ke pihak lain. Sistem ini mempunyai proses
putaran kontinu yang menyebabkan daya hidupnya berkelangsungan.[3]
Ø    Kelebihan
·         Kerja sama semakin membaik dan interaksi-interaksi antar atasan dan bawahan semakin
harmonis.
·         Bawahan akan lebih besemangat dan berpartisipasi tinggi pada tugas-tugasnya.
·         Atasan banyak meninformasikan keadaan perusahaan kepada bawahan, sehingga bawahan
dalam batas-batas tertentu mengetahui keadaan perusahaan.
·         Seorang manajer/atasan dalam pengambilan suatu keputusan terlebih ahulu memberikan
kesempatan bawahannya untuk mengemukakan pendapat serta sara-sarannya.
Ø    Kelemahan
·         Rahasia perusahaan kurang terjamin, karena adanya kemungkinan para pejabat yang
mengikuti pertemuan membocorkannya.
·         Dalam pengambilan keputusan tidak efektif dan efisien, bertele-tele sehingga menyebabkan
pengeluaran biaya yang banyak karena seringnya mengadakan pertemuan-pertemuan.
5.      Proses Manajemen
Proses manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang
manajer dalam suatu organisasi.[4] Manajemen merupakan sutu proses atau serangkaian
tindakan untuk mencapai tujuan dengan menjalankan fungsi manajemen dan menggunakan
sumber daya.[5]
Empat (4) fungsi utama manajemen yaitu planning,organizing, leading, dan controlling
untuk mencapai tujuan organisasi.
Terdapat empat bentuk sumber daya :[6]
a.       Human resources
            Adalah pekerja yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan.
b.      Financiial resourcesn. Merupakan uang yang digunakan manajer dan organisasi
untuk membiayai pekerjaan guna mencapai tujuan organisasi.
c.       Physical respurces 
            Merupakan barang dan bangunan, termasuk bahan baku, ruang kantor, fasilitas produksi
yang dipergunakan untuk beroperasinya organisasi.
d.      Informational resources
            Merupakan data yang digunakan manajer dan organisasi sbagai dasar pertimbangan
untuk menjalankan pekerjaan dalam mencapai tujuan organisasi.
1.                  Para manajer mengambil keputusan-keputusan, maksudnya mereka
memperkembangkan sesuatu proses dengan apa serangkaian tindakan dipilih secara sadar dari
alternative-alternative yang tersedia guna tujuan mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.
2.                  Para manajer memusatkan perhatian atas sasaran-sasaran.
3.                  Para manajer merencanakan serta menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan,
maksudnya mereka mengatisipasi masa yang akan dating dan menemukan berbagai arah
tindakan alternatif, setelahnya mereka menetapkan petunujuk-petunjuk untuk keputusan-
keputusan masa yang akan dating.
4.                  Para manajer mengorganisasi dan mengisi posisi-posisi, maksudnya mereka
menggunakan suatu proses dengan apa struktur dan alokasi jabatan-jabatan dideterminasi,
kemudian menempatkan orang-orang pada jabatan-jabatan tersebut.
5.                  Para manajer berkomunikasi dengan pihak bawahan, para rekan-rekan mereka dan
pihak atasan dengan perkataan lain : para manajer mentransmisi ide-ide kepada pihak lain
dengan tujuan mencapai hasil yang diinginkan.
6.                  Para manajer memberikan pengarahan dan melakukan supervise, artinya mereka
mengusahakan agar pihak bawahan melaksanakan pekerjaan kea rah tujuan-tujuan umum
serta sasaran-sasaran.
Para manajer mengontrol aktivitas-aktivitas, artinya mereka memanfaatkan proses-proses yang
mengukur hasil pekerjaan nyata dan mengarahkannya ke arah tujuan tertentu yang ditetapkan
sebelumnya.
IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN PADA
PERUSAHAAN

MS GLOW STOCKIST

KRIAN
2020
RENCANA SISTEM MANAJEMEN YANG DIPAKAI DALAM MS GLOW STOCKIST
Dari referensi di atas maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan saat ini membutuhkan system
majemen yang sesuai dengan kondisi dan tujuan perusahaan yang akan di tuangkan dalam
penjelasan di bawah ini.
DIVISION OF WORK (JOBDESK)

ADMIN
1. HEAD OF ADMIN SUPPORT & GENERAL AFFAIR
Mengawasi dan meninjau semua kinerja bagian admin. Tugas utamanya adalah
mengatur semua pengeluaran untuk keperluan operasional dan rekap laporan segala
jenis SPD. Bertanggung jawab terhadap inventaris perusahaan.
2. ADMIN OF CUSTOMER SERVICE
Menangani semua keperluan pemesanan dari pelanggan dan melayani semua
kebutuhan pelanggan, yang setelah terjadi transaksi harus dilaporkan kepada admin
support dan Kepala Gudang agar disiapkan pesanannya.
3. ADMIN OF DOCUMENT
Merekap semua dokumen yang nantinya dijadikan satu dan diserahkan pada Head of
Admin Support. Merekap dokumen harian, mingguan, dan bulanan. Termasuk resi yang
nanti diserahkan kepada admin of customer service.
4. ADMIN SUPPORT (WAREHOUSE)
Menindaklanjuti pesanan yang diserahkan oleh admin of customer service untuk
membuat surat jalan kepada kepala Gudang dan driver, dan meneruskan kepada admin
of document untuk dibuatkan invoice. Mengecek pesanan sesuai invoice dan surat jalan,
melakukan penimbangan semua paket siap kirim dan melaporkan kepada admin
customer service. Melakukan stock opname.

WAREHOUSE
1. HEAD OF WAREHOUSE
Bertanggung jawab terhadap semua barang di Gudang mulai barang masuk dan barang
keluar. Melakukan stock opname. Menyerahkan surat jalan kepada driver, membantu
packing, membantu penimbangan dan mengontrol checklist barang keluar. Melakukan
scan barang masuk dan keluar sesuai SOP BARANG MASUK DAN KELUAR. Bertanggung
jawab pada barang barang di Gudang.
 2. WAREHOUSE STAFF
Menyiapkan pesanan sesuai invoice, melakukan penimbangan yang akan dilaporkan
pada admin of document. Melakukan packing, menata barang di Gudang, membantu
head of warehouse. Ikut membantu pengiriman dan pengambilan barang di pusat
Bersama driver, bertanggung jawab terhadap barang yang diambil. Melakukan scan
barang masuk dan keluar sesuai SOP BARANG MASUK DAN KELUAR

DRIVER
Bertanggung jawab pada pengiriman dan pengambilan barang, dan juga bertanggung
jawab terhadap perawatan kendaraan.
PERALATAN YANG DIPERLUKAN

1. SCANNER 2 BUAH
2. PC GUDANG 1 SET
3. KERANJANG UNTUK MENYIAPKAN PESANAN 10 BUAH (6 SEDANG 4 BESAR)
4. SOFTWARE UNTUK STOCK OPNAME WAREHOUSE YANG TERINTEGRASI LANGSUNG
PADA ADMIN DAN BARANG KELUAR
5. SOFTWARE ATAU ALAT UNTUK ABSENSI (FINGERPRINT ATAUPUN ACCESS CARD)
6. NOTA 4 RANGKAP UNTUK SURAT JALAN, INVOICE (3 RANGKAP)
7. ALAT TULIS KANTOR

RANCANGAN RUANGAN

Ruko nomor 18 Lantai 1 untuk Gudang dan barang display. Lantai 2 untuk fasilitas meeting
room dan ruang istirahat staff.

Ruko nomor 19 lantai 1 untuk admin office dan lantai 2 untuk mess beserta mushola.

RANCANGAN SISTEM KERJA

Hari aktif :
SENIN – JUMAT masuk pukul 08.30 WIB – 17.00 WIB (briefing awal mulai kerja selama 15
menit)

SABTU masuk pukul 08.30 WIB – 12.30 WIB

Waktu pelayanan :
SENIN – JUMAT pukul 08.30 WIB – 02.00 WIB (IKUT PENGIRIMAN HARI ITU JUGA) sisanya ikut
pengiriman kemudian hari dan lewat pukul 18.00 slow respon.

SABTU pukul 08.30 WIB – 11.00 WIB (IKUT PENGIRIMAN HARI ITU JUGA) sisanya ikut
pengiriman kemudian hari

MINGGU LIBUR (SLOW RESPON)

*jam istirahat dapat dilakukan bergantian ataupun Bersama selama 1 jam dimulai pukul 12.00
WIB. (opsional)
*toleransi keterlambatan adalah 5 menit dari jam masuk, setelahnya setiap telat per menitnya
dikenakan denda sebesar kelipatan Rp. 2.000,- dengan Standart denda awal Rp.25.000,-
*tidak hadir tanpa ijin akan dikenakan denda Rp.50.000,-
*sakit wajib melampirkan surat Dokter.
Meeting :

Satu (1) minggu sekali dilakukan di hari JUMAT setelah pulang kerja. Meeting mingguan ini tiap
divisi harus menyerahkan laporan dan evaluasi kinerja selama seminggu kebelakang dan
rancangan rencana seminggu kedepan.

Akhir bulan setiap tanggal 30 meeting Bersama owner untuk melakukan evaluasi dan laporan
beserta rencana sebulan ke depan.

SANKSI dan DENDA

Setiap pelanggaran yang dibuat maka akan dikenakan denda sesuai tanggung jawab dimulai
dari Rp.50.000,- sampai dengan tidak terhingga tergantung pelanggaran dan kerugian yang
diakibatkan.

FORMAT SURAT JALAN, INVOICE, SURAT PINJAMAN DINAS, PENGEMBALIAN

PINJAMAN DINAS

SURAT JALAN

Surat jalan untuk rekapan dan pegangan admin, warehouse, dan driver
Berupa NOTA 4 rangkap. 1 untuk admin, 1 untuk warehouse, 1 untuk driver, dan 1 untuk arsip
buku

Hal ini untuk keamanan pengarsipan admin serta warehouse dan kemanan jalan bagi driver.

Berisi :
1. KOP (identitas perusahaan)
2. Jenis barang dan jumlah barang
3. Tujuan cargo
4. Tanggal dan jam
5. Ttd Head of Warehouse dan Driver

INVOICE

Invoice berupa list dengan mencantumkan identitas perusahaan dan guna arsip.

Berisi :
1. KOP (identitas perusahaan)
 2. Jumlah dan jenis barang pesanan beserta harga per item
3. Total harga
4. Tanggal dan jam
5. Ttd head of admin

SURAT PINJAMAN DINAS (SPD)

Surat pinjaman dinas berguna untuk control pengeluaran dan akan menjadikan pengeluaran
lebih jelas lagi, SPD akan di tandatangani langsung oleh Head of Admin. Berupa list pinjaman
dan akan dikembalikan hari itu juga.

Berisi :
1. KOP
2. Tanggal dan jam pinjaman
3. Jumlah pinjaman
4. List uang makan
5. Keterangan
6. Ttd Head of Admin
7. Ttd Peminjam

PENGEMBALIAN PINJAMAN DINAS (PPD)

Pengembalian pinjaman dinas diserahkan langsung hari itu juga setelah jam kerja akan berakhir
dan langsung diserahkan kepada Head of Admin yang akan dirincikan dalam bentuk list
pengeluaran.

Berisi :
1. KOP
2. Tanggal dan jam pengembalian
3. Jumlah pinjaman awal
4. Jumlah pegembalian
5. List pengeluaran
6. Keterangan
7. Ttd Head of Admin
8. Ttd Peminjam
 SOP BARANG MASUK DAN BARANG KELUAR
BARANG MASUK
 Flowchart Barang Masuk
 Narasi Flowchart Barang Masuk

1. Proses ini dimulai dengan adanya Packing list barang masuk (PL) yang telah disiapkan
oleh Operator Order Barang.
2. Selanjutnya Operator Gudang melakukan verifikasi barang masuk dengan Packing
list barang masuk (PL).

3. Operator Gudang memberi label barcode ID STT pada setiap barang. Label barcode STT
berisi kode yang berbeda untuk setiap barang. Jika label barcode STT sudah digunakan
sebelumnya maka label dengan ID tersebut tidak digunakan lagi.

4. Untuk barang yang dapat dipecah dan pembagiannya sudah jelas,

pemberian barcode STT harus sesuai dengan jumlah bagi barang tersebut.

5. Untuk barang yang dapat dipecah berdasarkan

permintaan customer, pemberian barcode STT pada barang tersebut hanya
satu barcode STT.

6. Penempelan barcode pada barang yang dapat dipecah dan pembagiannya sudah jelas,

tidak harus membuka kemasan barang, tetapi bisa ditempel pada muka packing barang
sesuai dengan jumlah bagi barang tersebut.

7. Operator Gudang melakukan identifikasi barang masuk yang akan dilakukan dengan alat
pembaca barcode, dimulai dengan scan barcode IN kemudian dilanjutkan dengan scan
model number (MNo), PO number (PONo), MFG Number (MFGNo) dan STT barcode
yang terdapat dibarang tersebut.

8. Pemberian label barcode STT dan identifikasi barang masuk (scan barang masuk)

dilakukan ketika barang akan disimpan atau masuk kedalam gudang. Apabila barang
tidak disimpan atau masuk didalam gudang, maka tidak dilakukan pemberian
label barcode STT dan proses identifikasi barang masuk (scan barang masuk).
9. Jika semua barang sudah diidentifikasi, selanjutnya scan barsode Save untuk
menyimpan data barang masuk.

10. Hasil scan barcode barang masuk akan tersimpan ke dalam Dropbox dengan nama file
IN_TGL SCAN.txt. File ini terdapat pada folder barcode\folder Stock In\file IN_TGL
SCAN.txt.

11. Operator Order Barang harus melakukan pengiriman Packing list barang masuk (PL) ke
dropbox didalam folder DO MASUK CAA TAHUN dengan nama file DO MASUK HARIAN
CAA TGL.xlsx. Pengiriman file ini dilakukan perhari ketika ada barang masuk.

12. Pihak CAA wajib menginformasikan kepada pihak STT apabila:

 Terdapat jenis barang baru masuk/belum pernah ada sebelumnya digudang
 Terdapat barang gudang rusak dan barang akan dihilangkan
 Terdapat barang yang tercatat dalam Packing list (PL) tetapi barang tersebut tidak
masuk kedalam gudang.

13. Kemudian STT akan memperbarui database sesuai dengan tambahan informasi
tersebut.

14. Informasi oleh CAA kepada pihak STT dapat dilakukan dengan memberi keterangan
di Packing list barang masuk (PL) bahwa barang tersebut merupakan barang baru.

15. STT akan menerima file IN_TGL SCAN.txt (hasil identifikasi barang masuk) dan file DO
MASUK HARIAN CAA TGL.txt (Packing List barang masuk (PL) CAA) perhari ketika ada
barang masuk. Apabila Packing list barang masuk (PL) tidak dikirim maka didalam
laporan barang masuk yang dibuat STT akan disertakan keterangan bahwa Packing
list barang masuk (PL) belum dikirim.
16. STT akan membuat laporan barang masuk perhari sesuai dengan tanggal masuk barang.
File laporan barang masuk akan disimpan didalam dropbox, folder barcode\folder
Laporan Barang Masuk\file Brg Masuk TGL.xlsx

17. STT akan membuat laporan selisih barang masuk dalam Dropbox\folder Working
Folder\folder STT Work\folder Selisih Barang Masuk\file Selisih Brg Masuk BULAN
TAHUN.xlsx. Selisih barang masuk akan terakumulasi didalam file tersebut.
 Jika CAA menerima laporan selisih barang masuk, CAA harus melakukan investigasi
terkait selisih barang tersebut.
 Jika Packing list barang masuk (PL) lebih banyak dari hasil scan, maka CAA harus
mengirimkan tambahan data scan barcode kepada STT atau scan ulang barang masuk
tersebut sesuai packing list.
 Jika Packing list barang masuk (PL) lebih sedikit dari hasil scan barcode, maka CAA harus
kirim detail Packing list barang masuk untuk barang yang kurang.

18. Setiap bulan STT akan membuat laporan barang masuk hilang apabila tidak ada
konfirmasi selisih barang masuk dari pihak CAA.
19. STT dalam hal ini adalah finishing data stock opname

 Prosedur Scan Barang Masuk

BARANG KELUAR

 Flowchart Barang Keluar

 Narasi Flowchart Barang Keluar

1. Proses ini dimulai dengan adanya Packing list barang keluar (DO) yang telah
disiapkan oleh Operator Order Barang.

2. Selanjutnya Operator Gudang melakukan verifikasi barang keluar dengan Packing

list barang keluar (DO).
3. Operator Gudang melakukan identifikasi barang keluar yang akan dilakukan dengan
alat pembaca barcode, dimulai dengan scan barcode OUT kemudian dilanjutkan
dengan scan model number (MNo), PO number (PONo), MFG Number (MFGNo) dan
STT barcode yang terdapat dibarang tersebut.

4. Jika semua barang sudah diidentifikasi, selanjutnya scan barsode Save untuk
menyimpan data barang keluar.

5. Ketika satu atau beberapa barang diambil dari gudang, label barcode STT yang
terdapat dalam barang keluar tersebut harus dicoret dan agar tidak digunakan lagi.

6. Jika salah scan barang dan hasil identifikasi barang sudah disave, scan ulang keluar

barang tersebut dimulai dengan scan barcode OUT kemudian dilanjutkan
dengan scan model number (MNo), PO number (PONo), MFG Number (MFGNo) dan
STT barcode yang terdapat dibarang tersebut kemudian scan barcode cancel.

7. CAA harus menginformasikan kepada STT bahwa terdapat kesalahan scan barang.

8. Hasil scan barcode barang keluar akan tersimpan ke dalam Dropbox dengan nama
file OUT_TGL SCAN.txt. file ini terdapat pada folder barcode\folder Stock Out\file
OUT_TGL SCAN.txt.

9. Operator Order Barang harus melakukan pengiriman Packing list barang keluar (DO)
ke dropbox didalam folder DO KELUAR CAA TAHUN dengan nama file DO KELUAR
HARIAN CAA TGL.xlsx. Pengiriman file ini dilakukan perhari ketika ada barang keluar.

10. STT akan menerima file OUT_TGL SCAN.txt (hasil identify barang keluar) dan file DO
KELUAR HARIAN CAA TGL.txt (Packing List barang keluar (DO) CAA) perhari ketika
 ada barang keluar. Apabila Packing list barang keluar (DO) tidak dikirim maka
didalam laporan barang keluar yang dibuat STT akan disertakan keterangan bahwa
Packing list barang keluar (DO) belum dikirim.

11. STT akan membuat laporan barang keluar perhari sesuai dengan tanggal keluar
barang. File laporan barang keluar akan disimpan didalam dropbox, folder
barcode\folder Laporan Barang Keluar\file Brg Keluar TGL.xlsx

12. STT akan membuat laporan selisih barang keluar dalam Dropbox\folder Working
Folder\folder STT Work\folder Selisih Barang Keluar\file Selisih Brg Keluar BULAN
TAHUN.xlsx. Selisih barang keluar akan terakumulasi didalam file tersebut.

13. Jika CAA menerima laporan selisih barang keluar, CAA harus melakukan investigasi
terkait selisih barang tersebut.
 Jika Packing list barang keluar (DO) lebih banyak dari hasil scan, maka CAA harus
mengirimkan tambahan data scan barcode kepada STT.
 Jika Packing list barang keluar (DO) lebih sedikit dari hasil scan barcode, maka CAA harus
kirim detail Packing list barang keluar untuk barang yang kurang.

14. Setiap bulan STT akan membuat laporan barang masuk hilang apabila tidak ada
konfirmasi selisih barang masuk dari pihak CAA.
15. STT dalam hal ini administrasi stock opname
 Prosedur Scan Barang Keluar